MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN DE LAS FINANZAS PÚBLICAS DIRECCIÓN NACIONAL DE CENTRO DE SERVICIOS

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. PROPÓSITO Establecer directrices claras de acción en caso de pérdida, robo, hurto, daño, devolución o por cualquier causa semejante del Lector Biométrico y/o Dongle de las instituciones del sector público no financiero del Ecuador que utilicen y estén registradas en el servicio de pagos biométricos. 2. ALCANCE El presente procedimiento se aplicará a las instituciones del sector público no financiero del Ecuador usuarias exclusivas del sistema de Gestión Financiera del Ministerio de Finanzas esigef y que estén registradas en el servicio de pagos biométricos. 3. OBJETIVO Establecer directrices adecuadas que deberán ejecutarse en los casos de pérdida, robo, hurto o daño o por cualquier causa semejante del Lector Biométrico y/o Dongle o sus componentes, a las Instituciones del sector público no financiero del Ecuador que utilicen y estén registradas en el servicio de pagos biométricos, desde la identificación del procedimiento a aplicarse, hasta la vinculación del nuevo Lector Biométrico y/o Dongle y el computador, para dar así cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. PROCEDIMIENTO EN CASO DE PÉRDIDA, ROBO, HURTO, CAUSA SEMEJANTE DEL LECTOR BIOMÉTRICO Y/O DONGLE DAÑO O POR CUALQUIER Conforme lo dispone el Acuerdo Ministerial No 193 publicado en el Registro Oficial No. 767 de 15 de agosto de 2012, en su artículo 3 manifiesta que para el uso del Sistema de Autenticación Biométrica, el Ministerio de Finanzas entregará en comodato a la Entidad o Institución, el correspondiente Kit Biométrico para la aplicación del Sistema, mismos que son de carácter intransferible, y su buen uso es de responsabilidad absoluta de la Institución y del usuario que esta designe. El Kit Biométrico permitirá autorizar pagos mediante huella dactilar, único mecanismo de pago, entrando en vigencia desde el 17 de julio de 2012.

2 Página 2 de 6 1. CAPÍTULO I 1.1. DE LOS CONTRATOS Y SU CUSTODIA La Dirección de Certificación y Documentación del Ministerio de Finanzas será la encargada del archivo y custodia del ejemplar del contrato de comodato correspondiente al Ministerio de Finanzas y de todos los documentos habilitantes que la institución comodataria adjunte y remitirá copias certificadas a la Dirección de Logística Institucional y a la Dirección Nacional de Centro de Servicios del Ministerio de Finanzas La documentación que deberá estar anexa como habilitante al contrato de comodato será: a. Copia del nombramiento o acción de personal de la Máxima Autoridad, debidamente certificada por la entidad solicitante, con un sello fiel copia del original ; b. Copia de la acción de personal o nombramiento del funcionario enrolado, debidamente certificada por la entidad solicitante, con un sello fiel copia del original ; c. Original del Oficio de delegación con el encabezado solicitado por el Ministerio de Finanzas RG-SI-CS-GSI 39, anexo 1; d. Dos originales del Formulario de información con el encabezado solicitado por el Ministerio de Finanzas RG-SI-CS-GSI 42, anexo 4; e. Original del Acta Entrega Recepción con el encabezado solicitado por el Ministerio de Finanzas RG-SI-CS-GSI 43, anexo 5. Nota: Todos estos documentos los puede encontrar en la página 1 Enrolamiento.- Es la acción mediante la cual se relacionan los patrones biométricos (huella dactilar y/o captura fotográfica de rostro) al número de identificación (cédula de identidad) del usuario.

3 Página 3 de DE LA FIRMA DE UN NUEVO CONTRATO DE COMODATO POR LA PÉRDIDA, ROBO O DAÑO DEL KIT BIOMÉTRICO Y SU CUSTODIA Conforme lo dispone el literal c) del Art. 3 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Publico, es obligación de la Máxima Autoridad de cada entidad u organismo comodatario c) identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de sus funciones/. El responsable de la ejecución de transacciones de autorizaciones de pago de cada Institución del Sector Público, será el custodio y deberá velar por la seguridad y uso adecuado del Lector Biométrico y/o Dongle DE LA NOTIFICACIÓN EN CASO DE PÉRDIDA, ROBO O HURTO DEL LECTOR BIOMÉTRICO Y/O DONGLE En caso de pérdida, robo o hurto del Lector Biométrico y/o Dongle, el servidor encargado de la custodia comunicará inmediatamente por escrito este hecho al Guardalmacén de Bienes o a quien haga sus veces, al Jefe inmediato y a la Máxima Autoridad de la Institución comodataria con todos los pormenores que fueren del caso, dentro de los dos días hábiles siguientes al del conocimiento del hecho Una vez conocido el hecho la Máxima Autoridad de la Institución comodataria o su delegado enviará un Oficio dirigido a la Subsecretaría de Innovación de las Finanzas Públicas del Ministerio de Finanzas, en un plazo no mayor de dos días hábiles posteriores al conocimiento del hecho solicitando se Inhabilite el Kit Biométrico De acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 86 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Publico, la Máxima Autoridad de la Institución comodataria o su delegado deberá presentar la respectiva denuncia únicamente ante el Agente Fiscal competente Una vez realizada la denuncia, la Máxima Autoridad de la Institución comodataria o su delegado deberá remitir al Responsable del Centro Nacional de Servicios una copia de la denuncia, la cual deberá ser anexada al expediente de la Institución Comodataria, con lo cual se anulará la vigencia del contrato de comodato existente.

4 Página 4 de Con la copia de la denuncia el Responsable del Centro Nacional de Servicios deberá emitir un informe con la especificación de los valores a pagar por concepto de reposición DE LA NOTIFICACIÓN EN CASO DE DAÑO DEL LECTOR BIOMÉTRICO Y/O DONGLE En caso de daño (no incluye daño de fábrica), del Lector Biométrico y/o Dongle, el servidor encargado de su custodia comunicará por escrito dentro de las 24 horas hábiles siguientes a la verificación del daño este hecho, al Guardalmacén de Bienes o a quien haga sus veces, al Jefe inmediato y a la Máxima Autoridad de la institución comodataria La Máxima Autoridad de la Institución comodataria, o su delegado, deberá remitir a la Subsecretaría de Innovación de las Finanzas Públicas del Ministerio de Finanzas un informe o justificativo emitido por un técnico de la Entidad comodataria en el que conste la razón del daño del dispositivo. Esté informe deberá ser confirmado y avalizado por el Responsable de la Dirección Nacional de Centro de Servicios del Ministerio de Finanzas a través de sus herramientas tecnológicas. Solo con su aprobación, la Institución comodataria, iniciará la gestión de reposición y pago del mismo El Responsable de la Dirección Nacional de Centro de Servicios del Ministerio de Finanzas, deberá emitir un informe de confirmación del daño del Kit completo o sus partes con una especificación de los valores a pagar por concepto de reposición DEL PAGO EN CASO DE PÉRDIDA, ROBO, HURTO, DAÑO O POR CUALQUIER CAUSA SEMEJANTE DEL LECTOR BIOMÉTRICO Y/O DONGLE Con la confirmación de los valores por concepto de reposición emitida por el Responsable de la Dirección Nacional de Centro de Servicios del Ministerio de Finanzas, la institución comodataria deberá depositar en la cuenta No , sub línea del Banco de Guayaquil, Cuenta Corriente a nombre del Ministerio de Finanzas, los valores correspondientes La Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas, procederá a efectuar el registro contable ingresando en la cuenta corriente del Banco de Guayaquil y posterior débito para acreditar en la Cuenta Corriente Única.

5 Página 5 de Conforme lo dispuesto en el Art. 92 del Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público, la reposición deberá realizarse al precio del mercado para lo cual la Dirección de Logística Institucional del Ministerio de Finanzas lo determinará mediante revisión trimestral con el proveedor y comunicará mediante Memorando interno al Responsable de la Dirección Nacional de Centro de Servicios del Ministerio de Finanzas para su posterior publicación en la página web de la Institución Una vez que la Institución proceda a realizar el depósito correspondiente, el Ministerio de Finanzas, procederá a la terminación del contrato y la Dirección de Logística, previo informe de la Dirección Financiera, procederá a darlo de baja de los inventarios de la Institución DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL NUEVO LECTOR BIOMÉTRICO Y/O DONGLE En caso de pérdida, robo, hurto o daño del Lector Biométrico y/o Dongle la Institución Comodataria, deberá remitir en el plazo de 8 días posteriores a la notificación por parte del Responsable de la Dirección Nacional de Centro de Servicios del Ministerio de Finanzas, una solicitud en la cual se especificará el bien a reponerse y se anexarán los siguientes documentos: a. El acta entrega- recepción del primer Kit Biométrico entregado a la Institución Comodataria, debidamente firmado, o una copia certificada por La Dirección de Certificación y Documentación del Ministerio de Finanzas donde reposa el archivo de lo gestionado. b. Contrato de comodato original entregado a la institución o una copia certificada por La Dirección de Certificación y Documentación donde reposa el archivo de lo gestionado. c. Original y copia del oficio emitido por la Máxima Autoridad de la institución comodataria hacia la Subsecretaria de Innovación de las Finanzas Públicas del Ministerio de Finanzas, solicitando la inhabilitación del Kit biométrico. d. Original y copia de la respectiva denuncia presentada ante el agente fiscal competente. e. Documento con el respectivo sello de recibido por parte de Contraloría General de la Nación en el que se ponga al tanto de lo sucedido. f. Copia del informe técnico (En caso de Daño).

6 Página 6 de 6 g. Original y copia a color del comprobante de pago por los valores correspondientes (refiérase al numeral 1.5 del presente procedimiento), de requerirlo traer una copia adicional para el respectivo recibido por parte del Ministerio de Finanzas Con todos los documentos señalados en el numeral precedente, el Ministerio de Finanzas y la Institución Comodataria procederán a la firma de un nuevo contrato de comodato, en dos ejemplares uno para cada institución, para lo cual el solicitante deberá adjuntar: a. Dos originales de un nuevo contrato de comodato, impreso a doble carilla, y firmado con esferográfico de color azul, recuerde utilizar el encabezado solicitado por el Ministerio de Finanzas RG-SI-CS-GSI41, anexo 3. b. Dos originales de una nueva acta entrega recepción con el encabezado solicitado por el Ministerio de Finanzas RG-SI-CS-GSI43, anexo 5. c. Documento habilitante mediante el cual la persona que suscribe el contrato de comodato está habilitado para firmarlo Cumplidos los requisitos enunciados en los numerales y 1.6.2, de este procedimiento, el Responsable de la Dirección Nacional de Centro de Servicios del Ministerio de Finanzas, procederá a la entrega del nuevo Lector Biométrico y/o Dongle a la institución comodataria solicitante DEL PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DEL KIT BIOMÉTRICO En el caso de que la entidad comodataria requiera devolver el kit biométrico por cierre de entidad, absorción o fusión de entidad, o por cualquier causa semejante, es necesario presentar los siguientes documentos. a) Oficio dirigido al Subsecretario de Innovación de las Finanzas públicas informando el motivo de devolución, en este oficio debe constar todos códigos de los stickers tanto del Lector biométrico como del Dongle. b) Original del Acta Entrega Recepción. c) Original del Contrato de Comodato. d) Traer el Kit personalmente.