Bases de la Ecuación Contable:

Transcripción

1 Bases de la Ecuación Contable: Es importante entenderciertos conceptos de vital importancia para lograr una comprensión efectiva de la contabilidad y por ende de su ecuación fundamental. Estos conceptos se refieren a: Cuenta: Registro donde se anotan de manera ordenada los aumentos o disminuciones que dan lugar a un valor o concepto como consecuencia de una transacción comercial. Es decir, toda transacción comercial envuelve al menos dos cuentas, por ejemplo si compramos un vehículo mediante un pagaré se afectan las cuentas de Vehículos y Documentos por pagar. Es necesario llevar un registro de cada cuenta para saber los valores reales que tiene cada uno (Libro Mayor) y de allí la importancia del concepto para poder llevar a cabo una contabilidad ordenada y específica y con ello puede analizarse una operación de manera más fácil. Grupos de Cuentas: Todas las cuentas contables forman parte de una grupo genérico que sirve para determinar conceptos importantes dentro de sus características como cuentas. En general, existen 6 grupos de cuentas denominados: Activos, Pasivos, Patrimonio, Resultados, Complementarias de Activos y Cuentas de Orden y dentro de estos se incluyen todos los tipos de cuentas que se utilizan dentro de la contabilidad. Subgrupos de Cuentas: Se refiere a una segunda división que se utiliza para definir mejor la naturaleza de cada cuenta y así poder caracterizarla de una mejor manera. Cada grupo de cuentas, posee uno o más subgrupos, como veremos más adelante pero como ejemplo anotemos que dentro del grupo de activos existen los subgrupos: Circulante y No Circulante. En resumen, el orden para caracterizar y denominar una cuenta implica que estas se encuentran dentro de un grupo y un subgrupo, y a veces hasta divisiones más específicas, lo que ayuda a que cada una de ellas este bien definida. Elementos de la Ecuación Contable Activos: Se refieren a todos aquellos bienes cuantificables que le pertenecen a la empresa o de los que se esperan beneficios económicos futuros. Consta de elementos como: dinero, cuentas bancarias, cuentas por cobrar, inventarios de mercaderías, equipo, mobiliario, maquinaria, edificios, patentes, derechos de llave, terrenos, entre otros; que tienen en común el hecho de pertenecerle a la organización empresarial. Los activos se subdividen en: A: Activos Circulantes o Activos Corrientes:Aquellos activos cuya vigencia es menor a un año o que son fáciles de convertir a dinero efectivo, como el caso de: efectivo en caja, bancos, cuentas por cobrar a corto plazo, inventarios, gastos adelantados, ingresos acumulados, inversiones a corto plazo, etc. B: Activos No Circulantes o Activos no Corrientes: Aquellos activos cuya vigencia es mayor a un año o que dadas sus características, su uso para beneficio de la empresa es prolongado. Ejemplos de activos no circulantes son: máquinas, mobiliario, edificios, cuentas por cobrar a largo plazo, documentos por cobrar a largo plazo, entre otros. Estos activos no circulantes poseen una

2 subdivisión distribuida en: B.1. Propiedad, planta y Equipo: Si se trata de activos fijos tangibles como vehículos, terrenos, equipo, edificios, mobiliario. B.2. Intangibles para los activos fijos que no tienen valor material como los derechos de autor, contratos de arrendamiento, derechos de llave, patentes. B.3. Recursos Naturales Si se trata de activos fijos provenientes de la naturaleza como bosques, plantaciones, tajos, ríos, minas. B.4. Cuentas a Largo Plazo Incluye todas aquellas cuentas y documentos por cobrar y similares cuya duración de vencimientos va más allá de un año calendario. Estas no pueden clasificarse dentro de ninguna de las tres anteriores y de allí que exista una clasificación independiente. Pasivos: Representado por todas las deudas u obligaciones que posee la empresa, virtualmente ineludibles, ósea el uso del dinero ajeno para generar ganancias que hagan posible un mejor nivel de subsistencia para la organización. Los pasivos se subdividen así: A: Pasivo Circulante o Corriente: Aquellas deudas cuyo periodo de vencimiento es menor a un año donde podemos anotar las cuentas por pagar, impuestos por pagar, dividendos por pagar, gastos acumulados, ingresos adelantados, documentos por pagar, hipotecas por pagar y todo lo que se adeude a corto plazo. B: Pasivos No Circulantes o A Largo Plazo o no Corriente: Deudas con un periodo de vencimiento superior a un año calendario e incluye las mismas cuentas que en el circulante con la caracterización anotada. Patrimonio: Representado por los aportes realizados por los socios o dueños de la empresa, por tanto es el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surgen de sus aportaciones. Dentro del patrimonio podemos hacer notas cuentas como: Capital, Utilidades Retenidas, Déficit Acumulado, Superávit, entre otros. Explicación de algunas cuentas contables Cuentas de Activo 1. Caja Chica: Fondo que se abre para cubrir gastos menores y con ello evitar la emisión de cheques por rubros que no lo necesitan. Debe ser llevada con estricto control y está a cargo de un empleado a quien se le realiza arqueos periódicos. 2. Efectivo: Esta partida se compone del dinero o cualquier otro medio que un banco acepte a un valor nominal para depósito como: billetes, monedas, giros bancarios, entre otros. Algunas veces aparece con el nombre de caja.

3 3. Bancos: Incluye el dinero en cuentas bancarias que posee la empresa ya sea cuentas corrientes, cuentas para salarios, u otras. 4. Instrumentos Financieros: Dinero utilizado en la obtención de otras empresas como bonos, acciones, cuentas en monedas extranjeras, cuentas a plazo fijo; asimismo puede estar representado por el dinero que se tiene en cuentas a plazo con el fin de generar intereses. 5. Cuentas por cobrar: Cuentas de los clientes que por alguna razón nos deben dinero, normalmente por la venta de bienes o prestación de un servicio sobre promesas de pago reales o escritas (facturas). Debe llevarse una cuenta auxiliar para saber el saldo de cada cliente. Se llevan también cuentas por cobrar a socios, empleados, entre otros. 6. Documentos por cobrar: Cuentas de los clientes que por alguna razón nos deben dinero, normalmente por la venta de bienes o prestación de servicios pero se diferencia de las cuentas por cobrar en que quedan respaldadas con documentos legales como pagarés, letras de cambio, prendas, entre otros. 7. Cuentas por cobrar Documentos Vencidos: Cuando un documento por cobrar vence y no ha recibido su pago se pasa como parte de esta cuenta que incluye el valor del documento y los gastos e intereses que cubra. 8. Préstamos por cobrar: Representa los montos de préstamos que hemos hecho a otras personas. 9. Inventarios: Artículos que la empresa tiene disponibles para la venta o materiales disponibles para la fabricación de artículos, materiales en proceso de fabricación. Su valor se aplica al costo de adquisición. 10. Papelería y Material de oficina: Inventarios que se tienen de útiles de oficina como papel, lápices, lapiceros, cintas, entre otros. A medida que se van utilizando se convierten en gastos. 11. Mobiliario y equipo de oficina: Máquinas de escribir, escritorios, computadoras, sillas, calculadoras, sumadoras y cualquier otro implemento de larga vida utilizado para mejorar o disminuir el trabajo de oficina. 12. Terrenos: Como su nombre lo indica, son las propiedades en terrenos que posee la empresa. 13. Edificios: Estructura donde se alberga la empresa y también incluye otras estructuras que sean de su propiedad independiente al uso que se les dé. 14. Vehículos (Equipo de transporte): autos, camiones y cualquier otro vehículo propiedad de la empresa.

4 15. Gastos Adelantados, Gastos pagados por adelantado o gastos diferidos: Gastos que por alguna razón se cancelan sin que estén realmente vencidos como por ejemplo: alquileres, intereses, comisiones, entre otros. Representan activos circulantes si vencen en un periodo menor a un año calendario. 16. Ingresos Acumulados: Ingresos que ya nos hemos ganado pero que aún no se ha recibido su pago. Representan una cuenta por cobrar pero como no es por la operación normal de la empresa se consideran por aparte. Representan activos circulantes si vencen en un periodo menor a un año calendario. Cuentas de Pasivos 17. Cuentas por pagar: Deudas de la empresa con otras empresas a corto o largo plazo, certificadas mediante facturas o como una promesa de pago. 18. Documentos por pagar: Deudas que tenemos y están certificadas mediante documentos legales. 19. Prestamos por pagar: Representa los montos de préstamos que hemos obtenido de banco u otras personas. 20. Hipotecas por pagar: Deudas con garantía que normalmente surgen poniendo en frente el edificio, terrenos u otro activo de la empresa. 21. Gastos Acumulados: Gastos vencidos que no hemos cancelado todavía. Son gastos atrasados. Son pasivos circulantes si su periodo de vencimiento es menor a un año calendario a partir de la fecha que se realiza. 22. Ingresos adelantados: Ingresos que no hemos consumido y ya recibimos. Son pasivos circulantes si su periodo de vencimiento es menor un año calendario a partir de la fecha que se realiza. 23. Dividendos por pagar: Incluye la parte de las ganancias que se adeudan a los socios para serles entregadas a futuro. 24. Obligaciones bancarias: Préstamos que deben ser cancelados con entidades bancarias. 25. Impuesto por pagar: Representa los impuestos que deben cancelarse a entidades gubernamentales, entre los que podemos anotar: ventas, renta, selectivo de consumo, entre otros. Cuentas de Patrimonio

5 26. Capital Social: Aportes de los socios en la empresa. 27. Retiros: Cuenta especial que seutiliza en las empresas individuales donde el dueño puede tomar valores a manera de retiros personales. 28. Utilidad Neta: Cambio incremental entre el capital contable al inicio y al final del periodo. Representa las ganancias netas que se han obtenido en el periodo fiscal. 29. Utilidades retenidas o no distribuidas: Ganancias que quedan libres para la empresa una vez que se ha aplicado el corte contables y se han repartido partes de las ganancias generales. Es decir, esta cuenta aplica sobre la ganancia libre resultante una vez descontadas todas las partidas que se aplican. 30. Superávit: Se aplica por cuentas extraordinarias a las operaciones normales de la empresa como el aumento en el valor de activos por efectos de la inflación y la devaluación de la moneda, acciones que se re obtienen propias de la empresa, entre otros. 31. Reservas patrimoniales: Valores que se toman de las utilidades para un fin específico como el caso de las reservas legales. Todas las cuentas anteriores son las que se denominan cuentas vivas, reales o de Balance General. También existen en la contabilidad lo que se denomina cuentas de resultados o cuentas nominales y consisten en aquellas cuentas de ingresos o gastos que surgen de las operaciones de la empresa. CUENTAS DE RESULTADOS Ingresos: Todo aquello que se recibe como ganancia en las operaciones de la organización. Pueden darse ingresos por intereses, alquileres, comisiones, servicios, entre otros. Son cuentas típicas de ingresos: 1. Ventas: Valor de la mercadería que se entrega a los clientas. 2. Devoluciones en compras: Representa el valor de la mercadería que se ha comprado y que por alguna razón se le devuelve al vendedor. 3. Utilidad en venta de activos: Ganancia obtenida al vender algún activo diferente a la mercadería de la empresa. 4. Servicios: Se aplica cuando la empresa vende servicios, o sea, que entrega a sus clientes servicios en vez de productos. 5. Ingresos por alquileres: ganancias generadas por el uso de nuestros activos por parte de terceras personas.

6 6. Ingresos por intereses: ganancias que se generan de los instrumentos financieros, documentos por cobrar y similares. 7. Ingresos por comisiones: ganancias generadas por servicios que realizamos a nombre de otros y que implican comisiones ganadas. Gastos: Todas las erogaciones o salidas de dinero que lleva a cabo la empresa, básicamente con la finalidad de generar nuevos ingresos. Pueden darse gastos por intereses, alquileres, comisiones, papelería, viáticos, salarios, entre otros. Las cuentas de gastos más comunes son, entre otras: 1. Compras: Valor de la mercadería que se obtiene de los proveedores. Implica que esta mercancía será destinada a la venta, a un precio mayor al pagado para que haya utilidad. 2. Gastos de compras: Incluye las erogaciones que se realizan para el transporte de la mercadería comprada o cualquier otro gasto relacionado. Se le conoce también con el nombre de fletes sobre compras. 3. Devoluciones en ventas: representa el valor de la mercadería que se ha vendido y que por alguna razón nos es devuelta (por no cumplir especificaciones, por estar en mal estado, por no ser del gusto del cliente ). 4. Costo de venta: representa el valor neto de venta de la mercadería, o sea, solo de la mercadería que se compra y se vende, al valor neto de la compra. Para determinar el costo de ventas se le resta la devolución, el descuento y se le suma el valor de los fletes pagados por obtenerla y se incluyen los inventarios del inicio y el final del periodo. 5. Gastos por comisiones: erogaciones por comisiones que se han vencido cancelado a terceros que por alguna razón se las han ganado de nuestra parte. 6. Gastos por intereses: pagos que se generan por el uso del dinero ajeno por nuestra parte (por las deudas que tenemos con terceros). 7. Pérdida en venta de activos: pérdida obtenida al vender algún activo diferente a la mercadería de la empresa. 8. Gastos por alquiler: pagos que deben realizarse por el uso que hacemos de activos que pertenecen a otros. CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVOS Se denomina como complementaria a toda cuenta que disminuye o aumenta el valor de un activo, las más comunes son:

7 1. Depreciación Acumulada: Fondo que se mantiene para reflejar la pérdida del valor por uso de un activo a través del tiempo. Existe para vehículos, edificios, mobiliario, equipo, entre otros. Los terrenos no se deprecian a menos que sean utilizados, como el caso de actividades agropecuarias. Esta cuenta puede tomar los nombres de amortización acumulada si la pérdida de valor aplica sobre activos intangibles o agotamiento acumulado si se trata de recursos naturales. 2. Provisión para incobrables: Provisión que se tiene para pasar aquellas cuentas que una vez realizado el proceso de cobro legal se considera como pérdidas porque los clientes no nos pagarán. Se utiliza mediante ciertos métodos que serán analizados posteriormente. La Ecuación Contable La ecuación contable representa el equilibrio que debe mantener toda empresa donde lo que se tiene (ACTIVO) debe igualarse a los que se debe (PASIVO) y se aporta (PATRIMONIO) Se representa como: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO De esta relación podemos despejar otras ecuaciones que también equilibran la situación financiera de la empresa como son: Ejemplo PASIVO = ACTIVO- PATRIMONIO PATRIMONIO = ACTIVO -PASIVO 1. Una compañía posee activos valorados en colones, pasivos por colones y los aportes de socios suman Demuestre que los datos cumplen la ecuación contable. ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO = = PASIVO=ACTIVOS + PATRIMONIO = = PATRIMONIO =ACTIVOS - PASIVO =

8 =