MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO

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1 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES GERENCIA DE ADQUISICIONES MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SERVICIOS DEL DICIEMBRE 2012

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3 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 3 de 28 ÍNDICE Página 1. INTRODUCCIÓN 4 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN, OBJETIVO DEL MANUAL Y DEL COMITÉ 5 3. GLOSARIO Y SIGLAS 6 4. MARCO JURÍDICO 8 5. ESTRUCTURA E INTEGRACIÓN DEL COMITÉ FUNCIONES DEL COMITÉ FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE LAS SESIONES DEL COMITÉ DE LOS INFORMES ANEXOS: JUSTIFICACIÓN 20 LISTADO DE CASO 23 SEGUIMIENTO DE ACUERDOS VIGENCIA 28

4 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 4 de INTRODUCCIÓN En cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 22 fracción VI de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Octavo transitorio del Reglamento vigente, se elabora el presente Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Servicio Postal Mexicano. El presente documento tiene como finalidad establecer las bases legales en la integración, operación y funcionamiento del Comité, con el propósito de que se constituya realmente en un cuerpo que delibere sobre los asuntos que se le presenten, estableciendo con claridad y precisión dentro del marco normativo vigente las facultades, competencias y responsabilidades de sus miembros, a fin de lograr que sea un Órgano Colegiado realmente deliberativo y cumpla cabalmente con sus funciones; con el objeto de constituirse como un instrumento que promueva a eficientar el desarrollo de las actividades propias del Comité, así como coadyuvar en una práctica transparente la aplicación de los recursos presupuestarios autorizados, en las adquisiciones, arrendamientos y servicios, que por su naturaleza requieren de su análisis y dictaminación previamente a la iniciación del procedimiento de contratación por excepción.

5 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 5 de ÁMBITO DE APLICACIÓN, OBJETIVO DEL MANUAL Y DEL COMITÉ Ámbito de Aplicación Objetivo del Manual El contenido del presente Manual es de observancia general para el Servicio Postal Mexicano el cual normará el ámbito de aplicación al que deberán sujetarse los asuntos que se sometan a consideración del Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Servicio Postal Mexicano. Definir las funciones y responsabilidades que tendrá asignado el Comité, a fin de que puedan deliberar y, en su caso, dictaminar procedente los asuntos que se sometan a consideración de éste. Objetivo del Comité Ejercer de manera colegiada las funciones previstas en los Artículos 22 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y 19, 20, 21, 22 y 23 de su Reglamento.

6 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 6 de GLOSARIO Y SIGLAS Para los efectos del presente Manual, en adición a las definiciones contenidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (Ley) y su Reglamento, se entenderá por: Acta Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Área contratante Área Requirente Área Técnica Bienes CAAS o Comité Contrato y/o Pedido Coordinadora de Sector Dependencia DCAJSP Entidad Ley El documento en el que se hace constar la reseña detallada de un evento, así como de las consideraciones y acuerdos adoptados en términos de lo establecido en el artículo 22 fracción VII del Reglamento de la Ley. Aquellos procedimientos de contratación que se encuentren regulados dentro de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. La facultada en la dependencia o entidad para realizar procedimientos de contratación a efecto de adquirir o arrendar bienes o contratar la prestación de servicios que requiera la dependencia o entidad de que se trate. La que en la dependencia o entidad, solicite o requiera formalmente la adquisición o arrendamiento de bienes o la prestación de servicios, o bien aquella que los utilizará. La que en la dependencia o entidad elabora las especificaciones técnicas que se deberán incluir en el procedimiento de contratación, evalúa la propuesta técnica de las proposiciones y es responsable de responder en la junta de aclaraciones, las preguntas que sobre estos aspectos realicen los licitantes; el Área técnica, podrá tener también el carácter de Área requirente. Los que con la naturaleza de muebles considera el Código Civil Federal El Comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios a que se refiere el artículo 22 de la Ley Acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir derechos y obligaciones, el cual requiere consentimiento expreso de las partes y un objeto que pueda ser materia del mismo. Secretaría de Comunicaciones y Transportes. Las señaladas en las fracciones I a III del artículo 1 de la Ley. Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal. Las mencionadas en las fracciones IV y V del artículo 1 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

7 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 7 de 28 Manual MIPYMES Partida o Concepto Presupuesto Autorizado Proveedor Reglamento Suficiencia Presupuestal SE SEPOMEX SFP SHCP PAAAS Tratados El Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Servicio Postal Mexicano. Las micro, pequeñas y medianas empresas de nacionalidad mexicana a que hace referencia la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa La división o desglose de los bienes a adquirir o arrendar o de los servicios a contratar, contenidos en un procedimiento de contratación o en un contrato, para diferenciarlos unos de otros, clasificarlos o agruparlos. El que la Secretaría comunica a la dependencia o entidad en el calendario de gasto correspondiente, en términos de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. La persona física o moral, que celebre contratos de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios con el Organismo, para suministrar los bienes necesarios o prestar el o los servicios requeridos. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. El monto de que dispone la dependencia o entidad en términos de las disposiciones aplicables para contratar. Secretaría de Economía. Servicio Postal Mexicano. Secretaría de la Función Pública. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Los convenios regidos por el derecho internacional público, celebrados por escrito entre el gobierno de los Estados Unidos Mexicanos y uno o varios sujetos de derecho internacional público, ya sea que para su aplicación requiera o no la celebración de acuerdos en materias específicas, cualquiera que sea su denominación mediante los cuales los Estados Unidos Mexicanos asumen compromisos.

8 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 8 de MARCO JURÍDICO De manera enunciativa, más no limitativa, se indican las siguientes disposiciones de aplicación general en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público. LEYES Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley del Servicio Postal Mexicano. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. CÓDIGOS Código Civil Federal. Código Federal de Procedimiento Civiles. REGLAMENTOS Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación. Reglamento para la Operación del Organismo, Servicio Postal Mexicano. DECRETOS Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal en curso. Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal, vigente.

9 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 9 de 28 ACUERDOS Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del Sector Público para la participación de las empresas micro, pequeñas y medianas para las reservas del Tratado de Libre Comercio de América del Norte y para la determinación del grado de integración nacional, vigentes. Acuerdo por el que se establecen las reglas para la determinación y acreditación del grado del contenido nacional, tratándose de procedimientos de contratación de carácter nacional, vigentes. Acuerdo que establece las disposiciones de carácter general que en materia de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria, se deberán observar durante los ejercicios fiscales correspondientes. LINEAMIENTOS Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 2006 y adicionados y modificados mediante Acuerdo publicado en el referido órgano de difusión oficial el 14 de mayo de CIRCULARES Circular que contiene los Lineamientos Generales relativos a los aspectos de sustentabilidad ambiental para las adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 31 de octubre de Oficio Circular UPCP/308/0323/2009 Procedimiento de Captura y Envío de los Programas Anuales a la Secretaría de la Función Pública, emitido el 3 de diciembre de 2009 por el Titular de la Unidad de Política de Contrataciones Públicas de la citada Secretaría. Oficio Circular 307-AQ que da a conocer el Programa Nacional de Reducción de Gasto Público, emitido por el Titular de la Unidad de Política y Control Presupuestario de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público el 12 de marzo de OTRAS DISPOSICIONES LEGALES Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano. Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Servicio Postal Mexicano. Y demás disposiciones aplicables en la materia.

10 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 10 de ESTRUCTURA E INTEGRACIÓN DEL COMITÉ En términos de lo dispuesto por el Artículo 19 y Octavo Transitorio del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Servicio Postal Mexicano estará integrado por los Servidores Públicos de las Áreas que se mencionan a continuación: CARGO TITULAR ATRIBUCIONES Presidente Director Corporativo de Administración y Finanzas Con derecho a voz y voto de calidad Secretario Técnico Gerente de Adquisiciones Con derecho a voz Vocal Subdirector de Recursos Materiales Con derecho a voz y voto Vocal Subdirector de Finanzas Con derecho a voz y voto Vocal Director Corporativo de Planeación Estratégica Con derecho a voz y voto Vocal Director Corporativo de Logística e Información y Tecnología Con derecho a voz y voto Vocal Director Corporativo de Recursos Humanos Con derecho a voz y voto Vocal Asesor Asesor Asesor Director Metropolitano y Representante de las Direcciones Regionales Norte, Centro y Sur Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal. Titular del Órgano Interno de Control en el Servicio Postal Mexicano. La Secretaría de la Función Pública podrá designar a un Servidor Público para participar como asesor en los comités o subcomités que estime conveniente, quien tendrá derecho a voz pero no a voto. Invitados Las personas cuya intervención considere necesaria el Presidente o Secretario Técnico, para aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del comité. Con derecho a voz y voto Con derecho a voz Con derecho a voz Con derecho a voz Con derecho a voz Los miembros del Comité, los asesores y el secretario técnico podrán designar por escrito a sus respectivos suplentes, los que deberán tener el nivel jerárquico inmediato inferior, y solo podrán participar en ausencia del Titular. La responsabilidad de cada integrante del Comité quedará limitada al voto que emita respecto del asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada, debiendo emitir expresamente el sentido de su voto en todos los casos, salvo cuando exista conflicto de intereses, en cuyo caso deberá excusarse y expresar el impedimento correspondiente.

11 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 11 de FUNCIONES DEL COMITÉ 1. Revisar el programa y el presupuesto de adquisiciones, arrendamientos y servicios; así como sus modificaciones, y formular las observaciones y recomendaciones convenientes. 2. Dictaminar previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de la excepción a la licitación pública por encontrarse en alguno de los supuestos a que se refieren las fracciones I, III, VIII, IX segundo párrafo, X, XIII, XIV, XV, XVI, XVII, XVIII y XIX del artículo 41 de la Ley. 3. La función que antecede también podrá ser ejercida directamente por el titular de la Dependencia o Entidad, o aquel servidor público en quién éste delegue dicha función. En ningún caso la delegación podrá recaer en servidor público con nivel inferior al de director general en las dependencias o su equivalente en las entidades. 4. Dictaminar los proyectos de políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios que le presenten, así como someterlas a la consideración del titular de la dependencia o el órgano de gobierno de la entidad; en su caso, autorizar los supuestos no previstos en las mismas. 5. El comité establecerá en dichas políticas, bases y lineamientos, los aspectos de sustentabilidad ambiental, incluyendo la evaluación de las tecnologías que permitan la reducción de la emisión de gases de efecto invernadero y la eficiencia energética, que deberán observarse en las adquisiciones, arrendamientos y servicios, con el objeto de optimizar y utilizar de forma sustentable los recursos para disminuir costos financieros y ambientales. 6. Analizar trimestralmente el informe de la conclusión y resultados generales de las contrataciones que se realicen y, en su caso, recomendar las medidas necesarias para verificar que el programa y presupuesto de adquisiciones, arrendamientos y servicios, se ejecuten en tiempo y forma, así como proponer medidas tendientes a mejorar o corregir sus procesos de contratación y ejecución. 7. Autorizar, cuando se justifique, la creación de subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como aprobar los manuales de integración y funcionamiento de los subcomités que constituya para coadyuvar al cumplimiento de la Ley, su reglamento y demás disposiciones aplicables, determinando la materia competencia de cada uno, las áreas y los niveles jerárquicos de los servidores públicos que los integren, así como la forma y términos en que deberán informar al propio Comité de los asuntos que conozcan. 8. Elaborar y aprobar el Manual de Integración y Funcionamiento del comité, en el cual se deberán considerar cuando menos las siguientes bases: Será presidido por el Oficial Mayor o equivalente. Los vocales titulares deberán tener un nivel jerárquico mínimo de director general o equivalente. El número total de miembros del Comité deberá ser impar, quienes invariablemente deberán emitir su voto en cada uno de los asuntos que se sometan a su consideración. El área jurídica y el órgano interno de control de la dependencia o entidad, deberán asistir a las sesiones del Comité, como asesor, con voz pero sin voto, debiendo pronunciarse de manera razonada en los asuntos que conozca el Comité. Los asesores Titulares no podrán tener un nivel jerárquico inferior al de director general o equivalente.

12 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 12 de Establecer su calendario de sesiones ordinarias del ejercicio inmediato posterior. 10. Determinar los rangos de los montos máximos de contratación en que se ubica la entidad de conformidad con el artículo 42 de la Ley, a partir del presupuesto autorizado a la entidad para las adquisiciones, arrendamientos y servicios del año fiscal correspondiente. 11. Recibir por conducto del secretario técnico, las propuestas de modificación a las políticas, bases y lineamientos formuladas por las áreas contratantes y requirentes, así como dictaminar sobre su procedencia y, en su caso, someterlas a la autorización del titular de la dependencia u órgano de gobierno correspondiente. 12. El comité no dictaminará los siguientes asuntos: La procedencia de la contratación en los casos de excepción a que se refiere el penúltimo párrafo del artículo 41 de la Ley, toda vez que su dictaminación será responsabilidad del área requirente. Los procedimientos de contratación por monto que se fundamenten en el artículo 42 de la Ley. Los asuntos cuyos procedimientos de contratación se hayan iniciado sin dictamen previo del Comité. 13. Podrá establecer la creación e integración de los Subcomités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios que estime conveniente y necesario, así como vigilar que funcionen con apego a la normatividad establecida para tales efectos y establecer los límites de responsabilidad respecto de los asuntos que puedan conocer dentro de sus áreas de influencia; asimismo, estos Subcomités deberán enviar copias de los acuerdos tomados por ellos, así como la documentación que soporte dicha propuesta. 14. La Secretaría de la Función Pública podrá participar como asesor en el Comité, pronunciándose de manera fundada y motivada al emitir sus opiniones. 15. Coadyuvar al cumplimiento de esta Ley y demás disposiciones aplicables.

13 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 13 de FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ Los participantes en el Comité tendrán las siguientes funciones, mismas que son de carácter enunciativo y no limitativo, dado los diversos factores que intervienen en el proceso de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. CORRESPONDE AL PRESIDENTE 1. Expedir las convocatorias y orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias; así como convocar a sus integrantes cuando sea necesario. 2. Presidir las sesiones del Comité y emitir su voto respecto de los asuntos que se sometan a consideración del mismo, en caso de empate manifestar su voto de calidad. 3. Dirigir el desarrollo de las sesiones del CAAS. 4. Convocar a las sesiones extraordinarias, cuando existan casos debidamente justificados. 5. Estudiar previamente a su envío los expedientes correspondientes a los asuntos. 6. Suscribir y presentar el Informe Trimestral de la conclusión y resultados generales de las contrataciones que se realicen. 7. Hacer del conocimiento del CAAS, las políticas, acuerdos y disposiciones en general, que en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios se determinen. 8. Proponer junto con el Secretario Técnico la calendarización de las sesiones ordinarias. 9. Suscribir las actas de las sesiones a las que hubiese asistido y los listados de casos dictaminados. 10. Autorizar y resolver los demás asuntos que se presenten a su consideración, en razón de la participación dentro del CAAS.

14 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 14 de 28 CORRESPONDE AL SECRETARIO TÉCNICO 1. Elaborar las convocatorias, órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán en la sesión. 2. Recibir la información de las diferentes áreas de los asuntos que se someterán al CAAS, para su análisis, selección e integración a la Orden del Día. 3. Incluir en las carpetas correspondientes los soportes documentales necesarios, así como remitir dichos documentos a los participantes en el Comité. 4. Integrar la carpeta maestra de cada sesión con toda la documentación posible que pueda requerirse tales como: requisiciones y/o solicitudes, justificación del área requirente, cotizaciones, investigación de mercado, análisis de la información técnica, consultas, catálogos, muestras; así como documentos resúmenes de casos específicos que no puedan presentarse en forma de tabla o instructivos internos. 5. El formato denominado Listado de Caso, deberá estar firmado por el Secretario Técnico, quién será responsable de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas respectivas. 6. Levantar la lista de asistencia a las sesiones del Comité para verificar que exista el Quórum necesario, para declarar válida la sesión. 7. Supervisar que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos respectivos; así como los dictámenes en los Listados de Casos de los asuntos que se sometan en el Comité. 8. Elaborar el Acta de cada una de las sesiones. 9. Dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos. 10. Vigilar que el archivo de documentos analizados en las sesiones, esté completo y se mantengan actualizado, en condiciones para verificación y consulta. Asimismo, cuidará su conservación por el tiempo mínimo que marca la Ley.

15 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 15 de 28 CORRESPONDE A LOS VOCALES 1. Analizar el orden del día y los documentos de los asuntos que se sometan a consideración del Comité, a efecto de emitir su voz y voto correspondiente. 2. Asistir puntualmente en el lugar y hora señalados, para cada una de las reuniones del CAAS. 3. Proporcionar toda información que tenga a su alcance para propiciar una mejor toma de decisiones. 4. Evaluar con respecto a la selección del procedimiento de excepción que se someta la fundamentación y motivación, según circunstancias que concurran en cada caso, se realice bajo los criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad, honradez y transparencia que resulten procedentes para obtener las mejores condiciones para el Sepomex. 5. Proponer al pleno del CAAS las medidas y acciones tendientes a mejorar o corregir los procesos de contratación y ejecución, reflejando la mejora en el logro de las metas del proceso. 6. Suscribir el o los listados de casos dictaminados en cada sesión y el acta de la sesión inmediata anterior, en el caso que hubiera asistido. 7. Cumplir todos los compromisos adoptados en el pleno del CAAS. 8. Informar al CAAS sobre las irregularidades y problemas que se detecten en el proceso de adquisiciones, arrendamientos y servicios. 9. Deberán firmar las especificaciones y justificaciones técnicas de los asuntos que sometan a consideración del CAAS por parte de su área. 10. Corresponderá a los Vocales, cuando fuera el Área Requirente, presentar los soportes documentales del asunto que se someta a consideración del Comité para su análisis y dictaminación, acompañados de la petición y justificación firmada por el Titular del Área Requirente, así como el formato de suficiencia presupuestal debidamente requisitado.

16 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 16 de 28 CORRESPONDE A LOS ASESORES 1. Proporcionar de manera fundada y motivada la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten en el Comité, de acuerdo con las facultades que tengan conferidas el área que los haya designado. CORRESPONDE A LOS INVITADOS 1. Aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier otra naturaleza de su competencia, relacionados exclusivamente con el asunto para el cual hubieren sido invitados.

17 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 17 de DE LAS SESIONES DEL COMITÉ Las sesiones del Comité se celebrarán en los términos siguientes: 1. Serán sesiones ordinarias aquéllas que estén programadas en el calendario anual de sesiones, las cuales se realizarán una vez al mes, salvo que cuando no existan asuntos a tratar se podrán cancelar, en cuyo caso deberá darse aviso oportunamente a los miembros del Comité. 2. Serán sesiones extraordinarias para tratar asuntos de carácter urgente debidamente justificados, previa solicitud formulada por el Titular del Área Requirente o Área Contratante. 3. Las sesiones se celebrarán en el lugar, día y hora establecidos, y se llevarán a cabo cuando asista la mayoría de los miembros con derecho a voz y voto. En caso de no contar con el Quórum necesario, se cancelará la sesión y se convocará nuevamente. 4. Las sesiones sólo podrán llevarse a cabo cuando esté presente su presidente o su suplente. 5. En las sesiones se votarán todos los asuntos sometidos a consideración del Comité; toda vez que las decisiones y acuerdos del Comité se tomarán de manera colegiada por mayoría de votos de los miembros con derecho a voz y voto presentes en la sesión correspondiente y, en caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad. 6. Tratándose de Sesiones Ordinarias, los asuntos que se sometan para su análisis y dictaminación por el Comité, el área requirente o técnica deberá enviar el soporte documental con dos semanas de anticipación a la fecha en que se llevará a cabo la sesión. En el caso de Sesiones Extraordinarias, los asuntos que se presenten, se programarán con cuatro días hábiles, posteriores a la recepción de los mismos, acompañados de la documentación soporte. 7. La convocatoria de cada sesión, junto con el orden del día y los documentos correspondientes a cada asunto, se entregarán en forma impresa o, de preferencia, por medios electrónicos a los participantes del Comité cuando menos con tres días hábiles de anticipación a la celebración de las sesiones ordinarias y con un día hábil de anticipación para las extraordinarias. La sesión sólo podrá llevarse a cabo cuando se cumplan los plazos indicados. 8. Los asuntos que se sometan a consideración del Comité, deberán presentarse en el formato denominado Listado de Caso, el cual contendrá entre otros datos: La información resumida del asunto que se propone sea analizado, o bien, la descripción genérica de los bienes, arrendamientos o servicios que se pretendan contratar, así como su monto estimado. La justificación y fundamentación legal para llevar a cabo el procedimiento de contratación. La indicación de la documentación soporte que se adjunte para cada asunto, dentro de la cual deberá considerarse la que acredite la existencia de la suficiencia presupuestaria. 9. Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado procedente por el Comité, el formato Listado de Caso deberá ser firmado, por cada miembro con derecho a voto al termino de la sesión. 10. Tratándose de las solicitudes de excepción a la licitación pública invariablemente deberá contener un resumen de la información prevista en el artículo 71 del reglamento y la relación de la documentación soporte que se adjunte para cada caso.

18 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 18 de La solicitud de excepción a la licitación pública y la documentación soporte que quede como constancia de la contratación, deberán ser firmadas por el Titular del Área Requirente o Área Técnica, según corresponda. 12. Cuando de la solicitud de excepción a la licitación pública o documentación soporte presentada por el Área requirente, o bien del asunto presentado, no se desprendan, a juicio del Comité, elementos suficientes para dictaminar el asunto de que se trate, éste deberá ser rechazado, lo cual quedará asentado en el acta respectiva, sin que ello impida que el asunto pueda ser presentado en una subsecuente ocasión a consideración del Comité, una vez que se subsanen las deficiencias observadas o señaladas por éste. 13. En ningún caso el Comité podrá emitir su dictamen condicionado a que se cumplan determinados requisitos o a que se obtenga documentación que sustente o justifique la contratación que se pretenda realizar. 14. Los dictámenes de procedencia a las excepciones a la licitación pública que emita el Comité, no implica responsabilidad alguna para los miembros del Comité respecto de las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos. 15. De cada sesión se elaborará acta que será aprobada y firmada por todos los que hubiera asistido a ella, a más tardar en la sesión inmediata posterior. En dicho acta se deberá señalar el sentido de los acuerdos tomados por los miembros con derecho a voto y, en su caso, los comentarios relevantes de cada asunto. Los asesores y los invitados, firmarán únicamente el acta como constancia de su asistencia o participación y como validación de sus comentarios. La copia del acta debidamente firmada, deberá ser integrada en la carpeta de la siguiente sesión. 16. El orden del día de las sesiones ordinarias, contendrán un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las sesiones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos generales, sólo podrán incluirse asuntos de carácter informativo. 17. En la última sesión de cada ejercicio fiscal se presentará a consideración del Comité el calendario de sesiones ordinarias del siguiente ejercicio. 18. En la primera sesión ordinaria del ejercicio fiscal se analizará, previo a su difusión en CompraNet y en la página de Internet de Sepomex, el PAAAS autorizado, y se aprobarán los rangos de los montos máximos a que alude el artículo 42 de la Ley, a partir del presupuesto autorizado a Sepomex para las adquisiciones, arrendamientos y servicios. 19. Los asuntos cuyo monto sea mayor a $1 500, (Un Millón Quinientos Mil Pesos 00/100 M.N.) deberá presentarse el Acuerdo del Director General del Servicio Postal Mexicano debidamente firmado. 20. El contenido de la información y documentación que se someta a consideración del Comité será de la exclusiva responsabilidad del área que las formule. 21. A solicitud de cualquiera de los miembros o asesores del Comité se podrá invitar a sus sesiones a las personas cuya intervención se estime necesaria, para aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier otra naturaleza relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Comité, quienes tendrán el carácter de invitados, participarán con voz pero sin voto y sólo permanecerán en la sesión durante la presentación y discusión del tema para el cual fueron invitados.

19 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 19 de DE LOS INFORMES El informe trimestral a que se refiere la fracción IV del artículo 22 de la Ley, se suscribirá y presentará por el Presidente del Comité en la sesión ordinaria inmediata posterior a la conclusión del trimestre de que se trate, el cual contendrá los siguientes aspectos: 1. Una síntesis sobre la conclusión y los resultados generales de las contrataciones realizadas con fundamento en los artículos 41 y 42 de la Ley, así como de las derivadas de licitaciones públicas. 2. Una relación de los siguientes contratos: Aquellos en los que los proveedores entregaron con atraso los bienes adquiridos o prestaron con atraso los servicios contratados. Los que tengan autorizado diferimiento del plazo de entrega de bienes adquiridos o prestación de los servicios contratados. Aquellos en los que se les haya aplicado alguna penalización. Aquellos en que se hubiere agotado el monto máximo de penalización previsto en las políticas, bases y lineamientos, detallando el estado actual en que se encuentren dichos contratos a la fecha de elaboración del informe. Los que hayan sido rescindidos, concluidos anticipadamente o suspendidos temporalmente, y Los que se encuentren terminados sin que se hayan finiquitado y extinguido los derechos y obligaciones de las partes. 3. Una relación de las inconformidades presentadas, precisando los argumentos expresados por los inconformes y, en su caso, el sentido de la resolución emitida. 4. El estado que guardan las acciones para la ejecución de las garantías por la rescisión de los contratos, por la falta de reintegro de anticipos o por los defectos y vicios ocultos de los bienes o de la calidad de los servicios, así como en el caso de la dependencias, el estado que guarda el trámite para hacer efectivas las garantías correspondientes en términos de los artículos 143 y 144 del Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación. 5. Porcentaje acumulado de las contrataciones formalizadas de acuerdo con los procedimientos de contratación a que se refiere el artículo 42 de la Ley, y de las que se hayan adjudicado a las MIPYMES, sin que sea necesario detallar las contrataciones que integran los respectivos porcentajes.

20 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 20 de ANEXOS (1) NOMBRE DEL ÁREA REQUIRENTE Y/O TÉCNICA JUSTIFICACIÓN Para dictaminar previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de la excepción a la Licitación Pública (2) OBJETO DE LA SOLICITUD APARTADO CONTENIDO (3) Descripción de los Bienes o Servicios. (4) Resultado de la Investigación de Mercado. (5) Justificación del Procedimiento de Contratación propuesto de los bienes, arrendamientos o servicios a contratar. La presenta adjudicación se funda y motiva en el siguiente criterio: (6) Criterios de adjudicación. (7) Objetivos del servicio a contratar o bienes a adquirir. (8) Resultados Esperados. (9) Plazos y Condiciones de Entrega. (10) Vigencia. (11) Monto Estimado, Partida presupuestal, Suficiencia Presupuestal, Condiciones de Pago y Fianza. (12) Nombre de la Persona Física o Moral que se propone. (13) Procedimiento de Adjudicación. (14) Fundamento Legal. Eficiencia: Eficacia: Economía: Imparcialidad: Honradez: Transparencia: Monto total Estimado: Partida Presupuestal que se afecta: Suficiencia Presupuestal: Condiciones de Pago: Fianza: Datos Generales: (15) (15) EN LA CIUDAD DE MÉXICO DISTRITO FEDERAL EL ( ) DE ( ) DE 20( ). UNA VEZ LEÍDO Y ENTERADOS DEL CONTENIDO DEL PRESENTE DOCUMENTO LO FIRMAN AL CALCE LOS SIGUIENTES SERVIDORES PÚBLICOS: (16) Área Requirente y/o Técnica (17) Revisó Legalmente Titular de Área Por parte de la DCAJSP

21 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 21 de 28 INSTRUCTIVO DE LA FORMA SPM DCAF-015 JUSTIFICACIÓN CAMPO CONTENIDO 1 Anotar el nombre del Área Requirente o Área Técnica que solicita la justificación. 2 Anotar el objeto de la contratación resumido de la solicitud. 3 Describir los bienes, arrendamientos o servicios requeridos señalando los antecedentes en caso de existir, las especificaciones o datos técnicos de los bienes, arrendamientos o servicios, así como la demás información considerada conveniente por el Área Requirente o el Área Técnica, para explicar el objeto y alcance de la contratación. 4 Describir la realización de la Investigación de Mercado de la cual se desprendan las condiciones que imperan en el mismo, respecto del bien, arrendamiento o servicio objeto de la contratación, que soporte el procedimiento de contratación propuesto. 5 Describir de manera clara las razones en que sustente la justificación del procedimiento de contratación propuesto, fundando y motivando el supuesto de excepción que resulte procedente para llevar a cabo la invitación a cuando menos tres personas o la adjudicación directa. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN 6 Anotar el o los criterios a que se refiere el segundo párrafo del artículo 40 de la Ley, en que se funde y motive la selección del procedimiento de excepción, según las circunstancias que concurran en cada caso: a) Eficiencia b) Eficacia c) Economía d) Imparcialidad e) Honradez f) Transparencia 7 Describir el o los objetivos a cumplir con el bien o servicio de acuerdo con su actividad encomendada. 8 Describir los resultados que se pretenden alcanzar con la adquisición de los bienes, arrendamiento o servicios que solicita. 9 Anotar los plazos y condiciones de entrega de los bienes, arrendamiento o prestación de los servicios. 10 Anotar el tiempo de vigencia de la contratación del bien, arrendamiento o servicio.

22 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 22 de 28 CAMPO CONTENIDO MONTO ESTIMADO, CONDICIONES DE PAGO, CONSTANCIA DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y FIANZAS 11 Anote las especificaciones requeridas de acuerdo a su propuesta. a) Monto Total Aproximado. b) Partida Presupuestal que se Afecta. c) Suficiencia Presupuestal. d) Condiciones de Pago. e) Fianza. 12 Anotar en el caso de adjudicación directa, el nombre de la persona propuesta y sus datos generales, o tratándose de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas fundados en los supuestos a que se refiere el quinto párrafo del artículo 40 de la Ley, los nombres y datos generales de las personas que serán invitadas. 13 Indicar el procedimiento de adjudicación que aplica a su solicitud Adjudicación Directa o Invitación a Cuando Menos Tres Personas, según sea el caso. 14 Indique de manera clara y precisa el fundamento legal en el que sustenta su petición. 15 Anote la fecha de la revisión por parte del Titular del Área Responsable de los aspectos jurídicos. 16 Nombre y firma del Titular del Área Requirente y/o Técnica responsable de la solicitud del bien, arrendamiento o servicio, mínimo Gerente. 17 Nombre y firma del Titular del Área encargada de la revisión del fundamento legal, el cual deberá ser equivalente al nivel jerárquico del Área Requirente y/o Técnica.

23 SERVICIOS LISTADO DE CASO 2 SESIÓN : 3 FECHA: 23 de 28 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES GERENCIA DE ADQUISICIONES CORREOS DE MÉXICO 1 ASUNTO N 4 ASUNTO: 5 ÁREA REQUIRENTE: 6 ASUNTO QUE SE PROPONE ANALIZAR 7 DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES, ARRENDAMIENTOS O SERVICIOS, RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN DE MERCADO, JUSTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN PROPUESTO, CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Y FUNDAMENTO LEGAL 8 ACUERDO SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES GERENCIA DE ADQUISICIONES Asunto: hoja 1 de 2

24 9 SOPORTES O 10 CONTRATO ABIERTO SERVICIOS LISTADO DE CASO SI NO 13 SUFICIENCIA PRESUPUESTAL: 14 PARTIDA PRESUPUESTAL AUTORIZADA: 11 ABASTECIMIENTO SIMULTANEO 15 VERIFICACIÓN DE EXISTENCIA: 16 PRECIOS SUJETOS A AJUSTE 12 VIGENCIA DEL CONTRATO DEL AL 17 PRECIOS FIJOS 24 de 28 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES GERENCIA DE ADQUISICIONES CORREOS DE MÉXICO SI NO 18 MONTO ESTIMADO: FECHA: ASUNTO N 19 CONDICIONES DE PAGO: 20 LUGAR Y CONDICIONES DE ENTREGA: 21 PRESIDENTE SUPLENTE 24 VOCAL 27 VOCAL 22 SECRETARIO TÉCNICO 25 VOCAL 28 VOCAL 23 VOCAL 26 VOCAL SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES GERENCIA DE ADQUISICIONES Asunto: hoja 2 de 2

25 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 25 de 28 INSTRUCTIVO DE LA FORMA LISTADO DE CASO CAMPO CONTENIDO 1 Citar el no. de acuerdo que le corresponda 2 Indicar el no de la reunión 3 Indicar día, mes y año de la sesión. 4 Indicar el asunto sujeto a autorización 5 Área usuaria que solicita la autorización de dicho asunto. 6 Indicar el asunto sujeto a autorización sintetizada 7 Citar la referencia normativa aplicable. 8 Señalar la conclusión del acuerdo tomado. 9 Indicar los soportes que se presentan. 10 Marcar en si o no si corresponde a contrato abierto 11 Marcar en sí o no si corresponde a abastecimiento simultáneo 12 Señalar la vigencia del contrato 13 Indicar si se cuenta con la suficiencia presupuestal 14 Mencionar la(s) partida(s) presupuestal(es) autorizada(s) 15 Verificar existencias de los bienes 16 Marcar en sí o no si los precios son sujetos a ajuste 17 Marcar en sí o no si los precios son fijos 18 Señalar el monto estimado 19 Señalar las condiciones de pago 20 Citar el lugar y condiciones de entrega de los bienes Anotar cargo, nombre y firma de cada uno de los miembros del Comité.

26 Hoja: 26 de 28 SERVICIOS No. Sesión Fecha de Celebración SEGUIMIENTO DE ACUERDOS 1 FECHA DE ELABORACIÓN: Asunto Presentado Último Acuerdo Emitido Comentarios Soporte Estatus Actual Hoja 1

27 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 27 de 28 INSTRUCTIVO DE LA FORMA SEGUIMIENTO DE ACUERDOS CAMPO CONTENIDO 1 Señalar la modalidad de la sesión (Ordinaria o Extraordinaria). 2 Indicar día, mes y año de la sesión. 3 Señalar datos de la sesión. 4 Citar No. de asunto. 5 Señalar una breve descripción del asunto a tratar. 6 Señalar la conclusión del acuerdo tomado. 7 Mencionar el seguimiento que se ha dado al asunto. 8 Determinar si es asunto atendido o en proceso.

28 SERVICIOS DEL DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 28 de VIGENCIA Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización.