Sistema de Contabilidad MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE CONTABILIDAD

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE CONTABILIDAD 1

2 1 Objetivo del documento 1.1 Objetivos 1.2 Alcance INDICE 2 Bases para el manual de usuario 2.1 Descripción general del sistema 2.2 Objetivos del sistema 3 Descripción de las funcionalidades 3.1 Ingreso al Sistema 3.2 Estructura del menú o Cabecera del sistema 3.3 Archivos Instituciones Periodos contables Cuentas contables Asientos contables 3.4 Procesos Transferencias Calcula saldos del mes 3.5 Reportes Balance de comprobación Balance de situación Libro Diario Libro Mayor Libro Caja Banco Reporte Tipo Asiento Cuentas contables Consultas Reportes de validación Consulta de saldos 2

3 Consulta de Cuenta Contable Consulta por tipo de documento Reporte resumido por documento 3

4 1 OBJETIVO DEL DOCUMENTO 1.1 Objetivos El objetivo de este documento, es el de orientar al usuario de la Unidad de contabilidad en el uso del, como también de guía y ayuda. 1.2 Alcance El presente manual está dirigido para los trabajadores de la municipalidad involucrados en el proceso contable, que necesiten usar el Sistema de Contabilidad. El contenido del presente manual está formado por el detalle de la utilización de todas las funcionalidades con las cuales cuenta el Sistema de Contabilidad. 2 BASES PARA EL MANUAL DEL USUARIO 2.1 Descripción General del Sistema El está diseñado para ser utilizado por los encargados ó responsables de registrar y controlar todas las operaciones contables, financieras y administrativas, con el objetivo de generar la información requerida por los usuarios internos(regidores, Alcaldía, Dirección Municipal, Oficinas de la Municipalidad, etc), Organismos de control(contraloría General de la República, Contaduría Pública de la Nación, Municipalidad de Lima Metropolitana, etc) y cualquier otra institución que lo requiera de acuerdo a la normatividad vigente. 4

5 2.2 Objetivos del Sistema o Facilitar el registro, procesamiento, consultas y reportes para lograr que el área contable se comporte más como área receptora que como generadora de información reduciendo ó eliminando el trabajo excesivo o cuellos de botella en el registro, proceso y emisión de la información. o Que la función del área contable sea de revisar y consolidar, la información del movimiento económico y financiero de la empresa que es generada desde las áreas emisoras de información, como Logística, Almacén y Tesorería. o Que el usuario, dependiendo de la familiaridad que tenga con la información que maneja, pueda decidir si desea generar dicha información contable en forma detallada ó resumida. o Brindar un sistema de información configurado por parámetros y archivos de datos maestros, tratando en la medida de lo posible que los usuarios sean autosuficientes. o Que el usuario pueda efectuar su trabajo de análisis en un ambiente de mayor comodidad para él, pudiendo exportar ó importar información a otras aplicaciones de fácil manejo por él, como hojas de cálculo. 5

6 3 DESCRIPCION DE LAS FUNCIONALIDADES 3.1 Ingreso al Sistema Paso1.- Solicite la instalación del a la Dirección de Informática. SIGAM Paso2.- Presione doble [CLICK], sobre el icono del SIGAM 6

7 Paso3.- Ingrese sus datos que le identifican en el sistema, los cuales deberán de ser solicitados a la Dirección de Informática. Usuario: Es el nombre de máximo diez caracteres. Clave: Es la Contraseña Secreta o Password. La Contraseña es propiedad del Usuario y sólo él debe conocerla y cambiarla las veces que considere necesarias. Paso4.- Presione [ENTER] 7

8 Si el acceso es exitoso, se mostrará el Sistema Integrado de Gestión Municipal. Sistema de Contabilidad Paso5.- Presione [CLICK], sobre el icono del 8

9 Finalmente se tiene la primera pantalla del. 9

10 3.2 Estructura del menú o Cabecera del sistema o o o o Instituciones Periodos contables Cuentas contables Asientos contables o o Transferencias Calcula saldos del mes o o o o o o o o o o o o o Balance de Comprobación Balance de situación Libro Diario Libro Mayor Libro Caja Banco Reporte Tipo Asiento Cuentas Contables Consultas Reportes de validación Consulta de saldos Consulta de Cta Ctb Consulta por tipo de documento Reporte resumido por documento 10

11 3.3 ARCHIVOS Mantenimiento de Instituciones Desde este ambiente Ud. Podrá: o Añadir un registro de una nueva institución o Modificar las instituciones registradas Entrada de búsqueda Institución registrada Nuevo asiento Salir Grabar Datos Institución activa Añadir un registro de una nueva institución.- Paso1 Presione [CLICK], en el botón [Nuevo asiento] Paso2 Ingreso los siguientes datos de la institución: o Nombre de la Institución o Número de RUC de la Institución 11

12 o Dirección de la Institución Paso3 Presione [CLICK], en el botón [Grabar] Luego de realizar el paso 3, saldrá el siguiente aviso: Modificar una institución registrada.- Paso1 Presione [CLICK], en la institución que desea modificar Paso2 Modifique los datos necesarios de la institución: o Nombre de la Institución o Número de RUC de la Institución o Dirección de la Institución Paso3 Presione [CLICK], en el botón [Grabar] Luego de realizar el paso 3, saldrá el siguiente aviso: Buscar una institución registrada.- Paso1 Presione [CLICK], en la [Entrada de búsqueda] Paso2 Ingrese la institución que desee buscar Paso3 Presione [ENTER] 12

13 3.3.2 Mantenimiento de Periodos Desde este ambiente Ud. Podrá: o Añadir un registro de un periodo nuevo o Modificar los periodos registrados Periodos registrados Nuevo periodo Salir Grabar -Cerrado -Abierto -SI -NO Datos del periodo activo Añadir un registro de un nuevo periodo.- Paso1 Presione [CLICK], en el botón [Nuevo periodo] Paso2 Ingrese los siguientes datos del periodo: o Código de la institución o Año del nuevo periodo 13

14 o Mes del nuevo periodo o Presione [CLICK], en [Abierto] o Presione [CLICK], en [No] o Descripción opcional del periodo Paso3 Presione [CLICK], en el botón [Grabar] Luego de realizar el paso 3, saldrá el siguiente aviso: Modificar un periodo registrado.- Paso1 Presione [CLICK], en el periodo que desea modificar Paso2 Modifique los datos necesarios del periodo: o Código de la institución o Año del nuevo periodo o Mes del nuevo periodo o Presione [CLICK], en [Abierto] o Presione [CLICK], en [No] o Descripción opcional del periodo Paso3 Presione [CLICK], en el botón [Grabar] Luego de realizar el paso 3, saldrá el siguiente aviso: 14

15 3.3.3 Mantenimiento de Cuentas Contables En esta opción Ud. Podrá: ο Añadir un registro de una nueva Cuenta Contable ο Modificar Cuentas contables registradas ο Eliminar Cuentas Contables Modificar Eliminar Grabar Deshacer cambios Visualización del Plan de Cuentas Nuevo registro Salir Información sobre la Cuenta Contable seleccionada 15

16 Añadir un registro de una nueva Cuenta Contable.- Paso1 Presione [CLICK], en el botón [Nuevo], a continuación aparecerá el siguiente mensaje: Paso2 Ingreso los siguientes datos de la Cuenta Contable: o Número de Cuenta o Descripción de la Cuenta Contable o La Clase y Nivel de La Cta. Contable serán asignados automáticamente. Paso3 Presione [CLICK], en el botón [Grabar] Luego de realizar el paso 3, saldrá el siguiente aviso: Si confirma la grabación de los datos, saldrá el siguiente aviso: En caso la Cuenta Contable no tenga Cuenta padre, aparecerá el siguiente mensaje 16

17 Modificar Cuentas contables registradas.- Paso1 Presione [CLICK], seleccionando del Treeview (árbol) la Cuenta Contable que desea modificar, a continuación aparecerá el siguiente mensaje: Paso2 Modifique los datos necesarios de la Cuenta Contable: o Descripción de la Cuenta Contable. o Clase Paso3 Presione [CLICK], en el botón [Grabar] Luego de realizar el paso 3, saldrá el siguiente mensaje: 17

18 Eliminar Cuentas Contables.- Paso1 Presione [CLICK], seleccionando del Treeview (árbol) la Cuenta Contable que desea eliminar: Luego de realizar el paso 1, saldrá el siguiente mensaje: 18

19 3.3.4 Asientos Contables Desde este modulo el usuario podrá : Registro de Nuevo Asiento Modificar el asiento contable Anular el Asiento contable Mostrar el detalle del documento de la orden de compra y servicio Muestra los número de asientos del periodo contable Registro de Nuevo Asiento Detalle del documento de la o/c y o/s Los asientos del mes o periodo contable. Año Contable Mes Contable Boton para cambio de mes Salir Modificación del Asiento contable Anulación del Asiento. 19

20 REGISTRO DEL NUEVO ASIENTO CONTABLE Presione un click en el botón Registro de Nuevo Asiento y nos mostrara : Modifica Adiciona Elimina Graba Cancela Paso 1.-Seleccionar el Tipo de documento haciendo un Click me mostrara los documentos del asiento, ingresar la fecha del documento, el número de documento, la descripción o glosa del documento. Paso 2.- Presione un Clic en el botón [Adiciona] 20

21 Paso 3.- Se ingresa la glosa, el numero de documento, el tipo de documento, el numero de cuenta contable, el importe en el debe o el haber. Cta. Contable Graba Cancela Paso 4.- Una vez ingresado los datos se procede a grabar el asiento contable, presionando un click en [Graba] o cancelando la operación con un click en [Cancela]. 21

22 Paso 5.- Se confirma la operación con un clic en [Si] o se cancela con un clic en [No] MODIFICAR EL REGISTRO DEL ASIENTO CONTABLE Paso 1.- Presione un [ click ] en el botón Modificar Registro de Asiento. Modificación del Asiento contable 22

23 Paso 2.- Se modifica el tipo de documento, la fecha del documento, el numero de documento, la descripción o glosa del documento. Paso 3.- Se presiona un [ Click ] en el botón modificar. Eliminar Modificar Si el documento ha sido verificado, presiona un Clic en Revisado 23

24 Paso 4.- Nos muestra la siguiente pantalla Graba Cancela Paso 5.- Modificar la glosa, el tipo de documento, el número de cuenta contable, el importe debe o haber. Paso 6.- Presionar [ Click ] en el botón [ Grabar ] si deseamos Modificar los datos o presionar [ Click ] en el botón [ Cancelar ] si deseamos cancelar los datos ingresados. 24

25 ANULACION DEL ASIENTO CONTABLE Paso 1.- Se selecciona el asiento que deseo anular Paso 2.- Presionar [ Click ] en el botón anulación de asiento Paso 3.- Nos sale un mensaje si deseamos confirmar presionamos el botón [ Si ] o si deseamos cancelar la operación presionamos clic en el botón [ No ]. Anulación de Asiento 25

26 MUESTRA DETALLE DE LA ORDEN DE COMPRA O SERVICIO Detalle del documento de la o/c y o/s Visualizar el Detalle de la Orden de Servicio.- Paso 1.- Selecciona el documento de la Orden de Servicio Paso 2.- Presionar [ Click ] en el botón de detalle del documento Paso 3.- Nos mostrara la siguiente pantalla 26

27 Visualizar el Detalle de la Orden de Compra.- Paso 1.- Selecciona el documento de la Orden de Compra Paso 2.- Presionar [ Click ] en el botón de detalle del documento Paso 3.- Nos mostrara la siguiente pantalla 27

28 MUESTRA LOS NúMEROS DE LOS ASIENTOS DEL PERIODO CONTABLE. Los asientos del mes o periodo contable. Paso 1.- Presionar [ Click ] en el botón de Los Asientos Paso 2.- Nos mostrara los números de asientos del mes contable Modificar Salir 28

29 Paso 3.- Si deseamos cambiar el número de asiento presiona click en botón [ Modificar ] y nos mostrara lo siguiente : Grabar cancelar Paso 4.- Digitar el nuevo número de asiento en el campo Nº de asiento. Paso 5.- Presionar click el botón [ Grabar ] si deaseamos grabar los datos y cancelar en el botón [ Cancelar ] 29

30 3.4 PROCESOS Transferencias Esta opción permite realizar transferencias desde los diferentes sistemas administrativos en forma de asientos contables. Seleccione la Opción de Transferencias de la opción del menú de Procesos. Transferencias Las transferencias que se puedes realizar son las siguientes: ο Ingresos ο A SICON: Desde este ambiente Ud. Podrá, realizar la transferencia de la información del sistema al sistema proporcionado por la Contaduría General de la Nación(SICON), para generar la información requerida. 30

31 Conformidad Salir Realizar Transferencia.- Paso1 Seleccionar Tipo de Transferencia Paso2 Seleccionar Rango de Fechas para realizar la transferencia, eligiendo Fecha inicio y Fecha Fin Paso 3 Ingresar la descripción de la Transferencia. Paso 4 Presione [CLICK], en el botón [OK], luego aparecerá el siguiente mensaje: 31

32 Aceptada la operación se realizará el proceso de Transferencia según el tipo elegido CALCULA SALDO DEL MES Este proceso nos permite actualizar los saldos del Mes y año del proceso contable, después que se realizó cualquier modificación en los asientos contables. Paso 1.- Presionar [ Click ] en el Año contable Paso 2.- Presionar [ Click ] en el Mes contable Realiza el proceso de actualización Salir Paso 3.- Presionar [ Click ] en el botón de proceso de actualización y comenzara el proceso. 32

33 3.5 REPORTES REPORTE DE BALANCE DE COMPROBACION. El balance de comprobación, permite analizar los movimientos de los cargos y abonos del periodo contable a 4 niveles de las cuentas contables. También el saldo del mes anterior de cada una de las cuentas Paso 1.- Presionar Click en Reportes del Menú de Opciones Paso 2.- Luego Aparece un Menú y damos un Click en el Balance de Comprobación y nos mostrara la Siguiente pantalla : Visulisar por Pantalla Impresor Sali 1.- Presionar [ Click ] en los Niveles, elegir el nivel que desea visualizar. 2.- Presionar [ Click ] en el Año Contable y Mes contable que desea visualizar 3.- Digitar el Rango de Asientos que desea visualizar (Opcional) Presionamos el Botón Visualizar y nos mostrara ; 33

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35 3.5.2 REPORTE DE BALANCE DE SITUACION. Muestra al primer nivel los resultados de la gestión durante el periodo o mes contable, es decir los movimientos del periodo, los activos y pasivos del inventario, resultado por naturaleza y por función y las transferencias. Presionar [ Click ] en Reportes del Menú de Opciones Luego Aparece un Menú y damos un Click en el Balance de Situación Nos mostrara la Siguiente pantalla : Visualizar por Pantalla Salir Impresora 1. Presionar [ Click ] en el Año Contable 2. Presionar [ Click ] en el Mes Contable En la parte Inferior elegimos la opción que deseamos : Visualizar por Pantalla 35

36 Imprimir Salir LIBRO DIARIO. Esta opción que corresponde a la generación del Libro Diario utilizando como parámetros de ingreso el mes contable y año. Este proceso se realiza después del cierre mensual Se puede visualizar en dos formas el Libro Diario: Vista preliminar o Impresión Mes Contable Formato de impresión Formato Antiguo: Detallado o Resumido Año Vista Preliminar Imprimir Salir Paso1 Seleccionar Mes Contable y Año de generación del Libro Diario. Paso2 Seleccionar Formatos de impresión del Libro Diario, El formato anyiguo habilita las opciones Detallado y Resumido. Paso 3 Presione [CLICK], en el botón [Vista Preliminar], para visualizar el Libro Diario generado. Presione [CLICK], en el botón [Imprimir], para imprimir el Libro Diario generado. 36

37 El libro Diario se mostrará de la siguiente manera: 37

38 3.5.4 LIBRO MAYOR Esta opción que corresponde a la generación del Libro Mayor utilizando como parámetros de ingreso el mes contable y año. Se puede visualizar en dos formas el Libro Mayor: Vista preliminar o Impresión Mes Contable Año Vista Preliminar Imprimir Salir 38

39 Paso1 Seleccionar Mes Contable y Año de generación del Libro Mayor. Paso2 Presione [CLICK], en el botón [Vista Preliminar], para visualizar el Libro Mayor generado. Presione [CLICK], en el botón [Imprimir], para imprimir el Libro Mayor generado. El Libro Mayor se mostrará de la siguiente manera: 39

40 3.5.5 Libro Caja Banco Mediante esta opción se genera el Libro Caja Banco, el cual contiene los asientos especificados por la Unidad de Contabilidad. Mes Contable Salir Año Vista Preliminar Imprimir Paso1 Seleccionar Mes Contable y Año de generación del Libro Caja- Banco. Paso 2 Presione [CLICK], en el botón [Vista Preliminar], para visualizar el Libro Caja-Banco generado. Presione [CLICK], en el botón [Imprimir], para imprimir el Libro Caja-Banco generado. El Libro Caja-Banco se mostrará de la siguiente manera: 40

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42 3.5.6 Reporte Tipo Asiento Esta opción corresponde a la generación de los reportes que dan sustento a los asientos contables, utilizando como parámetros de ingreso el tipo de asiento, el mes contable y año. Este proceso se realiza después del cierre mensual. Tipo Aisento Salir Mes Contable Año Vista Preliminar Imprimir Paso1 Seleccionar Mes Contable y Año de generación del reporte. Paso2 Seleccionar el Tipo Asiento Paso 3 Presione [CLICK], en el botón [Vista Preliminar], para visualizar el reporte generado. Presione [CLICK], en el botón [Imprimir], para imprimir el reporte generado. El Reporte Tipo-Asiento se mostrará de la siguiente manera: 42

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44 3.5.7 Reporte de las cuentas contables Desde este ambiente Ud. Podrá, emitir un reporte de las cuentas contables ingresadas previamente en el mantenimiento de cuentas contables. Visualizar Salir Imprimir 44

45 Reporte de las cuentas contables visualización.- Paso1 Presione [CLICK], en [Visualizar] Imprimir Salir Paso2 Presione [CLICK], en [Imprimir] si desea imprimir o en [Salir] si desea finalizar la visualización. 45

46 Reporte de las cuentas contables impresión.- Paso1 Presione [CLICK], en [Imprimir] Paso2 Presione [CLICK], en [OK] si desea imprimir o en [Cancel] si desea finalizar la impresión. 46

47 3.5.8 Consultas Procedimiento para realizar consultas variables, en función a las campos de la base de datos de contabilidad, utilizando como parámetros de ingreso: ο Mes Contable ο Año contable ο Parámetros(#asiento,tipo de documentos,etc) ο Formato detallado o resumido. Este proceso se realiza en cualquier instante para hacer consultas de totales, verificación de información, etc. Mes Contable Año Formato: Detallado y Resumido Disminuir Parámetro de Consulta Ejecutar consulta Vista Preliminar Imprimir Agregar Parámetro de Consulta Exportar a Excel Salir Datos generados de la ejecución de la consulta 47

48 Realizar consulta contable Paso1 Seleccionar los siguientes datos para poder ejecutar la consulta: o Mes contable o Año contable o Formato Resumido o Detallado Paso2 Agregar haciendo [CLICK] en el botón + de [Agregar parámetros de consulta], dentro de estos parámetros de consulta se puede elegir: ο N de Asiento ο Tipo de Transferencia ο Cuenta Contable ο Tipo de Documento ο Estado del asiento Paso3 Presione [CLICK], en el botón [Ejecutar consulta] Luego de realizado el Paso3 se puede utilizar los botones de Vista Preliminar, Imprimir o Exportación a Excel. 48

49 3.5.9 REPORTE DE VALIDACIÓN El reporte de validación te permite verificar las cuentas que estan en blanco, o cuentas que no se encuentran registradas en el maestro de plan de cuentas. Paso 1.- Presionar [ Clic ] en Reportes Paso 2.- Elegir Reportes de Validación Niveles Año Contable Mes o periodo contable Visualiza los datos Linea de color Plomo (error de datos) La línea que aparece de COLOR PLOMO nos indica que hay un error en la cuenta contable, que puede ser por que la cuenta este en blanco o no se encuentre registrado en el maestro de plan de cuentas. Presionamos [ENTER] en la Línea de color plomo y nos mostrara : 49

50 Número de Asiento Cuenta Contable Tipo de Documento Nº Documento En la pantalla nos muestra el detalle de la cuenta que esta en blanco, el número de asiento el tipo de documento, número de documento, glosa, cuenta contable, importe del debe y haber. 50

51 Consulta de saldos Desde este ambiente Ud. Podrá, visualizar los saldos por una cuenta contable individual, como también imprimirlos. Visualizar Salir Paso1 Seleccione la cuenta contable a visualizar 51

52 Paso2 Presione [CLICK], en [Visualizar] Imprimir Salir Paso2 Presione [CLICK], en [Imprimir] si desea imprimir o en [Salir] si desea finalizar la visualización. 52

53 CONSULTA DE CUENTA CONTABLE Paso 1.- Presionar Clic en Reportes del Menú de Opciones Paso 2.- Luego Aparece un Menú y damos un Clic en Consulta de Cta. Contable Paso 3.- Nos mostrara la Siguiente pantalla : Visualizar por Pantalla Impresora Guardar en Archivo Salir Paso 4.- Presionar [ Click ] en Tipo de documento Paso 5.- Presionar [ Click ] en Cuenta Contable Paso 6.- Presionar [ Click ] en el año de proceso Paso 7.- Presionar [ Click ] en el mes de proceso Paso 8.- Presionamos el Botón Visualizar y nos mostrara ; 53

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55 CONSULTA POR TIPO DE DOCUMENTO Paso 1.- Presionar Click en Reportes del Menú de Opciones Paso 2.- Luego Aparece un Menú y damos un Click en Consulta por Tipo de Documento y nos mostrara la Siguiente pantalla : Visulisar por Pantalla Impresor Sali Paso 3.- Presionar Click en Tipo de documento Paso 4.- Presionar Click en el año de proceso Paso 5.- Presionar Click en el mes de proceso Presionamos el Botón Visualizar y nos mostrara ; 55

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57 Reporte resumido por documento Desde este ambiente Ud. Podrá, emitir un reporte resumido en el siguiente orden: número de documento y partida, de las órdenes de compra, ordenes de servicio y comprobantes de pago: Visualizar Salir Imprimir 57

58 Reporte de ordenes de compra, ordenes de servicio o comprobantes de pago visualización.- Paso1 Seleccione el Tipo de documento Orden de compra Paso2 Seleccione el año en proceso Paso3 Seleccione el mes en proceso Paso4 Presione [CLICK], en [Visualizar] Imprimir Salir Paso5 Presione [CLICK], en [Imprimir] si desea imprimir o en [Salir] si desea finalizar la visualización. 58

59 Reporte de ordenes de compra, ordenes de servicio o comprobantes de pago impresión.- Paso1 Seleccione el Tipo de documento Orden de compra Paso2 Seleccione el año en proceso Paso3 Seleccione el mes en proceso Paso4 Presione [CLICK], en [Impresión] Paso5 Presione [CLICK], en [OK] si desea imprimir o en [Cancel] si desea finalizar la impresión. 59