Cómo participar en ferias internacionales?

Transcripción

1 Cómo participar en ferias internacionales? 1. Qué son las ferias internacionales? Las ferias internacionales son espacios comerciales donde los empresarios tienen la oportunidad de exhibir y comercializar sus productos y servicios, así como conseguir contactos de potenciales compradores, conocer la competencia, las tendencias de los mercados, así como nuevos productos, todo ello en un breve tiempo. 2. Por qué participar como visitante? Beneficios Como no está obligado a permanecer en un stand, puede participar más tranquilamente en las conferencias, lo cual le ayuda a establecer contactos. En la feria puede obtener información de mercado sobre tendencias del sector; esto suele tener algún costo. La feria le permite conocer mejor la competencia, compararse con ella en cuanto a precios y condiciones. Conocer tendencias y novedades del mercado. Si dispone de tiempo, puede interactuar con expositores y clientes, lo que le da la oportunidad de hacer negocios en el corto, mediano y largo plazo. Le es posible visitar proveedores y encontrar otros nuevos. Puede evaluar las posibilidades de una participación futura como expositor. Preparativos y planificación Prepárese con tiempo y tenga en cuenta los siguientes aspectos: Al tener claros los objetivos de la visita, puede planificar mejor su asistencia al evento. Consulte la ficha técnica de la feria, su página web, para evaluar si es pertinente o no asistir a la feria. Verifique la fecha límite para registrarse como visitante. Acuda a oficinas comerciales en su país para obtener información sobre la feria. Si quiere asistir a actividades paralelas, debe averiguar si esto tiene algún costo e inscribirse. Averigüe sobre los organismos e instituciones presentes en la feria. En la programación del viaje incluya visitas a clientes actuales y potenciales que se encuentren cerca, para maximizar su inversión.

2 Consejos para participar en una feria como visitante Antes de la feria Durante la feria Después de la feria Redacte un informe que incluya información Prepare la logística con depurada y organizada presupuesto (viaje, Tome notas sobre las sobre posibles alojamiento, alimentación, entrevistas y registre contactos. Puede traslados, entre otros). información pertinente. hacerlo usted mismo o delegarlo. Prepare la documentación requerida, como tarjetas de presentación, cuestionarios para recoger información clave y catálogos de su empresa (si lo considera necesario). Reserve espacio en su equipaje para guardar catálogos y muestras de productos (de la competencia o que le sugieran mejoras para los suyos). Lleve un cuaderno o tarjetero y un lapicero y vaya con ropa cómoda. Envíe correos electrónicos para agendar citas con empresas expositoras de su interés. Si planea participar en el futuro, recoja información sobre precios de la feria, espacios, servicios, fechas límite, inscripciones para ser miembro de la asociación organizadora y beneficios. Recopile información estratégica para su plan de negocios, recoja muestras de productos. Realice otras citas con clientes situados en ciudades cercanas, para afianzar relaciones. Responda a los compromisos establecidos: envíe muestras, información, cotizaciones, entre otros. Envíe cartas de agradecimiento a quienes lo ayudaron. Evalúe si es pertinente visitar los contactos que hizo. 2

3 3. Por qué participar como expositor? Beneficios Participar en una feria como expositor le permite: Establecer contactos comerciales de manera directa, cara a cara. Difundir información de su empresa y de sus productos y/o servicios. Lanzar un nuevo producto. Obtener información estratégica en un lapso corto de tiempo. Conocer tendencias actuales y de corto plazo del mercado. Tener una idea clara de la competencia. Participar en eventos paralelos como exposiciones y conferencias. Cómo escoger la feria internacional en la cual va a participar? Evalúe si es pertinente participar en la feria de acuerdo con su producto o servicio y con los objetivos del evento. Defina si su participación en la feria es la mejor estrategia o si existen mejores formas de llegar a los nichos. Considere la frecuencia en la cual se realiza la feria. Identifique previamente quiénes visitarán la feria. Analice si su interés de mercado quedará cubierto por la feria. Revise el catálogo de la última feria. Identifique en cuáles mercados tiene influencia la feria. Estudie las posibilidades de su empresa: producción, distribución, personal, requisitos de entrada, presupuesto entre otros. Investigue si su competencia participará en el evento. Actividades antes durante y después de la feria - Desarrolle una metodología de trabajo con objetivos claros. - Identifique la dinámica y el público objetivo de la feria. - Haga un presupuesto. - Elabore listas de precios, teniendo en cuenta transporte, seguros, aranceles e impuestos, para determinar los precios de venta y los 3

4 Antes de la feria internacional Durante La feria Internacional Después de La feria internacio nal márgenes de utilidad. - Contrate la construcción y decoración del stand. - Cuente con un plano del recinto para elegir el stand. - Prepare el material que entregará durante la feria. - Capacite al personal que atenderá al público. - Coordine el viaje. - Verifique los requisitos técnicos y aduaneros para el ingreso de sus muestras y contacte con anticipación la empresa de logística que se encargará de ello. - Realice un cronograma de actividades y una lista para chequearlas. - Coordine la exhibición de los productos y la ambientación (montaje) para que conserve una buena imagen todos los días. - Defina y organice la entrega de muestras y degustaciones. - Analice lo que ofrece la competencia. - Cree una base de datos de clientes potenciales para seguimiento. - Evalúe si es pertinente participar en el catálogo oficial de la feria. - Viaje en compañía de alguien de la empresa para poder visitar la feria. - Llegue a la ciudad con uno o dos días de anticipación para visitar supermercados, almacenes y otros puntos de venta donde se ofrezcan productos similares al suyo. - Demuéstrele al visitante que conoce el mercado. - Sea atento y diligente con todas las personas que visiten su stand. - Tenga información a la mano sobre el proceso productivo, los niveles de producción, las medidas, los pesos y el tipo de embalaje. - Lleve consigo tarjetas de presentación en español, en inglés o en el idioma local. - Participe en seminarios y congresos, para ampliar su conocimiento. - Mantenga arreglado y limpio el stand. - Cree una imagen de la marca, del producto o de la compañía y mire las reacciones del consumidor. - Haga un seguimiento de los contactos realizados durante el evento. - Realice una evaluación midiendo los resultados y comparándolos. con los objetivos establecidos previamente. - Realice un análisis final de costo beneficio. - Envíe la información solicitada y cumpla los compromisos adquiridos. - Realice una visita a su cliente o invítelo a que conozca su empresa. - Construya una base de datos con la información recogida en tarjetas. 4

5 - Averigüe sobre los clientes que le piden productos; así tendrá mayores referencias y se sentirá más seguro a la hora de negociar. 4. Qué es una misión comercial y cómo participar en ella? Una misión comercial son citas organizadas con el fin de realizar contactos individuales para la empresa, con jefes de compra interesados en conocer los productos y servicios que se ofrecen. Actividades antes, durante y después de una misión comercial Antes de la misión Durante la misión - Solicite a la organización la mayor información posible sobre: el comprador, las necesidades de compra, las cantidades, entre otros. - Busque información del comprador en páginas web y periódicos. - Lleve información adecuada y fácil de cargar en los diferentes desplazamientos. - Tenga claridad sobre los productos que va a ofrecer. - Lleve muestras o catálogos para obsequiar en las citas programadas. - Conozca con claridad la logística de entrega y reposición del producto o servicio. - Prepárese para la negociación. - Tenga en cuenta los permisos que deben tener sus productos. - Explore el mercado para conocer la competencia, no sólo antes sino durante la misión. - Prepare papelería de la empresa y sello para entregar cotizaciones. - Confirme las citas y reporte aquellas que no van con su perfil. - Visite el mercado local para observar a la competencia. - Apóyese en el organizador para aspectos logísticos y cumplimiento de citas. - Construya lazos para hacer negocios fructíferos en el mediano y largo plazo. - Proyecte una imagen corporativa seria. - Entregue a los clientes muestras sin valor comercial cuando el producto lo permita. - Cumpla con las agendas y los compromisos adquiridos durante la visita. - Tenga una actitud positiva y proactiva; esté abierto a las oportunidades. 5

6 Después de la misión - Investigue con quién se va a entrevistar y evite hablar de temas de controversia. - Haga más citas si es posible. - Lleve un registro de las entrevistas para hacer posterior seguimiento. - Evalúe con los organizadores del evento los aspectos positivos y aquellos que debe mejorar. - Envíe cartas de agradecimiento a los contactos realizados y haga seguimiento (correo electrónico, teléfono, entre otros). - Prepare un plan de citas y compromisos post evento. - Realice un análisis de costo beneficio sobre la participación en el evento. 5. Fuentes de información A continuación se presentan sitios en Internet donde puede averiguar sobre ferias de negocios y centros de exposición de los diferentes países: - M+a expo database, - Red de expositores, - Red de expositores, - Servicio de negocios, - Paris Expo, - Messe Dusseldorf, - Messe Frankfurt, - Deutsche Messe Hannover, - Messe Nurenberg, - Messe stuttgart, - Corferias, 6

7 Pese a que se ha extremado todo lo posible en asegurar la exactitud y fidelidad de esta información y de los datos contenidos, Bogotá Emprende no puede aceptar ninguna responsabilidad legal por las consecuencias que se pudieran derivar de acciones emprendidas como resultado de las conclusiones que se pudieran extraer de esta guía. 7