OBLIGACIÓN DE AUDITORÍA DE CUENTAS ANUALES PARA ENTIDADES QUE RECIBEN SUBVENCIONES

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1 OBLIGACIÓN DE AUDITORÍA DE CUENTAS ANUALES PARA ENTIDADES QUE RECIBEN SUBVENCIONES

2 El objetivo del presente documento es informar de la obligación de auditar las Cuentas Anuales a todas aquellas entidades que han percibido subvenciones o ayudas con cargo a los presupuestos de las Administraciones Públicas o a fondos de la Unión Europea, por un importe total acumulado superior a euros en un mismo ejercicio 1. A través de nuestra experiencia en la revisión de las cuentas justificativas de subvenciones a más de 300 entidades, lo que supone la emisión de más de Certificados de Auditoría, hemos apreciado que los beneficiarios desconocen este requisito, motivo por el cual, hemos preparado este dossier describiendo en qué consiste la auditoría de cuentas y las diferencias con respecto a la auditoría de subvenciones. 1. QUÉ ES LA AUDITORÍA? La auditoría consiste en la revisión y verificación de documentos por parte de un experto independiente con el objetivo de emitir su opinión profesional sobre algún hecho concreto. 2. QUE TIPOS DE AUDITORÍAS EXISTEN? Básicamente podemos distinguir dos tipos de auditoría: AUDITORÍA DE CUENTAS ANUALES AUDITORÍA DE SUBVENCIONES En la auditoría de Cuentas Anuales el auditor opina sobre si las Cuentas Anuales expresan, en todos sus aspectos significativos, la imagen fiel de la entidad. Los documentos que forman las Cuentas Anuales y que revisa el auditor son el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, la Memoria, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo. En la auditoría de Subvenciones el auditor opina sobre si los gastos justificados cumplen con la normativa reguladora de la subvención, siendo la Cuenta Justificativa el documento clave sobre el que se basa la revisión. 1 RDL 1/2011

3 El siguiente cuadro muestra las principales diferencias y similitudes existentes entre ambos tipos de auditorías: OBJETIVO AUDITORÍA DE CUENTAS ANUALES El auditor opina sobre las Cuentas Anuales de la entidad, es decir, sobre la entidad globalmente considerada. AUDITORÍA DE SUBVENCIONES El auditor opina sobre si los gastos justificativos de un proyecto concreto cumplen con la normativa reguladora. DURACIÓN No suele ser inferior a 1 mes. Suele ser inferior a 1 semana. REQUISITOS DEL AUDITOR UTILIZACIÓN DE MUESTRAS OBLIGATORIEDAD Persona o sociedad inscrita en el ROAC. Se utilizan técnicas estadísticas para seleccionar la documentación que debe ser revisada. Principalmente, establecida por Ley. (Ver apartado 3 de este documento). Persona o sociedad inscrita en el ROAC. Como norma general, se revisa el 100% de los gastos que integran la Cuenta Justificativa. Establecida por la normativa reguladora de la subvención. 3. QUIÉN ESTÁ OBLIGADO A AUDITAR SUS CUENTAS ANUALES? Legalmente se establecen diversas situaciones en las que una entidad está obligada a auditar sus Cuentas Anuales 2. En este documento nos centramos en las tres más habituales: TAMAÑO DE LA ENTIDAD VOLUMEN DE SUBVENCIONES ESPECIFICIDADES 7ºPM 2 La totalidad de casos existentes pueden consultarse en

4 a.) Tamaño de la entidad: Están obligadas a presentar las Cuentas Anuales auditadas aquellas entidades que superen durante dos ejercicios consecutivos dos de los siguientes límites: 1. Total partidas de activo > Importe neto de cifra de negocios > Personal medio durante el ejercicio > 50 trabajadores b.) Volumen de subvenciones: Como hemos comentado en la introducción de este documento, están obligadas a presentar las Cuentas Anuales auditadas aquellas entidades a las que se concedan subvenciones o ayudas por importe acumulado superior a en un ejercicio. La obligación de someter a auditoría las Cuentas Anuales alcanza tanto a las del ejercicio en el que se perciban las subvenciones o ayudas, como a las de los ejercicios en que se realicen las operaciones o ejecuten las inversiones relativas a las mismas. c.) Especificidades del 7º Programa Marco: Una entidad que participe en proyectos del Programa Marco estará obligada a auditar sus Cuentas Anuales 3 si cumple alguna de las siguientes condiciones: - Recibe, por parte de la Comisión Europea, una contribución financiera superior a Es Coordinadora del proyecto. - Pertenece al Sistema de Alerta Temprana. - Cuando, tras una revisión realizada por la Comisión Europea en los dos ejercicios precedentes, se hubieran detectado incidencias. 3 Excepto si se trata de: Persona física, Organismo público, Organizaciones internacionales creadas por acuerdos intergubernamentales, Comité internacional de la Cruz Roja o Federaciones internacionales de la Cruz Roja o Media Luna Roja, Banco Europeo de Inversiones o Fondo Europeo de Inversiones, centro de enseñanza de secundaria o superior, o cuando la contribución esté garantizada por un estado miembro.

5 4. QUIÉN CONFECCIONA LAS CUENTAS? AUDITORÍA DE CUENTAS ANUALES: La entidad es la encargada de confeccionar las Cuentas Anuales, siendo el Órgano de Administración de la misma el responsable de su correcta formulación. AUDITORÍA DE SUBVENCIONES: La cuenta justificativa es elaborada por la entidad. 5. CUANDO SE PREPARAN LAS CUENTAS? AUDITORÍA DE CUENTAS ANUALES: La legislación establece unos plazos máximos para que las entidades formulen sus Cuentas Anuales (CCAA), así como para someterlas a auditoría, aprobarlas y depositarlas en el Registro correspondiente. Generalmente el esquema de plazos es el siguiente: 1º 2º 3º 4º 5º Cierre del ejercicio (normalmente el 31 de diciembre). Formulación de las CCAA por los responsables (máximo 3 meses desde el cierre del ejercicio). Sometimiento a Auditoría (mínimo 1 mes desde la puesta a disposición del auditor de las CCAA formuladas). Aprobación de las CCAA (máximo 3 meses desde su formulación). Depósito en el Registro correspondiente (máximo 30 días desde la aprobación). Por tanto, si se agotan los plazos, el proceso puede durar 7 meses desde el cierre del ejercicio hasta el depósito de las Cuentas Anuales en su Registro correspondiente. AUDITORÍA DE SUBVENCIONES: Se debe atender a la normativa específica de justificación de cada proyecto. No obstante, de forma general, se establece por anualidades la entrega de la cuenta justificativa al organismo que concede la subvención.

6 6. QUÉ VENTAJAS TIENE LA AUDITORÍA? Ventajas que podemos destacar de la Auditoría de Cuentas Anuales: Ofrece seguridad a terceros (inversores, administraciones públicas, entidades financieras, etc.) sobre la información económica facilitada; Facilita la mejora continua de los procedimientos internos de las entidades así como el desarrollo de mecanismos de detección de errores. Ventajas de la Auditoría de Subvenciones: Seguridad del financiador sobre la corrección de los gastos declarados por el beneficiario; Seguridad del beneficiario de la corrección de los gastos declarados; Ayuda en la interpretación de la normativa reguladora de las subvenciones. 7. PROCEDIMIENTO PARA CONTRATAR A UN AUDITOR El procedimiento varía en función del tipo de auditoría. En el caso de auditorías voluntarias, ya sea de Subvenciones o de Cuentas Anuales, la contratación es similar a la de cualquier otro servicio: acuerdo entre las partes. Cuando las auditorías de Subvenciones sean obligatorias, se atenderá a lo establecido por el financiador en la convocatoria de las mismas. Cuando se trate de una auditoría de Cuentas Anuales obligatoria, se deben cumplir con unos requisitos formales y un proceso establecido: 1º 2º 3º 4º Obtención de la oferta del auditor. Aprobación por parte de la Junta General (Inclusión en el Acta). Aceptación del nombramiento por parte del auditor (Firma autentificada notarialmente). Depósito en el Registro correspondiente. Al menos las tres primeras fases deberán formalizarse con fecha previa a la finalización del ejercicio que será auditado.

7 En la siguiente tabla se resumen las diferentes situaciones: 8. FASES DE UNA AUDITORÍA TIPO DE AUDITORÍA VOLUNTARIA OBLIGATORIA CUENTAS ANUALES SUBVENCIONES El procedimiento varía en función del tipo de auditoría. Como cualquier otra contratación Como cualquier otra contratación Procedimiento de nombramiento específico. Se atenderá a lo establecido en la convocatoria 4. El desarrollo de auditoría de Subvenciones es idéntico en todos los casos y sus desviaciones temporales no son significativas: T 0 T 1 T 2 T 3 Puesta a disposición del auditor de la documentación. Comunicación puntos pendientes (T 0 +2/4 dias). Cierre puntos pendientes (T 1 +2/4 dias). Entrega informe (T 2 +2/4 dias). Observamos cómo el proceso varía entre 6 y 12 días, dependiendo del volumen de gastos justificados y del número de puntos pendientes detectados. En contraposición, el proceso de auditoría de Cuentas Anuales es mucho más dilatado en el tiempo, por el propio volumen de documentación a revisar así como por el carácter de las pruebas que, obligatoriamente, el auditor ha de realizar. Para una entidad de tipo medio 5, las fases de una auditoría de Cuentas Anuales podrían resumirse en las siguientes: CIRCULARIZACIÓN T 0 T 1 T 2 T 3 Puesta a disposición del auditor de la documentación. Realización trabajo de campo (T 0 +5 dias). Entrega informe provisional (T dias). Entrega informe definitivo (T dias). 4 La normativa de algunas subvenciones exige que el organismo financiador apruebe al auditor que vaya a realizar el control de la subvención. En esos casos habrá que cumplir lo que establezca la normativa específica. 5 Considerando la misma como una entidad que se encuentra en el linde de los requisitos de tamaño indicados en el punto 3.

8 Tras la puesta a disposición del cierre contable, el Auditor realiza una solicitud de documentación inicial, a través de la cual planificará el trabajo de campo y realizará la selección de partidas a circularizar 6. Una vez concluida la primera fase, y mientras el proceso de circularización prosigue, se realiza el trabajo de campo, en el cual el auditor requerirá mayor documentación justificativa y la colaboración del personal de la entidad. Finalizado el trabajo de campo, una vez revisados todos los aspectos de las Cuentas Anuales, el Auditor estará en disposición de emitir un informe provisional. Tras las aclaraciones realizadas sobre el informe provisional, y la recepción de las cartas de abogados y de manifestaciones, el auditor emitirá su informe definitivo. Ha de tenerse en cuenta que este proceso (inicialmente planteado en un periodo de 30 días) puede verse alterado, como consecuencia del tamaño de la entidad (situación que puede preverse con anterioridad), o a la aparición de incidencias que deban ser resueltas antes de la emisión del informe definitivo. Para solventar dicha situación, puede realizarse una fase preliminar antes del cierre del ejercicio. En dicha fase se realizará una revisión de determinados aspectos de las Cuentas Anuales que, a criterio del auditor, puedan suponer un avance en el desarrollo de su trabajo. 6 Prueba de Auditoria consistente en solicitar información a terceros ajenos a la entidad sobre aspectos que pueden incidir en las Cuentas Anuales. Se suele circularizar a entidades financieras, asesores jurídicos, clientes y proveedores)

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