Combinación de correspondencia en Microsoft Office Word 2003

Transcripción

1 Combinación de correspondencia en Microsoft Office Word 2003 Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En Word se pueden crear cartas y etiquetas postales, basadas en una lista de direcciones(tabla de Word, fichero de Excel, o incluso una base de datos ACCESS) ó una lista de contactos de Outlook. Probablemente en alguna ocasión hayamos recibido por correo electrónico ó por el correo tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro nombre, dirección, entre otros aparecen en distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base. Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos: Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y listan los datos que posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro. En nuestro caso puede ser un fichero Word con una tabla normal y corriente como la que veis en la siguiente pantalla. (origendatos.doc por ejemplo) El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA(MODELO). Esta será un documento de Word que contendrá la información que deseamos transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarán los campos de combinación (nombre, apellidos, cp, precio, importe, Provincia, Dirección, entre otros ), que son los marcadores donde se ubicará la información específica para cada uno de los destinatarios. Campos de combinación

2 Para realizar una combinación de correspondencia en office 2003 debemos seguir una serie de pasos a través de un asistente. En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, en Combinar correspondencia. Como hemos comentado entramos en un asistente que nos lleva a través de 6 pasos que vemos detallados en los siguientes apartados. En nuestro ejemplo ya hemos abierto la carta que veis en la imagen superior, y comenzamos la correspondencia con ese documento abierto (carta.doc). Seleccionar el tipo de documento En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas. Esto le permitirá enviar cartas a un grupo de personas y personalizar los resultados de la carta que cada persona recibe. Haga clic en Siguiente: Inicie el documento.

3 Seleccionar el documento inicial Haga clic en una de las opciones siguientes: Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el documento abierto. (En nuestro caso tenemos abierto el documento carta.doc y elegimos esa opción) Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinación de correspondencia listas para usar. Empezar a partir de un documento existente: abra un documento existente para utilizar como documento principal de combinación de correspondencia. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios. Seleccionar destinatarios Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar correspondencia, está indicándole a Word que utilice un conjunto concreto de información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos siguientes para asociar el documento principal al origen de datos. Método 1: utilizar un origen de datos Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos: 1 En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente. 2 En la sección Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar. (En nuestro ejemplo abrimos el fichero origendedatos.doc que tenemos preparado con una tabla de clientes para combinar) 3 En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que contenga la información variable que desee utilizar y haga clic en Abrir. Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la unidad de disco y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opción pertinente en la lista Todos los orígenes de datos. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Word muestra a continuación el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.

4 Haga clic en Aceptar para volver al documento principal. Guarde el documento principal. Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar. Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Siguiente: escriba la carta. Escribir la carta En este paso se configura el documento principal. 1 Escriba o agregue cualquier texto y gráficos que desee incluir en la carta. (En nuestro ejemplo no es necesario pues inicialmente ya hemos abierto una carta previamente diseñada: carta.doc), pero en este paso, antes de combinar, podemos incluir imágenes, cuadro de texto o cambiar el formato de nuestra carta si lo deseamos. Todos estos cambios se verán reflejados después en cada una de las cartas combinadas. 2 Agregue los códigos de campo (Campos de combinación) donde desee que la información variable aparezca. En el panel de tareas Combinar correspondencia tiene cuatro opciones: Bloque de direcciones: use esta opción para insertar una dirección con formato. Línea de saludo: use esta opción para insertar un saludo con formato. Franqueo electrónico: utilice esta opción para insertar franqueo electrónico. Más elementos: utilice esta opción para insertar campos de combinación individuales. Al hacer clic en Más elementos, el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación aparece. Nota: asegúrese de que el cursor está donde desea insertar la información del origen de datos antes de hacer clic en Más elementos. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, haga clic en el campo de combinación que desee usar y, a continuación, haga clic en Insertar. Nota: puede insertar todos los campos y, a continuación, volver y agregar espacios o signos de puntuación. O bien, puede insertar un campo cada vez, cerrar el cuadro de diálogo Insertar campos de combinación, agregar los espacios o signos puntuación que desee y, a continuación, repetir este paso con cada campo de la combinación adicional que desee insertar. También puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinación, igual que el texto normal. En nuestro ejemplo colocamos el cursor justo después de estimado Sr/a: y pulsamos Más elementos para insertar un campo de combinación de nuestro origen de datos, en este caso el campo

5 En nuestro ejemplo también insertamos un cuadro de texto en la parte superior izquierda del documento donde irá el nombre, dirección y CP, junto con la provincia, Málaga en este caso, aunque también podría ser una columna de nuestro origen de datos, y insertarlo igualmente como Campo de combinación. De esta manera conseguiríamos que apareciera la provincia personalizada para cada cliente. En nuestro ejemplo dejamos Málaga fijo y insertamos el resto de campos de combinación. Con lo cual ya tenemos nuestra carta modelo con los campos de combinación insertados, y nuestra combinación de correspondencia casi terminada. 3 Ya hemos terminado de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o en Guardar como en el menú Archivo. Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Siguiente : vista previa de las cartas. Obtener una vista previa de las cartas Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta por carta. También puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar cartas individuales. Podemos ir pulsando los botones siguiente y anterior para ir viendo como queda la carta personalizada para cada uno de los clientes que tenemos en nuestro origen de datos. Incluso podemos Buscar a un destinatario concreto, a través de la opción Buscar un destinatario, Excluir al destinatario de la combinación, pulsando el mismo botón o editar la lista de destinatarios. Al pulsar esta última opción nos aparece la ventana con la lista de destinatarios que veíamos en el paso 3, en el que seleccionamos los destinatarios (Origen de datos). Aquí también podríamos al igual que en el paso de Selección de destinatarios, filtrar nuestra lista de destinatarios, usando para ello los botones que existen en la cabecera de la lista de destinatarios.

6 En la lista de opciones que aparece podemos, como vemos en la pantalla anterior, elegir algún valor (29004,29009,etc,etc ), y por ejemplo, elegir los destinatarios cuyo código postal sea o hacer algún criterio más complejo, al pulsar la opción Avanzado, en la que podríamos indicar expresiones más complejas. En la siguiente pantalla verá usted como indicamos a Word que la lista se limite a los códigos postales mayores o iguales que y menores o iguales que De esa forma la lista de destinatarios queda reducida a 2 personas (Antonio y Eva), que cumplen ese criterio. Para continuar con el paso siguiente, haga clic en el panel de combinación de correspondencia en Siguiente: complete la combinación. Completar la combinación Este paso combina la información variable con la carta modelo. Puede generar el resultado de la combinación utilizando cualquiera de las opciones siguientes: Imprimir: seleccione esta opción para enviar directamente el documento combinado a la impresora. No podrá ver el documento en la pantalla.

7 Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de diálogo Combinar al imprimir aparece. En el cuadro de diálogo Combinar al imprimir, puede elegir qué registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de diálogo Imprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el documento de la combinación. Editar cartas individuales. seleccione esta opción para mostrar el documento combinado en la pantalla. Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de diálogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de Word nuevo. En ese momento podríamos guardar el documento combinado con todas nuestras cartas personalizadas. Para imprimir el archivo, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. ENLACES A INTERNET En los siguientes enlaces puedes ver la combinación de correspondencia en funcionamiento al igual que hicimos en clase. Combinar correspondencia en Office Combinar correspondencia en Office 2010 Nota: Si os fijáis la combinación en Office 2010 es prácticamente igual a la que se realiza en Office 2003, la única diferencia es que en el paso inicial en Office 2010 elegimos la pestaña Correspondencia. En ella pulsamos Iniciar combinación de correspondencia y elegimos Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia. El asistente que aparece en Office 2010 es igual que el que aparece en Office 2003.