GUÍA DE USUARIO ESTUDIO DE SOLICITUDES DE GRADO PRIVADO DE LOS ESTUDIANTES

Transcripción

1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: DO-P14-G02 1 Abril de 2015 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO ESTUDIO DE SOLICITUDES DE GRADO PRIVADO DE LOS ESTUDIANTES Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo describir los pasos a seguir para aprobar o rechazar la solicitud de un estudiante para un grado privado a través del Sistema de Gestión de Grados, tanto en las Decanaturas como en la Secretaría General. INGRESO AL SISTEMA DECANO ACADÉMICO O DECANO DE FACULTAD SECRETARIO GENERAL CREACIÓN FECHA DE CEREMONIA GRADO Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 1. Ingrese al portal de la universidad seleccione la opción TODOS LOS SERVICIOS y elija la opción Sistema de Información Universitaria.

4 1.1 Una vez en el Sistema de Información Universitaria, digite el ID Usuario y Contraseña (con el que ingresa al correo electrónico institucional), de clic en el botón Conexión, luego en el menú elija la opción Gestión de grados e ingrese a Gestión de Grados > Grado Privado.

5 1.2 Una vez en la pantalla de grado privado, diligencie los criterios de búsqueda como se indica a continuación y pulse el botón Buscar. En el campo Institución Académica digite el código de la Universidad PUJAV En el campo Año, digite el que desea consultar.

6 La siguiente guía tiene como objetivo describir los pasos a seguir para aprobar o rechazar la solicitud de un estudiante para un grado privado a través del Sistema de Gestión de Grados, tanto en las Decanaturas como en la Secretaría General. INGRESO AL SISTEMA DECANO ACADÉMICO O DECANO DE FACULTAD SECRETARIO GENERAL CREACIÓN FECHA DE CEREMONIA GRADO Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

7 2. Una vez el sistema muestre la solicitud, seleccione el botón Ver archivo adjunto para visualizar la comunicación que registró el estudiante para la solicitud de grado privado. 2.1 Presione el botón para desplegar las opciones de aprobación o rechazo de la solicitud. Nota: La notificación de revisión para las solicitudes de grado privado serán recibidas a través de correo electrónico.

8 2.2 Según el estudio de la solicitud, seleccione en el campo Estado del grado privado del estudiante, la opción Rechazado o Aprobado Decano, en caso de tener observaciones podrá registrarlas en el campo correspondiente. Si la solicitud es aprobada se notificará a través de correo electrónico al Secretario General, para continuar el proceso de revisión de la solicitud. Si la solicitud es rechazada se notificará a través de correo electrónico al estudiante de la no aprobación. 2.3 Para finalizar oprima el botón Guardar.

9 La siguiente guía tiene como objetivo describir los pasos a seguir para aprobar o rechazar la solicitud de un estudiante para un grado privado a través del Sistema de Gestión de Grados, tanto en las Decanaturas como en la Secretaría General. INGRESO AL SISTEMA DECANO ACADÉMICO O DECANO DE FACULTAD SECRETARIO GENERAL CREACIÓN FECHA DE CEREMONIA GRADO Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

10 3. Una vez el sistema muestre la solicitud, seleccione el botón Ver archivo adjunto para visualizar la comunicación que registró el estudiante para la solicitud de grado privado. 3.1 Presione el botón para aprobar o rechazar la solicitud. Nota: La notificación de revisión para las solicitudes de grado privado serán recibidas a través de correo electrónico.

11 3.2 Según su concepto seleccione en el campo Estado del grado privado del estudiante, la opción Rechazado o Aprobado Secretario, en caso de tener observaciones podrá registrarlas en el campo correspondiente. Si la solicitud es aprobada se notificará a través de correo electrónico al Asistente Administrativo en Secretaría General para continuar con la creación de la fecha de ceremonia de grado. Si la solicitud es rechazada se notificará a través de correo electrónico al Decano Académico o Decano de Facultad y al estudiante. 3.3 Para finalizar oprima el botón Guardar.

12 La siguiente guía tiene como objetivo describir los pasos a seguir para aprobar o rechazar la solicitud de un estudiante para un grado privado a través del Sistema de Gestión de Grados, tanto en las Decanaturas como en la Secretaría General. INGRESO AL SISTEMA DECANO ACADÉMICO O DECANO DE FACULTAD SECRETARIO GENERAL CREACIÓN FECHA DE CEREMONIA GRADO Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

13 Nota: Una vez notificado el Asistente Administrativo de la Secretaría General de la aprobación de la solicitud de grado privado, deberá crear la fecha de ceremonia de grado en el calendario. 4. Para crear la fecha de la ceremonia de grado privado siga la ruta Gestión de Grados > Definiciones > Ceremonia de grado. 4.1 Una vez en la pantalla de ceremonias de grado, diligencie los criterios de búsqueda como se indica a continuación y pulse el botón Buscar. En el campo Institución Académica digite el código de la Universidad PUJAV En el campo Año, digite el que desea consultar.

14 4.2 Registre la información de la sección Detalle Fecha de Grado para crear en el calendario la fecha de grado, oprima el botón Acep y el sistema mostrará la fecha de grado privado que fue creada en el Calendario.

15 4.3 Para colocar la fecha de los grados privados aprobados por el Secretario General en el sistema, seleccione en el menú Gestión de grados > Grado Privado. 4.4 Una vez en la pantalla de Grado privado, seleccione el listado de estudiantes por programa que previamente el Secretario General aprobó. El sistema guarda las solicitudes con su respectivo estado, automáticamente valida cuales son las aprobadas y las consolida en el listado.

16 4.4 Luego presione el botón para asignar la fecha de grado privado, seleccione la lupa para buscar las fechas creadas para el grado privado.

17 4.5 Seleccione la fecha que corresponde al grado privado y oprima el botón Guardar. Se notificará la fecha de grado privado a través de correo electrónico al Decano Académico o Decano de Facultad, Secretario de Facultad y al estudiante para continuar con el proceso administrativo. Una vez creada la fecha para la ceremonia de grado privado se inicia el proceso de validación de los paz y salvos del estudiante. Ver guía Inscripción a la ceremonia de grado a través del Sistema de Gestión de Grados (DO-P14-G04).

18 La siguiente guía tiene como objetivo describir los pasos a seguir para aprobar o rechazar la solicitud de un estudiante para un grado privado a través del Sistema de Gestión de Grados, tanto en las Decanaturas como en la Secretaría General. INGRESO AL SISTEMA DECANO ACADÉMICO O DECANO DE FACULTAD SECRETARIO GENERAL CREACIÓN FECHA DE CEREMONIA GRADO Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

19 Revisado por Secretario Facultad de Ingeniería Secretario Facultad de Medicina Secretario Facultad de Teología Director Oficina de Admisiones y Registro Académico Asistente Administrativo Secretaría General Arquitecto de Software Aprobado por Secretario General