Deducción de gastos de vehículos asignados a actividades de dirección, representación y administración

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1 Ficha Técnica Área Tributaria Deducción de gastos de vehículos asignados a actividades de dirección, representación y administración Autor : C.P.C. Josué Alfredo Bernal Rojas Título : Deducción de gastos de vehículos asignados a actividades de dirección, representación y administración Fuente :, Nº Segunda Quincena de Octubre ntroducción Es común que algunas empresas necesiten de diversos tipos de vehículos para la realización de sus actividades, en el caso de vehículos usados para actividades operativas, es decir para operaciones propias del negocio, como por ejemplo transporte de mercaderías, cobranzas, transporte de pasajeros, transporte del personal de trabajadores, etc., los gastos de combustibles, lubricantes, mantenimiento, repuestos, seguros y demás son perfectamente deducibles atendiendo al principio de causalidad, pero en el caso de tratarse de vehículos automóviles de cierto cilindraje que veremos más adelante, la deducción de los gastos mencionados tiene ciertos límites en cuanto al número de vehículos que posea la empresa y al monto del gasto realizado, siempre que el uso de dichos vehículos sea de administración, dirección o representación, con respecto a la determinación de los límites por el número de vehículos y el monto deducible, en el presente artículo explicamos el procedimiento a tener en cuenta para determinar el importe deducible. 2. Gastos de vehículos con deducción limitada para determinar la renta neta Los gastos por cesión en uso y de funcionamiento incurridos en vehículos de las categorías A2, A3 y A4 asignados a actividades de representación, dirección y administración se encuentran sujetos a un límite en función al número de vehículos con que cuenta la empresa en relación con los ingresos del año anterior y otro límite adicional que se determina en forma porcentual, dichos gastos son: cuenta la Ley de la ndustria Automotriz y su reglamento mencionados anteriormente. De acuerdo al reglamento de la Ley del R las categorías son las siguientes: Categoría A2 Categoría A3 Categoría A4 de 1,051 a 1,500 cc. de 1,501 a 2,000 cc. más de 2,000 cc. Art. 21º Reglamento de la Ley del mpuesto a la Renta inc. r), num Número máximo de vehículos cuyo gastos serán aceptados Para establecer el número máximo de vehículos cuyos gastos de cesión en uso, funcionamiento y depreciación de las categorías A2, A3 y A4 asignados a actividades de dirección, administración y representación serán deducibles, se debe tener en cuenta los ingresos netos anuales devengados y la UT del ejercicio anteior, excluyendo los ingresos netos provenientes de la enajenación de bienes del activo fijo y de operaciones no habituales del giro del negocio. a) b) c) Cesión en uso Funcionamiento Depreciación por desgaste Art. 37 inc. w) Ley del mpuesto a la Renta. 3. Categorización de vehículos El Reglamento de la LR ha categorizado los vehículos de acuerdo a los centímetros cúbicos de cilindrada sin diferenciar si son automóviles o camionetas, por lo que en virtud de la autonomía conceptual del derecho tributario bastaría conocer la cantidad de cilindrada de un vehículo para identificar su categoría, sin embargo, la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria mediante la carta Arrendamiento Arrendamiento financiero Otros Combustible Lubricantes Mantenimiento Seguros Reparación y similares Nº SUNAT/ ha aclarado que dichas categorías sólo están referidas a vehículos automóviles, teniendo en cuenta el artículo 10 de la Ley Nº ( ) Ley de la ndustria Automotriz y el artículo 6 de su reglamento el D.S. Nº T/ ND. (La carta mencionada se puede ubicar en la propia página web de la SUNAT en la siguiente dirección electrónica: www. sunat.gob.pe). En tanto que las camionetas están clasificadas dentro de la categoría B teniendo en ngr. netos anuales N de vehículos Hasta 3,200 UT 1 Hasta 16,100 UT 2 Hasta 24,200 UT 3 Hasta 32,300 UT 4 Mas de 32,300 UT 5 Art. 21º inc. r), num. 4 Reglamento de la LR. 5. Porcentaje máximo de gastos de cesión en uso y funcionamiento aceptados Una vez determinado el número máximo de vehículos que la empresa puede asignar a las actividades de representación, administración y dirección para efectos tributarios, lo cual no implica que la empresa está impedida de contar con un número mayor para la realización de dichas actividades, en cuyo caso los gastos incurridos por dichos vehículos adicionales no serán deducibles, se debe determinar un segundo límite de acuerdo al reglamento, lo cual es cuestionable por excederse a los alcances de la ley, es en cuanto a los gastos de cualquier forma de cesión en uso y/o funcionamiento de los vehículos que en función a los ingresos se haya determinado como aceptados para la deducción de sus respectivos gastos, es preciso mencionar en este punto que la depreciación al no ser considerado como gasto por cesión en uso y de funcionamiento no está sujeto a este -7

2 segundo límite, por lo tanto se acepta en su totalidad siempre y cuando el vehículo se encuentre considerado dentro del número máximo permitido determinado en función a los ingresos de la empresa, pero si se trata de la depreciación de los vehículos asignados a actividades de representación, administración y dirección que exceden el número máximo aceptado no podrá ser deducible. Es preciso recordar que para los gastos incurridos por vehículos se ha considerado tres conceptos: 1. Cualquier forma de cesión en uso: Tales como arrendamiento, arrendamiento financiero y otros. 2. Funcionamiento: Tales como combustibles, lubricantes, mantenimiento, seguros, reparación y similares. 3. Depreciación por desgaste. Este segundo límite se determina dividiendo el número de vehículos con derecho a deducción entre el número total de vehículos en poseción y/o de propiedad de la empresa y el resultado se multiplica por 100 para obtener el porcentaje que se aplicará al total de gastos incurridos por la empresa por el total de vehículos en poseción y/o de su propiedad. Art. 21º inc. r), num. 5 Reglamento de la LR. 6. Determinación e identificación de vehículos aceptados Cada contribuyente debe identificar los vehículos que componen el número aceptado en la oprtunidad de presentar la declaración jurada anual del mpuesto a la Renta en el primer ejercicio gravable al que resulte aplicable la identificación. La determinación del número de vehículos y su identificación tendrá efectos durante cuatro ejercicios gravables. Una vez transcurrido ese período se deberá efectuar una nueva determinación e identificación que abarcará nuevamente el lapso de cuatro ejercicios incluyendo a los vehículos considerados en el período anterior. Cuando en el transcurso de los períodos mencionados, alguno de los vehículos identificados dejara de ser depreciable, se produjera su enajenación o venciera su contrato de alquiler, dicho vehículo podrá se sustituido por otro, en cuyo caso la sustitución deberá comunicarse al presentar la declaración jurada correspondiente al ejercicio gravable en que se produjeron los hechos, en este supuesto el vehículo incorporado deberá incluirse obligatoriamente en la identificación relativa al período siguiente. Art. 21º Reglamento de la LR, num Empresas que inician operaciones Las empresas que inicien actividades y cuyo período de iniciación sea inferior a un año, establecerán el número de vehículos con derecho a deducción, considerando como ingresos netos anuales el monto que resulte de multiplicar por doce el promedio de ingresos netos mensuales obtenidos en el ejercicio de inicio de actividades, esta determinación puede ser modificada tomando en cuenta los ingresos netos correspondientes al ejercicio gravable inmediato siguiente al de inicio de actividades. Art. 21º Reglamento de la LR, num. 4. Los ingresos del año 2010 fueron por un monto de 9,550,000 y los gastos anuales de funcionamiento del año De acuerdo a los datos mencionados se pide determinar si existen gastos que exceden al límite permitido para vehículos asignados a actividades de dirección, administración y representación por el ejercicio Casos en que no hay límite para los vehículos A2, A3 y A4 Se aceptará la totalidad de gastos incurridos por vehículos de las categorías A2, A3 y A4 cuando resulten estrictamente indispensables y se utilicen en forma permanente para el desarrollo de las actividades propias del giro del negocio o empresa, es decir no se usan en actividades de dirección, administración y representación, como por ejemplo las empresas que realizan el servicio de taxi, transporte turístico, arrendamiento o cualquier forma de cesión en uso de automóviles, así como de empresas que realicen otras actividades que se encuentren en situación similar. Art. 37º Ley del R, art. 21º Reglamento de la LR. 9. Gastos no considerados propios del giro del negocio A efectos de determinar la deducibilidad de los gastos incurridos por vehículos de la empresa, se debe tener en cuenta que no se consideran gastos propios del giro del negocio o empresa las actividades de dirección, administración y representación. Art. 21º Reglamento de la LR, inc. r), num Laboratorio tributario contable Caso N 1 La empresa ngenieria y Servicios S.A. cuenta con los siguientes vehículos asignados a distintas actividades de acuerdo con el siguiente cuadro: Vehículo Marca Modelo Actividad Categoría 2011 de cada vehículo sin incluir el GV fueron los siguientes: Vehículo Marca Modelo Combust. Lubricant. Mantenim. Seguro Total Automovil Toyota Corolla XL 16,000 1,500 2,000 1,500 21,000 Camioneta Nissan Fiera 24,000 5,000 6,000 2,000 37,000 Camioneta Nissan Fiera 53,000 12,000 8,000 2,100 75,100 Automóvil Daewo Tico SX 22,000 3,000 3,500 1,500 30, ,000 21,500 19,500 7, , Determinamos los vehículos asignados a actividades de dirección, administración o representación y la categoría Vehículo Marca Modelo Actividad Categoría Como se puede apreciar en el cuadro anterior, la empresa cuenta con un vehículo de categoría A3 asignado a la gerencia, calificando como una actividad de dirección sujeta a límite para los gastos de funcionamiento. Los gastos de los vehículos asignados a actividades operativas no están sujetos a límite alguno. -8 nstituto Pacífico

3 Área Tributaria ngresos netos anuales Número de vehículos Hasta 3,200 UT 11,520,000 1 Hasta 32,300 UT 116,280,000 4 Mas de 32,300 UT 5 De acuerdo al cuadro anterior la empresa puede deducir los gastos de funcionamiento de un vehículo, el cual sería el del auto toyota que usa el gerente, pero sujeto al siguiente límite: Número de vehículos con derecho a deducción x 100 = 1 x 100 = 25% Número total de vehículos de la empresa 4 de la LR, los gastos de funcionamiento del vehículo asignado a la gerencia no pueden sobrepasar el porcentaje de la empresa, para el presente caso el porcentaje es 25%. Gastos totales incurridos: 163,100 25% aceptable 40,775 Gastos de funcionamiento del vehículo asignado a la gerencia 21,000 Máximo aceptable -40,775 Exceso reparable 0 GV 19% 0 Total reparo 0 Vehículo Actividad Categ. Depreciación Automovil Gerencia (Dirección) A3 Deducible Caso N 2 La empresa Sistemas Hidráulicos S.R.L. cuenta con los siguientes vehículos asignados a distintas actividades de acuerdo con el siguiente cuadro: Los ingresos del año 2010 fueron por un monto de 8,600,000 y los gastos anuales de funcionamiento del año 2011 de cada vehículo sin incluir GV fueron los siguientes: Vehículo Marca Modelo Comb. Lubric. Manten. Seg. Total Automovil Toyota Corolla XL 47,000 6,000 2,000 1,500 56,500 Camioneta Nissan Fiera 23,000 5,000 6,000 2,000 36,000 Camioneta Nissan Fiera 56,000 12,000 8,000 2,100 78,100 Automóvil Daewo Tico SX 19,000 3,000 3,500 1,500 27, ,000 26,000 19,500 7, ,600 Como se puede apreciar en el cuadro anterior, la empresa cuenta con un vehículo de categoría A3 asignado a la gerencia, calificando como una actividad de dirección sujeta a límite para los gastos de funcionamiento. Los gastos de los vehículos asignados a actividades operativas no están sujetos a límite alguno. ngresos netos anuales Número de vehículos Hasta 3,200 UT 11,520,000 1 Hasta 32,300 UT 116,280,000 4 Más de 32,300 UT 5 De acuerdo al cuadro anterior, la empresa puede deducir los gastos de funcionamiento de un vehículo, el cual sería el del auto toyota que usa el gerente, pero sujeto al siguiente límite: Número de vehículos con derecho a deducción x 100 = 1 x 100 = 25% Número total de vehículos de la empresa 4 de la LR, los gastos de funcionamiento del vehículo asignado a la gerencia no pueden sobrepasar el porcentaje de la empresa, para el presente caso el porcentaje es 25%. Gastos totales incurridos: 197,600 25% aceptable 49,400 Gast. de funcionam. del vehículo asignado a la gerencia 56,500 Máximo aceptable -49,400 Exceso reparable 7,100 GV 18% 1,278 Total reparo 8,378 En vista de que el exceso de gastos de funcionamiento no se acepta para fines del R, dicho importe no genera derecho a crédito fiscal del GV. Si la empresa usa como crédito fiscal el GV pagado por el exceso, debe rectificar su declaración de GV pagando el tributo omitido con los intereses respectivos y adicionalmente la multa que corresponde con los intererses diarios. Dichos intereses y sanciones tampoco son deducibles para fines del R. Vehículo Actividad Categ. Deprec. Automovil Gerencia (Dirección) A3 Deducible -9

4 En este caso se deduce toda la depreciación del automóvil de la gerencia ya que no se aplica el límite para este gasto, la depreciación de los demás vehículos son deducibles ya que realizan actividades operativas. Caso N 3 La empresa Maquinarias Pesadas S.A.C. cuenta con los siguientes vehículos asignados a distintas actividades de acuerdo con el siguiente cuadro: Automóvil Toyota Corolla XL Gerencia general (Dirección) A3 Automóvil Nissan Sentra Gerencia Administrat. (Dirección) A2 Los ingresos del año 2010 fueron por un monto de 39,800,000 y los gastos anuales de funcionamiento del año 2011 de cada vehículo fueron los siguientes: Vehículo Marca Modelo Comb. Lubric. Manten. Seg. Total Automovil Toyota Corolla XL 46,000 6,500 2,000 1,500 56,000 Automóvil Nissan Sentra 43,000 6,000 1,500 1,500 52,000 Automóvil Honda Civic LX 34,000 7,000 2,800 1,500 45,300 Camioneta Nissan Fiera 27,000 5,000 6,000 2,000 40,000 Camioneta Nissan Fiera 54,000 12,000 8,000 2,100 76,100 Automóvil Daewo Tico SX 20,000 3,000 3,500 1,500 28, ,000 39,500 23,800 10, ,400 Automovil Toyota Corolla XL Gerencia General (Dirección) A3 Automóvil Nissan Sentra Gerencia Administra. (Dirección) A2 Como se puede apreciar en el cuadro anterior, la empresa cuenta con tres vehículos de categorías A2 y A3 asignados a gerentes y al administrador, calificando como actividades de dirección y administración sujeta a límites para los gastos de funcionamiento. Los gastos de los vehículos asignados a actividades operativas no están sujetos a límite alguno. ngresos netos anuales Número de vehículos Hasta 3,200 UT 11,520,000 1 Hasta 32,300 UT 116,280,000 4 Más de 32,300 UT 5 De acuerdo al cuadro anterior, la empresa puede deducir los gastos de funcionamiento de dos vehículos, la empresa ha elegido los vehículos asignados a los gerentes, pero deberá tener en cuenta el límite porcentual al que están sujetos los gastos de funcionamiento de acuerdo al siguiente cálculo: Número de vehículos con derecho a deducción x 100 = 2 x 100 = 33.33% Número total de vehículos de la empresa 6 de la LR, los gastos de funcionamiento de los vehículos asignados a la gerencia no pueden sobrepasar el porcentaje de la empresa, para el presente caso el porcentaje es 33.33%. En cuanto a los gastos incurridos por el tercer vehículo de uso del administrador, ellos no son deducibles en vista de que dicho vehículo no está dentro del número máximo permitido de acuerdo a los ingresos de la empresa. Gastos totales incurridos: 297, % aceptable 99, Gastos de funcionamiento del vehículo asignado a la gerencia general 56,000 Gast. de funcionam. del vehículo asignado a la gerencia administ. 52,000 Máximo aceptable: 99,123 Exceso reparable 8,877 GV 18% 1,598 Reparo (1) 10,475 Gastos del vehículo del administrador 45,300 GV 8,154 Reparo (2) 53,454 Total reparo de gast. de funcionam. (1) + (2): 10, ,454 = 63,929 En vista de que el exceso de gastos de funcionamiento no es aceptado para fines del mpuesto a la Renta, dicho importe no genera derecho a crédito fiscal del GV. Si la empresa usa como crédito fiscal el GV pagado por el exceso, debe rectificar su declaración del GV pagando el tributo omitido con los intereses respectivos y adicionalmente la multa que corresponde con los intererses diarios. Dichos intereses y sanciones tampoco son deducibles para fines del R. Vehículo Actividad Categ. Depreciac. Automóvil Gerencia general (Dirección) A3 Deducible Automóvil Gerencia Administrativa (Dirección) A2 Deducible Automóvil Administrador (Administración) A3 No Deducible La depreciación del vehículo del administrador no es deducible por no encontrarse dentro del número máximo permitido, pero de los vehículos que realizan actividades operativas sí es deducible. Caso N 4 La empresa ndustrias Marítimas S.A.C. cuenta con los siguientes vehículos asignados a distintas actividades de acuerdo con el siguiente cuadro: Camioneta Nissan Pathfinder 4x4 Gerencia general (Uso personal) B1 Automóvil Nissan Sentra Gerencia Administrativa (Dirección) A2-10 nstituto Pacífico

5 Área Tributaria 1 1 La empresa inició operaciones en el mes de junio de 2010 y los ingresos hasta el mes de diciembre del mismo año fueron por un monto de 24,500,000; los gastos de funcionamiento de cada vehículo fueron los siguientes: Vehículo Marca Modelo Comb. Lubric. Manten. Seg. Total Camioneta Nissan Pathfinder 4x4 48,500 7,000 3,000 2,800 61,300 Automóvil Nissan Sentra 42,000 6,000 1,500 1,500 51,000 Automóvil Honda Civic LX 35,000 6,000 2,800 1,500 45,300 Camioneta Nissan Fiera 25,000 5,000 6,000 2,000 38,000 Camioneta Nissan Fiera 55,000 12,000 8,000 2,100 77,100 Automóvil Daewo Tico SX 18,000 3,000 3,500 1,500 26, ,500 39,000 24,800 11, ,700 Automovil Nissan Pathfinder 4x4 Gerencia General (Uso personal) B1 Automóvil Nissan Sentra Gerencia Administrat. (Dirección) A2 1 1 Como se puede apreciar en el cuadro anterior, la empresa cuenta con dos vehículos de categorías A2 y A3 asignados al gerente administrativo y al administrador, para actividades de dirección y administración sujeta a límites para los gastos de funcionamiento. Los gastos de los vehículos asignados a actividades operativas no están sujetos a límite alguno. Asimismo, a la gerencia general se le ha asignado un vehículo de la categoría B1, para uso personal de dicho gerente, por lo tanto, los gastos incurridos por dicho vehículo (incluida la depreciación) no serán deducibles para determianr la renta neta del ejercicio. ngresos netos anuales Número de vehículos Hasta 3,200 UT 11,040,000 1 Hasta 16,100 UT 55,545,000 2 Hasta 24,200 UT 83,490,000 3 Hasta 32,300 UT 111,435,000 4 Mas de 32,300 UT 5 En vista de que la empresa inició operaciones en el mes de junio de 2010, a fin de determinar el número de vehículos con derecho a deducción se debe promediar el ingreso obtenido en dicho año y multiplicar el resultado por doce. ngresos de junio a diciembre / 7 x 12 24,500,000 / 7 = 3,500,000 x 12 = 42,000,000 De acuerdo con el promedio obtenido y al cuadro anterior, la empresa puede deducir los gastos de funcionamiento de dos vehículos, dichos vehículos serán los asignados al gerente administrativo y al administrador teniendo en cuenta el límite porcentual al que están sujetos los gastos de funcionamiento de acuerdo con el siguiente cálculo: Número de vehículos con derecho a deducción x 100 = 2 x 100 = 33.33% Número total de vehículos de la empresa 6 En virtud del numeral 5 del inciso r) del artículo 21º del Reglamento de la Ley del mpuesto a la Renta, los gastos de funcionamiento del vehículo asignado a la gerencia administrativa y al administrador no pueden sobrepasar el porcentaje determinado en función al número de vehículos con derecho a deducción y el total de vehículos de propiedad y/o en posesión de la empresa, para el presente caso el porcentaje es 33.33% Gastos totales incurridos: 298, % aceptable 74,675 Gastos de funcionamiento del vehículo asignado a la gerencia administrativa 51,000 Gastos de funcionamiento del vehículo asignado al administrador 45,300 Máximo aceptable -74,675 Exceso reparable 21,625 GV 18% 3,893 Total reparo 25,518 En vista de que el exceso de gastos de funcionamiento no es aceptado para fines del mpuesto a la Renta, dicho importe no genera derecho a crédito fiscal del GV. Si la empresa usa como crédito fiscal el GV pagado por el exceso, debe rectificar su declaración del GV pagando el tributo omitido con los intereses respectivos y adicionalmente la multa que corresponde con los intererses diarios. Dichos intereses y sanciones tampoco son deducibles para fines del mpuesto a la Renta. 4. Gastos del vehículo asignado a la gerencia general Los gastos correspondientes al vehículo asignado a la gerencia general no son aceptados y por consiguiente el GV pagado por dichos gastos no generan derecho a crédito fiscal. 5. Tratamiento de la depreciación Vehículo Actividad Categ. Depreciac. Camioneta Gerencia general (Uso personal) B1 No deducible Automóvil Gerencia Administrativa (Dirección) A2 Deducible Automóvil Administrador (Administración) A3 Deducible Camioneta Traslado de mercaderías (Operativa) B1 Deducible Camioneta Traslado de mercaderías (Operativa) B1 Deducible La depreciación de la camioneta de la gerencia general no es deducible en vista de que es de uso personal del gerente, es decir no realiza actividades que generen ingresos gravados con el mpuesto a la Renta, la depreciación de los demás vehículos sí son deducibles, los del gerente administrativo y administrador por encontrarse dentro del número máximo permitido y los demás por realizar actividades operativas en la empresa. -11