PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. NACIONAL

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1 Página 1 de 7 El presente documento es propiedad exclusiva de CTS Turismo. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General. Elaborado por Revisado por Aprobado por FECHA NOMBRE Y CARGO FIRMA Paula Pardo Administrativa Contabilidad Paula Morales Supervisora Contabilidad Sergio Oteiza Gerente Administración y Finanzas

2 INDICE Página 2 de 7 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES Gerente Administración y Finanzas Gerente de Operaciones Nacional Supervisora de Contabilidad Administrativo de Contabilidad DEFINICIONES MODO OPERATIVO Cobranza Nacional Diaria Pagos TA-TI Cierre de TA Emisión de Facturas de TA - TI Ingreso Ajuste de Ingresos Ajuste Devoluciones INDICADORES REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 7

3 Página 3 de 7 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es que cada reserva quede cancelada y cerrada, para que no hayan errores de no show o que queden las reservas impagas. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para las áreas de nacional y contabilidad. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente Administración y Finanzas Revisar que los procedimientos se cumplan. 3.2 Gerente de Operaciones Nacional Enviar la información de las agencias con convenio. 3.3 Supervisora de Contabilidad Autorizar las devoluciones de nacional. 3.4 Administrativo de Contabilidad Que se cobren las reservas en el momento oportuno para no tener un no show o reserva impaga. Que los operadores sean informados al momento de llegar el pago de una reserva. Que las reservas queden cerradas y facturadas. Cobrar las facturas de las agencias con crédito. Procesar las devoluciones. 4. DEFINICIONES TA: File del departamento de nacional, que son usado para pasajeros nacionales. TI: File del departamento de emisivo, que son usados para pasajeros extranjeros. NO SHOW: Cuando el pasajero tiene la reserva tomada y no se presenta para usar los servicios utilizados.

4 Página 4 de 7 SOPTUR: Sistema operativo utilizado par generar cotizaciones y reservas, su registro y operación. 5. MODO OPERATIVO 5.1 Cobranza Nacional Diaria Todos los días se cobran los TA/ TI, para que no se realicen gastos de No Show, en el caso que no se haya anulado la reserva. Después de haber generado el docto, se llama al ejecutivo de ventas nacional, para informar los TA que hay en el sistema, ellos deciden si se cobran o no, luego se envía un mail a la agencia cobrando los TA autorizados con copia al ejecutivo de CTS. Las respuestas recibidas son copiadas directamente al ejecutivo responsable. 5.2 Pagos TA-TI Existen 2 formas de pago según las agencias: - Repse- Turismo Cocha- El Corte Inglés, contra Voucher de agencia - Viajes Paris / Pal /Agencia Turavión /Turismo Costanera / Presto Viajes / Blanco Viajes / BCD Travel / Tmo. Cocha, contra Orden de Compra, guía u orden de pedido. El sistema de trabajo es: La agencia envía vía mail su Voucher, Orden de Compra, Orden de pedido o Guía, se revisa en SOPTUR y se informa al Ejecutivo de Ventas Nacional de la recepción del pago, ellos envían el voucher de la reserva y dan la autorización para cerrar el TA. En caso de Viajes París esta información se obtiene directamente de la Web. Se emite la factura de venta y se archivan en los dos tipos de archivadores (uno para cobranza y el otro donde queda el duplicado del SII), las copias rojas quedan junto con los voucher en el archivador respectivo a la agencia, las facturas originales son enviadas una vez a la semana con sus respectivas planillas de cada agencia a estas facturas se adjuntan los voucher y orden de pedido de las agencias, el sobre va dirigido al encargado de pago en la agencia. En el caso que la factura haya sido cancelada con T.C. o docto., el comprobante de ingreso (verde), se adjunta a la factura original. - Otras Agencias De estas agencias se reciben pagos en cheques o con cargo a la tarjeta de crédito más la factura de comisión, en el caso de haber cancelado con tarjeta de crédito la factura queda como comisión pendiente, en el caso de pago con cheque la factura es descontada automáticamente del pago. Luego de haber recibido el pago se informa al ejecutivo de ventas nacional y este autoriza para cerrar el TA, una vez cerrado se ingresa la factura de comisión. Una vez ingresada la factura, esta debe ser traspasada en Sicon, para posteriormente cancelarla en el ingreso.

5 5.3 Cierre de TA PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 5 de 7 Cuando se recibe la autorización del Ejecutivo de Ventas Nacional para realizar el cierre del negocio, se debe realizar en SOPTUR. (Ver. Manual de Adm. Y Finanazas) 5.4 Emisión de Facturas de TA - TI Después de haber cerrado los TA - TI, se deben imprimir las facturas en el sistema caja. Se deben actualizar los correlativos, antes de imprimir las facturas, los correlativos actualizados deben ser un número anterior al físico. Ejemplo: Número de Folio Actual : En el caso que el folio de la factura física dice El Folio Nuevo (anterior al físico) deberá ser: Luego se imprimen las facturas, en sistema Caja y son traspasadas en sistema SICON Ctas. por Cobrar. En caso de que sea necesario reemitir la factura se debe hacer en: - Caja - Reemisión de documentos - Facturas exentas - Número de factura inicial: se coloca el # de documento que esta en la impresora Número de Factura final: se coloca el # final de la factura que se imprimió. - Aceptar 5.5 Ingreso Después de haber traspasado las facturas de nacional, se emiten los ingresos. El ingreso se debe efectuar tanto físico como en sistema SICON, para esto se llena un talonario del cual se deja el original, la copia verde se adjunta a la factura original, para ser enviados al cliente, mientras el amarillo queda en tesorería con los documentos recibidos, incluyendo la planilla de ingresos emitida del sistema de ventas. Luego los cheques recibidos son detallados en una planilla de ingresos en el sistema de ventas: 5.6 Ajuste de Ingresos Cuando se confecciona el ingreso normal y no ha sido facturado el FF, este se contabiliza en Anticipo Clientes pesos/dólar. Una vez cerrado el FF se debe hacer el asiento de ajuste reversando la cuenta Anticipo Clientes pesos/dólar, cancelando la factura involucrada.

6 X Banco Cxp Servicios (Fact.Comis.) Anticipo Clientes 5.7 Ajuste X Anticipo Clientes Fact. x Cobrar Nacional (Fact.FF) 5.8 Devoluciones PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Página 6 de 7 Los Ejecutivos de Ventas son los encargados de solicitar las notas de crédito para hacer las devoluciones tanto al Administrativo de Contabilidad como a la agencia, en este último caso se solicita la NC de la factura de comisión. La solicitud es vía mail especificando si la devolución es parcial o por la totalidad de la reserva, estás quedan archivadas en Solicitud de notas de crédito hasta que lleguen las notas de crédito por la comisión de la agencia.. Una vez recibida la nota de crédito de la agencia, se procede a emitir la devolución del TA, se chequea la información de las facturas ingresadas en el sistema Soptur, una vez revisada se solicita autorización de la supervisora y se emite la nota crédito en el sistema Sopsicon. Luego se ingresa la nota de crédito por la comisión en el sistema SOPSICON y ambas son traspasadas en el sistema SICON cuentas por cobrar y SICON cuentas por pagar. Finalmente se hace una solicitud de devolución para tesorería adjuntando las notas de crédito respectivas, para que emita el cheque por la devolución. 6. INDICADORES Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición No aplica

7 7. REGISTROS Identificación del Registro Cobranza diaria Solicitud de devolución Envío facturas con convenio Código FORM- GF-CO- 002 FORM- GF-CO- 004 FORM- GF-CO REFERENCIAS PROCEDIMIENTO DE PAGOS DEPTO. Responsable Administrativ o Administrativ o Administrativ o Protección Computador Administrativo Contabilidad Computador Administrativo Contabilidad Computador Administrativo Contabilidad Almacenamiento Tiempo de Recuperación Retención El archivo se guarda en: Mis doctos. Cobranza Nacional Indefinido Buscar la carpeta correspondiente a la fecha de cobro. El archivo se guarda en: Mis doctos./ Planillas de trabajo / Solicitud de devolucion El archivo se guarda en: Mis doctos./ Planillas de trabajo / Planilla Agencias con convenio Indefinido Indefinido Norma ISO 9001:2008; Sección 7.4 Compras. Norma Nch 3067; Sección 4.1 Requisitos de Organización. 9. ANEXOS 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA MODIFICACIONES Página 7 de 7 Disposición final Se Actualiza Se Actualiza Se Actualiza Soporte Digital Digital Digital