EJECUCIÓN DE GASTOS EN SECCIONALES. Día Mes Año

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1 PÁGINA 1 DE 6 1. OBJETIVO Planear, ejecutar y verificar la ejecución de los gastos para la realización de actividades correspondientes a los procesos Investigaciones Económicas, Investigación Técnica y Transferencia de Tecnología. ALCANCE: Gastos realizados por parte de los procesos: Investigaciones Económicas, Investigación Técnica, Transferencia de Tecnología. 2. DIRIGIDO A Subgerente Técnico, Director de Investigaciones Económicas, Asistente de Investigaciones Económicas, Asistente Subgerencia Técnica, Profesionales Adscritos a la Subgerencia Técnica y a la división de Investigaciones Económicas en Oficina Principal y en seccionales, Técnico Auxiliar de subgerencia Técnica, Coordinador Fondo Nacional del Arroz, Contador Fondo Nacional del Arroz, Directores Ejecutivos de las Seccionales. 3. RESPONSABLES Director de Investigaciones Económicas, Subgerente Técnico y Profesionales Adscritos al Área Técnica y a la División de Investigaciones Económicas en Seccionales. 4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN Las modificaciones a este procedimiento las debe realizar el Coordinador del FNA, con aprobación del Director de Investigaciones Económicas y del Subgerente Técnico. 5. DEFINICIONES 5.1 FLUJO DE CAJA: Distribución de los recursos destinados para la ejecución de los proyectos de Investigación Técnica, Investigaciones Económicas y Transferencia de Tecnología. 5.2 ANTICIPO: Recursos solicitados previo a la ejecución del gasto. Firma ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre Myriam Maldonado Nestor Gutierrez / Patricia Guzmán Rafael Hernández Lozano Cargo Coordinador FNA Investigaciones Económicas / Subgerencia Técnica Gerente General Fecha Mayo de 2013 Mayo de 2013 Mayo de 2013

2 6. DEFINICIONES ACLARATORIAS 6.1. PRECAUCIONES PÁGINA 2 DE 6 - El Ordenador del Gasto es el Gerente General de Fedearroz entidad administradora del Fondo Nacional del Arroz, la Secretaria General para gastos iguales o inferiores a 150 SMMLV y los Directores de las Seccionales para gastos iguales o inferiores a 15 SMMLV para compras, servicios o delegaciones otorgadas por el Gerente General. - Todos los gastos que se realicen en las Seccionales, deben haber sido previamente aprobados en el presupuesto trimestral en la Oficina Principal, por el Director del área respectiva, teniendo en cuenta los montos autorizados para el Director Ejecutivo (Ver PR SE) - En las seccionales no se autorizan recursos para adquisición de activos, estos deben ser solicitados según PR-0042-SE Compras y Servicios - Se debe enviar por parte del Profesional Adscrito al Área Técnica o de la división de Investigaciones Económicas en la Seccional, como soporte para la legalización de los gastos, la factura, cuenta de cobro u orden de viaje (PR-0027-DP), los cuales deben estar firmados por el Director Ejecutivo de la Seccional como representante del Gerente y ordenador del gasto y el Profesional Adscrito al Área Técnica o de Investigaciones Económicas como responsable del gasto realizado. - Se debe enviar la factura, cuenta de cobro u orden de viaje dentro del plazo establecido por medio de memorando interno, sin enmendaduras y dirigidas a Fedearroz-Fondo Nacional del Arroz. Cuando se trate de cuentas de cobro, deben venir totalmente diligenciadas, con la firma del proveedor, dirección, teléfono, descripción y número de participantes en el evento, cuando el gasto corresponda a eventos de transferencia. - Para el caso de anticipos: o o o Solo se autorizarán anticipos para actividades desarrolladas fuera de la sede de trabajo del profesional o para compras o servicios menores que requieren pago inmediato en efectivo. La legalización de gastos se debe realizar dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la última fecha programada según la solicitud. Las facturas correspondientes al anticipo deben ser del mes en el que se legaliza el anticipo. 6.2 FRECUENCIA Trimestral, para elaboración de presupuestos y viáticos Cada vez que se realice un gasto en las Seccionales, para la ejecución presupuestal.

3 PÁGINA 3 DE ANEXOS PR 0056 CF EJECUCIÒN PRESUPUESTAL DE GASTOS PR-0042-SE COMPRAS Y SERVICIOS FR-0016-CF-PR-0014: Legalización de Anticipos Flujo de caja de Gastos y viáticos 7. PROCEDIMIENTO 7.1 APROBACIÓN DE FLUJO DE CAJA ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE PLANEACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN CONSOLIDACIÓN SOLICITUD DINEROS Elaborar presupuesto de gastos y viáticos trimestral. Revisar y ajustar presupuesto de gastos y viáticos Aprobar el presupuesto de gastos y viáticos Consolidar la información de los presupuestos de gastos y viáticos aprobados. Enviar a Tesorería los requerimientos de dinero de cada una de las Seccionales, de acuerdo con el presupuesto para el trimestre, según PR 0069 CF Tesorería misionales / Profesionales Áreas Misionales misionales misionales misionales DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO Gastos y Viáticos/ Plataforma de gestión técnica Gastos y Viáticos/ Plataforma de gestión técnica Gastos y Viáticos/ Plataforma de gestión técnica Flujo de caja (Sistema) PR 0069 CF Tesorería 7.2 EJECUCIÓN DE GASTOS COMPRAS Y SUMINISTROS EN SECCIONALES Las compras se realizan según lo establecido en el PR-0042-SE COMPRAS Y SERVICIOS 7.3 EJECUCIÓN DE VIÁTICOS Para viáticos seguir procedimiento definido: PR-0027-DP Comisión de servicios.

4 PÁGINA 4 DE VERIFICACION DE DOCUMENTOS PARA PAGO Una vez se haya realizado la compra en las seccionales: ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE ENVIO A OFICINA PRINCIPAL VERIFICACIÓ N VALOR Y DOCUMENTO Envíe la factura o cuenta de cobro sin enmendaduras, firmada por el director ejecutivo de la seccional, por correo electrónico al Técnico auxiliar. Verificar que el valor solicitado se ajuste al flujo de caja aprobado previamente y los documentos reúnan los requisitos solicitados para tal fin. De la verificación se observa: Profesional Áreas Misionales que requiere insumo o servicio DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO Factura o Cuenta de Cobro DOCUMENTOS NO CUMPLEN Documentos No Cumplen: Los documentos no reúnen los requisitos: En este caso se solicita al Profesional responsable el reenvío de la documentación con las correcciones pertinentes. NA VALOR NO CUMPLE TODO CUMPLE Valor No Cumple: El valor de lo solicitado no se ajusta a lo presupuestado: Se solicita autorización del gasto al Directivos de áreas misionales correspondiente. Todo cumple: El valor de lo solicitado se ajusta a lo presupuestado y los documentos reúnen los requisitos. NA - NA ENTREGA CONTABILIDAD Entregar los documentos al profesional contable y presupuestal del Fondo Nacional del Arroz, para el giro correspondiente. NA PR CF Continúa como PR 0056 CF Ejecución presupuestal de gastos. FIN MÁS INFORMACIÓN: Los requisitos para una factura son: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

5 PÁGINA 5 DE 6 e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. Se debe tener en cuenta que el mantenimiento de equipos se debe incluir en el presupuesto, los mantenimientos se manejarán como gastos en seccionales y se debe ajustar a la frecuencia según el PR 0074 ISO. 7.5 ANTICIPOS ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO INICIO SOLICITUD Enviar un memorando al Coordinador del Fondo Nacional del Arroz, solicitando un anticipo con la debida justificación, esta debe incluir lugar y fecha programada para el gasto. Profesional Áreas Misionales que requiere el anticipo. Memorando VERIFICA DISPONIBILIDAD Verificar confrontando con la aprobación presupuestal si el gasto para lo cual se solicitó el anticipo se encuentra o no aprobado. Coordinación de la CFA Aprobación Presupuestal NO INFORMA A SOLICITANTE NO: No es aprobado el anticipo, se le informa al solicitante Coordinación de la CFA SI DISPONE RECURSOS SI: Se pone a disponibilidad del solicitante los recursos, para realizar el gasto según la solicitud. Coordinación de la CFA / Profesional Áreas Misionales LEGALIZACIÒN DEL GASTO Una vez ejecutado el gasto, el solicitante enviará a Contabilidad de FNA, máximo 5 días hábiles posteriores a la ejecución la correspondiente legalización, incluyendo: Copia Memorando FR-0016-CF-PR-0014: Legalización de Anticipos. Soportes del gasto (factura, cuenta de cobro, otros) Copia del comprobante de pago Soporte de consignación del sobrante o dinero efectivo sobrante (en caso de presentarse) Profesional Áreas Misionales que requirió el anticipo. Memorando / FR-0016-CF-PR-0014 / Soportes / Copia Comprobante de pago / Soporte de consignación del sobrante (si se presenta) CONTABILIZACIÒN Y ARCHIVO Contabilización y archivo. Contabilidad FNA FIN

6 PÁGINA 6 DE 6 MAS INFORMACIÓN La legalización correspondiente debe ser presentada máximo 5 días hábiles posteriores a la ejecución. De no realizarse dentro de este plazo, el monto aprobado será descontado por nómina al solicitante. Si se presentan sobrantes, deben ser reintegrados a Fedearroz FNA por medio de consignación o en efectivo. De no presentarse junto con la legalización y dentro de los plazos establecidos, el sobrante será descontado por nómina al solicitante. El solicitante debe recordar que las facturas de soporte deben ser del mes en el que se realiza y legaliza el anticipo. Los documentos originales de la solicitud del anticipo se envían con los demás comprobantes de pago realizados en la seccional. 8. HISTORIAL DE CAMBIOS FECHA VERSION CAMBIOS Se incluye.ultima precaución. Se modifica el procedimiento, Se integra el flujograma.