correctivas y preventivas 2/7 1. OBJETO Y ALCANCE El objetivo de este procedimiento es describir las actividades para la identificación y tratamiento

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1 CÓDIGO: TÍTULO: P-CAL-03 Gestión de no conformidades, acciones correctivas y preventivas Eliminado: C Eliminado: XXX CONTROL DE CAMBIOS: Adaptación del procedimiento a la nueva aplicación informática ( Gestión de Incidencias ) INDICE: 1. OBJETO Y ALCANCE DOCUMENTACIÓN APLICABLE DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Diagrama de actividades Descripción de las actividades...4 a. Detectar no conformidad...4 b. Documentar no conformidad...4 c. Definir acciones inmediatas...5 d. Abrir acciones correctivas y/o preventivas...5 e. Analizar las causas...5 f. Definir acciones a implantar...6 g. Realizar seguimiento de las acciones...6 h. Verificar y Cerrar acciones REGISTROS...6 Elaborado por: Director SC Calidad. Revisado y aprobado por: Consejero Delegado.

2 correctivas y preventivas 2/7 1. OBJETO Y ALCANCE El objetivo de este procedimiento es describir las actividades para la identificación y tratamiento de las no conformidades detectadas y la adopción de medidas para evitar su repetición o prevenir su aparición. Aplica a no conformidades detectadas en los servicios prestados, medios empleados o en los Sistemas de Gestión. Eliminado: reales o potenciales Eliminado: reales o potenciales La gestión de estas no conformidades se llevará a cabo a través de la aplicación informática 190 Gestión de Incidencias 2. DOCUMENTACIÓN APLICABLE Manual de Calidad de Alsa... Cap. 8.3 Control de no conformidades Cap. 8.5 Mejora Procedimientos... P-OB- 01 Definición y seguimiento de objetivos de Calidad Eliminado: Gestión del Cuadro de mando de indicadores P-OB- 02 Revisión del Sistema por la Dirección P-CAL-02 Auditorías internas de Calidad y Medioambiente P-SAC-01 Gestión de reclamaciones 3. DEFINICIONES No conformidad o Incidencias: Incumplimiento de alguno de los requisitos especificados, entendiéndose por requisito una necesidad o expectativa establecida. Acción inmediata: Acción emprendida para eliminar de manera urgente el daño o efecto causado por la detección de una no conformidad real. Acción Correctiva: Acción o conjunto de acciones que se toma para eliminar las causas de una No Conformidad, previo análisis de las mismas para impedir su repetición. Acción Preventiva: Acción o conjunto de acciones tomadas para eliminar las caudas potenciales de futuras No Conformidades a fin de prevenir que se produzcan.

3 correctivas y preventivas 3/7 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 4.1 Diagrama de actividades ENTRADAS Responsa ble de Departa mento Director UG Comi té de Coor dinación Resp. I mpla ntaci ón de acciones SALIDAS Detectar no Conformidad a Clq mie mbro organización Documentar no conformidad b Definir acciones inmediatas y responsables c Implan tar acciones Verificar acciones implantadas Cerrar No Es necesario tomar AACC/AAPP? d Si Analizar las causas e Definir acciones a implantar y responsables f Implan tar acciones Seguimien to de las acciones g Verificación y Cierre h Informe de NC Informe de NC Control de no conformidades Informe de AACC y A AP P

4 4/7 4.2 Descripción de las actividades La detección y gestión de no conformidades, acciones correctivas y preventivas puede realizarse a nivel de Unidad de Gestión o de División. Para su gestión se empleará la Aplicación Informática 190. Eliminado: Salto de página Eliminado: actividades a. Detectar no conformidad Como norma general, se considera No Conformidad cualquier incumplimiento de alguno de los requisitos especificados en los Sistemas de Gestión implantados que pueda dar lugar a desviaciones respecto a lo previamente establecido. En Alsanet se encuentra actualizado un listado detallado de la clasificación por tipología de las incidencias que pueden tener lugar. Cualquier miembro de la Organización puede identificar una no conformidad, comunicándolo al Jefe de Departamento quien procederá a su apertura. b. Registrar la No Conformidad El Responsable correspondiente registrará la no conformidad en la aplicación informática 190. Para ello deberá cumplimentar los campos que la aplicación solicita a modo de una correcta identificación de la no conformidad. La codificación de las no conformidades se realizará de la siguiente manera: ZZZ - $$ - ### donde: ZZZ: Código numérico asignado a la empresa donde se abre la No Conformidad $$: Año de detección de la No Conformidad ###: Número correlativo de la No Conformidad, empezando a numerar por 01 Los códigos asignados a las Empresas están recogidos en la tabla de codificación de la Organización. Eliminado: su Eliminado: superior inmediato (Responsable Operativo) Eliminado: si es real Eliminado: el impreso Eliminado: nforme de no conformidad y acciones correctivas: Eliminado: NC- Eliminado: NC: No Conformidad Eliminado: empresa Eliminado: <#>Informe de acciones preventivas: AP-ZZZ- $$/## o AP-YYY-$$/## donde: <#>AP: Acción Preventiva <#>ZZZ: Grupo de tres letras que indican las iniciales de la empresa donde se abre el Informe de Acción Preventiva <#>YYY: Grupo de tres letras que indican las iniciales de la División/ UG donde se abre el Informe de Acción Preventiva <#>$$: Año en el que se abre el Informe de Acción Preventiva <#>##: Número correlativo de la Acción Preventiva empezando a numerar por 01

5 5/7 c. Definir acciones inmediatas Eliminado: Tomar Una vez registrada la no conformidad en la aplicación, se envía automáticamente un aviso mediante correo electrónico a la persona encargada de su resolución, quien deberá decidir la necesidad o no de tomar acciones inmediatas, solicitando la información necesaria a los departamentos afectados. El responsable deberá describir las acciones a realizar y las personas y las fechas para su ejecución. d. Analizar las causas El Director de la Unidad de Gestión conjuntamente con el Comité de Coordinación analiza las causas que han motivado la necesidad de abrir una acción correctiva y/o preventiva. Eliminado: empresa Pueden darse dos situaciones: I.) Las causas afectan sólo a la empresa, en cuyo caso todo el proceso de definición, implantación, etc. de las acciones correctivas / preventivas se desarrolla dentro de la empresa. II.) Las causas afectan a varias empresas. En cuyo caso, se comunica al Responsable de Calidad del Producto tal circunstancia para que se trate en el seno del Comité de Calidad de la División. e. Abrir acciones correctivas y/o preventivas El Director de la Unidad de Gestión determina la necesidad de abrir acciones correctivas si: Sistema las acciones inmediatas no han solucionado la no conformidad son No conformidades detectadas en Auditorías internas o externas. se trate de no conformidades graves o repetitivas es necesario emprender acciones para eliminar de raíz las causas que provocaron la no conformidad y evitar que ésta vuelva a aparecer. del resultado de las acciones de medición, seguimiento y análisis se identifique esa necesidad así se decide en los Comités de Coordinación. Así mismo, el Director de la Unidad de Gestión determina la necesidad de abrir acciones preventivas cuando del estudio de los datos y sus tendencias, resultado del proceso de medición y análisis, se identifique su necesidad. Sistema Eliminado: Eliminado: ante una No Conformidad potencial,

6 6/7 f. Definir acciones a implantar El Director de la Unidad de Gestión, conjuntamente con el Comité de Coordinación, determina las acciones a realizar. Estas acciones serán registradas en el correspondiente módulo de la aplicación informática 190 (por el responsable de calidad correspondiente, definiendo a los responsables de su implantación y la fecha límite de ejecución. La implantación de la acción será efectuada por la persona designada, quien lo hará dentro del plazo establecido. g. Realizar seguimiento de las acciones El Director de la Unidad de Gestión conjuntamente con el Comité de Coordinación realizan un seguimiento de las acciones que se están implantando y comprueban que las medidas adoptadas e implantadas ha sido eficaces para la eliminación de las causas de la no conformidad. Si los resultados no fueran satisfactorios, es conveniente registrar de nuevo la no conformidad para analizar de nuevo las causas y las acciones a tomar repitiendo el ciclo descrito en este procedimiento. Eliminado: empresa Sistema y los responsables afectados Eliminado: Verificar eficacia Sistema verificará que las acciones Eliminado: en el plazo previsto h. Verificar y Cerrar acciones. Una vez corregida la No Conformidad, el responsable de calidad correspondiente al procede a su cierre, cumplimentando el apartado correspondiente del registro informático. Eliminado: Empresa para que éste 5. REGISTROS Identificación Informe de no conformidad Informe de acciones Responsable archivo Soporte Tiempo de archivo Destino final Director de UG Informático 3 años Archivo histórico Director de UG. Informático 3 años Archivo histórico Eliminado: istema Gestión Eliminado: y acciones correctivas La aplicación informática permite obtener información detallada y agregada sobre el número, tipo, gravedad, plazo de resolución, costes generados y la situación de las incidencias al nivel de detalle que se requiera (división, UG, taller, coche, etc). Los listados permitirán un adecuado control de la resolución de las deficiencias detectadas en los servicios / procesos y aportará una información periódica

7 7/7 para su análisis en los comités de coordinación, facilitando la relación de transporte con mantenimiento y comercial. 6. ANEXOS En este procedimiento no existen anexos.