Google Groups. Administración de Grupos de Google Apps

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1 Infraestructura de TI UTPL-UGTI Google Groups Administración de Grupos de Google Apps Introducción Google Groups o Grupos de Google, reemplazan las antiguas listas de correo electrónico. Es un servicio que permite tener comunicación entre un cierto grupo determinado de personas, sirve para ayudar a los usuarios acceder a información y facilita la comunicación a través del correo electrónico. Consideraciones Para acceder a un grupo es necesario disponer de una cuenta de correo electrónico del dominio de la UTPL. Temas Qué se puede hacer en un grupo? Responder los mensajes publicados por otros usuarios Publicar sus propios mensajes Crear grupos y mantenerse en contacto con otro grupo Configuración de Grupos, Tareas de Administración de Grupos Invitar a Miembros. Página 1

2 ADMINISTRACIÓN DE GRUPOS DE GOOGLE APPS 1. Para acceder a la administración de un grupo, debe logearse con su cuenta de correo electrónico de la UTPL. 2. Después de Logearse a través de la cuenta de correo electrónico, se puede acceder a la administración de los grupos, en el cual el usuario es propietario. Página 2

3 PÁGINA PRINCIPAL DE GOOGLE GROUPS UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA En esta página se puede observar los grupos al cual el usuario está suscrito, y los grupos que puede administrar; adicional a ello puede crear nuevos grupos. Página 3

4 Acceder al Grupo Paso 1. Click en el grupo a administrar Paso 2. Accede al grupo. En esta página se puede acceder a varias opciones de personalización del grupo, en cuanto a privilegios de envío de correo electrónico y administración de miembros del grupo. En el panel derecho se encuentra opciones de gestión como: - Configuración de grupo - Tareas de Administración - Invitar a nuevos Miembros Página 4

5 A. Configuración de Grupos En este panel, encontrará opciones que lea ayudarán a mejorar y personalizar el grupo, de acuerdo a sus requerimientos. a. General En esta pestaña se muestra información general del grupo, como dirección del grupo, en este caso Adicional a ello se tiene la opción de editar algunos parámetros como: Nombre del grupo, descripción, link del sitio web del grupo, dirección de correo (al cambiar la dirección de correo electrónico de su grupo, modificará también la dirección que los suscriptores utilizarán para enviar mensajes y la dirección web que permitirá a otras personas acceder al mismo. Los usuarios que visiten la dirección antigua no podrán acceder a su grupo.) Página 5

6 b. Acceso En esta sección se puede definir algunos niveles de seguridad, que permitirán restringir o permitir el envío de correo electrónico. Se recomienda tener cuidado en las opciones que se seleccionan, para evitar posibles usos no adecuados del grupo. Página 6

7 Ítem 1: Quién puede ver los grupos?: Se puede seleccionar que solo aquellas cuentas que pertenezcan al grupo o este suscritas al grupo pueden ver el contenido de los mensajes que sean publicados a través de la cuenta del grupo. Si se selecciona que cualquier usuario de dominio de la utpl.edu.ec puede ver el contenido de los mensajes, podrán ser visualizados por cualquier cuenta que de la UTPL (independiente si son Docentes, Administrativos o Estudiantes.) Quién puede ver los grupos? Sólo los miembros pueden ver el contenido del grupo Cualquier usuario de utpl.edu.ec puede ver el contenido del grupo Ítem 2: Listado de directorios: Al incluir el grupo en el directorio de grupos de Google, significa que cualquier usurario puede encontrar el grupo, a través de las búsquedas en google. Pero no necesariamente puede acceder a la información, esto depende de la configuración del Item 1. Listado de directorios Incluir este grupo en el directorio de Grupos de Google No incluir este grupo Ítem 3: Quién puede ver los miembros de un grupo? En esta opción se puede limitar quienes están permitidos ver la lista de las cuentas (miembros) que pertenecen al grupo,- Quién puede ver los miembros de un grupo? Sólo los miembros pueden ver la lista de miembros del grupo Sólo los administradores pueden ver la lista de miembros del grupo Cualquier usuario de utpl.edu.ec puede ver la lista del grupo Página 7

8 Ítem 4: Quién puede participar? Al seleccionar que cualquier usuario de utpl.edu.ec puede unirse, se esta permitiendo la suscripción automática al grupo, es recomendable seleccionar la 3 opción, para que el administrador de la cuenta del grupo, sea quien decida si permitir o no la suscripción al mismo, Quién puede participar? Cualquier usuario de utpl.edu.ec puede unirse Los usuarios deben estar invitados Los usuarios pueden solicitar una invitación para unirse Puedes optar por escribir una pregunta personalizada que aparecerá en la página de acceso de tu grupo. Con ella, tal vez puedas conseguir más información sobre las personas que solicitan una invitación y podrás consultar sus respuestas para ayudarte a tomar una decisión sobre la aceptación de esas personas como miembros de tu grupo. Ítem 5: Permitir miembros externos Se recomienda no activar esta opción, ya que la información que se envíe a través de estas cuentas de grupos, deben ser de tipo institucional. Permitir miembros externos Permitir que las direcciones de correo electrónico de fuera del dominio se añadan a este grupo y reciban mensajes enviados al mismo Si se selecciona esta casilla, las direcciones de correo electrónico que no pertenezcan al dominio pueden añadirse al grupo y recibir los mensajes que se envíen a este. Ítem 6: Quién puede enviar mensajes? Se debe seleccionar con cuidado quienes pueden realizar el envío de mensajes, Al seleccionar Sólo administradores se debe considerar que si el grupo está suscrito a otro, no podrá recibir correos de ese grupo, a menos que se lo agregue como un usuario administrador. Quién puede enviar mensajes? Sólo administradores Sólo miembros Cualquier usuario de utpl.edu.ec puede publicar mensajes Cualquiera puede publicar entradas. Permitir la publicación de entradas desde la Web Página 8

9 Ítem 7: Quién puede invitar a nuevos miembros? Se recomienda habilitar la opción de que solo los Administradores puedan agregar nuevos miembros a los grupos. Quién puede invitar a nuevos miembros? Sólo administradores Administradores y miembros Ítem 8: Moderación de mensajes Esta opción permite determinar si los mensajes que sean enviados por los miembros del grupo, pueden primero ser leídos por el administrador y luego enviado a todos los usuarios del grupo p directamente enviar los mensajes sin ser revisados. Moderación de mensajes Todos los mensajes deben moderarse Sin moderación: los mensajes se envían directamente Se moderan los mensajes de los nuevos miembros c. Aspecto En esta sección se puede personalizar la imagen del grupo, agregar algún logo o modificar los colores de la vista del grupo. Página 9

10 d. Navegación Se puede seleccionar el orden en que se visualizan las publicaciones del grupo. e. Envío de correo electrónico Página 10

11 Ítem 1: Prefijo del asunto Se recomienda dejar en blanco es campo, en caso de ser necesario se lo debe modificar. Prefijo del asunto Este texto se añadirá al título de todos los mensajes enviados al grupo. Recomendamos rodear el prefijo con [ ] o { }. Añade '%d' para incluir el número del mensaje en el título. Deja este campo en blanco para no incluir ningún prefijo en el título. Prefijo: Ejemplos: [prueba-gr], {prueba}, [prueba-gr:%d] Ítem 2: Prefijo del asunto En caso de ser necesario incluir un mensaje al píe de cada correo, se lo puede incluir en esta sección. Mensaje a pie de página Este texto aparecerá al final de todos los mensajes publicados en el grupo. No utilizar pies de página Utilizar el pie de página predeterminado (se muestra a continuación) Crear un pie de página personalizado: Ítem 3: Respuestas a los mensajes Se puede definir a quien se debe enviar las respuestas de los mensajes, Respuestas a los mensajes Las respuestas se envían a todo el grupo. Las respuestas se envían al autor del mensaje. Las respuestas se envían a los propietarios del grupo Los usuarios deciden dónde enviar sus respuestas. Usar una respuesta personalizada: Ítem 4: Tamaño máximo del mensaje Se recomienda dejar la opción predeterminada Tamaño máximo del mensaje Usar la predeterminada Página 11

12 Ítem 5: Publicación en nombre del grupo Se recomienda no habilitar esta opción por seguridad. Publicación en nombre del grupo Permitir a los miembros del grupo enviar entradas en nombre de la dirección de correo Si se selecciona, los miembros del grupo pueden seleccionar enviar mensajes usando la dirección de correo electrónico del grupo, en lugar de su propia dirección de correo. Parecerá que los mensajes se originan en el propio grupo. Ten en cuenta que, si esta opción está habilitada, la configuración de moderación de los usuarios individuales o de los miembros nuevos no se aplicará a las publicaciones que se realicen en nombre del grupo. f. Opciones Avanzadas En esta sección se recomienda no modificar las configuraciones predeterminadas. Página 12

13 g. Controles de Spam Se recomienda dejar la opción predeterminada. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA B. Tareas de Administración En este panel, encontrará opciones que lea ayudarán a gestionar los miembros del grupo: como Revisar mensajes pendientes, Revisar miembros pendientes, administrar suscripciones al grupo: a. Administrar Pertenencia - Todos los miembros En este panel se puede editar privilegios de los usuarios como: - Asignar el rol a un usuario, el cual puede ser: Miembro normal, Administrador, o Propietario. - Se puede anular la suscripción del mismo al grupo o prohibir ciertos parámetros. Página 13

14 - Al seleccionar el usuario se puede editar parámetros únicos para el mismo, con respecto al uso del grupo. A continuación visualizará las siguientes opciones: Página 14

15 Los parámetros importantes que se deben considerar para su configuración son los siguientes: - Tipo de suscripción: lo que el usuario puede visualizar - Tipo de miembro: si es miembro normal, administrador o propietario. - Permisos de envíos de correos - En caso de requerirse la anulación de la suscripción, se lo puede realizar en este panel. b. Administrar suscripciones al Grupo En esta sección puede suscribir el grupo a otro grupo. C. Invitar a Miembros Existen dos formas de agregar nuevos miembros al grupo: - Invitar los miembros por correo electrónico, y esperar a que acepten la invitación ó - Añadir los miembros directamente sin notificarle al usuario que se lo a suscrito a un grupo. Click en el panel derecho en Invitar a Miembros. Página 15

16 a. Invitar los miembros por correo electrónico En los cuadros posteriores, se debe ingresar el correo electrónico del usuario al que se desea enviar una invitación de suscripción al grupo. Adicional a ellos, se puede agregar un mensaje. Cuando el usuario haya aceptado la invitación, podrá recibir mensajes relacionados con el grupo. El usuario visualizará el siguiente mensaje: Página 16

17 a. Invitar los miembros directamente En los cuadros posteriores, se debe ingresar el correo electrónico del usuario y automáticamente el mismo podrá recibir mensajes del grupo, sin necesidad de confirmación. Página 17

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