MANEJO DE CORRESPONDENCIA DEL INDECI POR EMPRESA DE SERVICIO DE MENSAJERIA

Transcripción

1 CODIGO: SGII-SG VERSION: PRIMERA AREA: SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL TITULO: MANEJO DE CORRESPONDENCIA DEL INDECI POR EMPRESA DE SERVICIO DE RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Secretaría General e Imagen Institucional VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 SERVICIO DE FECHA: 09/08/2005 2/10 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de envío de la correspondencia del INDECI, a nivel local y nacional, mediante una Empresa de Servicios de Mensajería. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Secretaría General e Imagen Institucional, en la Oficina de Administración y en la Dirección Nacional de Logística. Describe las actividades desde la entrega de la correspondencia del INDECI al Courier hasta la recepción del documento o voucher que acredite la entrega para que la Unidad de Secretaría General emita la conformidad correspondiente. 3. BASE LEGAL 3.1. Constitución Política del Perú Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº PCM Decreto Supremo N PCM, que aprueba Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, del 22MAY Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, del 11MAR Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, del 03AGO Ley Nº 27927, que modifica la Ley Nº 27806, publicada el 07AGO REQUISITOS DEL PROCESO Entrega de la correspondencia del INDECI, a nivel local y nacional, al Courier. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Unidad de Secretaría General de la SGII Empresa de Servicios de Mensajería, con contrato vigente. 6. CONSIDERACIONES 6.1. La Secretaría General tiene, entre otras funciones, previstas en el Reglamento de Organización y Funciones aprobado por Decreto Supremo N PCM, la de centralizar, revisar, registrar, coordinar, procesar y tramitar la documentación de recepción y remisión (literal l del artículo 52 ).

3 SERVICIO DE FECHA: 09/08/2005 3/10 De acuerdo a lo señalado, la Secretaría General es responsable únicamente por la remisión de correspondencia que constituya documentación entendiendo esta: oficios, memorandos, informes, escritos, etc La Secretaría General, asume la responsabilidad por el envío de correspondencia que constituya documentación, por lo cual no se responsabiliza por la utilización de dicho servicio para la remisión de otra clase de correspondencia, responsabilidad ésta última que consideramos debe ser asumida en forma exclusiva por las unidades orgánicas promotoras de este tipo de envíos FORMA DE PAGO El precio del servicio estará sujeto a variación en función al consumo real mensual y al cumplimiento de la ejecución del servicio. Para efecto del trámite de pago, se efectuará mensualmente según la siguiente secuencia: Documento que indique la relación de envíos efectivamente entregados tanto de correspondencia, como paquetes realizados en el período. Acta de conformidad otorgada por la Unidad de Secretaría General del INDECI. Emisión de la Orden de Servicio por el INDECI. Factura (Empresa de Servicio de Mensajería). Tramitación del Pago, INDECI PENALIDADES En el caso de retraso injustificado en la ejecución de prestaciones objeto del contrato por parte de la Empresa de Servicios de Mensajería, el INDECI aplicará una penalidad por cada día de atraso SOLUCION DE CONTROVERSIAS Las controversias que surjan o se relacionen con la ejecución del contrato, será resultado de común acuerdo entre las partes. De persistir el conflicto, se aplicará lo dispuesto en el Art. 53º de la Ley, recurriendo al procedimiento de Conciliación Extrajudicial. Si la conciliación soluciona la controversia en forma total, el Acta que contiene el acuerdo es título de ejecución para todos los efectos. Si se concluye con un acuerdo parcial o sin acuerdo, las partes deben someterse obligatoriamente a un arbitraje CONFORMIDAD DEL SERVICIO La conformidad de servicio recibido será mensual y lo efectuará la Unidad de Secretaría General de la SGII, elevando el Acta de Conformidad a la Dirección Nacional de Logística. 7. SIGLAS 7.1. DINALOG: Dirección Nacional de Logística INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil OA: Oficina de Administración SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.

4 SERVICIO DE FECHA: 09/08/2005 4/10 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Acta: Documento en el cual se da constancia de los hechos, acuerdo y decisiones efectuadas en la celebración de una reunión, y que es redactada por la persona autorizada para hacerlo Servicios Courier: Sistema de envío de pequeños paquetes a través de diferentes medios de comunicación Voucher: Comprobante, vale.

5 SERVICIO DE FECHA: 09/08/2005 5/10 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UO SGII / SECRETARIA GENERAL SGII / SECRETARIA GENERAL SERVICIO DE Entrega Diaria de la Correspondencia del INDECI Responsable Técnico Administrativo 1. Entrega la correspondencia y los paquetes a la Secretaría General para ser distribuida al Administrado, le solicita firma del cargo y espera el cargo firmado por el Administrado. Secretaría General recibe verifica y firma el cargo correspondiente. 2. Archiva temporalmente la correspondencia y paquetes del día para enviarlos por el Courier, el corte es al finalizar las labores diarias. 3. Elabora el listado de la correspondencia y paquetes, señalando la unidad orgánica remitente y la prioridad de entrega, espera al Courier. 24 horas siguientes a la recepción de la correspondencia Técnico Administrativo Courier 4. Entrega la correspondencia, paquetes, los cargos de cada envío y el Listado de Envíos del INDECI para que distribuya el Courier a través de dos servicios: Servicio de Mensajería a nivel local y nivel nacional. Espera los cargos firmados por el Administrado, luego ir a la actividad 10. La Empresa de Servicios de Mensajería recibe la correspondencia, paquetes, cargos y firma el cargo del Listado de Envíos del INDECI. 5. Clasifica la correspondencia, pesa por sobres y paquetes. 6. Distribuye la correspondencia con voucher y cargo. El Administrado recibe la correspondencia con el voucher y el cargo. ADMINISTRADO Responsable 7. Firma el cargo y voucher, devuelve al Courier. 8. Almacena temporalmente los cargos y voucher de la correspondencia o paquetes entregados a los Administrados. SERVICIO DE Courier No terminó la distribución Regresar a la actividad 6. Terminó la distribución 9. Prepara listado de envíos que fueron entregados efectivamente, tanto de correspondencia, como de paquetes. 10. Entrega listado y cargos de los envíos del día.

6 SERVICIO DE FECHA: 09/08/2005 6/10 SGII / SECRETARIA GENERAL SERVICIO DE SGII / SECRETARIA GENERAL SERVICIO DE SGII / SECRETARIA GENERAL DINALOG Técnico Administrativo/ Supervisor Administrativo Courier Técnico Administrativo Courier Técnico Administrativo / Supervisor Administrativo Unidad de Abastecimiento 11. Verifica firma de cargos de los envíos y el Listado presentado por el Courier con el listado de envíos del INDECI. Es conforme Ir a la actividad 13. No es conforme 12. Observa pendientes, indica los documentos que se encuentran fuera del plazo de entrega y archiva temporalmente para procesarlo cuando el Courier solicite la conformidad del servicio, luego ir al condicional Observación es grave, antes de la actividad 18, donde se pueden aplicar penalidades por los retrasos o rescindir el contrato dependiendo de la gravedad de la controversia. 12. Separa pendientes de entrega, luego ir a la actividad Actualiza el estado de los envíos en el listado de envíos del INDECI, de la fecha correspondiente. 14. Entrega cargo a las unidades orgánicas y solicita firma en el listado de envíos del INDECI. 15. Archiva cronológicamente el listado de envíos del INDECI. Conformidad de Servicio 16. Prepara y entrega documento para la Conformidad del Servicio. 17. Recibe documento y revisa, contrasta con los listados de envíos del INDECI, del período, verificando la relación de los envíos que se realizaron efectivamente. Servicio No es Conforme Observación es grave 18. Registra no conformidad del servicio, por incumplimiento de contrato, el que derivará a la resolución del mismo. Continúa en la actividad 20. Observación No es grave 19. Aplica las penalidades correspondientes. 20. Firma el Acta de Conformidad con la Empresa de Servicio de Mensajería. 21. Envía Acta de Conformidad a la DINALOG. Se inicia el proceso de Elaboración de Ordenes de Compra o de Servicio y Recepción de Acta de Conformidad, en el que se tramitará el pago correspondiente por los servicios prestados en favor del INDECI.

7 SERVICIO DE FECHA: 09/08/2005 7/10 OA SERVICIO DE Unidad de Economía Courier Se inicia el proceso de Transferencia de Fondos y Trámites de Pagos, el que concluye con el pago a la Empresa de Servicio de Mensajería. 22. Recibe el pago. Se da fin al proceso de Manejo de Correspondencia del INDECI por Empresa de Servicio de Mensajería.

8 10. DIAGRAMA DE FLUJO

9 SERVICIO DE ADMINISTRADO SERVICIOS DE SGII UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL Técnico Administrativo INDECI UO OA INICIO Entrega Diaria de la Correspondencia del INDECI 1 Recibe, firma cargo y verifica 1 Entrega correspondencia, paquetes y cargo Correspondencia y paquetes 2 Cargo 3 Elabora listado de la correspondencia y paquetes Courier, correspondencia 24 horas siguientes a la Recepción de la Correspondencia 4 Recibe correspondencia 4 Entrega correspondencia 5 Clasifica y pesa correspondencia y/o paquetes cargos firmados 6 Recibe correspondencia 6 Distribuye correspondencia a 7 Firma y devuelve voucher 7 Recibe voucher FIN Voucher 8 Terminó distribución? Si No a 9 Elabora listado 10 Entrega listado y voucher 10 Recibe 11 Verifica α

10 SERVICIO DE SERVICIOS DE SGII UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL Supervisor Administrativo / Técnico Administrativo INDECI UO DINALOG OA α Conforme? Si No 12 Separa pendientes, documentos fuera de plazo de entrega 12 Observa pendientes, documentos fuera de palza de entrega a Actualiza listado b 14 Entrega cargo 14 Recibe cargo 15 Conformidad de Servicio FIN 16 Prepara documento y entrega 17 Recibe, revisa, verifica envíos que se entregaron efectivamente Pago Si Servicio es conforme? No b No Observación es grave? Si 19 Registra no conformidad y aplica penalidades 18 Registra no conformidad del servicio para resolver contrato 20 Firma Acta de Conformidad 20 Prepara y firma Acta de Conformidad 21 Envía a DINALOG Elaboración de Ordenes de Compra o de Servicio y Recepción de Acta de Conformidad Trámite de Pago y Transferencia de Fondos 22 Recibe pago FIN