Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

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1 SGC - VAF Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC - VAF

2 Versión: 05 Página 2 de PROPÓSITO Establecer la metodología para la identificación, análisis y eliminación de las causas de No conformidades reales o potenciales, que afecten los diferentes procesos y/o subprocesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad VAF 1 SGC - VAF, con el fin de prevenir que ocurran o que vuelvan a ocurrir. Así mismo, aplica para la identificación de oportunidades de mejora de los servicios, procesos y/o subprocesos del SGC-VAF. En cuanto al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo aplica para la definición e implementación de las acciones preventivas y correctivas necesarias, con base en los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de las auditorías y de la revisión por la alta dirección, en cumplimiento a lo estipulado en el Artículo del Decreto 1072 de ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, en las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar y para todos los procesos académico-administrativos de la UDES en todas sus sedes, en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 que establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Capítulo RESPONSABLE Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es responsable por la aplicación de este procedimiento para determinar e implementar las acciones necesarias para garantizar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. La Coordinación de Calidad es responsable de hacer cumplir este procedimiento. La Coordinación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo debe garantizar la aplicación de este procedimiento para definir e implementar las acciones correctivas y preventivas necesarias para garantizar la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. La Coordinación de Calidad del SGC-VAF es la responsable de la actualización del documento con el apoyo de la Coordinación del SG-SST en cuanto al contenido relacionado con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. 1 VAF

3 Versión: 05 Página 3 de DESARROLLO DEL CONTENIDO Es de gran importancia tener en cuenta la diferencia existente entre tomar una corrección, implementar una acción correctiva o preventiva y emprender una acción de mejora. De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, las acciones correctivas y preventivas del SG- SST, deben estar orientadas a identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades con base en lo establecido en el decreto y las demás disposiciones que regulan los aspectos del Sistema General de Riesgos Laborales; y, la adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación de las medidas preventivas y correctivas. 4.1 DESCRIPCIÓN La dispone de un aplicativo para la administración de su Sistema de Gestión de Calidad. Para el desarrollo de este documento en adelante se denominará como aplicativo Identificación de la no conformidad u oportunidad de mejora Cualquier funcionario del Sistema de Gestión de Calidad VAF o del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, puede identificar una No Conformidad real o potencial u oportunidad de mejora. Algunas de las fuentes de identificación de No conformidades reales, potenciales u oportunidades de mejora que motivan la implementación de una acción correctiva y/o preventiva en el Sistema de Gestión de Calidad VAF son: Auditorías. Mediciones y análisis de datos de los procesos. Cuando un indicador o meta no cumple con su objetivo. Cuando se evidencia una tendencia que puede conducir al incumplimiento en las metas de cualquier indicador. Requisitos legales. Resultado de mediciones de satisfacción de las partes interesadas a través de encuestas aplicadas.

4 Versión: 05 Página 4 de 24 Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones reportadas a través del VAF-FT-003-UDES o a través del aplicativo para administración del SGC-VAF. Evaluación de satisfacción de usuarios. Servicio no conforme. Resultados de la revisión por la Alta Dirección. Seguimiento y medición de procesos/productos/servicios. Retroalimentación u observaciones de los clientes internos y/o externos. Dificultades que se pueden presentar con los diferentes proveedores del Sistema de Gestión de la Calidad VAF y procesos complementarios. Para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, las acciones correctivas o preventivas se identifican de fuentes como: resultado de la supervisión y medición de la eficacia del SG-SST, de las auditorías y de la Revisión por la Dirección, Artículo del Decreto 1072 de Parágrafo 1. Cuando se evidencie que las medidas de prevención y protección relativas a los peligros y riesgos en Seguridad y Salud en el Trabajo son inadecuadas o pueden dejar de ser eficaces, estas deberán someterse a una evaluación y jerarquización prioritaria y sin demora por parte del empleador o contratante, de acuerdo con lo establecido en el presente decreto. En el artículo del Decreto 1072 de 2015 se indica que las acciones de mejora para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo tienen como objetivo, mejorar la eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus propósitos. Entre otras, debe considerar las siguientes fuentes para identificar oportunidades de mejora: 1. El cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). 2. Los resultados de la intervención en los peligros y los riesgos priorizados. 3. Los resultados de la auditoría y revisión del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluyendo la investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales. 4. Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda.

5 Versión: 05 Página 5 de Los resultados de los programas de promoción y prevención. 6. El resultado de la supervisión realizado por la alta dirección. 7. Los cambios en legislación que apliquen a la organización Registro de la Acción Correctiva, Preventiva o de Mejora. Una vez revisado el hallazgo, el líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF, registra en forma clara y sencilla la No Conformidad detectada en el aplicativo para administración del SGC-VAF por la opción Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora Abierta, Insertar, ingresando toda la información solicitada. Se debe redactar en forma clara y sencilla el hallazgo reportado. Para la descripción de la No conformidad correctamente tener en cuenta: incluir una referencia del requisito que no se cumple, describir el hecho que evidencia el incumplimiento del requisito. Se puede adjuntar un archivo como soporte del reporte (opcional), por la opción Archivo Adjunto. Una vez realizado el registro, el aplicativo genera un mensaje de alerta indicando al proceso y/o subproceso reportado la nueva incidencia para que proceda con el tratamiento de la No Conformidad reportada. El registro de las No Conformidades del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se realiza en el formato SST-FT-001-UDES Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. El registro debe enviarse al Responsable del SG-SST para su conocimiento y seguimiento de las acciones definidas. En el artículo m parágrafo 2 del Decreto 1072 de 2015, se indica que las acciones correctivas y preventivas definidas e implementadas deben documentarse en su totalidad, ser difundidas en los niveles pertinentes, tener responsables y fechas de cumplimiento. En este caso, se envía el registro de la No Conformidad al líder del proceso y/o subproceso al cual se asocia el hallazgo con copia al Responsable del SG-SST.

6 Versión: 05 Página 6 de 24 Tanto en el Sistema de Gestión de Calidad SGC-VAF como en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se deben identificar los responsables de: definir el plan de acción, aprobar el plan de acción y realizar el cierre de las acciones una vez comprobada su eficacia: Sistema de Gestión Quien Define el Plan de Acción Líder de proceso y/o subproceso de sede. Quien aprueba el plan de acción Quien cierra la oportunidad de mejora Sistema de Gestión de Calidad Líder nacional de los sub-procesos de Gestión Administrativa, Financiera o de TIC. Líder nacional de Admisiones y Registro Académico o Gestión Documental. Coordinación Calidad SGC-VAF. de Líder de proceso Coordinación Calidad SGC-VAF de Representante de la Dirección Coordinación Calidad SGC-VAF de Representante de la Dirección Representante de la Dirección. Alta Dirección. Alta Dirección. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo Líder del proceso académico administrativo Auxiliar del SG-SST en las sedes Coordinación del SG- SST Coordinación del SG- SST Alta Dirección Coordinación del SG- SST Alta Dirección

7 Versión: 05 Página 7 de Análisis de Causas Todas las no conformidades reales o potenciales son originadas por causas, para su identificación se pueden utilizar diferentes herramientas de análisis de causas tales como: lluvia de ideas, diagrama causa-efecto, Pareto, disponibles en el aplicativo para administración del SGC-VAF, en el módulo Mejoramiento Continuo, por la opción análisis de causas. El registro de las posibles causas identificadas y de la causa raíz, se realiza en el aplicativo por el módulo Mejoramiento Continuo, opción Análisis de Causas. De acuerdo al tipo de análisis de causas seleccionado en el reporte de la oportunidad de mejora, el aplicativo dispone la herramienta para ingresar las posibles causas y la determinar la causa raíz, la cual se tomará como referencia para la definición del plan de acción correspondiente. Para el SG-SST pueden utilizarse además de las enunciadas para el Sistema de Gestión de Calidad VAF, listas de verificación, fotografía del antes y después y cinco por qué, se debe identificar la causa raíz de la No conformidad y hacer el registro en el formato SST-FT-001-UDES Identificación y control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora en el espacio Causas de la No Conformidad real o potencial. Una vez notificado el hallazgo, tanto el líder del proceso académico-administrativo involucrado en la No Conformidad del SG-SST como el líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF a cual se le ha reportado la No Conformidad, cuentan con diez (10) días hábiles para convocar a su equipo de trabajo con el fin de realizar una sesión de trabajo en la cual se identifiquen las causas y la causa raíz de la no Conformidad, utilizando para ello alguna de las herramientas de análisis de causas mencionadas y dejando el registro de la reunión en un acta en el formato VAF-FT-007-UDES y a través del aplicativo por el Módulo Actas para los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF Plan de Acción Sistema de Gestión de Calidad VAF Posterior al análisis de causas se determina el plan de acción a implementar y registra en el aplicativo en la opción Plan de Acción, ingresando por el Módulo Mejoramiento Continuo. En todos los casos se debe asegurar la coherencia entre el plan de acción y las causas identificadas en el problema. Para el registro del Plan de Acción en el aplicativo, se procede de la siguiente manera: 1. Determinar la fecha límite el cierre del plan de acción definido. 2. Se selecciona la causa raíz y se registran las acciones planteadas para dar solución a la No Conformidad indicando las fechas para la ejecución, seguimiento y cierre,

8 Versión: 05 Página 8 de 24 definiendo el responsable de cada una de estas actividades. Para la ejecución de las acciones se indicará como responsable al líder de proceso y/o subproceso, quien aparece registrado en el aplicativo, sin embargo, éste asignará las tareas a realizar a los miembros del equipo de trabajo, notificando al responsable la actividad que debe realizar y la fecha estimada para la ejecución de la tarea, definiendo el entregable de la actividad. Se debe tener en cuenta que las fechas definidas para la ejecución, seguimiento y cierre de cada acción deben ser inferiores o iguales a la fecha de cierre definida para el plan de acción. Una vez guardada la información, el aplicativo genera un mensaje automático al responsable de aprobar el plan de acción. Cuando se ha aprobado, se activan las opciones de ejecución para el registro del avance de las acciones y seguimiento. Esto se realiza colocando información sobre la actividad realizada; opcionalmente puede adjuntarse un archivo con evidencias de las actividades realizadas. El registro de la ejecución es responsabilidad del líder del proceso y/o subproceso. En caso que se deba involucrar a otras dependencias, el líder de proceso y/o subproceso debe notificar a la Coordinación de Calidad, para que realice la coordinación o autorizaciones correspondientes. Los responsables de ejecutar los planes de acción, deben realizarlos en los tiempos determinados, dejando registro del avance en la ejecución de la acción por lo menos una vez al mes durante el periodo establecido. El responsable del seguimiento debe validar que se estén ejecutando como se había definido, registrar el seguimiento realizado preferiblemente cada vez que se registren avances en la ejecución de las acciones. Cuando se requieran ajustes en los tiempos establecidos o por desviaciones en los avances esperados, debe ser informado al líder de proceso y/o subproceso para analizar la situación y definir las modificaciones, las cuales deben estar debidamente soportadas. De ser necesario nuevas acciones para obtener el resultado planificado, debe registrarse los cambios en el Plan de Acción, Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora Abiertas, señalar el registro a modificar y por la opción Plan de Acción registrar las nuevas acciones que van a implementarse Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

9 Versión: 05 Página 9 de 24 Debe utilizarse el formato VAF-FT-004-UDES Plan de Acción para el registro de las acciones definidas para atender la No conformidad reportada indicando los responsables y fechas de cumplimiento. Una vez registrado el plan de acción, se debe notificar al Responsable del SG-SST el resumen de las acciones planteadas en el formato SST-FT-002-UDES Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, el cual se enviará de manera digital. A continuación se presentan una serie de acciones correctivas, preventivas o de mejora que pueden incluirse en los planes de acción definidos para atención de las No Conformidades identificadas tanto en el SGC-VAF como en el SG-SST, las cuales pueden incluir aspectos como: Brindar entrenamiento efectivo. Incrementar la competencia de los funcionarios, mediante capacitación. Incrementar el nivel de compromiso de los funcionarios de la Universidad. Adquisición de equipos, programas y herramientas de gestión gerencial. Revisar, incorporar o modificar documentos y metodologías. Incrementar las auditorías internas de calidad y del SG-SST. Modificación de la estructura organizacional. Tomar acciones disciplinarias Oportunidades de Mejora Las acciones de mejora se registran utilizando la misma metodología establecida para las acciones correctivas y preventivas a través del aplicativo para administración del SGC-VAF por la opción Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora Abierta opción Insertar. La acción de mejora se identifica en el campo Tipo de Acción señalando esta opción. Se debe tener en cuenta que esta acción de Mejora no requiere análisis de causas, es decir, además del reporte sólo se registra el Plan de Acción correspondiente. En el caso del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo el registro se realiza en el formato SST-FT-001-UDES Identificación y control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Verificación Es responsabilidad de la Coordinación de Calidad verificar que las acciones a implementar sean coherentes y adecuadas a los efectos o causas de las No Conformidades reales o potenciales. En la verificación se debe tener en cuenta:

10 Versión: 05 Página 10 de 24 Verificar el cumplimiento y eficacia de las acciones implementadas. Comunicar a los miembros o funcionarios involucrados, los resultados de la implementación de las acciones. El grado de eficacia se determina evaluando los siguientes aspectos: Eliminación de las causas de la No Conformidad Real. Disminución de aparición de problemas y/o No Conformidades. La frecuencia de la verificación de las acciones se determinará teniendo en cuenta la fecha de cierre de cada acción y se realizará por lo menos una vez al mes durante la ejecución de la actividad, dejando el registro en el aplicativo en la opción seguimiento, colocando información breve y concisa del seguimiento realizado. El aplicativo permite adjuntar un archivo en este registro. Se recomienda utilizar esta opción como soporte del seguimiento registrado. El Responsable del SG-SST debe verificar la eficacia de las acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas y hacer el registro del seguimiento realizado en el formato VAF-FT-001-UDES Identificación y control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora en el campo destinado para tal fin, indicando la verificación realizada, el avance de ejecución de la actividad y la fecha del seguimiento. Además debe registrar en el Formato VAF-FT-002-UDES Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, el estado de la acción implementada: abierta y el nivel de avance o cerrada Cierre de la No Conformidad y Consolidación Cuando las acciones se han realizado y se consideren eficaces, la Coordinación de Calidad efectúa el cierre de la No Conformidad, registrándolo en el aplicativo por la ruta: Módulo de Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora Abiertas. Se ubica la oportunidad de mejora a cerrar del listado, por la opción Cerrar en la columna Acción, se ingresa la justificación de cierre y se guarda la información. La oportunidad de mejora desaparece del listado de oportunidades de mejora abierta y se traslada a la opción Acciones de Mejora Cerradas. El cierre de la acción correctiva, preventiva o de mejora del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se registra en el formato VAF-FT-001-UDES Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora en la sección indicada, colocando el análisis y conclusiones que sustentan el cierre y la fecha del cierre. Se notifica al líder de proceso y/o subproceso y se procede a la conservación del registro (físico o digital). En el formato VAF-FT-002-UDES Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora se registra el estado Cerrada, indicando la fecha de cierre.

11 Versión: 05 Página 11 de 24 El Responsable del SG-SST consolidará las No Conformidades y su estado y enviará semestralmente un informe a la Alta Dirección para su revisión. Cuando las acciones no han sido eficaces se realiza el cierre del plan de acción y se registra una nueva incidencia para que se formule otro plan de acción para el tratamiento de la No Conformidad reportada. 5. FLUJOGRAMA

12 Versión: 05 Página 12 de 24 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Dependencia Cargo INICIO Identificación de la no conformidad u oportunidad de mejora Cualquier funcionario de la VAF, puede identificar una No conformidad real o potencial u oportunidad de mejora. Una vez revisado el hallazgo, se debe registrar en el aplicativo por la opción Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejoras Abiertas, Insertar la No conformidad real o potencial e identificar el proceso y/o subproceso al cual se asocia el hallazgo. El aplicativo genera la notificación del reporte al líder del proceso y/o subproceso. En el SG-SST las acciones correctivas y preventivas se definen a partir de los resultados de la supervisión y medición del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de auditoría y de Revisión por la Dirección. El registro se realiza en el Formato SST-FT-001-UDES Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Se debe notificar al líder del proceso académico-administrativo reportado y a la Coordinación del SG-SST. Todos los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF Todos los procesos académico-administrativos de la UDES Líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF Líder del proceso académico-administrativo Registro en el aplicativo, opción Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora Abierta Formato Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SST-FT-001-UDES Una vez reportado el hallazgo, el líder de proceso y/o subproceso del SGC-VAF involucrado, convoca a su equipo de trabajo, con el fin de realizar una sesión de trabajo en la cual se identifiquen posibles causas y la causa raíz de la No conformidad reportada, dejando el registro de la reunión en un Acta por módulo Actas e Informes, crear Acta, disponible en el aplicativo. Las posibles causas y causa raíz identificadas se registran en el aplicativo por la opción Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora Abiertas, Análisis de Causas. Todos los procesos y/o subprocesos del SGC- VAF Todos los procesos académicoadministrativos de la UDES Líder del proceso y/o subproceso del SGC- VAF Líder del proceso académicoadministrativo de la UDES Registro aplicativo Actas e Informes Registro Aplicativo Análisis de Causas ACTAS VAF-FT-007-UDES Formato Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SST-FT-001-UDES

13 Versión: 05 Página 13 de 24 Análisis de las causas Si la No Conformidad corresponde al SG- SST, se utiliza el Formato de Actas VAF- FT-007-UDES. El registro del análisis de causas se realiza en el formato SST-FT- 001-UDES Identificación y control de LAS Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Definición del Plan de acción Finalizado el análisis de causas, se construye el plan de acción. En caso que se deba involucrar a otras dependencias se debe notificar a la Coordinación de Calidad, para que realice gestión correspondiente. Cuando se utiliza el aplicativo las acciones se registran por la opción Mejoramiento continuo, Acciones de Mejora Abiertas, Plan de Acción y el aplicativo genera las notificaciones a los responsables definidos para ejecución, seguimiento y cierre de las acciones. La Coordinación de Calidad verifica que las acciones a implementar sean coherentes y adecuadas a los efectos o causas de las No conformidades reales o potenciales y aprueba el Plan de Acción en los casos de su competencia. Si se requiere realizar algún ajuste al plan de acción inicial, debe contar con el Visto Bueno del líder del proceso y/o subproceso y notificar a la Coordinación de Calidad del cambio. Todos los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF Todos los procesos académico-administrativos Líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF Líder del proceso académico-administrativo Registro del Plan de Acción en el aplicativo Formato Plan de Acción VAF-FT-004-UDES Las acciones de mejora se registran utilizando la misma metodología establecida para las acciones correctivas y preventivas.

14 Versión: 05 Página 14 de 24 Los planes de acción del SG-SST se registran en el Formato VAF-FT-004-UDES Plan de Acción, indicando los responsables y fechas de cumplimiento. Ejecución del Plan de Acción Cuando el Plan de Acción ha sido aprobado, el aplicativo habilita las opciones Ejecución y Seguimiento para el registro de estas actividades. El registro de la realización de las actividades se realiza por Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora Abierta, Plan de Acción, Ejecución. Se puede adjuntar un archivo que brinde evidencia de la realización de la actividad y se marca el avance de la acción. Para el SG-SST, en el formato SST-FT-002- UDES Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, se indica el avance de la acción y su estado: abierta o cerrada. Todos los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF Todos los procesos académicoadministrativos UDES Líder del proceso y/o subproceso del SGC- VAF Líder del proceso académico- Registro del Plan de Acción en el aplicativo Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SST-FT-002-UDES Verificación El responsable del seguimiento a las acciones propuestas, realizará esta verificación de acuerdo al tiempo estimado para esta actividad, por lo menos una vez al mes durante el plazo definido, preferiblemente cada vez que se registre ejecución de actividades. El seguimiento se registra en el aplicativo por la opción Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora Abiertas, Plan de Acción, Seguimiento. Se recomienda adjuntar un archivo como evidencia de la verificación. Para el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo, el seguimiento se registra en el formato SST-FT-001-UDES Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora en la sección correspondiente y en el formato SST-FT-002-UDES Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. SGC VAF SG-SST Coordinadora de Calidad Coordinadora del SG-SST Registro de Seguimiento en el aplicativo SST-FT-001-UDES SST-FT-002-UDES

15 Versión: 05 Página 15 de 24 Cierre de la No Conformidad y Consolidación Cuando las acciones se consideren eficaces, la Coordinación de Calidad efectúa el cierre de la No Conformidad y lo registra en el aplicativo, en la opción Mejoramiento continuo, Acciones de Mejora Abierta, Acción: Cierre. El registro pasa a la opción Acciones de Mejora Cerradas. Si el plan de acción no ha sido eficaz, se puede realizar el cierre y hacer un nuevo reporte de la incidencia para aplicar nuevamente este procedimiento. Para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, es la Coordinadora del SG-SST quien efectúa el cierre de las No Conformidades reportadas cuando ha comprobado su eficacia. El registro se realiza en el formato SST-FT-001-UDES Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, registrando análisis y conclusiones que sustentan el cierre y la fecha. En el formato SST-FT- 002-UDES Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora se registra el estado: cerrada. Semestralmente la Coordinación del SG- SST consolidará las No Conformidades y su estado y enviará un informe a la Alta Dirección. SGC VAF SG-SST Coordinadora de Calidad Coordinacora del SG-SST Registro en el aplicativo Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SST-FT-001-UDES Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SST-FT-002-UDES FIN 6. FORMATOS Los formatos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo utilizados para el desarrollo de este procedimiento son: Formato de IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE LAS, código SST-FT-001-UDES. Formato de ESTADO DE LAS PREVENTIVAS Y DE MEJORA, código SST-FT-002-UDES.

16 Versión: 05 Página 16 de 24 Formato del PLAN DE ACCIÓN, código VAF-FT-004-UDES. 7. DEFINICIONES A continuación se definen algunos significados importantes para tener en cuenta en este procedimiento: ACCIÓN CORRECTIVA: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000) ACCIÓN CORRECTIVA: la acción correctiva se orienta hacia la investigación de las causas que origina una no conformidad, con el fin de corregirla y evitar que el problema se vuelva a presentar. En términos generales, la diferencia entre la corrección y una acción correctiva, está en que en la primera se actúa sobre el efecto en forma de correctivo y en la segunda sobre las causas. ACCIÓN DE MEJORA: las acciones de mejora, no parten de la ocurrencia real o potencial de una No conformidad, son estrategias para mejorar el desempeño de los procesos y/o subprocesos, la competencia del personal, el ambiente de trabajo, etc. ACCIÓN PREVENTIVA: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000) ACCIÓN PREVENTIVA: el objetivo de la acción preventiva es eliminar la causa de una No conformidad potencial. Es decir, la acción preventiva actúa sobre las causas de No conformidades que no han ocurrido. CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000) CORRECCIÓN: acción emprendida para solucionar una no conformidad actuando sobre su efecto. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000) CORRECIÓN: la corrección de una no conformidad se refiere a las acciones encaminadas a eliminar la no conformidad.

17 Versión: 05 Página 17 de 24 NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

18 Versión: 05 Página 18 de 24 ANEXOS

19 Versión: 05 Página 19 de 24 Anexo 1. Formato de Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SST-FT-001-UDES.

20 Versión: 05 Página 20 de 24 Anexo 2. Formato de Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SST- FT-002-UDES

21 Versión: 05 Página 21 de 24 ANEXO 3. Formato de Plan de Acción VAF-FT-004-UDES

22 Versión: 05 Página 22 de 24 ANEXO 4. FORMATO DE ACTAS VAF-FT-007-UDES.

23 Versión: 05 Página 23 de 24 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión Prueba Liliana Naranjo Cepeda Facilitadora del SGC - VAF 09/09/ Cambios en la estructura del Procedimiento Inclusión numerales de detalle 4.1.4/4.1.5 Numeral Cambia responsable entrega del Plan de Acción Se incluyen numerales Cierre de la Acción Consolidación Actualización Flujograma de acuerdo a los cambios realizados Liliana Naranjo C. Patricia Pinzón B. Amelia Gonzalez Equipo Facilitador del SGC- VAF Gloria Liliana Osorio A. Representante de la Dirección. Carmen Guerrero G. Coord. Calidad SGC-VAF 18/06/ Cambio en los Formatos VAF-FT-001-UDES VAF-FT-002-UDES VAF-FT-004-UDES Esperanza Rojas Coordinadora Gestión Documental 25/07/2014 Se elimina Pie de Página

24 Versión: 05 Página 24 de 24 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 03 Los numerales 4.1.1, 4.1.2, y se reorganizaron en las Definiciones, numeral 7. El numeral 4.1 fue reorganizado en cuanto al texto y actividades. Gloria Liliana Osorio A Carmen Guerrero G. Coordinadora Calidad SGC - VAF 25/03/2015 El flujograma se reorganizó. 04 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 Se incluye opción para el registro de: identificación, análisis de causas, definición del plan de acción, ejecución, seguimiento y cierre de las acciones a través del aplicativo. 05 Se incluyen los aspectos relacionados con las ACPM para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Capítulo 6, Artículos Acciones Correctivas y Preventivas y Mejora Continua. Carmen E. Guerrero G. Coordinadora Calidad SGC- VAF 21/09/2016 Se actualiza el encabezado por inclusión en el Logo institucional de la mención Vigilada Mineducación