GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

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1 Página 1 de 9 Pr-8.5 GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR: Grupo Coordinador de Calidad Titular del Centro FECHA: 11 de junio de 2013 FECHA: 11 de junio de 2013 Este documento es propiedad del Colegio La Inmaculada quien se reserva el derecho de solicitar su devolución cuando así se estime oportuno. No se permite hacer copia parcial o total del mismo, así como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa autorización por escrito del Colegio La Inmaculada.

2 Página 2 de 9 ANEXO I CONTROL DE MODIFICACIONES Revisión Modificación Fecha 0 Edición inicial del documento. Sin modificaciones Febrero Control de modificaciones (Anexo I) pasa a la página 2 11/06/2013

3 Página 3 de 9 INDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. PROCEDIMIENTO 4.1. Origen Responsabilidades. 4.3 Registro 4.4. Implantación y seguimiento Cierre 5. RESPONSABILIDADES 6. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD 7. ANEXOS

4 Página 4 de 9 1. OBJETO Describir el método empleado en el Colegio La Inmaculada para la gestión de las acciones correctivas y preventivas. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la apertura, ejecución, seguimiento y cierre de las acciones correctivas y preventivas que hayan de gestionarse en el Colegio La Inmaculada 3. DEFINICIONES Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. 4. PROCEDIMIENTO 4.1. Origen La propuesta de una acción correctiva o preventiva puede partir de cualquier miembro del Colegio La Inmaculada o incluso de los usuarios. Las acciones correctivas se originan, en términos generales, como consecuencia de: Detección de no conformidades de pequeño alcance pero repetitivas o de gran alcance, cuya apertura es establecida por los responsables implicados en colaboración con el Coordinador de Calidad o por el Grupo Coordinador de Calidad. Desviaciones detectadas en auditorias internas o externas. Análisis de la satisfacción de los usuarios. Revisión del Sistema por la Dirección.

5 Página 5 de 9 Las acciones preventivas pueden originarse, en términos generales, como consecuencia de: Análisis de los datos registrados en el Colegio La Inmaculada sobre actividades relacionadas con la calidad en los procesos de prestación del servicio. Análisis de los datos facilitados por los usuarios. Conclusiones generales de las auditorias internas y externas del Sistema de Gestión de la Calidad, y de la revisión del Sistema por la Dirección Registro Toda acción correctiva o preventiva es registrada por los responsables de su definición en el formato FPr Registro de Acción Correctiva/Preventiva en el apartado Definición del mismo, indicando: origen de la acción: no conformidad, auditorias (internas o externas), reclamaciones usuarios, mejora continua, etc. identificación y análisis de las causas, descripción detallada de las acciones propuestas, asignación de responsables, asignación de plazos, asignación de responsable del seguimiento y cierre. El Grupo Coordinador de Calidad asigna al responsable de implantación y de seguimiento y cierre de las acciones. Tras el estudio de las causas y una vez definida la acción, el responsable correspondiente remite una copia del Informe al personal designado como responsable de la implantación de la acción y el original lo entrega al responsable del seguimiento y cierre de la acción Implantación y seguimiento El responsable de la implantación de la acción debe proceder a su aplicación, planificando las diversas actividades que la acción suponga con el fin de tenerla totalmente implantada (con evidencias objetivas que lo demuestren) en el plazo fijado, de forma que se pueda verificar la eliminación de las causas de las anomalías detectadas.

6 Página 6 de 9 El responsable del seguimiento de las acciones verifica que se llevan a cabo y controla la eficacia de las mismas. Si en el transcurso de la implantación, el responsable asignado verifica que la acción no es suficientemente eficaz, debe promover una nueva evaluación de la situación para definir otra acción. Esta nueva definición se gestiona de igual forma que la original. Esto último no es de obligatoria aplicación a las acciones de mejora Cierre Al término de la implantación de la acción correctiva y una vez verificada su efectividad, o bien cuando se defina una nueva acción correctiva por la ineficacia de la inicialmente definida, el responsable asignado procede al cierre de la acción mediante la firma del Informe y la anotación del resultado obtenido. El cierre de la acción preventiva se realiza por el responsable asignado tras comprobar que ha sido implantada. Su efectividad sólo podrá ser evaluada a largo plazo, mediante el análisis del mismo tipo de información que sirvió de base para su definición. A continuación, el responsable del cierre remite el Informe al Coordinador de Calidad para su archivo. 5. RESPONSABILIDADES Los responsables asignados para la definición de las acciones correctivas y preventivas son, en función del origen de la acción, los indicados en la siguiente tabla:

7 Página 7 de 9 ACCIONES CORRECTIVAS ORIGEN DE LA ACCIÓN No conformidades de pequeño alcance pero repetitivas o de gran alcance. Desviaciones detectadas en auditorías internas o externas Análisis de la satisfacción del cliente Revisión del Sistema por la Dirección RESPONSABLE DE LA DEFINICIÓN Responsable de Área o Departamento donde se origina la no conformidad (*) Responsable del Área o Departamento auditada (*) Responsable del Área o Departamento implicada en la reclamación (*) Grupo Coordinador de Calidad ACCIONES PREVENTIVAS ORIGEN DE LA ACCIÓN Acciones preventivas relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad Resto de las acciones preventivas RESPONSABLE DE LA DEFINICIÓN Grupo Coordinador de Calidad Responsable del Área que propone la acción (*) Si en el origen de la acción correctiva, están implicados varias Áreas o departamentos, en su definición intervendrá el Grupo Coordinador de Calidad, asignando responsables de implantación, plazo para la misma y responsables de seguimiento y cierre. Las propuestas de modificación o mejora continua de actividades del Sistema de Gestión de la Calidad deben dirigirse por escrito al Responsable de Calidad y si éste considera de interés la propuesta, insta al Comité de Calidad a que defina la acción de mejora.

8 Página 8 de CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD Los informes firmados por los miembros que han definido la acción se identifican con el siguiente código asignado por el Responsable de Calidad: XX-YY/ZZ donde: XX- YY- ZZ- Grupo de dos letras que identifica el tipo de acción: correctiva (AC), preventiva (AP). Dos últimos dígitos del primer año del curso académico. Grupo de dos dígitos que indica el número correlativo de la acción correctiva, preventiva o de mejora. 7. ANEXOS. Anexo 1: Anexo 2: Control de modificaciones. Registro de Acción Correctiva/Preventiva

9 Página 9 de 9 ANEXO 2 FPr REGISTRO DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA REGISTRO DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA Correctiva Preventiva Nº: AC- DEFINICIÓN 1. ORIGEN DE LA ACCIÓN (No Conformidad, etc): 2. IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS DE LA SITUACIÓN RESPONSABLE DE DEFINICION 3. PLANIFICACIÓN DE LA ACCIÓN Actividad Responsable Plazo previsto Plazo real 4. RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO Y CIERRE: RESP. IMPLANTACIÓN RESP. SEGUIMIENTO Y CIERRE CIERRE 1. RESULTADO DE IMPLANTACIÓN DE LA ACCIÓN (EFICACIA): 2. NUEVA ACCIÓN SI Procede? NO Nº nuevo Informe: Fdo.: