Preliminares. Configuración de correo en Office 365

Transcripción

1 Configuración de Outlook 2010/2013 con cuenta de Office 365 Preliminares Luego de realizar la descarga e instalación del Software (Office Profesional Plus) desde el portal de Microsoft Online Services, se procede a realizar la configuración del Outlook. Las instrucciones para Outlook 2010 y Outlook 2013 son similares. Configuración de correo en Office 365 Ejecutar Outlook Inicio Outlook 2010 u Outlook 2013 según corresponda En la ventana Would you like to configure an account? (Inglés), o Desea configurar una cuenta de correo electrónico? (Español) seleccionar Next, luego se visualiza una nueva ventana en la que se puede configurar la nueva cuenta de correo electrónico. 1

2 Acá deben ingresarse los datos relacionados con la cuenta de Office 365 tales como Nombre, y Contraseña, dar click en Next Cuando Outlook logra comunicarse con Office 365, lo configura automáticamente en el equipo local, arrojando resultado satisfactorio, dar click en Finish. Luego de esto, Outlook se abrirá automáticamente y se encontrará listo para trabajar. Envío y recepción de correos electrónicos 1. Iniciar Outlook. 2. Click en Mail. 3. Click en New Se despliega una nueva ventana para la redacción del correo 2

3 Se diligencian los datos correspondientes Se adjunta un archivo de prueba por medio de Attach File 4. Quien recibe el correo electrónico puede abrirlo en línea con el programa Office Web App si no cuenta con Office instalado en su equipo; adicionalmente si cuenta con el aplicativo instalado puede guardarlo de las siguientes maneras: Sharepoint, si se posee un sitio de publicación Web SkyDrive 3

4 Computer, equipo local Add a place, añadir un lugar como Office 365 SharePoint. Invitaciones para Lync Online Meeting Lync Online, Outlook Online, y Exchange Online trabajan juntos para crear una invitación de Conferencia, la cual incluye un link para acceder a la misma en línea. 1. Iniciar Outlook. 2. Click en Calendar. 3. Click en New Lync Meeting. Luego se despliega una ventana donde se puede realizar la convocatoria a la conferencia. El link de la conferencia se genera automáticamente en el cuerpo del mensaje, este es diferente para cada conferencia creada. En la nueva ventana que se genera se debe enviar las invitaciones a las personas deseadas, se puede establecer un asunto de la conferencia, asignar salas y asignar tiempos de alerta previa de la misma; cuando llega la hora de inicio, Outlook automáticamente envía un recordatorio, dependiendo del tiempo que se haya configurado en el mismo. 4

5 4. Quien recibe el correo debe dar click en Join online meeting La conferencia Web es establecida satisfactoriamente. Invitaciones para reuniones El calendario de Outlook OnLine funciona de la misma manera que funcionaba localmente, para crear reuniones de Outlook se debe ingresar a la opción Calendar y generar la(s) reunión(es) deseada(s). 1. Iniciar Outlook. 2. Click en Calendar. 3. Click en New Appointment 4. En la nueva ventana de reunión se debe seleccionar Invite Attendees, para invitar a los asistentes a la reunión Luego se diligencian los demás campos, tales como To, Subject, Location, Start Time y End Time 5

6 Click en Send, para enviar la convocatoria de la reunión. Creación de nuevos archivos de datos Click en File Pestaña Data Files Account Settings (Configuración de Cuenta). 6

7 Click en Add Se configura la ruta donde quedará el nuevo archivo de datos, se da nombre al mismo, para este ejemplo lo llamaremos Outlook y click en OK. Al nuevo archivo de datos creado, seleccionamos la opción predeterminado, se procede a reiniciar Outlook para que apliquen los cambios. para dejarlo como Esto realiza la creación del nuevo archivo de datos con sus subcarpetas correspondientes: 7

8 Se procede a enviar y recibir un correo electrónico de prueba: Para transferir correos al nuevo pst se pueden mover, o copiar de un buzón al otro, de tal forma que se va alimentando el nuevo archivo de datos (pst). Se puede seleccionar el correo o grupo de correos, click derecho Move Other Folder 8

9 En este caso moveremos el correo electrónico a la carpeta Inbox de nuestro archivo de datos Outlook.pst. Accesar al nuevo archivo de datos: Este archivo de datos puede ser copiado y configurado en otra cuenta Outlook diferente para ser visualizado, a continuación se detalla cómo podemos importar un archivo de datos. Menú File Account Settings Pestaña Data Files Click Add 9

10 Se desplaza hacia la ruta deseada, y se busca el archivo de datos deseado, click en OK Configuración cuenta de correo electrónico adicional Menú File Add Account Ingresar los datos correspondientes a la nueva cuenta que se desea crear. Click en Next Solicita validación de credenciales de usuario, click en Finish. Ahora ya se pueden visualizar los correos electrónicos de la nueva cuenta de correo configurada. 10