MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA MATEGE

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA MATEGE

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3 Índice del documento: INTRODUCCIÓN... 4 REQUISITOS... 5 ACCESO AL SISTEMA... 5 MATRICULACIÓN DE VEHÍCULOS... 5 Gestor Administrativo... 5 Empleado de Gestoría... 5 FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA... 6 Enviar trámites... 7 Envío de ficheros al sistema... 7 Formulario Online... 7 Ver estado de la cola ficheros enviados... 8 Consultar trámites realizados... 9 Estados... 9 Acciones IMPRESIÓN LISTADO

4 INTRODUCCIÓN El objetivo del presente documento es servir de guía para la presentación telemática las solicitudes de transferencias

5 REQUISITOS Para poder acceder al sistema son necesarios los siguientes requisitos: Disponer de un certificado de Firma Profesional (o certificado perteneciente Firma habilitado en la plataforma) vigente y dado de alta en la plataforma. Disponer de un navegador IE 6.0 o superior Disponer de una conexión a Internet, preferiblemente ADSL o cable ACCESO AL SISTEMA El acceso al sistema se realiza a través de la correspondiente url según el colegio en el que esté tramitando. Pueden acceder al sistema los gestores administrativos con su certificado digital vigente, emitido por el Colegio de Gestores Administrativos pertinente, y que hayan sido dados de alta por el colegio en el sistema. Así mismo, podrán acceder al sistema (sin opción de firmar las solicitudes digitalmente) los empleados de gestoría que dispongan de un certificado digital vinculado a un gestor administrativo. MATRICULACIÓN DE VEHÍCULOS A continuación se muestra a grandes rasgos el funcionamiento general de la aplicación. Gestor Administrativo 1. El gestor accede al sistema identificándose con su certificado digital 2. El gestor envía los trámites al sistema, mediante un fichero con extensión.ga.xml. o bien los introduce de forma manual a través del formulario habilitado a tal efecto. 3. El sistema realiza una validación del fichero recibido y descarta los trámites que no cumplan las especificaciones de la D.G.T 4. Una vez validados los trámites, el gestor los firma digitalmente. 5. Finalmente el gestor imprime la solicitud de transferencia. Empleado de Gestoría 6. El usuario empleado accede al sistema identificándose con su certificado digital 7. El usuario empleado envía los trámites al sistema, mediante un fichero con extensión.ga.xml o a través del formulario pertinente. 8. El sistema realiza una validación del fichero recibido y descarta los trámites que no cumplan las especificaciones de la D.G.T - 5 -

6 9. El gestor administrativo accede al sistema, firma los trámites e imprime las solicitudes. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA A continuación se muestra de forma detallada el funcionamiento del sistema para los gestores administrativos. El acceso al sistema únicamente puede realizarse con un certificado válido, emitido por el colegio pertinente. En el caso de acceder con un certificado de empleado, no será posible realizar la firma digital de los trámites, función que únicamente está disponible para el gestor administrativo. Una vez identificado en el sistema se muestra una pantalla como la que sigue: Las acciones que se pueden realizar son las siguientes: Enviar ficheros de trámites al sistema (botón Nueva Solicitud) Ver estado de la cola de ficheros enviados (pestaña Archivos) Consultar trámites realizados (página actual) - 6 -

7 Enviar trámites El sistema ofrece dos formas de introducir los datos de la solicitud de matriculación: Mediante formulario online Mediante envío de ficheros GA. Envío de ficheros al sistema Los trámites deben ser enviados al sistema mediante un archivo con extensión.ga.xml Desde el botón Examinar elegir el fichero que se quiere subir al sistema y a continuación pulsar el botón Procesar. Formulario Online Se introducirán todos los datos para la solicitud de transferencia en el formulario online habilitado a tal efecto. Es necesario cubrir todos los campos obligatorios (el sistema los resalta en color rojo)

8 Ver estado de la cola ficheros enviados Desde esta opción el gestor puede ver en que estado de proceso se encuentran los ficheros que ha enviado. El sistema muestra la fecha y hora en la que el fichero ha entrado al sistema. Una vez procesado se mostrarán los trámites correctos y erróneos que se han encontrado en el fichero

9 Consultar trámites realizados Se muestra el listado de todos los trámites enviados al sistema por el gestor. El sistema permite la búsqueda de trámites por los siguientes campos: Matrícula del vehículo Tasa utilizada en el trámite Fecha en la que se ha enviado el trámite al sistema En el listado de trámites se muestran los siguientes datos del trámite: Dónde podemos distinguir: Fecha en la que se envió el trámite Estado del trámite o fecha en la que se ha procesado el trámite Matrícula del vehículo Tasa DNI del transmisorr Estados Según el estado en el que se encuentre el acciones sobre el mismo. trámite pueden realizarse distintas ERROR XML o RECHAZADO En cualquiera de estos estados el trámite aparecerá marcado con el iconoo. Situando el puntero encima de este icono se mostrará la causa que ha producido el errorr en el trámite: - - El estado ERROR XML se produce cuando el fichero XML no tiene un formato válido, o faltan algunos de los campos imprescindibles para su tramitación. El estado RECHAZADO se produce cuando su Colegio de Gestores Administrativos encuentra algún dato incorrectoo y le informa del motivo por el que ha sido rechazado el trámite. En cualquiera de esto casos es necesario corregir los datos según la explicación que obtengamos del error y volver a subirlos

10 ERROR Cuando un trámite está en estado de error aparece marcado con el icono. Si un trámite tiene este estado podrá ver la descripción de los errores pasando el puntero del ratón por encima del icono: Además, en este estado puede modificar los datos que aparecen reflejados en la descripción del error pulsando sobre el trámite. Cuando pulse, se abrirá una ventana a través de la cual podrá modificar aquellos datos que se han identificado comoo incorrectos (con fondo rojo)

11 PENDIENTE FIRMA GESTOR Cuado un trámite se encuentra en este estado se encuentra preparado para que el Gestor Administrativo con su certificado lo firme. Para ello, marque la casilla de la izquierda del trámite y pulse sobre el botón firmar trámites. Puede marcar tantos trámites como desee siempre que se encuentren en la misma página: La primera vez que vaya a firmar los trámites se instalará en su equipo el applet de firma, se trata de un programa Java que utilizará su certificado para obtener su firma de cada trámite. Durante el proceso de instalación se le pedirá una serie de confirmaciones, en la primera de ellas elija Ejecutar : En esta pantalla elija Si Cuando haya confirmado la instalación del applet de firma se iniciará un proceso que puede tardar unos minutos, si todo ha ido bien se le indicará que el applet se ha instalado correctamente. Este proceso no tendrá que volver a repetirlo y en las siguientes ocasiones que vaya a firmar un trámite ya entrará en la siguiente pantalla:

12 En esta pantalla deberá marcar la casilla que pone He verificado cada uno de los vehículos y pulsar sobre firmar. Cuando usted firma el trámite éste entra en una serie de procesos que pasan por la firma del mismo por el colegio y su envío a la DGT para la realización de la consulta de cargas del vehículo. ERROR COMUNICACIÓN Cuando un trámite tiene como estado Error en comunicación significa que el sistema no ha podido contactar con la DGT de forma correcta, y por lo tanto no se ha podido realizar la consulta de cargas. Pulsando sobre el icono se vuelve enviar el trámite a la DGT. TRAMITADO Cuando los trámites se envían a la DGT, ésta devuelve el resultado de la consulta de cargas sobre el vehículo y con estos datos el colegio genera el pdf con la solicitud de transferencia. Puede ver la respuesta de la consulta de cargas pulsando sobre el trámite

13 Acciones Borrado trámite Sólo pueden ser borrados los trámites que todavía NO han sido firmados por el gestor o que han dado error en comunicación con la DGT. Pulsando sobre el icono, el sistema solicitará previamente su confirmación: IMPORTANTE: Una vez eliminado un trámite no se podrá recuperar

14 IMPRESIÓN LISTADO El sistema MATEGE le permite imprimir un Listado para su presentación en el Colegio de Gestores. A continuación, le indicamos los pasos necesarios para su impresión: 1. Acceso al sistema MATEGE con su certificado digital. 2. El gestor realiza una búsqueda de los trámites de `transferencias que desea imprimir. Para ello, deberá realizar un filtrado por: fecha de inicio y fecha fin (1) 3. Realizada la búsqueda de los trámites de transferencia, en la parte inferior de la página se habilita la opción `[Listado de transferencias para las fechas indicadas] (2), tal y como se muestra en pantalla. 4. Pinchando sobre el enlace podremos imprimir el listado de los trámites enviados a la DGT