CASO PRÁCTICO Nº OBJETIVO 2. TEMAS A DESARROLLAR

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1 CASO PRÁCTICO Nº OBJETIVO El desarrollo del Caso Práctico Nº 06 busca lograr los siguientes objetivos en el participante: - Realizar el Monitoreo y Ajuste de la Programación. - Realizar el Monitoreo y Ajuste de los Costos. 2. TEMAS A DESARROLLAR El Caso Práctico Nº 06 desarrolla los siguientes temas: - Monitoreo y Ajuste de la Programación. - Monitoreo y Ajuste de los Costos. Nota Antes de iniciar el desarrollo de Caso Práctico Nº 06, recordamos revisar la configuración del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el documento de Guía de Configuración del MS Project 2010 del curso. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

2 3. DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO Para desarrollar el Caso Práctico de la Unidad 06 utilice el archivo MS Project - CP06.mpp. Primero revisamos nuestro archivo MS Project, para verificar que se tiene la misma información. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 2

3 FIGURA 1: Vista del Diagrama de Gantt Ahora revisamos el estado del proyecto mediante la Información del proyecto, para así verificar los datos macro del proyecto (duración, trabajo y costo), el resultado debe ser similar al que se muestra en la Figura 1. FIGURA 2: Información del proyecto MONITOREO Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIÓN Ahora haremos el monitoreo del cronograma del proyecto, en base a esto también podremos identificar que ajustes se necesitan hacer a la programación. Revisión del Progreso de la Programación General Al revisar la programación general estamos revisando la fecha de comienzo y fin del proyecto, en sus escenarios actual, previsto y restante. Hay dos formas de revisar el progreso de la programación general: The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 3

4 1. Forma 1: Vamos al Menú Proyecto, nos ubicamos en el grupo Propiedades elegimos la opción Información del Proyecto, y en la ventana emergente elegimos el botón Estadísticas, así obtenemos el siguiente resultado: FIGURA 3: Revisando el Progreso de la Programación General 2. Forma 2: Vamos al Menú Formato y en el grupo Mostrar u ocultar seleccionar la opción Tarea de resumen del proyecto, como se observa en la Figura 4. FIGURA 4: Mostrar Tarea resumen del proyecto El resultado se mostrará en la parte superior del cronograma, como se observa en la siguiente imagen: FIGURA 5: Tarea resumen del proyecto The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 4

5 Revisar la Ruta Crítica Otra forma de monitorear el proyecto es revisando la ruta crítica, pues puede que por adelantos o atrasos en las tareas la ruta crítica esta se haya modificado. Para visualizar la ruta crítica realizamos los siguientes pasos: 1. Nos ubicamos en la pestaña Tarea, en el grupo Ver clic en la opción Diagrama de Gantt, y en el menú emergente elegir la opción Gantt de seguimiento, como se observa en la Figura 6. FIGURA 6: Visualizar el Gantt de Seguimiento La ruta crítica del proyecto se observa en color rojo (Ver figura 7). En nuestro caso la Ruta Crítica es pequeña pues el proyecto tiene varias holguras entre las tareas, esto se da por el tipo de proyecto que estamos desarrollando. En proyectos más grandes y complejos la Ruta Crítica será más notoria. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 5

6 FIGURA 7: Ruta Crítica del Proyecto The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 6

7 Revisión del Progreso de las Tareas Al revisar el progreso de las tareas podemos identificar si un proyecto se está desarrollando según lo planificado o no. Podemos revisar el progreso de las tareas de dos formas: 1. Utilizando Filtros: Para ello vamos a la pestaña Vista, y en el grupo Datos seleccionamos la opción Filtro, hay muchas opciones para filtrar la información, nosotros revisaremos el estado de las Tareas críticas. FIGURA 8: Filtrar Tareas Resumen 2. Utilizando Informes: Vamos a la pestaña Proyecto, y en el grupo de Informes seleccionamos la opción de Informes, luego en la siguiente ventana seleccionamos la opción Actividades actuales, y finalmente elegimos la opción Tareas Completadas, como se observa en la Figura 9. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 7

8 FIGURA 9: Filtrar Tareas completadas El resultado que obtenemos es el siguiente: FIGURA 10: Tareas Resumen Visualización de Líneas de Progreso Las Líneas de Progreso son una forma gráfica de ver si las tareas están por delante de la programación, por detrás o según lo programado. Ahora veremos cómo están las Líneas de Progreso en nuestro Caso Práctico, pero previo filtramos las tareas hasta la fecha de estado 10 de marzo. Para visualizar la Línea de Progreso realizamos los siguientes pasos: The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 8

9 1. Verificar que estamos en el Diagrama de Gantt, luego ir a la pestaña Formato, en el grupo Formato clic en el botón Cuadrícula, y elegir la opción Líneas de Progreso. FIGURA 11: Opción Líneas de progreso 2. En la nueva ventana, activar la opción Mostrar del cuadro Línea de progreso actual, y verificar que este seleccionado la opción En la fecha de estado del proyecto, como se observa en la Figura 12. FIGURA 12: Configurar las Líneas de progreso 3. El resultado será el siguiente: The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 9

10 FIGURA 13: Líneas de progreso del Cronograma MONITOREO Y AJUSTE DE LOS COSTOS Revisión de los Costos Totales Generales Al revisar los costos totales generales estamos revisando los datos del proyecto correspondientes a los costos actuales, previstos, reales y restantes. Hay dos formas de revisar los costos totales generales: The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 10

11 1. Forma 1: Vamos al Menú Proyecto, en el grupo de Propiedades elegimos la opción Información del Proyecto, y en la ventana emergente elegimos el botón Estadísticas, así obtenemos el siguiente resultado: FIGURA 14: Revisando los Costos Totales Generales 2. Forma 2: Vamos al Menú Formato y en el grupo Mostrar u ocultar seleccionar la opción Tarea de resumen del proyecto (como se observa en la Figura 4 más arriba). El resultado se mostrará en la parte superior del cronograma, como se observa en la siguiente imagen: FIGURA 15: Tarea resumen del proyecto Revisión de la Variación de los Costos La revisión de la variación de los costos nos sirve para revisar que tareas han presentado una variación en los costos, ya sea esta superior o inferior al costo presupuestado. Para visualizar esta variación debemos ubicarnos en la tabla de Costos, realizando los siguientes pasos: 1. Verificar que nos ubicamos en el Diagrama de Gantt o cualquier vista de tareas. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 11

12 2. Ir a la parte superior izquierda de la tabla y hacer clic, en el menú emergente de tablas seleccionar la opción Costo, como se observa en la Figura 16: FIGURA 16: Visualizar tabla Costo 3. Luego podremos visualizar la Tabla de Costo The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 12

13 FIGURA 17: Tabla Costo Revisión de los Costos fuera del Presupuesto Si desea visualizar los costos que exceden al presupuesto original del proyecto, ya sea de un recurso o una tarea específica, lo lograremos aplicando filtros. Para nuestro Caso Práctico visualizaremos los costos fuera del presupuesto de todo el proyecto, entonces hacemos lo siguiente: 1. Ir a la pestaña Vista, ubicarse en el Datos, luego dirigirse al botón de Filtros, y seleccionar la opción Más filtros, como se observa en la Figura 18. FIGURA 18: Opción Más filtros The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 13

14 2. En el cuadro de diálogo Más filtros, hacer clic en la opción Costo mayor que el presupuestado y después clic en Aplicar. FIGURA 19: Opción Más filtros 3. El resultado será el siguiente: FIGURA 20: Tareas con Costo fuera del Presupuesto Revisión del Rendimiento del Costo utilizando el Análisis de Valor Ganado El MS Project nos ofrece 3 tablas de Valor Ganado en relación a las tareas (Valor acumulado, Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programación de valor acumulado) y una tabla de Valor acumulado en relación a la Hoja de recursos. Nota En Valor Ganado es representando en el MS Project como Valor Acumulado. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 14

15 Primero revisaremos el análisis del valor ganado en las tareas, para ello realizamos los siguientes pasos: 1. Ubicarnos en el Diagrama de Gantt o cualquier vista correspondiente a las tareas. 2. Ubicarnos en la esquina superior izquierda del Diagrama de Gantt, y hacer clic derecho, en el menú emergente seleccionar la opción más tablas, en la nueva ventana buscar la opción Valor acumulado y clic en Aplicar, como se observa en la Figura 21. FIGURA 21: Seleccionar Tabla Valor Acumulado 3. El resultado es el siguiente: The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 15

16 FIGURA 22: Tabla Valor Acumulado Ahora mostraremos el mismo resultado del Valor Acumulado pero distribuido a nivel de los recursos, para ello realizamos los siguientes pasos: 1. Ubicarnos en la Hoja de Recursos o cualquier vista correspondiente a los recursos. 2. Ubicarnos en la esquina superior izquierda de la Hoja de Recursos, y hacer clic derecho, en el menú emergente seleccionar la opción más tablas. FIGURA 23: Hoja de Recursos - Más tablas 3. En la nueva ventana buscar la opción Valor acumulado y clic en Aplicar, como se observa en la Figura 24. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 16

17 FIGURA 24: Más tablas s 4. El resultado final de la Tabla Valor Acumulado para los recursos será el siguiente: FIGURA 25: Valor Acumulado a nivel de Recursos The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 17