SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 9/06/2016 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. PROPÓSITO Establecer la metodología para la identificación, acceso, actualización y cumplimiento de los requisitos legales que son aplicables a la empresa en cuanto a los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el trabajo, Sostenibilidad, Aspectos Ambientales, Socioculturales y Económicos. 2. DEFINICIONES 2.1 Requisitos Legales: Conjunto de leyes, decretos, reglamentos o códigos, relativos a consideraciones ambientales, socioculturales y económicas, que están en vigor en un Estado. 2.2 Requisitos Legales Aplicables: Son las exigencias de los diferentes sistemas de gestión prescritas en la Constitución Política Nacional, las leyes, los decretos, las resoluciones, las sentencias, los acuerdos, las normas técnicas, políticas adoptadas, licencias, permisos, competentes en lo que se refiere a las actividades de nuestra organización. 2.3 Sistema integrado de Gestión: Sistema compuesto por más de una norma aplicable y auditable. 2.4 SG-SST: Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo. 2.5 Requisito: Necesidad o expectativa establecida 3. ALCANCE Esta metodología aplica para todo los requisitos legales relacionados con los Sistemas Integrados de Gestión de Calidad, SG-SST y Sostenibilidad; es decir con aspectos ambientales, socioculturales y económicos con los cuales la agencia esté directamente involucrada. Aplica a todos los colaboradores los cuales deben velar por su respectivo cumplimiento. 1

2 4. DESARROLLO DE GESTIÓN DEL RIESGO 4.1. IDENTIFICACIÓN DE LEGISLACIÓN Página 2 de 6 Periódicamente (mínimo Semestralmente) se consultan las fuentes de información web, de los diferentes requisitos aplicables a cada sistema de gestión, dentro del marco de la legislación colombiana, con los requisitos aplicables a las actividades de la empresa utilizando los siguientes mecanismos: (Páginas de internet) de Dirección de Impuestos Nacionales (DIAN), Ministerio de trabajo, ministerio de salud, Icontec, entre otras. Adicionalmente podrá establecer contacto con empresas del sector, abogados de la compañía, y demás fuentes que considere importante consultar. El objetivo de la consulta es la identificación de los requisitos legales operacionales, administrativos y en seguridad aplicables IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA LEGISLACIÓN APLICABLE Una vez realizada la identificación de la legislación, se identifican los requisitos legales aplicables a las actividades de la organización, esta se registra en el formato FMTO-SGC-SGC-028, está matriz y los documentos legales identificados estarán junto con su dirección web para el acceso y consulta de quien lo requiera. (Aplica para el Sistema Integrado de Gestión, Sostenibilidad y SG-SST) NECESIDAD DE MODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Una vez se ha ratificado la aplicación de los requisitos legales y reglamentarios, el área de Gestión de Calidad identifica si es necesario modificar documentos internos de los Sistemas o cambios relacionados con la valoración del riesgo y la implementación de controles necesarios. En caso que se requieran ajustes o acciones de intervención requeridas para dar cumplimiento a la legislación se canalizara con el área de Calidad COMUNICACIÓN Se realiza la comunicación de la legislación a los colaboradores y a las partes interesadas, por medio del proceso de inducción, capacitaciones en puestos, mailing entre otros. 2

3 4.5. ACTUALIZACIÓN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 9/06/2016 Página 3 de 6 Cada vez que se considere necesario o la legislación cambie, se consultarán las entidades que emiten los requisitos legales y reglamentarios con el fin de identificar si continúan vigentes o si se ha emitido nuevas normas. Si se identifican modificaciones a los requisitos legales y reglamentarios inicia nuevamente el presente procedimiento EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL La evaluación al cumplimiento legal debe realizarse mínimo 1 vez al año en las celdas dispuestas para tal fin (Observaciones), donde se deja el registro de actualización, y en observaciones, las anotaciones sobre esta evaluación. El registro de esta evaluación se mantendrá en medio magnético. El seguimiento debe realizarse utilizando todos los medios necesarios para verificar el cumplimiento: (entrevistas, revisión de documentación, visitas puestos, entre otras). En caso de incumplimiento de algún requisito legal se deben analizar las causas y establecer planes de acción para el cumplimiento legal. 5. METODOLOGÍA Identificación de Requisitos Consultar e identificar los requisitos legales aplicables a su proceso, esta actividad podrá efectuarse utilizando medios como Internet, contacto directos con entidades o autoridades competentes. Gestor de Calidad, Asesor jurídico. N.A. Verificación de aplicación del Requisito Una vez identificado el requisito analizar en detalle si la Gestor de Calidad, Asesor jurídico. N.A. 3

4 Página 4 de 6 normatividad identificada es aplicable a la organización. Comunicación de los Requisitos Legales Comunicar y divulgar al personal involucrado los requisitos legales para iniciar la metodología para su cumplimiento, y las evidencias a dejar y el monitoreo a realizar. Esta comunicación interna se puede realizar utilizando las siguientes herramientas: correo institucional, carteleras, oficios o memorandos internos, entre otros. Jefe de cada Proceso, Gestor de Calidad, Asesor jurídico. N.A. Informar lo anterior al responsable del sistema de gestión de sostenibilidad para que registre la información en el formato correspondiente. Registro de Requisitos Legales Registrar la información en el formato Listado de documentos externos 4

5 Página 5 de 6 y requisitos legales, y adquirirlos ya sea por medio magnético o físico y mantenerlos a disposición de quien lo requiera. Responsable del sistema de gestión de sostenibilidad FMTO-SGC- SGC-028 Actualización de documentos Verificar periódicamente la generación, actualización o derogación de los requisitos legales, e informar a los involucrados los cambios presentados para su cumplimiento y registro, se realizará Auditoría interna al área jurídica y responsable de cada proceso para verificar cumplimiento de requisitos legales aplicables. Jefe de cada Proceso AUDITORÍA INTERNA Detección de irregularidades En caso que se detecte algún incumplimiento de la legislación vigente informar al responsable del sistema de gestión. Funcionarios de la empresa INST-SGC-TS- 003 DIRECTORIO DE INSTITUCIONES DE APOYO Es responsabilidad del responsable del sistema de gestión Responsable del sistema de 5

6 Página 6 de 6 analizar el caso y denunciarlo ante la autoridad competente en caso de incumplimiento. gestión de sostenibilidad 6. CONTROL DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO CONTROL DE EMISIÓN Elaboró: Gestor de Calidad Aprobó: Directora Administrativa Fecha: 09/06/2016 Fecha: 24/07/ CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO Fecha del cambio Versión Numeral Descripción del cambio 24/07/ N/A Primera emisión 09/06/ Todos Se realizan los cambios de estructura y cumplimiento de la Norma NTC- ISO:9001:2015 Aprobación del cambio Fecha de Cargo aprobación Gestor 24/07/2015 de calidad Gestor de 09/06/2016 calidad 6