Mildred Navarro Cancel Auxiliar Administrativo IV. Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva

Transcripción

1 Mildred Navarro Cancel Auxiliar Administrativo IV Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva

2 Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico Propósito: Establecer un programa sistemático para la adecuada creación, uso, conservación y disposición de los documentos públicos de valor administrativo, legal, fiscal e histórico. Esta ley aplica también a las Corporaciones Públicas y a los Municipios

3 Establece el Programa de Administración de Documentos Públicos en las tres Ramas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y la Oficina del Contralor.(Ejecutiva, Legislativa y Judicial) Administradores de Programas: Archivero General de Puerto Rico Rama Ejecutiva Presidente del Senado y Presidente de la Cámara Rama Legislativa Juez Presidente del Tribunal Supremo- Rama Judicial Contralor de Puerto Rico

4 Reglamento Núm. 23 del Departamento de Hacienda Suplemento Núm. 1 Para la Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales Guías de Documentos Fiscales de los Municipios para Fijar Períodos de Conservación

5 Papel Mapa Libro Dibujo Folleto Plano Fotografía Cinta Magnética Fotocopia Disco Película Video cinta Microficha Cinta Cinta Magnetofónica Cualquier otro material leído por máquina y cualquier otro material informativo sin importar su forma o características física

6 Todo documento: es todo documento que se origine, conserve o reciba en cualquier dependencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos; que se haya de conservar permanente o temporalmente como prueba de las transacciones por su valor legal. Incluyen aquellos producidos de forma electrónica que cumplan con los requisitos establecidos por las leyes y reglamentos.

7 Funcionario responsable de administrar el Programa de Administración de Documentos en su respectivo organismo gubernamental y que cuenta con el Nombramiento Especial que otorga el Programa de Administración de Documentos Públicos. Administración de Documentos

8 Reglamento Núm. 15 (2538) del 21 de julio de 1979, Reglamento de Administradores de Documento Funciones del Administrador de Documentos (obligaciones y responsabilidades de los administradores de documentos de cada entidad) Requisitos para ocupar el puesto Nombramiento Revocación del Nombramiento

9 Reglamento Núm del 19 de julio de 1980, según enmendado, Para la Administración de Documentos en la Rama Ejecutiva - establece en un solo cuerpo jurídico todas las normas sustantivas que regulan la Administración de Documentos en la Rama Ejecutiva. Artículos más relevantes del Reglamento : Artículo Núm. 14 Disposición de Documentos Artículo Núm Informe anual de documentos Artículo Núm Certificación del organismo Artículo Núm Autorización de emergencia Artículo Núm. 46 Almacenaje Artículo Núm Traslado de documentos Artículo Núm Documentos de organismos que cesan

10 Función Educativa El Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva, adscrito al Archivo General de Puerto Rico, viene obligado a ofrecer orientación a los Administradores de Documentos. Para ello establecerá y mantendrá un programa de Adiestramiento y asesoramiento continuo de acuerdo a las necesidades de cada dependencia Función Reguladora Entre sus funciones reguladoras, es velar que cada jefe de dependencia cumpla con el artículo 4 inciso c- que realicen un inventario de todos los documentos existentes en sus respectivas dependencias y con el inciso d que anualmente preparen listas sobre disposición de documentos

11 Función Fiscalizadora El Programa de Documentos Públicos, adscrito al Archivo General de Puerto Rico se asegurara de que la operación de Administración de Documentos Públicos se lleve a cabo correctamente Función de Asesoramiento El Programa de Documentos Públicos, ofrece asesoramiento en todas las fases que componen la Administración de Documentos Públicos.

12 Adiestramiento Básico, este se ofrecerá a todos los candidatos a ser Administradores de Documentos. El Programa de Documentos Públicos, ofrece otros adiestramientos que están dirigidos a los Administradores de Documentos y personal relacionado con la administración de documentos públicos: Ley y Reglamento para la Administración de Documentos Públicos Administración de Correo Administración de Fotocopiadoras Como preparar el Inventario y Plan de Retención de Documentos Públicos Como preparar Lista de Disposición de Documentos Organización de Locales para Archivo Inactivo Sistemas de Archivos Protección de Documentos Esenciales/Intervención sobre la Práctica y Efectividad de la Administración de Documentos Públicos

13 Mildred Navarro Cancel Auxiliar Administrativo IV (787) extensión 2019 Fax: (787) Correo electrónico: o Dirección Postal: PO Box , San Juan, Puerto Rico