PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA. Gestión de Recursos Humanos. Código PG-05 Edición 0. Índice:

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2 Índice: 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS SALIDAS PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO SELECCIÓN DE PERSONAL IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DEFINICIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO SELECCIÓN DE PERSONAL FORMACIÓN IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Y PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN ACTIVIDADES DE FORMACIÓN REGISTRO DE LAS ACTIVIDADES DE FORMACIÓN EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN HISTORIAL PROFESIONAL ARCHIVO DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado: 1

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: NECESIDADES FORMACIÓN Y SELECCIÓN DE PERSONAL TODOS EN GENERAL GENERAL GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS GERENTE/ RESP. CALIDAD Y/O RESP. RRHH TODOS LOS PROCESOS OPERATIVOS RESPONSABLE: GERENTE/RESP. CALIDAD SALIDAS: PERSONAL CULIFICADO PARA REALIZAR EL SERVICIO RESPONSABLE: GERENTE/RESP. CALIDAD O RESP.DE RRHH DE EMPRESA 2. OBJETO En este procedimiento se describe la sistemática a seguir para llevar a cabo la gestión y el control de las actividades desarrolladas en el área de R.R.H.H. de la organización. 3. ALCANCE Los reqisitos de este procedimiento se aplican a todas las actividades desarrolladas por el área de R.R.H.H. de la organización en lo referente a las actividades de selección y formación de personal. ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO: Todos los sectores, en general. 2

4 4. RESPONSABILIDADES Responsable/s de Área/s Comunicar al Responsable de Calidad y/o Resp. de R.R.H.H. las necesidades de formación. Evaluar las actividades formativas realizadas. Responsable de Administración Responsable de R.R.H.H. Responsable de Calidad Gerencia Gestión de cuestiones de índole laboral Definir en colaboración con la Dirección, el Responsable de Calidad y los Responsables de Área, las funciones, responsabilidades, requisitos de formación y experiencia de los distintos puestos de trabajo. Realizar el proceso de selección. Archivar los documentos relacionados con el historial profesional del trabajador. Realizar el seguimiento del Plan de Formación Anual Definir en colaboración con la Dirección, el Responsable de R.R.H.H. y los Responsables de Área, las funciones, responsabilidades, requisitos de formación y experiencia de los puestos de trabajo. Elabirar en colaboración con el Responsable de R.R.H.H. el Plan de Formación Anual. Definir indicadores de calidad para cada actividad formativa Definir en colaboración con el Responsable de Calidad, el Responsable de R.R.H.H. y los responsables de Área, las funciones, responsabilidades, requisitos de formación y experiencia de los puestos de trabajo. Aprobar los requisitos de definición de puestos de trabajo Aprobar el proceso de selección Aprobar el Plan de Formación Anual Evaluar y analizar las actividades formativas realizadas Comunicar al responsable de Calidad las necsidades de formación. 3

5 5. ENTRADAS Necesidades de personal y formación del mismo por parte de la organización. 6. SALIDAS Personal cualificado para desarrollar su trabajo correctamente. 7. PROCESOS RELACIONADOS Procesos operativos "Acciones correctivas e preventivas" 4

6 8. DIAGRAMA DE FLUJO NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO, al que pertenece. 5

7 9. DESARROLLO 9.1. SELECCIÓN DE PERSONAL IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES A comienzos de cada año el Resposable de R.R.H.H., con el visto bueno de la Gerencia, y en colaboración con los Resposanbles de Área, determinarán las necesidades previstas de personal en sus respectivas Áreas DEFINICIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO Para poder garantizar la asignación de personal adiestrado y adecuadamente formado a cada puesto de trabajo, la Gerencia, en colaboración con el Responsable de R.R.H.H., Responsable de Calidad y los Responsables de Área, deberán identificar aquellos puestos que requieran cualificación del personal que se destine a los mismos. Para cada puesto de trabajo se deberán definir las funciones que le correspondan y los requisitos de cualificación precisos en base, fudamentalmente, a la formación inicial o complementaria, experiencia práctica adecuada y/o otros requisitos adicionales. Los datos de definición de puestos de trabajo se recogerán en el formato: "Definición de puestos de trabajo". Una vez establecidos los requisitos de cada puesto serán presentados a la Gerencia para su aprobación. Estas fichas de "Definición de puestos de trabajo", son la base de referencia para la selección y contratación de nuevo personal en la organización SELECCIÓN DE PERSONAL Ante puestos de nueva creación o ante incorporación de personal nuevo, se llevará a cabo un proceso de selección por parte del responsable de R.R.H.H. A través de candidaturas espontáneas, referencias de personal de la empresa, escuelas, centros de formación, ETT s, u otra vía que se considere precisa se recopilarán los curriculum de posibles candidatos al puesto de trabajo ofertado o se rrecurirá a la base de datos o archivo de selección de personal. 6

8 Se solicitarán los certificados, titulaciones o requisitos definidos en el formato: "Definición de Puestos de Trabajo" especificados para el puesto que se oferta, según el Apdo. 9.2 "Definición de puestos de trabajo". Se compararán los requisitos de formación y experiencia profesional de los candidatos con el formato: "Definición de Puesto de Trabajo" del puesto en concreto, para evaluar el cumplimiento de dichos requisitos. Los resultados de la evaluación se registrarán en el propio Curriculum o formato "Datos Candidato" especificando fecha de evaluación, puesto de trabajo, y resultado de la evaluación: Apto Con posibilidades No apto añadiendo cualquier anotación que el Responsable de R.R.H.H. considere necesaria FORMACIÓN IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Y PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN A comienzos de cada año la Gerencia, el Responsable de R.R.H.H. y los Responsables de Área, comunicarán al responsable de Calidad las necesidades de formación, adiestramiento y cualificación que según su criterio son requeridas en sus respectivas áreas. Para definir estas necesidades se tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes criterios: Desarrollo e implantación del Sistema de Gestión de Calidad Creación de nuevos puestos de trabajo Modificación/nueva actividad Incorporación de personal a la organización Necesidades derivadas de exigencias contractuales Planificación estratégica. Directrices Adecuación a los cambios tecnológicos. En base a estas necesidades y al nivel de formación actual del personal de la organización, el Responsable de Calidad en colaboración con el Responsable de R.R.H.H. elaborará el "Plan de Formación Anual", según formato anexo a este procedimiento. 7

9 En el citado "Plan de Formación Anual" figurará: Puesto, departamento o persona de la organización Tema o actividad a desarrollar Nº de horas previstas Fecha prevista de realización de las actividades de formación Tipo de actividad: interna o externa El "Plan de Formaciñon Anual", una vez elaborado, se presentará a la Gerencia para su aprobación y la asignación del presupuesto preciso. Cualquier persona de la empresa informará a los responsables de las distintas Áreas y al Responsable de Calidad/RR.HH sobre los posibles cursos, jornadas, seminarios, etc. de los que tengan noticia y que puedan resultar de interés tanto para él como para el resto del personal de la empresa. Igualmente, el Responsable de Calidad y el Responsable de RR.HH se preocuparán de estar informados de la realización de dichos cursos, seminarios, etc., programados por cualquier Organismo, ya sea público o privado, para evaluar con la Gerencia si es oportuno que asista al mismo alguna persona de la organización, aunque no estuviese incluido inicialmente en el "Plan de Formación Anual". Los responsables de las distintas Áreas informarán de las necesidades de formación, adiestramiento y cualificación que pudieran haber surgido durante el año y no hiberan sido consideradas cuando se elaboró el "Plan de Formación Anual" ACTIVIDADES DE FORMACIÓN Las actividades de formación tienen una doble finalidad. Con la realización de las mismas se pretende, por una parte, asegurar que se mantiene el nivel de conocimiento teórico y práctico que capacita al personal de la organización para desarrollar las funciones propias del puesto de trabajo asignado, y por otra parte, se pretende actualizar y renovar los conocimientos de dicho personal, teniendo en cuenta los cambios que se producen en los métodos de trabajo originados por el progreso técnico y las mejoras organizativas REGISTRO DE LAS ACTIVIDADES DE FORMACIÓN Las sucesivas actividades de formación que se realicen, tanto dentro como fuera de la empresa, quedarán registradas mediante el formato: "Actividades de formación", en el que se especifica: Designación del acto Datos de realización 8

10 Nº de horas Ciudad y sede Personal asistente de la organización Nombre de los ponentes Temario (Adjuntar programa si procede) Obvservaciones Nombre y firma de cada asistente Indicador Grado de afectividad de la formación proporcionada EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN El Responsable de Calidad, y el Responsable de RR.HH, o los Responsables de las distintas Áreas, en función de la actividad formativa, evaluarán el grado de efectividad de la formación proporcionada. Para ello, establecerán indicadores de calidad específicos para cada acción formativa, antes de su desarrollo, cumplimentando el formato: "Actividades de la Formación", con el objeto de poder conocer el grado de efectividad de dicha acción formativa EFECTIVIDAD DE LA FORMACIÓN Siempre que sea viable, los conocimientos adquiridos en las jornadas de formación se llevarán a la práctica a corto plazo. Los Responsables de las distintas Áreas o el Responsable de Calidad/RR.HH., posteriormente analizarán y evaluarán la formación recibida por cada trabajador, cumplimentando el grado de efectividad en la hoja de registro de "Actividades de Formación", según el formato. Tales registros serán entregados al Responsable de RR.HH. con el objeto de que evalúe en colaboración con el Responsable de Calidad las actividades de formación realizadas de acuerdo al Plan establecido y proceda a su archivo ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS En el caso de no ser efectiva, el Responsable de RR.HH. o los Responsables de las distintas Áreas se lo comunicarán al Responsable de Calidad, quien desarrollará acciones correctivas, según el Procedimiento: "Acciones Correctivas y Preventivas", con el objeto de subsanar tales carencias. Al final de cada año, el Responsable de RR.HH. elaborará un informe sobre las actividades de formación previstas y realizadas, tal informe será revisado y firmado por la Gerencia. 9

11 HISTORIAL PROFESIONAL El responsable de RR.HH. mantendrá expedientes individuales del personal de la organización. En el formato "Ficha de historial profesional", se recogerán entre otros los siguientes datos: Identificación de cada trabajador Fecha de incorporación a la organización Fecha de inicio de la actiividad profesional Titulación académica Trabajos que puede desempeñar Cargo y funciones actuales Cursos de formación y certificaciones complementarias Experiencia profesional Aprobación del Responable de Calidad Fecha de revisión Todos los datos relativos a cada trabajador, al igual que las copias de certificados, etc., serán archivadas por el Responsable de RR.HH. 10. ARCHIVO Toda la documentación generada por la aplicación de este procedimiento, será archivada por el Responsable de RR.HH. 11. DEFINICIONES o Cursos internos: Se consideran cursos internos aquellos cursos que son impartidos en las instalaciones de la organización, por el personal de la misma o contratado para tal efecto. Para cada curso se establecerá un programa con los temas y la duración en horas dedicadas al desarrollo de cada uno de ellos. o Cursos externos: Dentro de este apartado se consideran los cursos, jornadas técnicas, seminarios, ponencias, etc., impartidos fuera de las instalaciones de la organización, por entidades diversas, tanto públicas como privadas. La asistencia a estos cursos se justifica, en la mayor parte de los casos, por la expedición de un certificado o diploma emitido por la entidad organizadora. 10

12 12. FORMATOS Y REFERENCIAS "Definición de Puesto de Trabajo" "Plan de Formación Anual" "Actividad de Formación" "Historial Profesional" 11

13 DEFINICIÓN DE PUESTO DE TRABAJO DEPARTAMENTO Descripción del puesto de trabajo FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES REQUISITOS DE FORMACIÓN EXPERIENCIA PRÁCTICA EXIGIDA OTROS REQUISITOS ELABORADO POR FECHA Y NOMBRE APROBADO POR FECHA Y NOMBRE 12

14 PLAN DE FORMACIÓN ANUAL 13

15 PUESTO PERSONAL TEMA/ACTIVIDAD FECHAS PREVISTAS HORAS INTERNO/EXTERNO ELABORADO POR APROBADO POR FECHA Y NOMBRE FECHA Y NOMBRE 14

16 CUESTIONARIO DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN: INTERNA EXTERNA Designación del acto:fechas de realización: Entidad organizadora:nº horas:lugar: PERSONAL ASISTENTE NOMBRE FIRMA INDICADOR GRADO DE EFECTIVIDAD Nombre de los relatores: Temario (adjuntar programa si procede)/observaciones: Responsable de calidad Fecha y Nombre: 15

17 FICHA DE HISTORIAL PROFESIONAL FICHA DE HISTORIAL PROFESIONAL Apellidos y nombre: Documento Nacional de Identidad: Nº Afiliación a la Seguridad Social: Domicilio:Teléfono: Fecha y lugar de nacimiento: Fecha de incorporación a la empresa: Titulación académica: TRABAJOS QUE PUEDE DESEMPEÑAR: CARGOS Y FUNCIONES ACTUALES: CURSOS DE FORMACIÓN Y CERTIFICACIONES COMPLEMENTARIAS: EXPERIENCIA PROFESIONAL: APROBADO POR: FECHA DE REVISIÓN: FECHA Y NOMBRE: 16