Ahorro de costes, impresión sin límites y reducción de residuos

Transcripción

1 Ahorro de costes, impresión sin límites y reducción de residuos Partner oficial de Equitrac Una potente solución de impresión diseñada específicamente para ayudar a los centros educativos a recuperar el control de los equipos de copia e impresión de sus instalaciones

2 Tome las riendas de su entorno de impresión Fomente la impresión responsable Equitrac Express permite un control de los entornos de impresión sin precedentes. La gestión de la impresión y las fotocopias en el entorno de la universidad no resulta nada fácil. Los sistemas de monedas permiten recuperar el coste de las copias, pero a cambio de un caro sistema de mantenimiento. Es importante que los estudiantes y el personal académico tengan acceso a la impresión en red, pero sin un mecanismo de pago existe un elevado riesgo de que se produzcan usos innecesarios. La seguridad plantea otro problema, pero restringir el acceso a las impresoras resulta, cuanto menos, poco práctico. Por otra parte, la sostenibilidad medioambiental y el ahorro de papel representan dos aspectos cada día más valorados. Equitrac Express es una solución de gestión de impresión potente e intuitiva que resuelve todos estos problemas al mismo tiempo. Su diseño está planteado específicamente para ayudar a las universidades a tomar las riendas de la impresión y las fotocopias, controlar y recuperar los costes, garantizar la máxima comodidad sin poner en peligro la seguridad y fomentar una impresión responsable, que contribuya a minimizar los residuos. Simplicidad: una única solución gestiona la impresión de todas las impresoras y fotocopiadoras conectadas. Precisión: obtenga la información necesaria para cobrar correctamente los costes de las impresiones y las fotocopias. Seguridad: Follow-You Printing solo desbloquea los documentos para su impresión una vez que los usuarios se han autenticado en el dispositivo. Equitrac Express allana el camino para la aplicación de normas de impresión en la universidad, de una forma coherente y automática, con el objeto de fomentar una impresión responsable y reducir los residuos de papel y tóner. Defina cuotas de páginas para los estudiantes y el personal académico. Aplique tarifas flexibles para fijar un límite de gasto de impresiones gratuitas para los estudiantes. Aplique tarifas diferentes al personal académico o a personas externas. Aplique un recargo a las páginas que superen la cuota del usuario o a las impresiones en color, para que los usuarios impriman solo lo que necesiten. Derive los trabajos más grandes (más de 50 páginas) a equipos multifunción de gran capacidad o al servicio de reprografía o una copistería del campus. Reduzca las impresiones innecesarias ofreciendo a los usuarios la opción de eliminar los trabajos enviados por equivocación. Elimine automáticamente los trabajos abandonados en la cola de impresión, para que no se impriman nunca. Colabore con los esfuerzos de sostenibilidad de la universidad. Obligue a los usuarios a imprimir en blanco y negro o a doble cara. Movilidad: los usuarios pueden enviar archivos a imprimir desde un punto y recoger los documentos en otro punto o incluso en otra ciudad. Sostenibilidad: reducción de los residuos y los usos innecesarios y aplicación de normas de impresión. MPF ZONA CON COBER- TURA INALÁMBRICA CAMPUS ALEJADO

3 El equilibrio perfecto entre seguridad y comodidad Recuperación de los costes de copia e impresión Equitrac Express utiliza Follow-You Printing, una tecnología exclusiva de distribución de la impresión que permite a cualquier persona imprimir documentos en cualquier lugar y que mejora considerablemente la seguridad de los documentos impresos. Los documentos se conservan en un servidor seguro y se imprimen solo cuando los usuarios se autentican en el dispositivo que elijan mediante un código PIN o la tarjeta de la universidad. Evite que los exámenes, evaluaciones y otros documentos confidenciales queden desatendidos en las bandejas de salida. Máxima seguridad sin limitar el uso de los dispositivos solo a personal académico o estudiantes. Posibilidad de recoger los trabajos de impresión en cualquier equipo de la red o cualquier punto del campus, incluso los edificios más alejados. Equitrac Express, a diferencia del resto de soluciones, es capaz de controlar todos los trabajos de copia e impresión de la red. De este modo, las universidades pueden acabar con la impresión en red gratuita, reducir los volúmenes totales de impresiones y recuperar importantes sumas de dinero en concepto de costes de impresión. Posibilidad de aplicar tarifas diferentes a estudiantes, personal académico y administrativo y personas externas. Posibilidad de cargar los costes a departamentos o fuentes de financiación concretos (por ejemplo, becas). Posibilidad de convertir una fuente de gastos en una fuente de ingresos. Interacción con las impresoras, equipos multifunción y fotocopiadoras ya instaladas. Adaptación a cualquier tamaño de red o a diferentes emplazamientos del campus. Recopilación fiable de datos para la gestión de la red y la optimización de los costes. RESIDENCIA AULAS MPF SALA DE INFORMÁTICA ASOCIACIÓN DE ESTUDIANTES MPF MPF ZONA CON COBER- TURA INALÁMBRICA MPF BIBLIOTECA MPF

4 La inversión en IT más segura Equitrac Express permite un despliegue centralizado, por lo que la gestión se simplifica enormemente. Fácil integración con entornos Windows, NetWare, Macintosh y UNIX. Conexión con impresoras, fotocopiadoras y equipos multifunción de diferentes fabricantes, lo que garantiza una total compatibilidad con la red existente. No espere más! Si lo desea, le demostraremos cómo, con Equitrac Express, su institución podrá recuperar los costes, garantizar la máxima seguridad y comodidad y generar un entorno de impresión más respetuoso con el medio ambiente. Para obtener más información, póngase en contacto con su distribuidor. Integración con los sistemas de tarjetas universitarias más populares. Sincronización automática con sistemas informáticos finales, con actualización de cambios a partir de los directorios existentes y detección de la incorporación de nuevos estudiantes o personal académico. Garantía de control detallado combinado con la reducción de las responsabilidades del departamento informático. Equitrac Corporation 1000 South Pine Island Road Suite 900 Plantation, Florida Equitrac Corporation. Todos los derechos reservados. Equitrac y Equitrac Office son marcas comerciales registradas de Equitrac Corporation. El resto de marcas y sus productos son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus respectivos propietarios y deben recibir tal consideración. FABRICADO EN EE.UU Partner oficial de Equitrac

5 Ahorro de costes. Máxima seguridad. Reducción de residuos. Partner oficial de Equitrac Equitrac Office es una potente solución de gestión de impresión diseñada para ayudar a pequeñas y grandes empresas a recortar costes, optimizar los dispositivos de impresión y fomentar la sostenibilidad medioambiental

6 Control del entorno de impresión Ahorro y recuperación de costes Equitrac Office: un sinfín de ventajas para las grandes empresas La reducción de costes, el aumento de la seguridad y el compromiso con la sostenibilidad son objetivos irrenunciables. El cumplimiento de estos objetivos asegurará a su empresa una posición de liderazgo, competitiva y dinámica. Con Equitrac Office, empresas de todos los sectores podrán acceder a una herramienta intuitiva, práctica y asequible capaz de dar respuesta a los tres retos mencionados. Esta innovadora solución de gestión de impresión le permitirá realizar un seguimiento de las actividades vinculadas a documentos en la red, aplicar automáticamente determinadas normas, autenticar a los usuarios, proteger los documentos confidenciales y reducir el consumo de papel y tóner. Equitrac Office abre la puerta a un modelo unificado de tareas de impresión, copia y escaneo para todos los dispositivos de la red, para detectar con la máxima facilidad cualquier oportunidad de ahorro. Aplicación de normas relacionadas con la impresión en color o a doble cara, de una forma coherente y automática. Derivación de trabajos de impresión de impresoras de sobremesa a equipos multifunción (MFP), con un coste por página menor. Incremento significativo de la recuperación de costes, con la asignación precisa de los costes de cada trabajo a usuarios, departamentos, clientes o códigos de trabajo concretos. Autenticación de usuarios y acceso basado en permisos a sistemas y prestaciones. Control de costes por tamaño de archivo, tamaño de papel, tipo de soporte, impresión en color o impresión a doble cara. Adaptación de las tarifas a los diferentes grupos de usuarios. El usuario puede confi gurar Equitrac Offi ce para convertir automáticamente los trabajos en color en trabajos en blanco y negro o los trabajos a una cara en trabajos a doble cara.

7 Seguridad reforzada Reducción de los residuos de impresión Equitrac Office utiliza la autenticación de usuarios y la impresión a distancia para garantizar la seguridad de los trabajos de impresión, copia y escaneo. La autenticación de usuarios genera un registro de control, con lo que es posible realizar un seguimiento de qué documentos se imprimen, cuándo y en qué equipo. Follow-You Printing conserva los documentos en un servidor seguro hasta que los usuarios se autentican, de modo que nunca queden documentos desatendidos en una bandeja de salida. Gracias a Print and Copy Control (PCC), la autenticación se realiza en el panel de mandos del equipo MFP. Es posible instalar lectores de tarjetas directamente en el dispositivo para realizar la autenticación mediante tarjetas de banda magnética y tarjetas de proximidad (RFID) Gracias a la combinación de normas automáticas y de Follow-You Printing, Equitrac Office puede ayudar a las empresas a reducir el gasto de papel y tóner. Posibilidad de seleccionar los trabajos de impresión manualmente desde la cola segura y eliminar trabajos duplicados o enviados por equivocación. Eliminación automática de los trabajos abandonados en la cola de impresión, para que no se impriman nunca. Aplicación de la impresión a doble cara, para reducir el uso de papel, y de la impresión en blanco y negro, para minimizar el consumo de tóner en color. Mejora en la estrategia de sostenibilidad de la empresa. Aumento de la movilidad y la comodidad de los usuarios combinado con una seguridad reforzada. Derivación de trabajos de impresión de impresoras de sobremesa a equipos departamentales multifunción, con un coste por página menor.

8 Generación de informes Integración fácil Equitrac Offi ce permite un despliegue centralizado, se integra con la máxima facilidad en la infraestructura informática y es compatible con los equipos de las principales marcas. Fácil adaptación a cualquier entorno, desde pequeñas empresas con un único servidor de impresión hasta grandes empresas con diferentes centros y miles de dispositivos de impresión. Compatible con los servidores de impresión de Windows, NetWare, UNIX y Linux, así como con estaciones de trabajo Macintosh. Las funciones de generación de informes de Equitrac Office ofrecen acceso a todos los datos necesarios para tomar decisiones inteligentes sobre los equipos de impresión. Entre las diferentes opciones destacan los resúmenes, los detalles y la actividad total. Genere informes sobre documentos en la cola de impresión pero pendientes de imprimir. Programe automáticamente la distribución de los informes. Obtenga informes personalizados en función de los centros o de las personas responsables de tomar las decisiones. Sistema multiplataforma opcional, compatible con los equipos de los principales fabricantes. Las intuitivas opciones de impresión de Follow-You Printing permiten a los usuarios derivar los trabajos de impresión si se agota el papel en una impresora o si se produce un error, lo que reduce las llamadas a los centros de asistencia técnica. No espere más! Genere informes personalizados con los datos necesarios para realizar el control y la asignación de costes con la máxima precisión. Si lo desea, le demostraremos cómo, con Equitrac Office, podrá reducir el coste por página, proteger los documentos confidenciales y reducir considerablemente el desperdicio de papel. Para obtener más información, póngase en contacto con su distribuidor. La autenticación de usuarios en el dispositivo antes de la impresión refuerza la seguridad y permite realizar un seguimiento de todos los documentos. Equitrac Corporation 1000 South Pine Island Road Suite 900 Plantation, Florida Equitrac Corporation. Todos los derechos reservados. Equitrac y Equitrac Office son marcas comerciales registradas de Equitrac Corporation. El resto de marcas y sus productos son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus respectivos propietarios y deben recibir tal consideración. FABRICADO EN EE.UU La reducción del desperdicio de papel con Equitrac Office contribuye a los esfuerzos de sostenibilidad medioambiental. Partner oficial de Equitrac

9 PageCounter Terminal de control flexible para Equitrac Office y Equitrac Express Para las empresas con presupuestos ajustados, aumentar el control sobre los costes de copia e impresión es probablemente una de las formas más sencillas de ahorrar dinero, reducir los residuos, mejorar la productividad y proteger la confidencialidad. Con Equitrac Pagecounter puede conseguirlo. El terminal compacto y flexible de Equitrac para el control de las funciones de copia e impresión se integra en su entorno de red e impresión. Utilizado en combinación con Equitrac Office en empresas o con Equitrac Express en centros educativos, PageCounter brinda una solución integral para el control de las copias e impresiones, el control de acceso, la reducción de costes y la protección de documentos. Con un teclado de sencillo funcionamiento, tarjetas de banda magnética o tarjetas de proximidad, PageCounter permite limitar el acceso a los usuarios autorizados y a determinados usos, asignando los costes de los documentos al usuario, departamento, proyecto o cliente adecuado. Gracias a esta sencillísima autenticación de usuario, se refuerza también la confidencialidad de los documentos. La solución Follow-You Printing de Equitrac aumenta la productividad mediante la impresión de documentos a través de un servidor centralizado, que los retira de la cola de impresión solo cuando los usuarios se autentican en el terminal PageCounter de la impresora que eligen. Asimismo, los usuarios pueden cambiar el destino de la impresión, para evitar impresoras ocupadas o fuera de servicio. PageCounter incorpora una plataforma Windows CE, comunicaciones TCP/IP en tiempo real, compatibilidad con DHCP ampliada, autenticación LDAP y puertos Ethernet dobles, aptos para la conexión del terminal y de un equipo multifunción (MFP) en red en una misma toma de red. El almacenamiento flash fuera de línea permite al usuario recuperar el trabajo si los servicios de red no están disponibles. Principales ventajas Control y gestión de los costes de copia e impresión Simplificación de la asignación de los costes de los documentos a usuarios, departamentos, proyectos o clientes. Control del acceso a equipos MFP y del uso del color y del blanco y negro 1 Aumento de la productividad gracias a Follow-You Printing Protección de la confidencialidad gracias a Secure Document Release Conexión adaptable a diversos entornos. Funcionamiento sencillo Protección total de los datos en caso de problemas con el suministro eléctrico Diseño compacto y reducido Compatible con autenticación mediante PIN, tarjetas de banda magnética o tarjetas de proximidad (RFID).

10 Seguimiento y control totalmente intuitivos PageCounter es un terminal de control versátil, modular e intuitivo que, combinado con las soluciones Equitrac Office y Equitrac Express, permite realizar un seguimiento de los trabajos de copia e impresión. Al solicitar un código de cuenta para acceder a los dispositivos de impresión, PageCounter simplifica el control de los equipos de impresión en color 1 y permite fijar tarifas variables en función de si la impresión es en color 1, en blanco y negro o si presenta otras particularidades. De este modo, el coste de los documentos puede asignarse fácilmente al usuario, departamento, proyecto o cliente adecuado. Asimismo, PageCounter es compatible con el uso de tarjetas de banda magnética 2 y puede actuar como punto de venta de copias e impresiones para estudiantes. Con tan solo pasar una tarjeta, los estudiantes pueden autenticarse y, siguiendo unas sencillas instrucciones, imprimir trabajos, realizar fotocopias y pagar los documentos a través de sus cuentas universitarias. Asimismo, las funciones de almacenamiento fuera de línea evitan las pérdidas de datos y permiten continuar trabajando aunque se produzcan problemas de suministro eléctrico. PageCounter puede integrar equipos de impresión de diferentes fabricantes en una misma red, lo que ofrece la posibilidad de amortizar al máximo los productos y tomar decisiones de inversión con más fundamento. 1 Se necesitan MFP con interfaces con atributos detallados 2 Si desea consultar una lista de los tipos de tarjeta compatibles, visite Funciones avanzadas Usabilidad Pantalla de cuatro líneas de fácil lectura Tres teclas programables para facilitar las operaciones Software Dirección IP configurable (DHCP) Compatibilidad con autenticación con PIN, LDAP y tarjeta ID 2 Hardware Puerto Ethernet 10/100 Puertos Ethernet dobles con función de mini-hub Almacenamiento de datos en CompactFlash de 128 MB para trabajar fuera de línea Soporte de instalación ajustable para pared o sobremesa Teclado QWERTY opcional con teclado numérico aparte Tarjeta dos pistas (banda magnética), lectores opcionales de tarjeta de banda magnética o tarjeta de proximidad (RFID) 2 PageCounter se integra sin ningún problema en todos los equipos de hardware de su red. Partner oficial de Equitrac Equitrac Corporation 1000 South Pine Island Road Suite 900 Plantation, Florida Equitrac Corporation. Todos los derechos reservados. Equitrac y Equitrac Office son marcas comerciales registradas de Equitrac Corporation. El resto de marcas y sus productos son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus respectivos propietarios y deben recibir tal consideración. FABRICADO EN EE.UU

11 Print and Copy Control 4 integrado Totalmente integrado en Equitrac Office y Equitrac Express, Print and Copy Control (PCC) refuerza la seguridad de la información, la movilidad de los usuarios y el seguimiento de los documentos, al tiempo que reduce los residuos generados y los costes. Diseñada para controlar el acceso a los dispositivos y la actividad de impresión, escaneo, copia y envío de faxes, PCC es una aplicación desarrollada a partir de nuestra plataforma Embedded Software Architecture, basada en Java. Principales ventajas PCC permite controlar más fácilmente el acceso de los usuarios a equipos multifunción (MFP), utilizando los sistemas de autenticación habituales (como Active Directory, LDAP o la base de datos de cuentas de Equitrac Office o Equitrac Express) para validar la identificación del usuario. Para desbloquear el sistema, basta con introducir un código PIN o un identificador o contraseña de usuario de red directamente en la pantalla del equipo multifunción. Asimismo, los usuarios pueden identificarse mediante una tarjeta de banda magnética o de proximidad (RFID). PCC es también compatible con los procedimientos de autenticación Single Sign-On en algunas aplicaciones integradas, lo que redunda en una mayor comodidad y productividad para los usuarios. Print & Copy Control Seguimiento de documentos Una vez completada la autenticación, el usuario puede copiar, imprimir, escanear o enviar un fax, en función de los privilegios asignados. Tras finalizar el trabajo, se envía información sobre la operación al servidor de Equitrac Office o Equitrac Express, para realizar un seguimiento y un registro centralizado de las actividades. Con estos informes de actividad, resulta más fácil tomar decisiones para detectar oportunidades para reducir costes, minimizar los residuos y optimizar el uso de los dispositivos. Con el módulo de asignación a proyectos de clientes de Equitrac Office o Equitrac Express, PCC simplifica la gestión de recursos de los proyectos. Al principio de cada trabajo de copia, impresión, escaneo o fax, el usuario puede asignar un código de facturación que define si la operación pertenece a un proyecto o cliente en concreto. La base de datos de Equitrac Office o Equitrac Express almacena las transacciones en función del código de facturación, por lo que el usuario puede asignar y recuperar los costes de los documentos de una forma extremadamente sencilla. Protección de los documentos Con PCC, un simple equipo multifunción se convierte en una impresora personal enormemente segura, con lo que se minimiza el riesgo de que documentos confidenciales puedan llegar a manos equivocadas. Siguiendo el procedimiento habitual, el usuario envía su archivo a una cola de impresión en red que agrupa todos los equipos multifunción compatibles. Tras autenticarse en un dispositivo, PCC muestra los trabajos de impresión, con las propiedades y los costes de los documentos, en la pantalla principal de Follow-You Printing. Desde esta pantalla, el usuario puede imprimir varias copias de cualquier documento. Asimismo, PCC puede utilizarse con la aplicación opcional Equitrac Office o Equitrac Express del equipo, que exigirá al usuario que introduzca una clave de desbloqueo. Si se utiliza dicha clave para identificarse en el equipo multifunción, solo aparecerán los trabajos de impresión vinculados a la misma. Gracias a la tecnología Follow-You Printing de Equitrac, el usuario puede moverse por diferentes servidores de impresión, estaciones de trabajo, pisos, edificios y otros emplazamientos e imprimir desde cualquier equipo conectado, recogiendo los documentos donde y cuando quiera. Asimismo, es posible evitar los dispositivos ocupados o fuera de servicio. El servidor de impresión suprime automáticamente los trabajos que quedan sin imprimir en la cola de impresión, con lo que se evita que documentos confidenciales puedan quedar en la bandeja de salida o terminar en la papelera de reciclaje. El software PCC es compatible con la autenticación mediante lectores de tarjetas. La aplicación PCC se instala en el disco duro de los equipos multifunción. El acceso a PCC a través de la pantalla táctil integrada en el panel frontal acaba con la necesidad de los terminales de hardware.

12 Scan-to-Me Los usuarios a menudo necesitan escanear documentos a su dirección de correo electrónico. PCC integra esta función a través de Scan-to-Me. Los administradores deciden si los usuarios pueden enviar los archivos solo a sus propias direcciones o bien a otras direcciones con copia, así como otros ajustes. El funcionamiento de Scan-to-Me es ágil y sencillo, lo que se traduce en una mayor satisfacción de los usuarios y una reducción del número de consultas de asistencia técnica. Beneficios adicionales PCC acaba con la necesidad de instalar, configurar y mantener equipos de hardware externos, y también con los engorrosos cables de conexión con los equipos multifunción. Si lo que busca es una solución sencilla y asequible para dar respuesta a las necesidades de proteger la información, ofrecer movilidad a los usuarios y velar por el seguimiento de los documentos, la respuesta está en PCC y Equitrac Office o Equitrac Express. Interfaz de usuario y autenticación Integrada en el panel de operaciones del equipo multifunción Pantallas de usuario en varios idiomas Solo código PIN principal o códigos PIN principal y secundario ID y contraseña de usuario de red Tarjetas ID, combinadas con lectores de tarjetas Equitrac (visite si desea consultar una lista de los tipos de tarjeta compatibles) Compatible con acceso Single Sign-On en determinadas aplicaciones Puntos fuertes Single Sign-On Control de acceso a funciones del equipo multifunción Botones de acceso rápido Compatible con numerosos lectores de tarjetas Autoregistro de tarjetas Impresión segura (Follow-You Printing) Facturación por proyecto Escaneo a correo electrónico sencillísimo Vista previa de balance de usuarios y costes Seguimiento detallado de transacciones de impresión, copia, escaneo y fax Prestaciones únicas Optimización del control de seguridad de los documentos Integración con tarjetas de control existentes Mayor movilidad de los usuarios Reducción de los residuos Disminución de las llamadas al servicio de asistencia Menor coste total de propiedad (TCO) Si desea más información o datos sobre requisitos del sistema y la compatibilidad con equipos multifunción, póngase en contacto con su distribuidor. Partner oficial de Equitrac Equitrac Corporation 1000 South Pine Island Road Suite 900 Plantation, Florida Equitrac Corporation. Todos los derechos reservados. Equitrac y Equitrac Office son marcas comerciales registradas de Equitrac Corporation. El resto de marcas y sus productos son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus respectivos propietarios y deben recibir tal consideración. FABRICADO EN EE.UU