INFORME N GTI INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE

Transcripción

1 INFORME N GTI INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE 1. Nombre del Área El área encargada de la evaluación técnica para la adquisición de un software de gestión y monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, así como de los encargos y comités en la Superintendencia, es el Departamento de Desarrollo de Sistemas (DDS) de la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI) de esta Superintendencia. 2. Nombre y Cargo del Responsable de la Evaluación El analista responsable de la evaluación es el Sr. Ricardo Berrospi Taquire, Analista de Arquitectura de Tecnología I del Departamento de Desarrollo de Sistemas de la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI). 3. Fecha La fecha del presente informe es el 12 de noviembre de Justificación Como parte del proceso de planeamiento estratégico de la Superintendencia, se formula a nivel institucional el Plan Estratégico y el Plan de Acción, los cuales son instrumentos de gestión que definen y establecen las directrices principales de la Superintendencia en términos de dirección, objetivos y metas por alcanzar. Así mismo, este proceso incluye la conformación de comités, conformados por diferentes áreas, los cuales son responsables de coordinar y ejecutar acciones encargadas por la Alta Dirección, las cuales se encuentran alineadas a los objetivos estratégicos generales de la Superintendencia. Actualmente, los proyectos e indicadores del Plan de Acción de la Superintendencia se formulan en archivos de formato Microsoft Excel y se publican en la Intranet Institucional. En este formato, se registra mensualmente el avance de los proyectos a nivel de actividades y, dependiendo del nivel de cumplimiento del avance teórico, el proyecto muestra indicadores en colores rojo, amarillo o verde 1, según corresponda. De la misma forma, se asignan también colores para los indicadores de avance a nivel de área o comité. La metodología establecida indica que se aplica el color rojo si al menos un proyecto tiene ese color, el amarillo si al menos un proyecto tiene ese color y el verde si todos los proyectos están en ese color. Los avances de los proyectos (formato Microsoft Excel) se publican mensualmente en un módulo de la Intranet Institucional y están a disposición de todo el personal de la Superintendencia. Este módulo tiene información histórica mensual de los avances de los proyectos en formato Microsoft Excel, para facilitar su visualización y descarga. Por otro lado, el Departamento de Planeamiento y Control de Gestión elabora un resumen de los avances de los proyectos estratégicos institucionales, el cual se remite mensualmente a la Alta 1 Rojo si (Avance alcanzado / Avance teórico) es menor a 0.9, Amarillo si es mayor igual 0.9 y menor a 1.0, y Verde en el resto de casos. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511)

2 Dirección por correo electrónico. Este reporte contiene información referida al detalle los proyectos, tal como el área líder, la descripción del proyecto, el indicador de avance referencial (rojo, amarillo o verde) y comentarios, los cuales son preparados en base a lo manifestado por el área o comité. Así mismo, la metodología contempla la definición de indicadores estratégicos y de desempeño. Los primeros se obtienen de los resultados esperados de los proyectos estratégicos para la Alta Dirección y los segundos han sido definidos con las áreas para monitorizar sus actividades rutinarias. La forma actual cómo se monitoriza el Plan Estratégico y el Plan de Acción no facilita la consolidación de los proyectos e indicadores, ni tampoco provee un mapa estratégico de objetivos que facilite la identificación de las relaciones de causa-efecto de los proyectos e indicadores. Por consiguiente, se requiere una herramienta de gestión que permita realizar lo siguiente: a) Facilitar el seguimiento del avance de la estrategia de la Superintendencia por parte de la Alta Dirección, en el que se muestre la información con ayudas visuales, tales como colores tipo semáforo, despliegue de información de detalle, relaciones causa-efecto, entre otros. b) Desplegar los objetivos y estrategia de la Superintendencia en proyectos e indicadores a nivel institucional y en las áreas. c) Facilitar el registro de las relaciones de causa-efecto entre los proyectos e indicadores. d) Facilitar el monitoreo del cumplimiento de los objetivos, indicadores y proyectos, la identificación de los motivos de atraso y la toma de decisiones en forma oportuna. e) Facilitar la colaboración entre la Alta Dirección y las áreas para lograr los objetivos de la Superintendencia en los plazos y alcances definidos. En este contexto, a través del Memorándum N GPO, la Gerencia de Planeamiento y Organización (GPO) ha manifestado la necesidad de contar con un producto de software que permita gestionar y monitorizar los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, así como los encargos y comités de la Superintendencia. 5. Alternativas De acuerdo a lo descrito en los párrafos anteriores, en el Anexo Nº 01 se presentan las características técnicas del producto de software a adquirir. Para realizar este análisis comparativo técnico, se eligieron los siguientes productos: Corporater EPM Suite Oracle Fusion Project Portfolio Management De esta manera, se han evaluado las características técnicas de los productos mencionados, habiéndose verificado el nivel de cumplimiento con lo solicitado y su integración con la plataforma tecnológica de la Superintendencia actualmente en uso. 6. Análisis Comparativo Técnico Adjunto al presente informe, se encuentra el Anexo Nº 01, en el que se comparan las características técnicas de las alternativas evaluadas para los productos de software seleccionados, para lo cual se ha tomado como base la Parte 3: Proceso de Evaluación de Software de la Guía de Evaluación de Software, aprobada por Resolución Ministerial N 139- Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /10

3 2004-PCM. En dicho análisis, se presentan los resúmenes de los aspectos evaluados, habiéndose considerado los datos oficiales proporcionados por los fabricantes, información obtenida desde fuentes de información oficiales y los resultados de las pruebas efectuadas a las soluciones evaluadas. 7. Análisis Comparativo de Costo Beneficio En el Anexo N 02, se presentan los costos de los productos evaluados, los cuales en un caso, ha sido proporcionado por el fabricante del software Corporater EPM Suite (Corporater) y, en otro caso, ha sido obtenido de la página web de la empresa fabricante del software Oracle Project Portfolio Management (Oracle) 2. De acuerdo a este análisis, se observa que, evaluando las alternativas económicas, es conveniente realizar la adquisición de un producto de software para la gestión y monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, así como de los encargos y comités en la Superintendencia, con su respectivo servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento, por un período mínimo de un (01) año. Adicionalmente, debe considerarse el entrenamiento en el uso del software, así como el servicio de implementación del mismo. 8. Conclusiones Las conclusiones del presente informe son las siguientes: Como parte del proceso de planeamiento estratégico de la Superintendencia, se formula a nivel institucional el Plan Estratégico y el Plan de Acción, los cuales son instrumentos de gestión que definen y establecen las directrices principales de la Superintendencia en términos de dirección, objetivos y metas por alcanzar. Así mismo, este proceso incluye la conformación de comités, conformados por diferentes áreas, los cuales son responsables de coordinar y ejecutar acciones encargadas por la Alta Dirección, las cuales se encuentran alineadas a los objetivos estratégicos generales de la Superintendencia. La forma actual cómo se monitoriza el Plan Estratégico y el Plan de Acción no facilita la consolidación de los proyectos e indicadores, ni tampoco provee un mapa estratégico de objetivos que facilite la identificación de las relaciones de causa-efecto de los proyectos e indicadores. Para optimizar y fortalecer el proceso de planeamiento estratégico, la Gerencia de Planeamiento y Organización (GPO) ha manifestado la necesidad de contar con un producto de software que permita gestionar y monitorizar los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, así como los encargos y comités de la Superintendencia. De esta forma, se proveerá información oportuna y exacta para la toma de decisiones a nivel institucional. El servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento garantiza la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte, actualización y mantenimiento que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas en el mismo, directamente al fabricante. También, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, lo cual garantiza su funcionalidad al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada. 2 Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /10

4 Por lo expuesto, se requiere la adquisición de un producto de software para la gestión y monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, así como de los encargos y comités, con su respectivo servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento, por un período mínimo de un (01) año. Adicionalmente, debe considerarse el entrenamiento en el uso del software, así como el servicio de implementación del mismo. 9. Firmas Igor Sakuma Carbonel Gerente de Tecnologías de Información Ricardo Berrospi Taquire Analista de Arquitectura de Tecnología I Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /10

5 ANEXO Nº 01 ANÁLISIS COMPARATIVO TÉCNICO 1. Funcionalidades Generales CARACTERÍSTICAS 1.1. Permitir la personalización de tableros para monitoreo de proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, es decir, nuevos modelos que se adapten a los requerimientos de la empresa Permitir Análisis FODA, Análisis de Competitividad (Porter) y otras herramientas de gestión que complementen los tableros para monitoreo de proyectos e indicadores del Plan de Acción Permitir la evaluación del desempeño de empleados y procesos que se integren y se alineen con la estrategia Soportar otros modelos de gestión (por ejemplo Marco Lógico, Círculo de Deming, Sistemas de Gestión de Calidad) Contar con una aplicación basada en Web, para publicarse en la Intranet Institucional Los usuarios deberán poder acceder al sistema sin necesidad de instalar software adicional en sus equipos Software integrado, usando una plataforma tecnológica homogénea Posibilidad de manejar varios tableros simultáneos para la organización o unidad de negocio Presentar datos para todos los niveles dentro de la organización Posibilidad de libre navegación entre los diferentes niveles de la organización Presentar datos subyacentes a todos los objetos clave de desempeño Contener peso relativo de los objetos clave con el objeto de proveer estados de alerta ponderados en los niveles más altos (objetivos estratégicos y perspectivas) Ilimitado número de perspectivas, objetivos estratégicos e indicadores disponibles Manejar factores de riesgo y su mapeo en matrices Permitir el mapeo de procesos a nivel gerencial que permitan tener una visión holística del estado de los mismos Realizar benchmarking interno y externo a través de tablas por Organización, Objetivo Estratégico o Indicador Documentación para el usuario, describiendo toda la funcionalidad de la solución Documentación para la administración, describiendo toda la funcionalidad y manejo de la solución Brindar un esquema que permita ejecutar acciones de forma automática al detectarse algun evento definido previamente en el sistema Integración con bases de datos Microsoft SQL y/o Oracle. CORPORATER EMP SUITE ORACLE FUSION PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /10

6 2. Interfaz del Usuario CARACTERÍSTICAS 2.1. Solución de uso amigable e intuitivo Flexibilidad en la forma de presentar los datos y objetos Presentación de datos en tablas, gráficos e informes Opciones para presentar los indicadores de distintas formas Diversas opciones de impresión de los objetos presentados Navegación intuitiva a través de los objetos del modelo Presentación de datos para el periodo presente, acumulados desde el principio de año, comparativos entre periodos y diversas formas de cálculos para las variables temporales de los datos Configuración de menús y textos en la interfaz del usuario acorde con su propia terminología Definición de textos y nomenclaturas personalizadas en varios tipos de objetos. CORPORATER EMP SUITE ORACLE FUSION PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT 3. Configuración y Operación 3.1. Administración multiusuario a través de una herramienta unificada Configurar diferentes perfiles, roles, niveles y prioridades de acceso para los usuarios Crear plantillas de tableros que podrán ser fácilmente distribuidas o copiadas en las diferentes operaciones, con el fin de crear la lógica, estructura y diseño de los tableros una sola vez Operaciones de copiado, cortado y pegado de perspectivas, objetivos estratégicos e indicadores Agregar, cambiar, eliminar perspectivas, objetivos estratégicos e indicadores de forma independiente o a través de una multiselección Construir reportes de forma fácil y ágil sobre cualquier objeto del sistema. (tableros, indicadores, gráficos y tablas, tablas de benchmarking, iniciativas, matrices de riesgo, foros de comentarios, entre otros) Soportar diferentes variables y frecuencias de tiempo y períodos. Los tableros podrán contener datos medidos en diferentes períodos de tiempo, incluso pudiendo usar períodos de tiempo diferentes para el tablero y sus objetos hijos Mostrar tendencias de los indicadores mediante flechas con colorimetría, y describir el procedimiento para configurar los objetos de tendencia personalizados Configurar la presentación de reportes en formato web La inclusión de niveles subyacentes con datos y tableros en varios niveles de organizaciones con relación padre-hijo, realizando diversos tipos de cascadeo y despliegue Regular los estados de alerta mediante la utilización de fórmulas Notificar por correo electrónico a los usuarios cuando se pasen los límites de alerta definidos Crear de forma sencilla, sin programación, nuevos campos en los objetos del sistema. (Indicadores, Iniciativas, Riesgos, Procesos, Tableros, entre otros). Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /10

7 CARACTERÍSTICAS Crear objetos personalizados basado en objetos estándares del sistema Crear tablas que permitan filtrar aquellos objetos que cumplen con una o varias características específicas (por ejemplo, mostrar todos los indicadores cuyo estado sea rojo). CORPORATER EMP SUITE ORACLE FUSION PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT 4. Integración de Datos 4.1. Integrarse directamente con fuentes de datos externas (bases de datos, archivos textos, entre otros) Obtener datos de otros sistemas tales como ERPs, sistemas aministrativos, entre otros (dependiendo del tipo de bases de datos) Integrarse con otros sistemas a través de Web Services Recolectar datos en tiempos pre programados Proveer una vista previa de los datos con anterioridad a que sean importados a la base de datos, para validar la integridad de los mismos Registrar errores y desviaciones durante el proceso de recolección de datos Restaurar el estado de los datos ante errores de importación Agregar, reemplazar, transformar, entre otros, los diversos datos a importar Definir reglas de procesamiento de fácil acceso y verificación Integrar datos de encuestas, estudios de mercado y estadísticas externas Permitir el ingreso de datos de forma manual, a través de formularios estándar o customizados Obtener y mostrar datos ingresados manualmente a través de formularios web Notificar por correo electrónico la existencia de formularios pendientes de completar Permitir al administrador controlar y verificar los formularios cuando los mismos están pendientes de completar Configuración de frecuencias de llenado de formularios (por ejemplo, mensual, trimestral y semestralmente) Actualizar automáticamente los datos de los indicadores cuando los formularios son enviados Integrarse o disponer de un módulo con soluciones de encuestas basadas en plataforma web. Además, deberá brindar la posibilidad de alcanzar a usuarios externos al sistema a través de encuestas que luego pueden dirigir los resultados a indicadores. 5. Presentación de Resultados 5.1. Informar fácilmente a todos los empleados acerca de la Visión, Misión y principales objetivos a través de la solución. Fácil visibilidad para los usuarios de la visión, misión y metas principales para todas las organizaciones u objetos que se desee Visualizar, de forma simple, las descripciones de los indicadores Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /10

8 CARACTERÍSTICAS individuales con relación a las unidades medidas, datos, personas responsables, orígenes de datos, frecuencia de medición y parámetros de alerta (rojo, amarillo y verde) Mostrar rápidamente mapas estratégicos y de causa efecto La asignación de estados de alerta (rojo, amarillo y verde) a los objetivos estratégicos en el mapa estratégico Navegar desde el mapa estratégico principal a otros mapas estratégicos subordinados o a datos subyacentes en objetivos estratégicos u otros objetos, facilitando el gerenciamiento por excepción Presentar el logro de objetivos a través de indicadores, logros de metas, tablas y gráficos, describiendo las posibilidades Amplias funcionalidades para la representación gráfica de los resultados Brindar funcionalidades para presentar datos subyacentes en reportes Amplias funcionalidades para configuración de reportes; tanto personalizados como plantillas Crear reportes que incluyan textos, gráficos, imágenes, foros de comentarios, iniciativas estratégicas, entre otros Distribuir reportes a individuos o grupos de empleados, o hacerlos accesibles en los espacios de tableros, perspectivas, objetivos estratégicos o indicadores Integrar los reportes propios de la solución con planes, documentos y reportes externos Posibilidad de mostrar páginas web dentro de la aplicación (por ejemplo, en la Intranet Institucional) Generar palntillas de reportes y presentaciones que sean reutilizables en diferentes períodos Generar reportes en Microsoft Word y Powerpoint, que dinámicamente se ejecuten según el período que se esté mostrando Permitir que un usuario tenga acceso directo a los objetos indicadores, formularios, tareas, iniciativas y riesgos de los cuales sea responsable a través de un acceso directo Permitir mostrar objetos del sistema en Microsoft Sharepoint de forma directa Permitir acceder a otras aplicaciones web desde la misma interfaz de la aplicación, mostrando integración de aplicaciones. CORPORATER EMP SUITE ORACLE FUSION PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT 6. Seguimiento de Resultados 6.1. Enlazar de comentarios a indicadores individuales. Los comentarios deberían ser, además, configurables para ser mostrados acorde con variables temporales Crear foros de comentarios clasificables por categorías, acorde con indicadores u otros objetos Realizar seguimiento de Iniciativas Estratégicas Incluir, en las iniciativas estratégicas, actividades, eventos y fechas clave Asignar iniciativas estratégicas a una o más personas. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /10

9 CARACTERÍSTICAS 6.6. Linkeo de comentarios y documentación a las iniciativas estratégicas Permitir la creación de repositorios de archivos Posibilidad de crear objetos automáticamente ante diferentes eventos que ocurran en el sistema (por ejemplo, cuando un indicador esté en rojo crear automáticamente un objeto de comentario para que el responsable escriba su vision de por qué el indicador ha llegado a ese estado). CORPORATER EMP SUITE ORACLE FUSION PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT 7. Seguridad y Control de Accesos 7.1. Ser totalmente desagregado en torno a los permisos para poder, por ejemplo, que un usuario sólo pueda acceder a modificar un comentario de una iniciativa Autenticar cada usuario, con anterioridad al acceso a la solución. La autenticación se efectúa mediante el ingreso de nombre de usuario y contraseña La identidad de cada usuario es la clave de acceso a organizaciones, tableros, indicadores, navegación, reportes, iniciativas estratégicas, entre otros Controlar accesos acorde con asignación de roles y/o permisos según tipo de usuario. Los roles definidos especifican que tipo de acceso tiene cada usuario Volver a pedir contraseña luego de un periodo de inactividad por razones de seguridad Ser compatible con LDAP y Active Directory Permitir el Single Sign On con soluciones LDAP Compatible con Microsoft Windows XP SP3 y Windows 7. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /10

10 ANEXO Nº 02 PRECIOS REFERENCIALES 1 Nº Proveedor Producto 01 Corporater 02 Oracle Corporater EPM Suite Incluye soporte anual, entrenamiento e implementación. Oracle Fusion Project Portfolio Management Fusion Project Control Fusion Project Performance Reporting Incluye soporte anual. No incluye entrenamiento, ni implementación. Cantidad de Licencias Costo (US$) 15 35, , / Los precios no incluyen los impuestos de Ley. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /10