FICHA DE PROCESO DC-CDR-03 rev. 0

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1 FICHA DE PROCESO DC-CDR-03 rev. 0 DEFINICION PROCESO: CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DEL SGC TIPO DE PROCESO: APOYO CODIFICACIÓN: FP-CDR-ap ENTRADAS: GESTOR DEL PROCESO: SALIDAS: Gerencia / Calidad - Sistema del SGC de la empresa OBJETIVO: Establecer la metodología a seguir para la Identificación, Preparación, Revisión, Aprobación, Modificación, Distribución, Control y Archivo de documentos, datos y registros implicados en el Sistema de Gestión de la Calidad. - Sistema del SGC / mejora continua RECURSOS DEL PROCESO: PERSONAL: EQUIPO /INSTALACIONES: OTROS: Personal de MecaPrecision. - Instalaciones de MecaPrecisión. Sistema del SGC de la empresa DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO: PROCEDIMIENTO: INSTRUCCIÓN: DOCUMENTO/ REGISTRO: ANEXO: -DC-CDR-01 Hoja de distribución documentos controlados -DC-CDR-02 Listado de PD-CDR-01 Procedimiento de control de la documentación y registros del SGC documentación en vigor y método de archivo - DC-CDR-03 Plantilla de Fichas de Proceso 1/2

2 FICHA DE PROCESO DC-CDR-03 rev. 0 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO Control Documentación y Registros del SGC MODIFICACION DOCUMENTACIÓN DEL SGC REVISIÓN DOCUMENTACIÓN NUEVO DOCUMENTO APROBAR SU REVISIÓN APROBAR SU REALIZACIÓN MODIFICAR INDICE REVISIÓN CODIFICAR Y REFERENCIAR RETIRAR DOCUMENTACIÓN OBSOLETA (INDICE ANTERIOR) ESTABLECER CRITERIO DE ARCHIVO -Tipo -Método -Responsable -Tiempo RETIRAR DOCUMENTACIÓN OBSOLETA (INDICE ANTERIOR) Realizado por: Xavier Casado Revisado por: Joan Casals DAR DE ALTA EN EL SGC INFORMAR AL PERSONAL AFECTADO Fecha: 03/06/13 Índice Revisión 0 2/2

3 HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS CONTROLADOS Ref. : DC-CDR-01 Hoja: de REFERENCIA REV. DESCRIPCIÓN PERSONA O EMPRESA FECHA Y FIRMA

4 MAPA DE PROCESOS DC-SGC-01 rev. 0 PROCESOS ESTRATÉGICOS: Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad Medición Satisfacción del Cliente Auditorías Internas Establecimiento y Despliegue de Políticas y Objetivos de Calidad CLIENTE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS GESTION DEL PEDIDO PROCESOS OPERACIONALES: COMPRAS RECEPCION FABRICACION DISTRIBUCION CLIENTE SATISFACCION Medición y Seguimiento Proceso/Producto Acciones Correctoras/Pr eventivas PROCESOS DE APOYO: Formación Mejora continua Comunicación Mantenimiento Control de los equipos de inspección y medición Selección de proveedores Estados de inspección y ensayo Identificación y trazabilidad Control del producto no conforme Control de la documentación, datos y registros del S.G.C. PDF de la Universidad de Granada sobre lo que es un Mapa de Procesos.

5 NºDOC.: AN-ORG-01 ORGANIGRAMA EMPRESA REV.: 0 Fecha: 28/05/13 GERENCIA PRODUCCION ADMINISTRACIÓN CALIDAD ALMACEN/LOGÍSTICA JEFE DE AREA A JEFE DE AREA B COMPRAS/VENTAS Realizado por: Xavier Casado Aprobado por: Joan Casals

6 FICHA DE PROCESO DC-CDR-03 rev. 0 DEFINICION PROCESO: CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DEL SGC TIPO DE PROCESO: APOYO CODIFICACIÓN: FP-CDR-ap ENTRADAS: GESTOR DEL PROCESO: SALIDAS: Gerencia / Calidad OBJETIVO: RECURSOS DEL PROCESO: PERSONAL: EQUIPO /INSTALACIONES: OTROS: DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO: PROCEDIMIENTO: INSTRUCCIÓN: DOCUMENTO/ REGISTRO: ANEXO: 1/2

7 FICHA DE PROCESO DC-CDR-03 rev. 0 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO Realizado por: Xavier Casado Revisado por: Joan Casals Fecha: 03/06/13 Índice Revisión 0 2/2

8 PROCEDIMIENTO: CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD Ref. : PD-CDR-01 Pág. 1 de 6 Fecha : 03/06/13 1.-Objeto En este procedimiento se establece la metodología a seguir para la aprobación, revisión, identificación, modificación, distribución y control de la documentación 1 que genera el Sistema General de Calidad (SGC) de la empresa. 2.- Alcance El presente procedimiento afecta a toda la documentación y registros tanto interno como externos que afecten al desarrollo y funcionamiento del SGC. 3.- Referencias El presente procedimiento hace referencia al proceso Control de la Documentación y Registros de Calidad ( FP-CDR-ap ) del capítulo 4.2 Requisitos de la documentación presente en el manual de gestión de la Calidad de la empresa. 4.- Responsabilidades Gerencia es responsable del desarrollo y supervisión de la correcta aplicación de este procedimiento, asegurando el adecuado control, distribución y mantenimiento de la documentación del SGC. El resto de personal o departamentos es responsable del correcto uso de la documentación y de comunicar cualquier incidencia o modificación que crean oportuna. 5.- Desarrollo Edición, revisión y aprobación, control del manual de Calidad y documentación del SGC: El manual de Calidad es preparado (bajo asesoría externa) y, revisado y aprobado por Gerencia. Cualquier modificación posterior sigue los mismos criterios. El control y archivo del manual recae en Gerencia, éste se mantiene en una carpeta informática llamada Sistema Gestión Calidad MecaPrecisión en el ordenador de copias de seguridad. En la red del sistema aparecerá el manual en pdf (evitando cualquier modificación no autorizada ). SERVIDOR /Sistema Gestión Calidad MecaPrecisión BASE DE DATOS Copia de seguridad CLIENTES En formato.pdf 1 Control de la documentación según ISO con un pequeño ejemplo.

9 PROCEDIMIENTO: CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD Ref. : PD-CDR-01 Pág. 2 de 6 Fecha : 03/06/13 La distribución física (interna y/o externa) del Manual es realizada mediante acuse de recibo de entrega por parte del destinatario (DC-CDR-01) y sello identificativo de copia: MecaPrecisión ES COPIA Entregado a: Fecha Observaciones: En el caso de distribución en soporte informático se suministrará en formato pdf, valiendo como acuse de recibo la confirmación de recepción. El resto de documentación generada por el SGC (fichas de procesos, procedimiento, anexos, instrucciones, documentos/registros, sigue el mismo procedimiento descrito solo que están guardados y controlados en carpetas con el mismo nombre del tipo de documento. Modificación documentos/ tratamiento de obsoletos: La modificación de documentación del SGC solo puede ser realizada y autorizada por Gerencia, ya sea por iniciativa propia o por la petición del personal o departamento afectado, o por razones externas exigidas por la Norma aplicada. La aprobación (tanto si es nuevo o es una revisión) sigue los mismos pasos detallados en este procedimiento. La documentación obsoleta es retirada y destruida de inmediato y conservándose una copia informática dentro de la carpeta Sistema de Gestión de MecaPrecisión en la subcarpeta llamada documentación obsoleta. SERVIDOR /Sistema Gestión Calidad MecaPrecisión /DOCUMENTACION OBSOLETA CARPETAS

10 PROCEDIMIENTO: CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD Ref. : PD-CDR-01 Pág. 3 de 6 Fecha : 03/06/13 En el caso de documentación de origen externo (normas, certificados sanitarios, auditorías externas ) se destruirá cualquier copia quedando identificada la original obsoleta identificada mediante el siguiente sello: DOCUMENTO OBSOLETO Sustituido por: Fecha Observaciones: y archivada físicamente en la carpeta de documentación obsoleta. Identificación de los distintos documentos y registros que forman el SGC: Procesos : FORMA DEFINICIÓN: Definición del proceso Tipo de proceso: apoyo ap estratégico es operacional op Codificación: EJEMPLO: Auditoría interna de calidad apoyo FP-AIC-ap FP(Ficha Proceso) XXX( siglas de las palabras principales de definición del proceso) xx(abreviatura del tipo de proceso) Revisión: 0

11 PROCEDIMIENTO: CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD Ref. : PD-CDR-01 Pág. 4 de 6 Fecha : 03/06/13 Procedimientos: FORMA DEFINICIÓN: Título del procedimiento Código : EJEMPLO: Procedimiento Control documentación y registros de Calidad PD-CDR-01 PD( procedimiento) XXX( 3 letras referentes al proceso que complementa) XX(número correlativo) Nº revisión 0 Anexos: FORMA DEFINICIÓN: Título del anexo Código : EJEMPLO: Anexo diagrama de flujo Proceso de mantenimiento AN-MAN-01 AN( anexo) XXX( 3 letras referentes al proceso que complementa) XX(número correlativo) Nº revisión 0 Instrucciones: FORMA DEFINICIÓN: Título de la instrucción Código: EJEMPLO: Instrucción recepción y verificación del producto IN-CVP-01 instrucción XXX( 3 letras referentes al proceso que complementa) XX(número correlativo ) Nº revisión 0

12 PROCEDIMIENTO: CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD Ref. : PD-CDR-01 Pág. 5 de 6 Fecha : 03/06/13 Documentos: FORMA DEFINICIÓN: Título del documento Código : EJEMPLO: Aviso de auditoria interna DC-AIC-03 DC( documento) XXX( 3 letras referentes al proceso que complementa XX(número correlativo) Nº revisión 0 En el caso de generar un procedimiento, anexo, instrucción o documento no asociado directamente a un proceso, su identificación sería igual excepto las 3 letras de referencia al proceso serían sustituidas por el SGC ( Sistema Gestión de la Calidad ) nº correlativo asociado. Ejemplo: Documento comunicado interno----- codificación DC-SGC-02 Control de revisiones y archivo de documentación y registros del SGC: Se mantiene un registro de toda la documentación (tanto interna como externa) del SGC, en formato listado en el que se tiene al día el índice de revisiones, su método de archivo. (DC- CDR-02). En el Registro de revisiones documentación del SGC DC-CDR-02 se mantiene un historial de revisiones y el motivo de los cambios creados. Se establece la realización de copias de seguridad que permiten evitar la pérdida de datos e información que genera el SGC.

13 PROCEDIMIENTO: CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD Ref. : PD-CDR-01 Pág. 6 de 6 Fecha : 03/06/ Anexos : Hoja de distribución de documentos controlados DC-CDR-01 Plantilla de ficha de procesos DC-CDR-03 Registro de revisiones documentación del SGC DC-CDR-02 Realizado: Revisado: Nombre Sr.Xavier Casado Sr. Joan Casals Firma Fecha 03/06/13 03/06/13