PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO ELABORACIÓN DE COLATERALES, MATERIAL IMPRESO Y PUBLICIDAD EXTERIOR
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- Silvia Rodríguez Bustos
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1 ELABORACIÓN DE COLATERALES, MATERIAL IMPRESO Y PUBLICIDAD EXTERIOR Página 1 de 5 1. OBJETIVO Elaborar los diseños publicitarios que requieran las dependencias interesadas de la Corporación. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplicará a todas las dependencias de COFREM que soliciten al, material publicitario para un determinado evento. 3. FUNCIONES Director Administrativo: Estudiar solicitud y aprobar la elaboración de publicidad para la Corporación. Subdirector de Servicios Sociales: Revisa y aprueba diseño final. : Realizar la requisición mediante el flujo de Publicidad, para la elaboración de colaterales, material impreso y publicidad exterior. : Cotizar proveedores y diseñar material publicitario. Coordinador de Almacén: Recibe la mercancía entregada por el proveedor y verificar lo solicitado. Asistente ( Publicidad): Recibe solicitudes en el formato actividades publicitarias. Diseñador Gráfico: Elabora el arte final. 4. DEFINICIONES Afiche: Pieza de papel que se fija en un espacio, sirve para promocionar eventos puntuales. Arte Final: Prueba final del arte gráfico que da una idea de la presentación de la pieza. Boceto: Presentación preliminar de una idea con el fin que esta sea aprobada, modificada o desaprobada. Colateral Publicitario: Toda suerte de accesorios de merchandising que se utilizan como promocionales y que no son comisiónales. (llaveros, cachuchas, lapiceros, sombrillas, camisetas). Pasacalle: Impresión digital en lona, que se ata a dos extremos de una calle y que regularmente anuncia eventos puntuales. Pendón: Pieza publicitaria para colgar en la pared o adosar a una superficie. Plegable: Pieza de papel que se dobla en una o varias partes y sirve para promocionar programas o servicios. Valla: Formato publicitario de gran tamaño que se ubica en exteriores, en virtud de que su diseño se visualice fácilmente a larga distancia. Volante: Hoja de papel impresa que se utiliza para hacer una comunicación o promocionar un programa o servicio. ELABORÓ Cargo: Área Publicidad. Nombre: Luz Adriana Vallejo González Vo. Bo. Área Calidad de Nombre: Carlos Andrés y Mesa Barbosa REVISÓ Comité de Procesos Cargo: Planeación Corporativa AUTORIZÓ Director Administrativo Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa APROBÓ Consejo Directivo Nombre: Henry Rojas Betancourth DOCUMENTO CONTROLADO Nombre: Jaime Alejandro Delgado Cifuentes Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)
2 Página 2 de 5 5. DESARROLLO 1. Solicitar y recibir la elaboración de publicidad. 2. Efectuar cotizaciones. Se establece contacto con el del solicitando material publicitario para un determinado evento, con el formato PD F01 de actividades publicitarias; el del estudia el presupuesto de la, indicándole si se puede adquirir o no y posterior a esto el del mediante correo electrónico, pide a la interesada la requisición mediante el flujo de SEVEN. Nota: La solicitud se debe realizar con un (1) mes de anticipación como mínimo. El del solicita la (s) cotización (es) de acuerdo al monto establecido. Hasta 10 SMLV (1 cotización) De 10 a 40 SMLV (2 cotizaciones) De 40 a 147 SMLV (3 cotizaciones) A los diferentes proveedores registrados que puedan suministrar el material para la elaboración de colaterales publicitarios, material impreso o publicidad exterior. 1. Formato Actividades Publicitarias. 2. Correo Electrónico 3. Cotización (es)
3 Página 3 de 5 3. Enviar a la División de Logística la requisición. 4. Diseñar el boceto. - Si la requisición es por proceso de compra, se envía a la División de Logística la (s) cotización (es) y la requisición para la aprobación del Director Administrativo. - Si la requisición es por contrato, se recibe la cotización del proveedor y se llena el formato de Solicitud de contrato con los documentos y soportes (Original Cámara y Comercio, Fotocopias: cédula de ciudadanía, Contraloría, Procuraduría, antecedentes judiciales de policía, seguridad social), se envía a Logística quien luego envía al Director Administrativo para su aprobación; después la División de Logística con todos los documentos aprobados elabora la orden de compra o servicio, si la cotización supera los 40 salarios (vigente) se hace comité de compras, después de aprobado el formato es dirigido a jurídica para elaboración del respectivo contrato. El Diseñador Gráfico, realiza boceto y arte final para colaterales publicitarios, material impreso o publicidad exterior. Diseñador Gráfico. 4. Requisición 5. Solicitud Elaboración de Contrato 6. Boceto 7.Arte final 5. Aprobar diseño. El Subdirector de Servicios Sociales revisa y aprueba el boceto final. En caso de no aprobar la solicitud, la envía al para sus respectivos cambios y aprobación final. Subdirector de Servicios Sociales 6. Enviar a Dirección Administrativa para revisar y aprobar. Si la solicitud no es por contrato, el Director Administrativo recibe por parte de la División de Logística, la cotización y la requisición, la revisa y la aprueba; luego la devuelve por SEVEN a la División de Logística, quien elabora la orden de compra de los proveedores y posterior a esto se envía al, quien la hace firmar por el proveedor, entrega el recibo original a este y la copia la envía a la División Logística debidamente radicada. 8.Orden de Compra
4 Página 4 de 5 7. Solicitar al Proveedor la elaboración del material publicitario. 8. Aprobar material publicitario Se solicita la elaboración del material publicitario al proveedor, de acuerdo con el diseño aprobado por el Subdirector de Servicios Sociales. Se revisa el material publicitario elaborado por el proveedor, según el arte final entregado y le da el visto bueno. En caso de que el material no quede conforme a lo establecido en el diseño, será devuelto al proveedor para que efectúe los cambios correspondientes. Nota: Para publicidad exterior, el del se desplaza al lugar donde se haya ubicado la publicidad o por fotografías que han sido enviadas al correo electrónico de Publicidad, se da el visto bueno o se devuelve para que efectúen los cambios, cuando sea necesarios. 9. Recibo de material publicitario y tramite de compra. La Coordinación de Almacén recibe el material publicitario entregado por el proveedor, con los documentos y soportes, se da inicio al trámite de la cuenta o factura en la División de Logística. Coordinador (Almacén) 9.Factura de cobro
5 Página 5 de 5 6. RELACIONADOS No INFORMACIÓN GENERAL Código del Registro 1 PD F01 Presentación (Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico Formato Actividades Publicitarias. 2 Electrónico Correo electrónico X X de Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación Responsable (Cargo) Indización Tiempo Archivador Diseñador Cronológico 1 Año Servidor/ Archivo Cronológico 3 Meses 3 Formato Externo Cotización (es) X División de Tesorería Archivador Secretaria Cronológico 6 Meses 4 Formato Libre Requisición X División de Logística Servidor Secretaria 5 Formato libre Solicitud Elaboración de Contratos 6 Formato libre Boceto X 7 Formato libre Arte Final. X X Asesoría Jurídica Archivo Auxiliar de Oficina Cronológico 1 Año 8 Formato Libre Orden de compra X División de Logística Servidor Servidor Diseñador Cronológico 1 Año Servidor Diseñador Cronológico 1 Año Auxiliar de Compras Numérico Histórico 9 Formato libre Factura de cobro X División de Tesorería Archivador Secretaria Cronológico 6 Meses
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