Activos Fijos Contraloría del Sistema Título: Activos fijos y/o materiales en desuso Área de Aplicación: Tecnológico de Monterrey

Transcripción

1 I.- Objetivo: Establecer los criterios y lineamientos necesarios para el tratamiento de los activos fijos que ya no cumplen el objetivo para el que fueron adquiridos. II.- Alcance: Personal que labora en el Tecnológico de Monterrey y tiene encomendadas las funciones formales de recepción, administración, custodia y destino del activo fijo en desuso. III.- Responsables: Personal encargado de las funciones de recepción, administración, custodia y destino del activo fijo en desuso. IV.- Políticas: 1. Todos los Campus deben tener establecida y formalizada la función de recepción, administración, custodia y colocación y/o enajenación del activo fijo en desuso. 2. El activo fijo en desuso es aquel que por sus condiciones físicas se encuentra inservible, descompuesto u obsoleto o que, estando en buenas condiciones y por rediseño de oficinas u otro motivo justificado, no cumple con el objetivo para el que fue adquirido; el cual puede ser reciclado o vendido, en cuyo caso se deberá informar al Administrador de del Campus. (Ver política 3.1 Consideraciones Generales de Activo Fijo, inciso IV, punto 5) 3. La función del control de activo fijo en desuso consiste en el conjunto de actividades necesarias para administrarlos. 4. Al detectar un activo fijo en desuso, el usuario deberá enviar un memorando al Administrador de señalando la razón por la cual considera a los bienes en desuso. El memorando deberá incluir la siguiente información: (Anexo 9.10) Número de activo fijo (número de etiqueta) Breve descripción del activo fijo Nombre del usuario responsable del activo Cuenta de presupuesto (centro de costos) Ubicación física de donde fue retirado el activo fijo Motivo de la baja

2 5. El memorando deberá firmarse y aprobarse por el responsable del presupuesto del departamento responsable del activo fijo. 6. El Administrador de deberá verificar las condiciones de los activos y confirmar que se trata de activos fijos en desuso. Así mismo deberá registrar el (los) activo(s) como obsoleto(s) y deberá concentrar los activos en el Almacén. (El Administrador de Activos fijos modificará en el sistema SAP o en cualquier otro sistema que se utilice, los datos maestros de dichos activos, cambiando la ubicación física de los mismos). 7. Cada Campus deberá designar un comité formado por al menos 3 (tres) directivos de distintas unidades organizacionales responsables de decidir el destino final de los activos en desuso, así como el valor de venta de los mismos, previa autorización de la Contraloría del Campus o, o de la Dirección Administrativa del Campus o Zona. 8. El destino final de los activos en desuso deberá decidirse con base en el cumplimiento de la Misión del Tecnológico, así como con el objetivo de obtener el mejor aprovechamiento o beneficio para el Tecnológico de Monterrey, tomando en cuenta las condiciones físicas de los mismos. El destino final podrá ser: Reutilizarse en otro departamento Donarse a alguna Institución Educativa o Asociación Benéfica Venderse a los empleados del Tecnológico de Monterrey Venderse como chatarra o desperdicio 9. El precio de venta del activo en desuso deberá establecerse con base en el precio de mercado que los bienes posean al momento de la transacción. 10. El Administrador de deberá registrar la baja del activo fijo en desuso; resguardando la documentación soporte en el Departamento de Contabilidad para su archivo correspondiente. 11. Se deberá reportar al Departamento de Administración y Riesgos las altas, bajas y modificaciones que tengan los activos fijos de todos los Campus del Tecnológico de Monterrey; por compras, ventas, donaciones, robos y extravíos, para su correcto aseguramiento. Recepción de los activos fijos en desuso 12. El Administrador de Activo Fijo deberá analizar la información descrita en el memorando de activo en desuso recibido del usuario y deberá realizar una inspección física del activo fijo antes de ser declarado en desuso.

3 13. Una vez evaluado el estatus del activo fijo en desuso, el Administrador de Activo Fijo deberá señalar uno de los siguientes métodos de entrega: Entregar en el Almacén por el Usuario. Recoger directamente en su ubicación actual. Desmantelar directamente en su ubicación actual. 14. Si el Administrador de Activo Fijo observa que no existe razón justificada para considerar al activo fijo en desuso deberá notificarlo al usuario y rechazar el ingreso de los bienes al Almacén. 15. El Administrador de Activo Fijo modificará en el sistema SAP o en cualquier otro sistema que se utilice los datos maestros del activo fijo, cambiando la ubicación física del mismo (de la ubicación original al Almacén). Reutilización en otros departamentos del activo en desuso 16. El Administrador de deberá promocionar como primera opción, colocar en otros Departamentos del Campus, el activo fijo en desuso en buenas condiciones que se encuentran actualmente en Almacén. 17. Es responsabilidad del Administrador de publicar y mantener actualizada una relación de los activos fijos en desuso y en buenas condiciones que se encuentran en el Almacén. La publicación se sugiere se realice en un medio de acceso para todo el Campus, con el fin de promocionar su colocación y así evitar desembolsos en la compra de éstos. 18. El Departamento de Compras también será responsable de ofrecer como primera alternativa los bienes existentes en dicha relación; en caso de que le sea suministrada una solicitud de compra para un bien nuevo y que pudiera ser solventada con un bien existente en esta relación. 19. El Encargado del Almacén donde se guardan los activos fijos en desuso será el responsable de informar al Administrador de para la modificación de los datos maestros relacionados con el activo fijo reubicado. Venta de activos fijos en desuso 20. Cuando se haya decidido vender los activos en desuso, el comité deberá enviar al Administrador de un memorando o correo electrónico en donde se establezca el precio de venta aprobado, además del número de activo fijo (número de etiqueta), breve descripción del activo fijo y nombre del usuario responsable del activo.

4 21. Para la venta de activo fijo en desuso, tendrá preferencia el personal del Campus. 22. La venta de activo fijo en desuso deberá efectuarse en condiciones similares para todo el personal del Campus. 23. El Administrador de deberá notificar al Departamento de Recursos Humanos (Sección Prestaciones) para que se publique la fecha y hora de la venta del activo fijo en desuso al personal del Campus. Así mismo, se deberá indicar la forma y requisitos para pago. En caso de ser necesario deberá informar a otros posibles compradores del activo a venderse como segunda instancia. 24. Los compradores interesados, deberán acudir a realizar el pago según se haya solicitado y deberán indicar en caja que se trata de la adquisición de activo fijo en desuso. Previo al depósito en caja, se debió haber creado un deudor en el sistema SAP o en cualquier otro sistema que se utilice, para compensar el ingreso. Dicho deudor deberá ser en base a una relación de la adjudicación de los bienes a cada empleado por parte de Recursos Humanos (Sección Prestaciones), con copia al Administrador de para corroborar el registro de la baja del activo fijo. 25. En cada venta de activos el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey deberá expedir una factura a nombre del comprador. (Ver Política 3.1. Consideraciones Generales de Activo Fijo, Consideraciones Adicionales, puntos 46 y 47). 26. Una vez realizado el pago, el empleado podrá solicitar la entrega del activo fijo en desuso presentado el comprobante de pago. 27. El Administrador de verificará que en el comprobante de pago se mencione el número de etiqueta de activo que fue vendido. Donativos 28. Los activos en desuso con un valor mayor al costo de 4 (cuatro) colegiaturas de profesional o su equivalente en moneda extranjera al tipo de cambio determinado por la Dirección de Finanzas del, podrán ser donados únicamente con autorización por escrito del Rector del, o del Rector de Zona. El Rector deberá autorizar no sólo los activos fijos a donarse, sino también la Institución o Asociación elegida. 29. Los Directores Generales de Campus podrán autorizar una donación de activo fijo en desuso siempre y cuando el valor del dicho activo sea menor o igual al costo de 4 (cuatro) colegiaturas de profesional o su equivalente en moneda extranjera al tipo de cambio determinado por la Dirección de Finanzas del.

5 30. Una vez autorizada la donación, se deberá enviar la autorización escrita del Rector o Director de Campus (según sea el caso) al Administrador de quien verificará y levantará una relación escrita del activo a donar. Si todo coincide, el Administrador de procederá a registrar la baja del activo fijo dentro del sistema SAP, Módulo de o en cualquier otro sistema que se utilice. En caso contrario realizará las aclaraciones pertinentes. 31. Posteriormente la Dirección Administrativa del Campus será la responsable de levantar el acta administrativa con visto bueno del Director General, mencionando la donación. Esta acta deberá estar firmada por el donatario y dos testigos que recibieron dichos bienes. 32. Dicha acta deberá contar con la siguiente información: Número de activo fijo (número de etiqueta) Breve descripción del activo fijo Nombre del Usuario responsable del activo 33. La Contraloría o Dirección Administrativa del Campus, deberá firmar la Orden de Salida Definitiva de Activo Fijo donado, y deberá enviar copia de la misma al Encargado de Seguridad para permitir su salida del Campus, así como al Administrador de para complementar el expediente de la baja del activo (Anexo 9.12) 34. El donatario deberá entregar a cambio un recibo o comprobante especificando, nombre de entidad donataria, fecha de la donación, descripción y cantidad de activo donado, y firma de recibido. (Anexo 9.13) 35. El Administrador de Activo Fijo realizará el registro contable en el sistema SAP, Módulo de o en cualquier otro sistema que utilice; y enviará al Departamento de Contabilidad la documentación que soporte la donación del activo para su archivo correspondiente. La documentación a archivar es: acta administrativa, recibo de donación, la orden de salida definitiva del activo fijo, póliza contable de la baja del equipo y la copia de la factura. Activo Fijo Extraviado o Robado 36. El Usuario en coordinación con la seguridad interna del Campus, deberá informar al Administrador de, el extravío o robo de un activo. 37. El Administrador de deberá recopilar la información del reporte emitido por la seguridad interna del Campus y demás papelería relacionada al activo para proporcionarlo a las instancias que así lo requieran para las reclamaciones de seguros, fianzas, etc.

6 38. El Administrador de deberá informar al Departamento de Administración de Riesgos el extravío o robo del equipo, anexando los documentos generados anteriormente. 39. El Administrador de Activo Fijo realizará el registro contable de la baja del activo extraviado o robado en el sistema SAP, Módulo de o en cualquier otro sistema que utilice, y enviará al Departamento de Contabilidad la documentación que soporte el extravío o robo del activo fijo. V.- Descripción de Actividades: Recepción de activo en desuso 1. El Usuario envía memorando al Administrador de Activo Fijo notificando el activo fijo en desuso. 2. El Administrador de Activo Fijo establece contacto con el usuario para realizar la inspección física del activo fijo en desuso. 3. Se determina el método para recoger el activo fijo. 4. Finalmente, modifica el dato maestro con la nueva ubicación física del activo fijo en desuso, en el sistema SAP, Módulo de o en cualquier otro sistema que se utilice. Reutilización en otros departamentos 5. El Administrador de Activo Fijo promocionará la colocación de los activos fijos en desuso y en buenas condiciones en otros departamentos de la entidad. 6. El Administrador de Activo Fijo publicará en un medio de acceso para todo el Campus una relación actualizada de los activos fijos en desuso y en buenas condiciones. 7. En caso de que el Departamento de Compras tenga una solicitud de compra de un bien existente en dicha relación, lo deberá ofrecer como primera opción. 8. El Encargado del Almacén donde se guarden los activos fijos en desuso informará al Administrador de para que lleve a cabo la modificación de los datos maestros relacionados con el activo fijo reubicado.

7 Venta de activo fijo en desuso 9. El comité enviará al Administrador de un memorando o correo electrónico en donde se establezca el precio de venta aprobado, además del número de activo fijo, breve descripción y nombre del usuario responsable del activo. 10. El Administrador de Activo Fijo notificará al Departamento de Recursos Humanos (Sección Prestaciones) para que publique fecha y hora de la venta, indicando además la forma y requisitos para pago. 11. El comprador realizará el pago. 12. El Administrador de verificará el comprobante de pago (Anexo 9.20), además de realizar el registro contable de la baja por venta en el SAP, Módulo de Activos Fijos o en cualquier otro sistema que se utilice y envía los documentos comprobatorios al Departamento de Contabilidad para su archivo correspondiente, además el Encargado de deberá preparar y entregar una Carta de Entrega de por Concepto de Venta de material en desuso al comprador (Anexo 9.15). Donativos 13. Se obtiene autorización del Rector o Director Administrativo (según sea el caso). 14. Se contacta al donatario y se le invita a recoger el activo fijo en desuso. 15. El Administrador de Activo Fijo verifica y levantará una relación escrita del activo a donar. Si dicha información coincide, el Administrador de registra la baja del activo dentro del sistema SAP o en cualquier otro sistema que se utilice. 16. La Dirección Administrativa del Campus levantará el acta administrativa. 17. La Contraloría o Dirección Administrativa del Campus, firmará la Orden de Salida Definitiva y envía copia de la misma al Encargado de Seguridad del Campus, así como al Administrador de 18. El donatario entrega a cambio un recibo o comprobante. 19. El Administrador de Activo Fijo realiza el registro contable de la baja por donación en el sistema SAP, Módulo de o en cualquier otro sistema que se utilice; enviando la documentación comprobatoria al Departamento de Contabilidad para su archivo correspondiente (Anexo 9.11).

8 Activo Fijo Extraviado o Robado 20. El Usuario informa a seguridad interna y posteriormente al Administrador de, el extravío o robo de un activo. 21. El Administrador de deberá recopilar la información correspondiente al caso. 22. El Administrador de informa al Departamento de Administración de Riesgo el extravío o robo del equipo. 23. El Administrador de realiza el registro contable de la baja del activo en el sistema SAP, Módulo de o en cualquier otro sistema que utilice; enviando la documentación comprobatoria al Departamento de Contabilidad para su archivo correspondiente VI.- Diagrama de Flujo:

9 VII.-Anexos: Documentos necesarios para aplicar estas políticas: No Aplica Documentos que se generan en el proceso de estas políticas: o Memorando Informando del Activo Fijo en Desuso (Usuario-) (Anexo 9.10). o Memorando Informando Baja del Activo Fijo ( -Contabilidad) (Anexo 9.11). o Orden de Salida Definitiva del Activo Fijo (Anexo 9.12). o Recibo del Donatario (Anexo 9.13). o Comprobante de Peso Chatarra (Anexo 9.14). o Carta de Entrega de Activo Fijo por Concepto de Venta (Anexo 9.15). o Boleta de Ingreso (Anexo 9.20). o Acta Administrativa de donación. o Póliza contable de la baja de equipo.

10 VIII.- Control de cambios: Revisión Fecha Ubicación Naturaleza del cambio