ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Transcripción

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

2 Archivo de Trámite Principios técnicos del manejo de la documentación activa Políticas

3 Ciclo Vital Etapa Semiactiva Etapa Activa Documento Etapa Histórica

4 Etapa Activa Esta inicia en la unidad central de correspondencia y en las unidades de documentación en trámite

5 Etapa Activa Es a partir de la recepción o creación de los documentos que toda actividad administrativa dentro de las dependencias tiene sustento. Y es a partir de ese momento que inicia el ciclo de vida de los documentos

6 Archivo de trámite Es la Unidad responsable de la Administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa

7 Actividades Recepción de correspondencia Seguimiento y control de documentos de trámite Despacho de correspondencia Organización y control de expedientes Control y préstamo de expedientes Transferencia Primaria

8 Recepción La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la Dependencia para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional

9 Políticas 1.- Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la dependencia, desde el momento de su ingreso 2.- Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida, al área que se encargará de su trámite 3.- Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones

10 Seguimiento El seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la Dependencia para su trámite, constituye un aspecto medular tanto para el correcto y oportuno desarrollo de la gestión administrativa, como para la adecuada integración y preservación de los recursos informativos de las instituciones públicas.

11 Políticas 1.- Garantizar que las gestiones que tengan lugar en la Dependencia, con el ingreso de la documentación oficial se lleve a cabo con la debida oportunidad y calidad

12 Políticas 2.- Que la información tramitada sea sistemáticamente recuperada y conservada a nivel institucional, a efecto de brindar antecedentes completos y precisos para la correcta toma de decisiones en los trámites futuros de la Dependencia

13 Políticas Despacho de Correspondencia 1.- Garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la Dependencia sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental.

14 Políticas Archivación y control de documentos en trámite 1.- Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trámite hasta su integración final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas de manera institucional

15 Políticas 2.- Auspiciar que al archivo ingresen sólo documentos oficiales, en el momento y del modo adecuado. 3.- Conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por la Dependencia, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y consulta

16 Transferencia Es el traslado sistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata (transferencia primaria).

17 Políticas 1.- Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata para los trámites de las diversas áreas de la Dependencia sea entregada oportunamente a las instancias responsables de su conservación precaucional (Archivo de Concentración).

18 Políticas 2.- Garantizar que sólo sea transferida la documentación que así lo amerite. 3.- Garantizar que la documentación transferida sea conservada en condiciones adecuadas al volumen y las características de los materiales semiactivos

19 Políticas 4.- Garantizar que la documentación transferida sea rápida y correctamente organizada, de modo que pueda ser localizada y consultada cuando se requiera, auspiciando a la vez su adecuado manejo al preescribir el plazo de conservación precaucional.

20 Archivo de Concentración

21 DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO

22 LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL DOF 20/02/2004 DISPOSICIONES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS 4 CONTROL DE GESTIÓN 5 ARCHIVOS DE TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO 1 INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL 0 EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS TRANSITORIOS

23 Sección V Artículo Décimotercero De los instrumentos de consulta y de control archivístico El cuadro de clasificación archivística El catálogo de disposición documental Los inventarios documentales: General, Transferencia y de baja, La Guía Simple

24 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL INSTRUMENTO TÉCNICO QUE REFLEJA LA ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO CON BASE EN LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE CADA DEPENDENCIA O ENTIDAD

25 LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL DOF 20/02/2004 De los instrumentos de consulta y de control archivístico I. El cuadro de clasificación archivística II. III. IV. El catálogo de disposición documental Los inventarios documentales: General, Transferencia y de baja, y La Guía Simple Octubre 2004 Enero 2005

26 LEGISLACIÓN ESTRUCTURA PROGRAMA

27 LEGISLACIÓN Ley marco referente a archivos (públicos, privados, administrativos e históricos) Normas que reglamenten el uso, la conservación, el manejo y el flujo de los documentos. Sanciones a quienes contravengan lo dispuesto.

28 ESTRUCTURA COMITÉ DE INFORMACIÓN Oficialía de Partes Recursos humanos COORDINADOR DE ARCHIVOS ARCHIVOS DE TRÁMITE ARCHIVOS DE TRÁMITE ARCHIVOS DE TRÁMITE ARCHIVO DE TRÁMITE Un órgano normativo y de decisión ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO Los órganos operativos Los canales de comunicación necesarios entre los distintos órganos del sistema.

29 PROGRAMA Producción Circulación Uso Conservación Selección Eliminación Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental

30 Creo que tengo que tomar un curso de archivo?... Urgen..te..men..te!

31 ARTÍCULO 4 V. MEJORAR LA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACIÓN Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

32 La organización de un acervo responde a una triple necesidad: Proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental, que refleje al organismo que la produjo. Facilitar la localización conceptual, es decir, de la información contenida en el acervo. Facilitar la localización física de cada documento o expediente, para su control y manejo.

33 ORGANIZACIÓN ES LA OPERACIÓN INTELECTUAL Y MECÁNICA POR LA QUE LAS DIFERENTES AGRUPACIONES DOCUMENTALES SE RELACIONAN DE FORMA JERÁRQUICA CON CRITERIOS ORGÁNICOS O FUNCIONALES PARA REVELAR SU CONTENIDO E INFORMACIÓN. PEDRO LÓPEZ

34 ESTRUCTURA ARCHIVISTICA FONDO Sección Serie Serie Serie S-serie + S-serie + Expediente Expediente Expediente Expediente Unidad Documental simple Unidad Documental simple

35 CLASIFICACIÓN TITULO HISTOR ARCHIV REGLA CODIGO DE NIVEL LENGUA FECHAS NUE DOCUMENTACIÓN REGLAS UNI OR HISTORIA INGR FORMA ORGANIZ ALCCAN HISTOR NOTAS ES DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO CLASES, GRUPOS O SERIES, DE TAL MANERA QUE DICHOS GRUPOS PRODUCTOR V A L O R VOLUMEN QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO PARTE DE LA ESTRUCTURA DE UN TODO.

36 FUNCIONAL ACCIONES SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN MATERIA ORGÁNICO ESTRUCTURA ORGÁNICA ASUNTOS

37 FUNCIONAL ACCIONES SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN MATERIA ORGÁNICO ESTRUCTURA ORGÁNICA ASUNTOS

38 IDENTIFICACIÓN JERARQUIZACIÓN CODIFICACIÓN

39 Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica FONDO Sección Serie Serie Serie S-serie + S-serie + Expediente Expediente Expediente Expediente Unidad Documental simple Unidad Documental simple

40 Son las divisiones del Fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables Sección Serie FONDO Serie S-serie + S-serie + Serie Expediente Expediente Expediente Expediente Unidad Documental simple Sección Unidad Documental simple

41 IDENTIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES COMUNES ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE SIRVEN DE APOYO PARA EL EJERCICIO DE LAS COMPETENCIAS PARA LAS QUE HA SIDO CREADO EL ORGANISMO SUSTANTIVAS ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE CONSTITUYEN LA RAZÓN DE SER DEL ORGANISMO

42 ESTRUCTURA ARCHIVISTICA FONDO SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN

43 IDENTIFICACIÓN

44 JERARQUIZACIÓN FUNCIONES COMUNES LEGISLACIÓN ASUNTOS JURÍDICOS PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN RECURSOS HUMANOS RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA SERVICIOS GENERALES TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN SOCIAL CONTROL DE AUDITORÍAS PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS ACCESO A LA INFORMACIÓN

45 CODIFICACIÓN FUNCIONES COMUNES CÓDIGO SECCIONES 1C LEGISLACIÓN 2C ASUNTOS JURÍDICOS 3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 4C RECURSOS HUMANOS 5C RECURSOS FINANCIEROS 6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA 7C SERVICIOS GENERALES 8C 9C 10C 11C 12C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN SOCIAL CONTROL DE AUDITORÍAS PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS ACCESO A LA INFORMACIÓN

46 PRIMER NIVEL DE FUNCIONES COMUNES CÓDIGO SECCIONES 1C LEGISLACIÓN 2C ASUNTOS JURÍDICOS 3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 4C RECURSOS HUMANOS 5C RECURSOS FINANCIEROS 6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA 7C SERVICIOS GENERALES 8C 9C 10C 11C 12C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN SOCIAL CONTROL DE AUDITORÍAS PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS ACCESO A LA INFORMACIÓN

47 PRIMER NIVEL DE FUNCIONES SUSTANTIVAS CÓDIGO SECCIONES 1S 2S 3S 4S 5S 6S 7S 8S 9S N

48 FONDO SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SERIE SERIE SERIE División de una Sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico

49 IDENTIFICACIÓN JERARQUIZACIÓN

50 5C. RECURSOS FINANCIEROS

51 ESTRUCTURA ARCHIVÍSTICA FONDO SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SERIE SERIE SERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE

52 5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros 5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal 5C.4 Ingresos 5C.5 Libros contables 5C.6 Registros contables (glosa) 5C.7 Valores financieros 5C.8 Aportaciones a capital 5C.9 Empréstitos 5C.10 Financiamiento externo 5C.11 Esquemas de financiamiento 5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros LIBRO MAYOR O5.5.2 LIBRO DE DIARIO LIBRO DE BALANCES LIBRO DE INVENTARIOS 5C.13 Créditos concedidos 5C.14 Cuentas por liquidar certificadas 5C.15 Transferencias presupuestales 5C.16 Ampliaciones presupuestales 5C.17 Registro y control de pólizas de egresos 5C-18 Registro y control de pólizas de ingresos 5C.19 Pólizas de diario 5C.20 Compras directas 5C.21 Garantías, fianzas y depósitos 5C.22 Control de cheques 5C.23 Conciliaciones 5C.24 Estados financieros 5C.25 Auxiliares de cuentas 5C.26 Estado del ejercicio del presupuesto 5C.27 Fondo rotatorio 5C.28 Pago de derechos

53 FONDO Sección Serie 7C RECURSOS MATERIALES 7C.3 SERVICIOS BÁSICOS Subseries: 7C.3.1 Suministro de energía eléctrica 7C.3.2 Suministro de agua potable 7C.3.3 Suministro de agua purificada 7C.3.4 Suministro del gas

54 FONDO Sección Serie Serie Serie S-serie S-serie + Expediente Expediente Expediente Expediente Unidad Documental simple Unidad Documental simple

55 FONDO Sección 4C RECURSOS HUMANOS Serie Expediente Tipos documentales 4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL Filiación FM2 (en su caso) Dispensa de edad (en su caso) Cartilla de liberación (en su caso) Comprobantes de domicilio Acta de nacimiento Constancia máxima de estudios Contratos Movimientos únicos (FUNP) Licencias sin goce de sueldo Licencias con goce de sueldo Licencias médicas o cuidados maternos del ISSSTE Suspensiones temporales en sueldos y funciones Comisiones Estimulos y recompensas Actas administrativas Días económicos Alta acreedor a pensión Integración de antigüedad Comprobantes de cursos de capacitación Renuncia Licencia prejubilatoria Hoja de servicio Dictámenes o actas de accidentes de trabajo

56 IDENTIFICACIÓN JERARQUIZACIÓN CODIFICACIÓN VALIDACIÓN FORMALIZACIÓN CAPACITACIÓN

57 ORDENACIÓN

58 ORDENACIÓN ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS, RELACIONANDO UNOS CON OTROS, DE ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN ESTABLECIDA DE ANTEMANO.

59 MÉTOD OS

60

61 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

62 Teoría de las tres edades. Rousseau Procedencia interna Procedencia externa Documentos activos Creación de documentos Valor Primario máximo Conservación en los espacios administrativos 100% de documentos creados Eliminación de cierto número de documentos TRANSFERENCIA Documentos Semiactivos Documentos inactivos a) Primario reducido b) Primario débil c) Primario nulo Valor secundario máximo Centro de procesamiento de semiactivos o centro de archivo Depósito de archivo Eliminación de cierto número de documentos 5 a10% del conjunto de documentos creados

63 Producción Circulación Uso Conservación Selección Eliminación CONSTITUTIVOS Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental SOPORTE

64 I D E N T I F I C A C I Ó N V A L O R A C I Ó N R E G U L A C I Ó N C O N T R O L

65 IDENTIFICACIÓN Es el proceso de investigación y sistemátización de categorías archivísticas en las que se sustenta la estructura de un fondo FONDO SECCIÓN Objetivo: asegurar a través de sus resultados la valoración de las series documentales S S S S

66 Qué es? Conjunto de expedientes de Estructura y contenido homogéneo De quién? De un mismo órgano o sujeto Productor Cuándo? En el ejercicio de sus atribuciones o Funciones específicas SERIE DOCUMENTAL

67 5C. RECURSOS FINANCIEROS

68 PROCEDENCIA INSTITUCIONAL Constituye el origen de la documentación, reconoce los aspectos que le dan cuerpo y sentido a la serie.

69 CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL Informa los soportes, tipología, volumen y organización.

70 DESCRIPCIÓN INFORMATIVA Deriva de la utilidad institucional de las series documentales. +Cubre contenido informativo, +Relación entre serie y función, +Periodo que cubre la serie, +Relación entre la serie en cuestión y otras series y otras fuentes de información afines,

71 VALORACIÓN Es el proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas, y apartir de los resultados de dicho análisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, y se asigna tiempo y espacio de conservación o eliminación

72 PRIMARIA SECUNDARIA ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA VALORACIÓN

73 VALORACIÓN PRIMARIA IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O CONSERVAN VIGENCIA es la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus documentos

74 AQUEL QUE POSEEN LOS VALOR ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS PRODUCIDOS O RECIBIDOS POR UNA INSTITUCIÓN Y SIRVEN COMO TESTIMONIO DE SUS PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES

75 ES AQUEL QUE TIENEN LOS VALOR FISCAL DOCUMENTOS QUE PUEDEN SERVIR DE TESTIMONIO DEL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

76 VALOR LEGAL ES EL PLAZO DURANTE EL CUAL LOS DOCUMENTOS SE CONSERVARÁN EN LA INSTITUCIÓN PARA SU POSIBLE USO Y ASÍ CERTIFICAR DERECHOS U OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA O DE SUS CIUDADANOS.

77 CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIA CUÁL QUÉ QUIÉN CÓMO ADMINISTRATIVO DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE EL TRÁMITE O LA ACTIVIDAD CON LA QUE SE RELACIONAN LOS DOCUMENTOS QUEDE CONCLUÍDO O PRESCRITO EL ÁREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE, FRECUENCIA DE CONSULTA Y NORMAS DE PRESCRIPCIÓN APLICABLES JURÍDICO O LEGAL DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE LOS DERECHOS U OBLIGACIONES CERTIFICADOS POR LOS DOCUMENTOS CESEN O PRESCRIBAN EL ÁREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA DEPENDENCIA MEDIANTE LA LEGISLACIÓN APLICABLE QUE ACREDITE DERECHOS U OBLIGACIONES JURÍDICAS, ASÍ COMO EL PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS FISCAL DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE CESE O PRESCRIBA LA NECESIDAD DE COMPROBAR O JUSTIFICAR LOS GASTOS DE LOS RECURSOS PÚBLICOS EL ÁREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL MEDIANTE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA Y JURÍDICA VIGENTE QUE JUSTIFIQUE EL MANEJO Y USO DE FONDOS, ASÍ COMO EL PLAZO O EVENTO QUE CANCELA SU UTILIDAD PROBATORIA

78 VALORACIÓN SECUNDARIA ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO FUENTES DE INFORMACIÓN DE CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.

79 CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA CUÁL QUÉ QUIÉN CÓMO EVIDENCIAL DETERMINAR SI TIENE VALOR PERMANENTE EN VIRTUD DE DERECHOS Y OBLIGACIONES IMPRESCRIPTIBLES MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LA LEGISLACIÓN NORMATIVA NACIONAL E INTERNACIONAL (APLICACIÓN DE MUESTREO) TESTIMONIAL INFORMATIVO DETERMINAR SI DA CUENTA DE ASPECTOS DE LA EVOLUCIÓN DE LA INSTITUCIÓN DETERMINAR SI LA INFORMACIÓN ES ÚTIL A LA SOCIEDAD Y SU APLICACIÓN A CUALQUIER CAMPO DE INVESTIGACIÓN GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PROPIOS DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LA EVOLUCIÓN INSTITUCIONAL (APLICACIÓN DE MUESTREO) MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LAS CORRIENTES Y LAS FUENTES DE INVESTIGACIÓN, ETC. (APLICACIÓN DE MUESTREO)

80 05C RECURSOS FINANCIEROS 5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros Valor legal en copia 5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros Valor contable 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal Valor contable 5C.4 Ingresos Valor contable 5C.5 Libros contables Valor contable 5C.6 Registros contables (glosa) Valor contable 5C.7 Valores financieros Valor contable 5C.8 Aportaciones a capital Valor contable 05.9 Empréstitos Valor contable Financiamiento externo Valor contable Esquemas de financiamiento Valor contable Asignación y optimización de recursos financieros Valor contable Créditos concedidos Valor contable Cuentas por liquidar certificadas Valor contable Transferencias presupuestales Valor contable Ampliaciones presupuestales Valor contable Registro y control de pólizas de egresos Valor contable Registro y control de pólizas de ingresos Valor contable Pólizas de diario Valor contable Compras directas Valor contable Garantías, fianzas y depósitos Valor contable Control de cheques Valor administrativo Conciliaciones Valor contable Estados financieros Valor contable Auxiliares de cuentas Valor contable Estado del ejercicio del presupuesto Valor administrativo Fondo rotatorio Valor contable Pago de derechos Valor contable

81 CUÁLES? CUÁNDO? CÓMO? REGULACIÓN: PLAZOS DE VIGENCIA INSTRUCCIONES DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

82 PLAZOS DE VIGENCIA DETERMINACIÓN DEL TIEMPO QUE PERMANECEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNIDAD DE ARCHIVO TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO

83 DISPOSICIÓN DOCUMENTAL ES LA DETERMINACIÓN DE REGLAS Y NORMAS A PARTIR DE LA VALORACIÓN PRIMARIA O SECUNDARIA, PARA ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y MODOS DE TRANSFERENCIA Y DEPURACIÓN A LOS CUALES DEBEN SUJETARSE LOS DOCUMENTOS A LO LARGO DE SU CICLO VITAL DE ACUERDO CON SUS USOS ESPECÍFICOS.

84 CONTROL

85 CONTROL Registro de Acciones de Disposición Documental

86 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL ES EL REGISTRO GENERAL, SISTEMÁTICO Y NORMALIZADO DE LOS VALORES DE DISPOSICIÓN DE TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES, YA SEA PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN UN SISTEMA ADMINISTRATIVO

87 5C RECURSOS FINANCIEROS valor AT. AC T. DISPOSICIÓN 5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros administrativo BAJA 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal contable BAJA 5C.4 Ingresos contable BAJA 5C.5 Libros contables contable PERMANENTE 5C.6 Registros contables (glosa) contable BAJA 5C.7 Valores financieros contable MUESTREO

88 MUESTREO Es la selección deliberada de algunos expedientes, volúmenes o cualquier otro formato de una clase o serie documental, como ejemplo representativo de la misma y con fines de conservación

89 IDENTIFICACIÓN: Procedencia Institucional Caracterización Documental Descripción informativa VALORACIÓN: Primaria Secundaria REGULACIÓN: Plazos de Vigencia Instrucciones de Disposición Documental CONTROL: Registro de Acciones de Disposición Documental CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencial y el destino final.

90 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

91 Vigencias documentales y solicitudes de información Expedientes que contienen documentos que fueron objeto de una solicitud de información se conservan por dos años más Vigencia documental 6 años Objeto de solicitud de información 2 años VIGENCIA COMPLETA 8 AÑOS

92 TIPOS DE TRÁMITE TRAMITE MECANIZABLE Son los que se repiten de manera sistemática, si bien manejando datos variables, pero que no afectan la estructura de la gestión. TRÁMITE NO MECANIZABLE - Son los que estan motivados por los asuntos que surgen inexorablemente de la inconstancia, el azar y la novedad a que está sujeta la existencia.

93 TRÁMITES MECANIZABLES La información se maneja por medio de formatos. Estructura Cubre todos los aspectos relevantes y necesarios para la gestión y que serán comunes a todos los casos. Impresa desde antes de usarse y contiene los espacios libres para que en ellos se deposite la información que hace a cada caso diferente.

94 TRÁMITE NO MECANIZABLE Requieren atención caso por caso y son parte cotidiana en cualquier oficina, no es posible mecanizar la gestión. Se recurre a instrumentos de comunicación administrativa como los oficios, la memoranda, etc. El tratamiento de cada caso es individual.

95 Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad. Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto se trata de documentación única.

96 Esta estructurado en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan. Son o pueden ser: Patrimonio Documental. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su conservación precaucional por su vigencia fiscal o legal, posteriormente, previa valoración documental pasan al Archivo General de la Nación y/o Archivo Històrico de la dependenia o entidad para su conservación permanente o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial.

97 DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA Documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos. Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato: vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de envios diversos, facturas de correspondencia de entrada y salida, tarjetas de asistencia, etc.

98 DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA No son documentos estructurados en relación a un asunto. Su vigencia administrativa es inmediata o no más de un año. No son transferidos al Archivo de Concentración. Su baja debe darse de manera inmediata al terminó de su utilidad.

99 DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO

100 DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO Documentos constituidos por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contiene para apoyo de las tareas asignadas. Generalmente son ejemplares múltiples que proporciona información, no son originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias y fotocopias que sirven de control. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas. Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y solo se conservan aquellos por su valor de información. No se transfieren al Archivo de Concentración. Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.