Comité Nacional Mixto de Protección al Salario. Catálogo de Disposición Documental

Transcripción

1 Comité Nacional Mixto de Protección al Salario Catálogo de Disposición Diciembre 2014

2 Contenido - Introducción - Objetivo General - Marco Legal - Integración de instrumentos de control y consulta archivística - Metodología de actualización - Políticas - Glosario de términos - Hoja de cierre - Anexos: I Catálogo de Disposición II Cuadro General de Clasificación Archivística 2

3 Introducción El Catálogo de Disposición permite dar cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes Federales de Archivos y de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, así como a los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y al Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. Adicionalmente, el Catálogo de Disposición constituye una herramienta indispensable para la administración de los archivos del Comité Nacional Mixto de Protección al Salario (CONAMPROS), lo que permitirá que las áreas que lo conforman, identifiquen, valoren y clasifiquen los documentos y expedientes que generan, adquieran, transformen o conserven en el ejercicio de sus atribuciones. Asimismo, el Catálogo de Disposición establece los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad. Por otra parte, la estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística se jerarquiza, atendiendo a los niveles de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo del CONAMPROS. El presente Catálogo de Disposición y el Cuadro General de Clasificación Archivística anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a éstos. 3

4 Objetivo General Contar con un instrumento que permita al CONAMPROS ordenar, clasificar y archivar los documentos y expedientes que genera, adquiera, transforme o conserve en el ejercicio de sus atribuciones bajo criterios homogéneos y por consiguiente tener un sistema institucional de archivos que permita su correcta disposición, destino final y accesibilidad. 4

5 Marco Legal Ley Federal de Archivos Artículo 19. Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I. El Cuadro general de clasificación archivística II. El catálogo de disposición documental Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Artículo 32. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Decimotercero. Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que se elaboren y actualicen periódicamente los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I. El cuadro general de clasificación archivística II. El catálogo de disposición documental. ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos Titulo Tercero. De los Documentos de Archivo. Capítulo I. De los Archivos 5

6 Marco Legal Las disposiciones generales referidas en este apartado, se citan de manera enunciativa más no limitativa. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Planeación Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación Ley General de Bienes Nacionales Ley Federal del Trabajo. Ley del Seguro Social Ley del INFONAVIT Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro. Ley sobre delitos de Imprenta Ley Federal del derecho de Autor Ley Federal de Archivos Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal Ley Federal de los Trabajadores al servicio del estado Ley Reglamentaria de la fracción XIII bis del Apartado B, del artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley General de Sociedades Cooperativas Ley Federal de Telecomunicaciones y Radiodifusión Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de 2015 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas Ley del Impuesto sobre la Renta Ley General de Contabilidad Gubernamental 6

7 Marco Legal Las disposiciones generales referidas en este apartado, se citan de manera enunciativa más no limitativa. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Reglamento Interior de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social Reglamento sobre publicaciones y revistas ilustradas Reglamento de la Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración pública Federal Reglamento de la Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Reglamento de la Ley de Firma Electrónica Avanzada Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Reglamento de la Ley Federal de Archivos Decreto por el que se crea el Comité Nacional Mixto de Protección al Salario, como órgano administrativo desconcentrado de la Secretaria del Trabajo y Previsión Social. Código Fiscal de la Federación Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal Lineamientos de Protección de Datos Personales Lineamientos para la Elaboración de Versiones Públicas por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal Lineamientos Generales para las Campañas de Comunicación Social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Manuales Administrativos de Aplicación General en materia de Control Interno, Auditoría, Adquisiciones, Obra Pública, Recursos Materiales, Recursos Humanos, Recursos Financieros, Transparencia y archivos y Tecnologías de la Información y Comunicaciones. 7

8 Integración de instrumentos de control y consulta archivística El Catálogo de Disposición se compone de los siguientes elementos: Fondo: Organismo del Gobierno Federal que genera documentación de acuerdo a las atribuciones que le fueron conferidas en su Decreto de Creación, en este caso, el Comité Nacional Mixto de Protección al Salario (CONAMPROS) Sección: Organización de los asuntos de acuerdo a las funciones sustantivas y adjetivas del CONAMPROS. Clave de Clasificación: Identificación numérica de las series documentales que han sido generadas por el CONAMPROS. Serie: Listado de asuntos agrupados de acuerdo a las funciones adjetivas y sustantivas generadas en el CONAMPROS. Administrativo, Legal, fiscal o contable: Característica de los documentos en su fase activa (Archivo de Trámite). Plazo de conservación: Plazo en años que la documentación deberá permanecer en el Archivo de Trámite o en el Archivo de Concentración. Disposición documental: Destino final de la documentación generada por el CONAMPROS: destrucción o conservación. Pública, Reservado o Confidencial: Clasificación dela información de acuerdo a sus características. 8

9 El Cuadro General de Clasificación Archivistica esta estructurado con los siguientes elementos de descripción: Fondo, Sección y Series es a los que corresponde una clave o código de identificación El CONAMPROS hace referencia a la totalidad de los documentos que por el desarrollo de sus funciones tiene. Se integra por 21 secciones en las que es posible clasificar cualquier tipo de documento que reciba o genere la institución. 1C Legislación 8C Tecnologías y Servicios de Información 3S Actividades Culturales 2C Asuntos jurídicos 9C Comunicación social 4S Mecanismos de Protección al Salario 3C Programación y presupuestación 10C Control y Auditorías de Actividades Públicas 5S Investigación Laboral 4C Recursos humanos Catálogo de Disposición 11C Planeación, Información, Evaluación y Política 6S Formación Laboral 5C Recursos financieros 12C Transparencia y Acceso a la Información 7S Sistema de Control Interno Institucional 6C Recursos materiales y obra pública 1S Asesoría Laboral 8S Órganos Colegiados 7C Servicios generales 2S Medios de Comunicación 9S Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos Transversales Cada sección tiene un código de clasificación, a las primeras 12 se les identifica con la C por ser secciones que son comunes a todas las instituciones públicas y a las restantes con la letra S por ser sustantivas o inherente a las funciones del CONAMPROS. Las secciones, se integran a su vez por series documentales, éstas son divisiones que corresponden a grupos de documentos producidos por las áreas de la institución en ejercicio de una atribución y que tratan sobre una misma materia o asunto. 9

10 Metodología de actualización El Catálogo de Disposición y el Cuadro General de Clasificación Archivística se actualizaron mediante reuniones de trabajo y correos electrónicos con los subdirectores, jefes de departamento y personal encargado del manejo del archivo, tomando en cuenta los Instructivos para la elaboración del Catálogo de disposición documental y el Cuadro general de clasificación archivística emitidos por el Archivo General de la Nación. Identificación Cada área que integra el CONAMPROS, de acuerdo con la estructura orgánica, las funciones, procedimientos y los documentos que generan, adquieren o transforman, y mediante reuniones de trabajo con el Coordinador de Archivos y el Enlace de la Unidad de Enlace, determinó las características de los documentos y expedientes que constituyen la sección y serie documental. Cabe mencionar que en cuanto a las series comunes, se identificaron las que se utilizan en la institución, respetando su clave y se describió que documentos o expedientes se incluirían en cada serie tanto para las series comunes como para las sustantivas en esta etapa. Valoración Una vez que se determinaron las series documentales, se analizaron y se determinaron los valores primarios y secundarios de la documentación, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación. Con esta valoración primaria se establecieron los parámetros de utilidad de la documentación administrativa: Legal, Fiscal o contable. Con la valoración secundaria, permitió identificar aquella documentación de valor permanente que será objeto de transferencia secundaria y/o definitiva al archivo histórico. 10

11 Regulación Metodología de actualización El Catálogo de disposición documental se elaboró en el formato establecido y se integró con los siguientes apartados: Introducción, Objetivo general, Marco legal, Integración de instrumentos de control y consulta archivística, Metodología de actualización, Políticas, Glosario de términos y Hoja de cierre. Control El Catálogo de disposición documental se presentó a los miembros del Comité de Información para su aprobación y validación recabando sus firmas. Se remitirá el Catálogo al Archivo General de la Nación para su registro y validación. El Catálogo incluye las políticas para su permanente actualización y se difundirá a las áreas que integran el CONAMPROS para su aplicación. 11

12 Políticas 1. Todos los expedientes de las áreas que integran el CONAMPROS deben ser clasificados y/o codificados de acuerdo al presente Catálogo de Disposición y el Cuadro General de Clasificación Archivística. 2. Los responsables de los Archivos de Trámite, deberán informar anualmente al área Coordinadora de Archivos del CONAMPROS, sobre aquellas series documentales que ya no son útiles o, en su defecto, las de nueva creación que debaninsertarse al presente documento, con el fin de mantener actualizado este instrumento. 3. El presente Catálogo se presentará al Comité de Información del CONAMPROS para su validación, y al Archivo General de la Nación para su visto bueno, debiendo notificarles cualquier cambio que se haga posteriormente al mismo. 4. El área Coordinadora de Archivos del CONAMPROS será la única instancia responsable de tramitar las bajas documentales, o las transferencias documentales. 12

13 Catálogo de Disposición Cuadro general de clasificación archivística Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Baja Fondo Sección Serie Glosario de términos Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. Unidad responsable de la administración de expedientes integrados por documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino final. Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales fácticas de relevancia para la memoria nacional. Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos, de acuerdo con lo establecido por el Catálogo de Disposición. Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último. Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables. División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. 13

14 Hoja de cierre El presente Catálogo de Disposición consta de 21 secciones y 145 series documentales, en las cuales se establecen sus valores documentales, plazos de conservación, vigencias documentales y destino final. Aprobó Validó Lic. Gustavo Jáuregui Aguilar Director General del Comité Nacional Mixto de Protección al Salario Supervisó Mtra. Patricia Isabella Pedrero Iduarte Titular del Órgano Interno de Control en la Secretaría del Trabajo y Previsión Social Elaboró Lic. Celerino Pérez Escobar Director de Promoción de la Cultura Laboral y Titular de la Unidad de Enlace del Comité Nacional Mixto de Protección al Salario L.C. Marco Antonio Díaz Hernández Subdirector de Evaluación y Modernización y Coordinador de Archivos del Comité Nacional Mixto de Protección al Salario 14

15 Anexo I Catálogo de Disposición 15

16 Anexo II Cuadro General de Clasificación Archivística 16