ESTATUTO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS INSTITUTO METROPOLITANO DE PATRIMONIO CONTENIDO

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1 ESTATUTO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS INSTITUTO METROPOLITANO DE PATRIMONIO CONTENIDO ESTATUTO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS... 2 PRESENTACIÓN... 2 MAPA DE PROCESOS... 3 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL... 4 ESTRUCTURA ORGÁNICA... 5 PROCESOS GOBERNANTES... 6 I. NIVEL DIRECTIVO... 6 II. NIVEL EJECUTIVO DIRECCIÓN EJECUTIVA... 6 PROCESOS AGREGADORES DE VALOR... 8 III. NIVEL AGREGADOR DE VALOR DIRECCIÓN DE INVENTARIO PATRIMONIAL DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y DISEÑO DE PROYECTOS DIRECCIÓN DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN PROCESOS HABILITANTES IV. NIVEL DE ASESORÍA DIRECCIÓN JURÍDICA PLANIFICACIÓN COMUNICACIÓN SOCIAL INFORMÁTICA V. NIVEL DE APOYO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA... 20

2 ESTATUTO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS PRESENTACIÓN El Estatuto de Gestión Organizacional por Procesos del INSTITUTO METROPOLITANO DE PATRIMONIO IMP, constituye una herramienta de gestión que determina la estructura orgánica y funcional del Instituto para el cumplimiento de su Misión, Visión y Objetivos Estratégicos. El Estatuto contiene la estructura principal del IMP, la misión de cada área y unidad de gestión, sus relaciones de dependencia, supervisión y coordinación, y el detalle de las principales funciones de cada una de ellas. Por el constante cambio del entorno, como por las nuevas y mayores exigencias del Distrito Metropolitano de Quito y la Comunidad, este documento no debe ser considerado como rígido e invariable. Por el contrario, el Estatuto requerirá de ajustes y actualizaciones en la medida que nuevas situaciones se presenten en el contexto o al interior del IMP.

3 MAPA DE PROCESOS

4 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

5 ESTRUCTURA ORGÁNICA La estructura orgánica y funcional del INSTITUTO METROPOLITANO DE PATRIMONIO, está integrada por: PROCESOS GOBERNANTES I. NIVEL DIRECTIVO.- Constituye el direccionamiento estratégico que orienta la gestión de la organización mediante el establecimiento de políticas, directrices y normas. Está conformado por: Secretaría de Territorio, Hábitat y Vivienda II. NIVEL EJECUTIVO.- Cumple con las políticas, directrices y normas establecidas por el nivel Directivo, a través de la gestión de los procesos y recursos del Instituto para alcanzar los objetivos estratégicos. Está conformado por: Dirección Ejecutiva PROCESOS AGREGADORES DE VALOR III. NIVEL AGREGADOR DE VALOR.- Procesos que aseguran la entrega de los servicios conforme a los requerimientos de la comunidad, relacionados con la Misión y Visión institucional. Está integrado por: Dirección de Inventario Patrimonial Dirección de Investigación y Diseño de Proyectos Dirección de Ejecución de Proyectos Dirección de Fiscalización PROCESOS HABILITANTES IV. NIVEL DE ASESORÍA.- Procesos de asesoría y control de la gestión del Instituto que aseguran el cumplimiento de las leyes, normas, y procedimientos. Está integrado por: Dirección de Proyectos Especiales Dirección Jurídica Planificación Comunicación Social Informática 5

6 V. NIVEL DE APOYO.- Procesos de gestión de los recursos humanos, financieros, tecnológicos, materiales y bienes necesarios para la entrega de los servicios demandados por el Municipio del DMQ y la Comunidad, de acuerdo a la Misión y Visión institucional. Está integrado por: Dirección Administrativa Financiera PROCESOS GOBERNANTES I. NIVEL DIRECTIVO El Nivel Directivo representa el más alto grado de la estructura del Instituto y está conformado por la Secretaría de Territorio, Hábitat y Vivienda. El Nivel Directivo está integrado de conformidad a lo establecido en la Constitución, Leyes, Resoluciones, Códigos, Estatutos y demás normativa vigente. II. NIVEL EJECUTIVO El Nivel Ejecutivo es la autoridad máxima dentro del Instituto Metropolitano de Patrimonio. Es responsable de la dirección técnica, administrativa y financiera; así como de la representación legal y el cumplimiento de las obligaciones con los organismos de control relacionados con el ámbito de acción del IMP. El Nivel Ejecutivo está conformado por la Dirección Ejecutiva. 2.1 DIRECCIÓN EJECUTIVA MISIÓN Velar por el cumplimiento de la misión, visión, valores y objetivos institucionales de acuerdo a las estrategias y resoluciones fijadas por el Nivel Directivo, mediante la eficiente gestión técnica, administrativa y financiera del IMP conforme a las leyes y normativa vigente. RELACIONES DE DEPENDENCIA La Dirección Ejecutiva depende y reporta al Alcalde del DMQ, y coordina con la autoridad máxima de la Secretaría de Territorio, Hábitat y Vivienda. RELACIONES DE SUPERVISIÓN La Dirección Ejecutiva mantiene relación directa de supervisión con: 6

7 Dirección de Proyectos Especiales Dirección Jurídica Dirección de Inventario Patrimonial Dirección de Investigación y Diseño de Proyectos Dirección de Ejecución de Proyectos Dirección de Fiscalización Dirección Administrativa Financiera Y las unidades: Planificación Comunicación Social Informática FUNCIONES a. Cumplir las políticas y lineamientos del Nivel Directivo; b. Representar a el Instituto, legal, judicial y extrajudicialmente; sujetándose a los requisitos y limitaciones que le imponen la Ley y demás normativa vigente; c. Dirigir la gestión técnica, administrativa y financiera del Instituto. con las atribuciones que le confiere la Ley y demás normativa vigente; d. Dirigir los procesos de planificación estratégica del Instituto; y someter a consideración y aprobación del Nivel Directivo; e. Informar al Nivel Directivo sobre el avance de los programas y proyectos, así como la situación administrativa y financiera de la compañía; f. Aprobar los planes, presupuestos, cambios en la estructura, así como la creación y modificación de normas y procedimientos; g. Celebrar los contratos, acuerdos o convenios necesarios para cumplir con la misión y visión del Instituto dentro de los límites y condiciones que determine la Ley; h. Dirigir los procesos de evaluación de los planes y presupuestos institucionales; i. Otorgar mandatos especiales o de procuración para determinados actos, contratos, labores administrativas u operativas del Instituto; j. Contratar y/o designar servidores y empleados del Instituto, fijar sus remuneraciones, conocer y resolver sobre sus renuncias y removerlos cuando sea del caso, de acuerdo a lo estipulado en leyes y normas vigentes; 7

8 k. Ejercer las funciones que se le asigne por resoluciones administrativas. PROCESOS AGREGADORES DE VALOR III. NIVEL AGREGADOR DE VALOR El Nivel Agregador de Valor comprende las áreas que ejecutan los procesos para generar los bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la comunidad. Los procesos agregadores de valor están integrados por: Dirección de Inventario Patrimonial Dirección de Investigación y Diseño de Proyectos Dirección de Ejecución de Proyectos Dirección de Fiscalización 3.1 DIRECCIÓN DE INVENTARIO PATRIMONIAL MISIÓN Mantener el registro e inventario del patrimonio arqueológico, urbanístico y arquitectónico del Distrito Metropolitano de Quito, realizar su difusión y proveer de información para la restauración, conservación y protección del patrimonio. RELACIÓN DE DEPENDENCIA Dirección de Inventario Patrimonial depende de la Dirección Ejecutiva. RELACIONES DE COORDINACIÓN Dirección de Inventario Patrimonial coordina sus actividades con todas las direcciones del Instituto. FUNCIONES a. Realizar el Sistema de Inventario Patrimonial del Distrito Metropolitano de Quito, que incluye la preparación de la ficha de inventario, levantamiento y digitalización de los datos, valoración de los bienes, catalogación y registro; b. Realizar el diagnóstico del estado en que se encuentran los bienes patrimoniales; c. Conformar áreas y zonas de protección patrimonial; d. Llevar el registro técnico de construcción, mantenimiento y restauración sobre las intervenciones del inventario patrimonial; 8

9 e. Realizar estudios de investigación histórica como medio de apoyo del inventario patrimonial; f. Identificar las alteraciones o cambios que se ejecuten en los bienes patrimoniales para tomar acciones de preservación en coordinación con las Comisarías y Administraciones zonales; g. Emitir certificaciones sobre la inclusión de los bienes en el inventario patrimonial; h. Mantener actualizado el inventario de los bienes patrimoniales. i. Delimitar las áreas históricas o su creación a través de estudios técnicos. PRODUCTOS Registro patrimonial actualizado Situación de inventario patrimonial 3.2 DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y DISEÑO DE PROYECTOS MISIÓN Apoyar en la conservación y preservación del patrimonio del Distrito Metropolitano de Quito mediante la investigación y diseño de programas y proyectos en las áreas Urbanística y Arquitectónica, Hábitat y Vivienda, Arqueología, Bienes Muebles, Patrimonio Intangible, y Patrimonio Natural; así como también en el diseño de proyectos especiales. RELACIONES DE DEPENDENCIA Dirección de Investigación y Diseño de Proyectos depende y por tanto reporta a la Dirección Ejecutiva. RELACIONES DE COORDINACIÓN Dirección de Investigación y Diseño de Proyectos coordina con todas las áreas del Instituto. FUNCIONES a. Planificar, dirigir, coordinar y supervisar la investigación y diseño de los programas y proyectos en las áreas Urbanística y Arquitectónica, 9

10 Mantenimiento, Arqueología, Escultura y Pintura, y Patrimonio Intangible; así como apoyar en el diseño de proyectos especiales; b. Cumplir con las políticas, normas y procedimientos aprobados para la investigación y diseño de los programas y proyectos; c. Elaborar, de manera directa o por contratación la investigación y diseño de los programas y proyectos aplicando las normas técnicas y estudios necesarios según la complejidad y nivel de riesgo; d. Realizar estudios que permitan identificar la necesidad de intervención en el Patrimonio del DMQ; e. Elaborar los documentos técnicos y precontractuales necesarios para la investigación y diseño de programas y proyectos para su ejecución; f. Proponer mecanismos para la ejecución de programas y proyectos a través de convenios para someterlos a consideración y aprobación de la Dirección Ejecutiva; g. Complementar los estudios e información de investigación y diseño de programas y proyectos que sean requeridos durante su ejecución; h. Preparar y presentar informes técnicos sobre los avances de programas y proyectos; así como cualquier otra información requerida por las autoridades y áreas del Instituto, y organizaciones externas. PRINCIPALES PRODUCTOS Plan Maestro de Conservación y Preservación Plan Plurianual de Proyectos Estudios, programas y proyectos Urbanísticos y Arqueológicos Estudios, programas y proyectos Históricos Estudios, programas y proyectos Antropológicos Estudios, programas y proyectos de Patrimonio Intangible Estudios, programas y proyectos de Mantenimiento 3.3 DIRECCIÓN DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS MISIÓN Apoyar en la conservación y preservación del patrimonio del Distrito Metropolitano de Quito mediante la ejecución de programas y proyectos en las áreas Urbanística y Arquitectónica, Hábitat y Vivienda, Arqueología, Bienes Muebles, Mantenimiento, Patrimonio Intangible, y Patrimonio Natural; como también apoyar en la ejecución de proyectos especiales. 10

11 RELACIONES DE DEPENDENCIA Dirección de Ejecución de Proyectos depende y por tanto reporta a la Dirección Ejecutiva. RELACIONES DE SUPERVISIÓN La Dirección de Ejecución de Proyectos mantiene relación directa de supervisión con la unidad de Contratación de Proyectos RELACIONES DE COORDINACIÓN Dirección de Ejecución de Proyectos coordina con todas las áreas del Instituto. FUNCIONES a. Planificar, dirigir, coordinar y supervisar la ejecución de los programas y proyectos en las áreas Urbanística y Arquitectónica, Mantenimiento, Arqueología, Escultura y Pintura, y Patrimonio Intangible; como también apoyar en la ejecución de proyectos especiales; b. Cumplir con las políticas, normas y procedimientos aprobados para la ejecución de los programas y proyectos; c. Ejecutar los programas y proyectos de acuerdo a las modalidades de ejecución aprobadas por la Dirección Ejecutiva conforme a la planificación y especificaciones técnicas; d. Elaborar el Plan anual de Compras requerido para la ejecución de los programas y proyectos en coordinación con las unidades de Contrataciones de Proyectos y Presupuesto; e. Supervisar y controlar la ejecución de los proyectos, de acuerdo a los respectivos cronogramas y corregir las desviaciones encontradas; f. Asesorar técnicamente a contratistas en los programas y proyectos en las áreas Urbanística y Arquitectónica, Mantenimiento, Arqueología, Escultura y Pintura, y Patrimonio Intangible; g. Preparar y presentar informes técnicos sobre los avances de programas y proyectos; así como cualquier otra información requerida por las autoridades y áreas del Instituto, y organizaciones externas. PRINCIPALES PRODUCTOS Informes de avance de proyectos y actividades 11

12 Informes de avance de proyectos de obras emergentes Informe de resultados del impacto en el mejoramiento de la identidad patrimonial Informe de resultados en el mejoramiento de la calidad de vida 3.4 DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN MISION Garantizar que los programas y proyectos se ejecuten conforme a las cláusulas contractuales, en función de sus diseños definitivos, especificaciones técnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los diseñadores y normas técnicas aplicables, dentro de los plazos acordados y con los costos programados. RELACIONES DE DEPENDENCIA La Dirección de Fiscalización depende y por tanto reporta a la Dirección Ejecutiva. RELACIONES DE COORDINACION La Dirección de Fiscalización coordina con todas las áreas del Instituto, de manera especial con las Direcciones de Investigación y Diseño de Proyectos; y Dirección de Ejecución de Proyectos. Coordina y reporta a la Dirección de Proyectos Especiales. RESPONSABILIDADES a. Elaborar el Plan de Fiscalización de los programas y proyectos planificados y contratados por el Instituto; b. Realizar la supervisión técnica a los estudios, programas y proyectos contratados; c. Vigilar el cumplimiento de las cláusulas de los contratos de los programas y proyectos en las áreas Urbanística y Arquitectónica, Mantenimiento, Arqueología, Escultura y Pintura, y Patrimonio Intangible; y; proyectos en los sectores de salud, educación y cultura. d. Identificar y establecer acciones correctivas por el incumplimiento de las especificaciones técnicas, omisiones e imprevistos técnicos que se presentan durante la ejecución de los programas y proyectos; 12

13 e. Verificar la implementación de las acciones correctivas definidas en los programas y proyectos; f. Preparar y presentar informes técnicos sobre el cumplimiento de los programas y proyectos; así como cualquier otra información requerida por las autoridades y áreas del Instituto, y organizaciones externas. g. Revisar y aprobar las planillas e informes de avance de obra presentadas por los contratistas; h. Informar a los Directores de la entidad el nivel de avance de obra y problemas surgidos en la ejecución del proyecto; i. Obtener y registrar información estadística sobre personal, materiales, equipos, condiciones climáticas, tiempo trabajado y otros aspectos relacionados con la ejecución del proyecto. PRINCIPALES PRODUCTOS Plan de Fiscalización Actas Entrega Recepción de los Estudios Supervisados y Obras contratadas. Estadísticas de Estudios y Obras contratadas. Planillas de avance de Obra. PROCESOS HABILITANTES IV. NIVEL DE ASESORÍA El Nivel de Asesoría comprende las áreas encargadas de realizar actividades fuera del flujo de operaciones, su principal contribución está orientada a la asesoría especializada al Nivel Ejecutivo del Instituto. Por otra parte, se encuentran las instancias internas de control que están encaminadas a velar por el cumplimiento de las Leyes, normas y procedimientos que aseguren el adecuado funcionamiento institucional. El Nivel de Asesoría está integrado por: Dirección de Proyectos Especiales Dirección Jurídica Planificación Comunicación Social Informática 4.1 DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES MISIÓN 13

14 Coordinar y dar asesoría al Nivel Ejecutivo sobre las acciones, emprendimientos, iniciativas, diseño, construcción, seguimiento, evaluación, monitoreo para la ejecución de planes, programas y proyectos especiales en los sectores de salud, educación y cultura; asumir la Secretaría de la Comisión Técnica para la contratación de obras, bienes, servicios incluidos los de consultoría de los proyectos especiales, en los procedimientos de contratación que lo requiera, conforme la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento general de aplicación; elaborar los planes de seguimiento y avance de los proyectos especiales; informar y reportar al nivel ejecutivo sobre los avances técnicos de los proyectos especiales; coordinar y supervisar la fiscalización de los proyectos especiales contratados; coordinar con las demás direcciones y unidades administrativas las acciones destinadas a la ejecución de los proyectos especiales en los sectores de salud, educación y cultura. RELACIONES DE DEPENDENCIA Dirección de Proyectos Especiales depende y por tanto reporta a la Dirección Ejecutiva. RELACIONES DE COORDINACIÓN Dirección de Proyectos Especiales coordina y da asesoría a todas las áreas de la Institución sobre el desarrollo de los mencionados proyectos. FUNCIONES a. Coordinar y asesorar al Nivel Ejecutivo las acciones, emprendimientos, iniciativas, diseño, construcción, ejecución, seguimiento, evaluación monitoreo para la ejecución de planes, programas y proyectos especiales en los sectores salud, educación y cultura; b. Asumir la Secretaría de la Comisión Técnica para la contratación de ejecución de obras, provisión de bienes, prestación de servicios, incluidos los de consultoría de los proyectos especiales, en los procedimientos de contratación que lo requiera, conforme la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento general de aplicación y demás normativa vigente; c. Realizar el seguimiento de los proyectos especiales en función de los planes aprobados por la Dirección Ejecutiva; d. Informar y reportar al nivel ejecutivo sobre los avances técnicos de los proyectos especiales; e. Coordinar y supervisar la fiscalización de los proyectos especiales contratados; f. Coordinar con las demás direcciones y unidades administrativas las acciones destinadas a la ejecución de los planes, programas y proyectos especiales. 14

15 g. Proporcionar elementos técnicos para la elaboración de los pliegos de contratación de diseño y ejecución de los proyectos especiales; h. Generar informes y reportes relacionados con la gestión del área de proyectos especiales. 4.2 DIRECCIÓN JURÍDICA MISIÓN Procurar la correcta aplicación de las normas legales, a través de la prestación permanente de asesoría de carácter legal para orientar las decisiones y acciones relativas a la misión institucional; absolver consultas y elaborar documentación sobre asuntos legales en general, contractuales y laborales; ejercer la defensa de los intereses del IMP en los juicios en los que interviene como actor o demandado. RELACIONES DE DEPENDENCIA Dirección Jurídica depende y por tanto reporta a la Dirección Ejecutiva. RELACIONES DE COORDINACIÓN Dirección Jurídica coordina con todas las áreas del Instituto. FUNCIONES i. Brindar asesoría legal, absolver y emitir criterios sobre las consultas de carácter legal a las diferentes áreas del Instituto; j. Elaborar, revisar y emitir su criterio sobre todos los poderes, contratos, convenios y otros instrumentos jurídicos de diversa naturaleza relacionados con las actividades del Instituto; k. Ejercer la procuración judicial e intervenir en procesos, así como supervisarlos cuando se encuentren bajo la responsabilidad de Abogados internos o externos; l. Revisar los documentos de bases y demás documentos precontractuales para la contratación de los proyectos a nivel de estudios, construcción, equipamiento, supervisión y fiscalización; para la adquisición de bienes y prestación de servicios, así como para las contrataciones que sean necesarias bajo las diversas formas de gestión del Instituto; m. Analizar y difundir las normas legales y reglamentarias externas que rigen las actividades y operaciones del Instituto, y colaborar en procesos de capacitación a servidores y trabajadores sobre temas legales; 15

16 n. Identificar y tomar acciones para mitigar el riesgo legal, relacionado con las operaciones claves en las que interviene el Instituto. PRODUCTOS PRINCIPALES Contestaciones en los procesos de Auditoría Recomendaciones y Pronunciamientos Proyectos de normativa y reglamentación Socialización de Normas jurídicas Contratos firmados Convenios y Proyectos de Convenios Actos Administrativos Solicitudes de diligencias procesales Proyectos de Demanda Contestación a las demandas y/o denuncias con los diferentes recursos de acuerdo a la ley Entrega de laudos arbitrales y acuerdos de los mediadores conforme a la Ley Entrega de sentencias de procesos judiciales Escritos de impugnación, recursos, etc. 4.3 PLANIFICACIÓN MISION Implementar y mantener un sistema de planificación y control de gestión que defina y evalúe los objetivos y estrategias a seguir para el cumplimiento de la misión y visión institucional. RELACIONES DE DEPENDENCIA Planificación depende y por tanto reporta a la Dirección Ejecutiva. RELACIONES DE COORDINACION Planificación coordina con todas las áreas del Instituto. RESPONSABILIDADES a. Desarrollar e implementar metodologías de planificación estratégica y operativa en concordancia con las características institucionales del IMP; b. Organizar y coordinar el proceso de planificación estratégica; 16

17 c. Organizar, coordinar y supervisar la elaboración de los planes operativos del Instituto; d. Elaborar y supervisar la aplicación de los procedimientos para la realización de la Planificación y Control del Instituto; e. Asesorar a todas las áreas del Instituto en temas vinculados a Planificación; f. Participar en los procesos de elaboración, ejecución y evaluación presupuestaria; g. Organizar y coordinar los procesos de evaluación de los planes estratégicos y operativos del IMP; h. Establecer y mantener el Sistema de Indicadores de cumplimiento de objetivos para evaluar la gestión del IMP; i. Identificar las desviaciones en la ejecución de los planes y proponer las acciones correctivas necesarias; j. Participar en la elaboración de memorias e informes sobre la gestión del IMP para institucionalizar un mecanismo de rendición de cuentas; k. Generar informes periódicos sobre la gestión de Planificación. PRINCIPALES PRODUCTOS Plan Estratégico. Plan Operativo Institucional. Evaluación de cumplimiento de la Planificación. Sistema de Indicadores para control de gestión. Acciones correctivas y preventivas. 4.4 COMUNICACIÓN SOCIAL MISIÓN Administrar los procesos de comunicación social para informar a los actores sociales, fortalecer y posicionar la imagen institucional y difundir las actividades de interés Institucional. RELACIONES DE DEPENDENCIA Comunicación Social depende y reporta a la Dirección Ejecutiva, siguiendo los lineamientos definidos por la Secretaría de Comunicación del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. 17

18 RELACIONES DE COORDINACIÓN Comunicación Social coordina con todas las áreas del Instituto. FUNCIONES a. Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades del área de Comunicación Social; b. Asistir a la Dirección Ejecutiva en el diseño de políticas y estrategias de comunicación que contribuyan a consolidar la imagen del IMP en el ámbito nacional e internacional; c. Organizar y coordinar la ejecución de eventos de carácter nacional e internacional; d. Difundir y promocionar los proyectos del IMP, la línea editorial y los eventos del Instituto dirigidos a la comunidad; e. Definir los contenidos y estructura de la página Web, formular recomendaciones para rediseño e implementación de nuevas herramientas, coordinar y supervisar su actualización; f. Coordinar y fortalecer la relación con los medios de comunicación social; g. Elaborar piezas comunicacionales; y elaborar y definir los contenidos para la publicidad en prensa, radio, televisión y medos alternativos. PRODUCTOS PRINCIPALES Plan de Comunicación Institucional ejecutado Lineamientos Comunicacionales Productos comunicacionales / Campañas publicitarias Informes de Rendición de cuentas y transparencia de la información Difusión de los productos comunicacionales Programas de difusión y preservación de Patrimonio Agenda de entrevistas, presencia en medios y vinculación externa Evaluaciones de impacto en la opinión pública de los resultados de los proyectos ejecutados Estrategias comunicacionales para el manejo de crisis 4.5 INFORMÁTICA MISIÓN Dotar a el Instituto de un sistema integral de información y comunicación, confiable y oportuno que apoye a todos los procesos del Instituto. 18

19 RELACIONES DE DEPENDENCIA Informática depende y reporta a la Dirección Ejecutiva siguiendo los lineamientos definidos por la Dirección Metropolitana de Informática (DMI). RELACIONES DE COORDINACIÓN Informática coordina con todas las áreas del Instituto. FUNCIONES a. Planificar, organizar, dirigir y supervisar la gestión del área Informática; b. Participar en los procesos de planificación estratégica; c. Elaborar el Plan estratégico de desarrollo informático del Instituto; d. Elaborar los planes operativos del área informática; e. Recomendar políticas y directrices para la gestión del área informática; f. Cumplir y hacer cumplir las leyes, normas y procedimientos relacionados con la gestión del área informática; g. Identificar las necesidades de recursos tecnológicos-informáticos de hardware y software; h. Desarrollar e implantar proyectos informáticos directamente o a través de empresas especializadas; i. Administrar bases de datos de todos los procesos del Instituto; j. Asesorar en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios informáticos para el Instituto; k. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos e instalaciones informáticas; l. Controlar el acceso a los sistemas informáticos; m. Desarrollar programas de capacitación dirigidos al personal del Instituto para el manejo de equipos y sistemas informáticos; n. Investigar los adelantos tecnológicos, adaptarlos y aplicarlos a la realidad institucional; o. Brindar soporte a los usuarios para solucionar los problemas informáticos que se presentan; 19

20 p. Documentar todos los sistemas informáticos y mantener actualizados los manuales de operación; q. Elaborar planes de contingencia para proteger físicamente los archivos magnéticos; r. Generar informes y reportes relacionados con la gestión del área de Informática. PRODUCTOS Monitoreo de disponibilidad de servicios Medios de comunicación de datos operativos Data center operativo y funcional Hardware y software operativo Plan de mantenimiento preventivo ejecutado Seguridad informática Inventario de uso de hardware y software licenciado Soporte técnico a usuarios Sistemas de información integrados Bases de datos V. NIVEL DE APOYO El Nivel Apoyo comprende las áreas requeridas para la gestión y control de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y bienes necesarios para la entrega de los servicios que presta el Instituto, pero que no mantienen un contacto directo con la comunidad. El Nivel de Apoyo está integrado por: Dirección Administrativa Financiera 5.1 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA MISIÓN Gestionar oportunamente la dotación de los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos requeridos por las áreas del Instituto que faciliten su eficiente funcionamiento. RELACIONES DE DEPENDENCIA La Dirección Administrativa Financiera depende y por tanto reporta a la Dirección Ejecutiva. 20

21 RELACIONES DE SUPERVISIÓN Bajo su dependencia se encuentran los procesos de: Procesos Financieros o Presupuesto o Contabilidad o Tesorería Procesos Administrativos o Recursos Humanos o Servicios Administrativos Contratación de Proyectos RELACIONES DE COORDINACIÓN La Dirección Administrativa Financiera coordina con todas las áreas del Instituto. FUNCIONES PRESUPUESTO a. Coordinar con las áreas técnicas y administrativas del Instituto la programación del presupuesto anual y plurianual; b. Apoyar y asesorar a las diferentes instancias internas del Instituto en el proceso de presupuestación de sus respectivas áreas; c. Desarrollar e implementar modelos de simulación y sistemas de control presupuestario de las áreas, programas y proyectos del Instituto; d. Elaborar el presupuesto asignando las disponibilidades presupuestarias y proyectar los ingresos y gastos; e. Emitir las certificaciones presupuestarias, disponibilidades y compromisos de gasto. f. Realizar las reformas presupuestarias de acuerdo a la normativa vigente; g. Realizar evaluaciones periódicas de la ejecución presupuestaria para la toma de decisiones; 21

22 h. Realizar la clausura y liquidación del presupuesto; i. Apoyar en la planificación financiera de las operaciones del Instituto en coordinación con la Dirección Financiera; j. Proveer información sobre la proforma y reformas al presupuesto, así como de las evaluaciones, clausura y liquidación presupuestarias a las autoridades del Instituto y de la Administración Municipal. PRODUCTOS Presupuesto aprobado definitivo registrado en el ESIGEF Certificaciones de disponibilidad presupuestaria Presupuesto ejecutado Presupuesto controlado de la organización CONTABILIDAD a. Organizar el sistema de Contabilidad del Instituto, de acuerdo a normas y principios de los organismos de control y de general aceptación, verificando que los controles, normas y procedimientos establecidos sean cumplidos en todos los procesos operativos institucionales; b. Realizar el control previo de los documentos que ingresan al sistema financiero del Instituto; c. Realizar el registro de las transacciones financieras que se originan en la operación de los procesos del Instituto en los sistemas de administración contable; d. Organizar y mantener el archivo de documentos contables, según disposiciones legales; e. Administrar el sistema de auxiliares de contratos y servicios; f. Realizar las conciliaciones bancarias y las conciliaciones de saldos de cuentas; g. Realizar las declaraciones tributarias de acuerdo a la normativa vigente y elaborar los anexos transaccionales establecidos por el SRI; h. Realizar los arqueos de caja con el objeto de controlar la pertinencia de los gastos y su saldo; i. Generar y presentar información financiera y contable que permita evaluar la gestión por áreas, programas y proyectos para el Nivel Directivo y Ejecutivo; 22

23 j. Generar y Presentar los estados financieros del Instituto de manera oportuna, enmarcados dentro de las leyes y reglamentos; asegurar la razonabilidad de los saldos presentados y la información a ser enviada a los organismos de control; k. Controlar los anticipos de Fondos a Terceros y los Fondos de Reposición; l. Realizar periódicamente la constatación física de los bienes y suministros del Instituto; m. Atender los requerimientos de información de la Auditoría Externa e Interna y otros organismos, así como realizar la implementación de las recomendaciones dadas en sus informes dentro del ámbito de su acción. PRODUCTOS Conciliación e integración de cuentas Situación financiera de la organización Respaldos físicos y magnéticos del archivo activo de la gestión financiera Verificación de información tributaria Auxiliar de contratos de bienes y servicios TESORERÍA FUNCIONES a. Recibir y administrar los fondos asignados por el Municipio del DMQ; así como los fondos recibidos por fuentes privadas nacionales e internacionales; b. Administrar las excedentes de efectivo en inversiones de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente; c. Administrar las cuentas por cobrar y gestionar la su recuperación de acuerdo a los plazos establecidos; d. Elaborar reportes de sobre la situación de liquidez y rentabilidad de las inversiones de Tesorería; e. Ejecutar el proceso de pagos del Instituto mediante el Sistema de Pagos Interbancario (SPI) del BCE; f. Recibir, controlar, custodiar y realizar la renovación de las garantías recibidas por contratistas del Instituto; g. Custodiar los títulos valores originados en las operaciones y otros documentos que respaldan los bienes y derechos del Instituto; h. Recaudar y administrar los recursos que se producen por la venta de especies valoradas el Instituto. 23

24 PRODUCTOS Recaudaciones de la organización Cancelación de obligaciones de la organización Control y custodio de títulos, especies valoradas, garantías y efectivo Reportes de control y custodio de garantías y títulos Garantías líquidas y dado de baja en el sistema RECURSOS HUMANOS a. Ejecutar los subsistemas de reclutamiento y selección del personal, contratación, inducción, evaluación del desempeño, capacitación, desvinculación, remuneraciones y clima laboral cumpliendo las políticas institucionales; b. Evaluar y proponer las políticas y mecanismos de clasificación y valoración de puestos, evaluación del desempeño y administración de remuneraciones; c. Elaborar manuales, reglamentos e instructivos para la correcta administración de los subsistemas de Recursos Humanos; d. Definir y proponer políticas para retener y desarrollar el talento humano, a fin de incrementar la productividad de la gestión institucional y los niveles de satisfacción laboral; e. Gestionar los pedidos administrativos del personal relacionados con ingresos y salidas, vacaciones y permisos, sanciones y prestaciones laborales; así como administrar y mantener actualizado el archivo de expedientes personales de ejecutivos y empleados; f. Supervisar el cumplimiento de la normatividad establecida para la administración de los recursos humanos; PRODUCTOS Manual de Perfiles por Competencias Orgánico Posicional y numérico de detalle Estadísticas de Recursos Humanos Plan de renovación del Recurso Humano Personal contratado Roles de pago / Registro de pago de obligaciones patronales Personal desvinculado / Acta de finiquito Plan de capacitación Acciones de evaluación e indicadores de desempeño Acciones disciplinarias Acciones de personal Asistencia al personal 24

25 Servicios de bienestar del personal Informe de análisis de clima laboral SERVICIOS ADMINISTRATIVOS a. Asegurar el mantenimiento de toda la infraestructura física del Instituto; b. Mantener y administrar los contratos de seguros de las instalaciones y bienes del Instituto; c. Registrar y mantener el control de los activos fijos; d. Proporcionar servicios de seguridad física de los servidores y trabajadores del Instituto; e. Administrar los servicios logísticos de transporte y parque automotor; f. Realizar la adquisición de bienes, materiales, insumos y equipos de oficina requeridos por el Instituto; g. Proveer los servicios administrativos de mensajería; h. Administrar los pagos de servicios básicos del Instituto; i. Realizar compras de menor cuantía. PRODUCTOS Disponibilidad de materiales, bienes y servicios Control de inventario de bodegas Seguros Plan de riesgos y siniestros Plan de mantenimiento de infraestructura Seguridad física Transporte Administración de bienes CONTRATACIÓN DE PROYECTOS MISIÓN Administrar de manera eficiente la adquisición de bienes, recursos materiales, obras y servicios conforme a los requerimientos de las áreas vinculadas a los programas y proyectos del Instituto enfocadas a la conservación, mantenimiento y preservación del Patrimonio; y, proyectos especiales en los sectores de salud, educación y cultura. RELACIONES DE DEPENDENCIA 25

26 Contratación de Proyectos depende y reporta a la Dirección Administrativa Financiera; y coordina y reporta a la Dirección de Proyectos Especiales. RELACIONES DE COORDINACIÓN Contratación de Proyectos coordina con todas las áreas del Instituto, principalmente con la Dirección de Proyectos Especiales, Dirección de Investigación y Diseño de Proyectos, Dirección de Ejecución de Proyectos, Dirección de Fiscalización y Dirección Jurídica. FUNCIONES a. Elaborar el Plan Anual de Compras y su presupuesto en coordinación con las áreas técnicas del Instituto; b. Coordinar y ejecutar la adquisición de estudios, bienes, servicios y obras requeridos para el cumplimiento de la conservación, mantenimiento y preservación del Patrimonio, y; proyectos especiales en los sectores de salud, educación y cultura. c. Aplicar las diferentes modalidades para la adquisición de obras y servicios de acuerdo a lo establecido en la Ley, utilizando el Portal de Compras Públicas; d. Participar en la evaluación de ofertas de compra de bienes con el área usuaria y/o la Comisión de Evaluación definido en la normativa legal vigente; e. Coordinar, revisar y recomendar ajustes requeridos en los Pliegos (Términos de Referencia) elaborados por las áreas técnicas; f. Mantener información actualizada sobre los procesos de contratación de estudios y proyectos. PRODUCTOS Plan Anual de contrataciones Informes del proceso precontractual Contratos de bienes y servicios Bienes, obras y servicios disponibles de acuerdo a procedimientos Adjudicaciones RESPONSABILIDADES TRANSVERSALES De acuerdo a los niveles establecidos y considerando los objetivos de corto, mediano y largo plazo del IMP, existen funciones transversales para el 26

27 cumplimiento de la misión, visión y planes estratégicos del Instituto. De tal manera que son deberes y obligaciones de las áreas los siguientes: a. Participar en el proceso de planificación estratégica del Instituto. b. Elaborar e implementar el plan operativo y presupuesto del área; c. Presentar informes periódicos sobre el avance y cumplimiento de los planes y presupuestos; así como las propuestas de ajuste cuando sea pertinente; d. Recomendar el diseño o actualización de políticas, procesos, procedimientos, estrategias, estándares, instructivos, metodologías formalmente establecidas para identificar, evaluar, controlar y mejorar la gestión de las áreas; e. Controlar la aplicación de las directrices para la evaluación y control de los sistemas de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Responsabilidad Social; f. Contribuir a la eficiente administración de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros del área, a fin de mejorar los niveles de productividad del Instituto; g. Las demás que la Dirección Ejecutiva considere pertinente dentro del ámbito de su misión. 27