Guías para las Agencias Ejecutoras

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1 FONDO MULTILATERAL DE INVERSIONES (FOMIN) Cooperaciones Técnicas no Reembolsables Guías para las Agencias Ejecutoras Preparación de Estados Financieros y Documentación de Adquisiciones y Desembolsos para Cooperaciones Técnicas FOMIN \ Abril 2008 Version Revisada Junio 2008

2 INDICE I. INTRODUCCION... 1 II. GENERALIDADES... 1 III. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS DEL PROYECTO... 2 IV. INFORMACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA... 3 V. DOCUMENTACION PARA REVISION DE PROCESOS DE ADQUISICIONES Y SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS... 4 VI. SISTEMA DE CONTROL INTERNO... 4 Anexo A Anexo B Ejemplo del Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados Ejemplo del Estado de Gastos Acumulados

3 I. INTRODUCCION En consistencia con la Política del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) 1 (en adelante Banco ), el FOMIN requiere que los organismos ejecutores y/o entidades beneficiarias (denominadas en adelante ejecutores u organismos ejecutores) elaboren la información financiera, contable y operacional de los proyectos que el Banco financia y que dicha información sea sometida al examen de un auditor independiente previamente contratado por el Banco/FOMIN. Los trabajos de auditoría deberán llevarse a cabo de acuerdo con requisitos de auditoría externa satisfactorios al Banco que pueden encontrarse en el documento de Guías para los Auditores Preparación Términos de Referencia para Auditoría Externa y Revisión Ex-post de Procesos de Adquisición y Documentación Soporte de Solicitudes de Desembolsos de las Cooperaciones Técnicas del FOMIN El propósito del presente documento es establecer pautas y lineamientos que sirvan de guía a los organismos ejecutores para la preparación y presentación de los estados financieros del proyecto y la documentación financiera y contable, incluyendo además aquella de adquisiciones y desembolsos del proyecto requerida por el Banco/FOMIN Las orientaciones y procedimientos incluidos en la presente guía deben interpretarse considerando la naturaleza de cada operación, y por lo tanto, aplicarse con un suficiente grado de flexibilidad. II. GENERALIDADES Distinción entre la responsabilidad de la administración y la de los auditores independientes: la Agencia Ejecutora es responsable por mantener adecuados sistemas de información y de control interno del proyecto y por rendir al Banco información confiable y oportuna. Los sistemas mencionados deben estar organizados de manera que provean la documentación necesaria y faciliten la preparación oportuna de los informes requeridos. La responsabilidad de los auditores independientes está circunscrita a la realización de los trabajos de auditoría y a la emisión de sus dictámenes e informes como resultado de su trabajo profesional de acuerdo con los requerimientos del Banco/FOMIN y las normas generalmente aceptadas que fueren aplicación en cada caso Principios de contabilidad: Los principios de contabilidad que se deben utilizar en el registro de las operaciones y en la preparación de los reportes, son los establecidos en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), las que priman sobre las normas de contabilidad del país en casos de eventuales discrepancias Estados Financieros Básicos Requeridos: Se sugiere la preparación de dos estados financieros básicos, el Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados y el Estado de Gastos Acumulados. Sin embargo, podrá optarse por combinarlos en un solo estado financiero, o adoptar otro formato, incluyendo los Estados financieros regulares de la agencia ejecutora, de acuerdo con lo que se analice durante la evaluación institucional de cada proyecto Los Estados Financieros Básicos del proyecto como se definen en 2.03, serán preparados de acuerdo con los Principios de contabilidad generalmente aceptados, describiendo en las notas a ellos anexas 1 La política del Banco en relación con la auditoría de los ejecutores y proyectos está expuesta en detalle en el documento Política del Banco sobre Auditoría de Entidades y Proyectos Documento AF

4 las principales políticas, prácticas y principios contables utilizados, como así también todo tipo de información aclaratoria que permita una mejor lectura e interpretación de los Estados indicados La única excepción a las NIFFs consiste en la utilización para el registro contable de las actividades del proyecto y para la preparación de los Estados Financieros- de la base contable de efectivo (caja) a la cual se hará referencia en el dictamen/informe, y que deberá ser explicada en una nota a los estados financieros básicos Registros contables Cuando sea posible, y de acuerdo con consideración de costo-beneficio, es deseable que los registros contables y financieros del proyecto se lleven en forma integrada con la contabilidad oficial del ejecutor. El sistema de información del ejecutor, (y si existieran, de los co-ejecutores), deberá ser tal que: (a) permitan identificar las sumas recibidas de las distintas fuentes; (b) consigne de conformidad con el sistema de información que el Banco haya aprobado, los gastos por categoría en el proyecto, tanto con los recursos del FOMIN como con los demás fondos que deban aportarse para su ejecución; (c) tenga el detalle necesario para identificar los bienes adquiridos y los servicios contratados, así como la utilización de dichos bienes y servicios; (d) permita verificar la conversión de los gastos en moneda local a dólares u otras divisas en que se haya otorgado los fondos FOMIN. (e) Permita ligar los contratos u órdenes de compra, con sus respectivos pagos, permitiendo identificar en todo momento, para cada contracto, montos contratados, comprometidos, pagados y por pagar Unidad Monetaria Los estados financieros básicos del proyecto se presentarán expresados en dólares estadounidenses 2 pudiendo presentarse además en la moneda del país en que los estados son emitidos. La presentación en esta última moneda sólo podrá hacerse en forma conjunta con los estados expresados en dólares. Además, en una nota se explicará el método seguido en la conversión, ya sea que los estados se presenten sólo en dólares o en ambas monedas. III. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS DEL PROYECTO Si se decide adoptar como Estados Financieros Básicos del proyecto los mencionados en el capitulo anterior, estos serán preparados por la Agencia Ejecutora de acuerdo con los siguientes lineamientos: (a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados (ver ejemplo en Anexo A) Que muestre las cifras al inicio del ejercicio, las del movimiento del ejercicio, y los importes acumulados desde el inicio del proyecto hasta la fecha de cierre del ejercicio, correspondientes a: (i) el efectivo recibido para el proyecto y (ii) el efectivo utilizado en su ejecución. Esta 2 Los estados financieros se presentarán expresados en moneda local únicamente, siempre y cuando los desembolsos efectuados por el FOMIN se efectúen en moneda nacional y no se tenga el requerimiento de mantener el valor de esa moneda. Para la determinación de la equivalencia en dólares estadounidenses de las inversiones en el proyecto, en moneda local, deberá utilizarse el tipo de cambio que el país o el ejecutor haya acordado con el Banco en el convenio. 2

5 presentación deberá clasificarse en: (1) aportes del FOMIN; (2) aportes del ejecutor; y (3) otros aportes. Deberá incluirse, además, como parte del estado o separadamente, una conciliación con las cifras mostradas en el Estado de Gastos Acumulados. Este Estado además deberá incluir la cifra de efectivo al final del periodo que debe conciliar con el saldo del fondo rotatorio del proyecto (si existiese) mostrando las partidas conciliatorias y explicando las diferencias si las hubiesen. (b) Estado de Gastos Acumulados (ver ejemplo en Anexo B) Que muestre las cifras al inicio del ejercicio, las del movimiento del ejercicio, y los importes acumulados al cierre del mismo, según las diferentes categorías y subcategorías de gastos contempladas en el Anexo Único del convenio. Esta presentación deberá clasificarse en (1) aportes del FOMIN, (2) aportes del ejecutor (en especie y efectivo); y (3) otros aportes. Las cifras de este estado deberán coincidir con las previamente informadas al Banco. Este Estado además deberá incluir el monto desembolsado al final del periodo que debe conciliar con el saldo del reporte LMS-1 mostrando las partidas conciliatorias y explicando las diferencias, si las hubiese. IV. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS 4.01 Objetivo El propósito de las notas a los Estados Financieros Básicos, las cuales forman parte de los Estados Financieros Básicos del proyecto, es ampliar los datos que ofrecen los estados financieros básicos de los proyectos y proveer análisis y explicaciones acerca de la ejecución financiera de los mismos Responsabilidad y contenido La información debe obtenerse de los registros contables y demás documentación relativa al proyecto y, por lo tanto, la responsabilidad por su preparación y contenido recae en la administración del ejecutor del proyecto. Entre la información a ser presentada debe figurar, sin que sea esta una lista excluyente, la siguiente: a) descripción de la naturaleza, objetivos y principales componentes del proyecto financiado por el FOMIN b) descripción de las principales políticas, procedimientos y otros criterios contable aplicados en la preparación de los Estados Financieros c) monto y oportunidad de los aportes locales y de terceros, con el siguiente desglose: fechas, monto aprobado por el FOMIN, monto ejecutado, diferencias entre los montos aprobados y los ejecutados y explicación de las diferencias; d) de acuerdo con el mecanismo de desembolso que se adopte, la Agencia Ejecutora preparará las conciliaciones necesarias que permitan demostrar el uso de los recursos en los registros del ejecutor conciliados con los montos registrados por e Banco/FOMIN en el sistema LMS, así como el detalle de las partidas conciliatorias (fecha, concepto, naturaleza) y la utilización de intereses devengados sobre saldos mantenidos en cuentas bancarias; De igual forma deberá reportarse partidas en conciliación que no hubiesen sido aclaradas. e) detalle de los activos adquiridos con recursos de la CTNR y con los del aporte local; f) análisis y comentarios de cualquier otro aspecto financiero relevante referente a la ejecución del proyecto; y g) en aquellos casos en que el proyecto: (i) haya quedado totalmente ejecutado en el ejercicio examinado; (ii) se hayan contabilizado todas las transacciones correspondientes al mismo, y 3

6 (iii) no se prevea otro informe posterior, se dejará constancia de que se trata del último informe del proyecto en cuestión. V. DOCUMENTACION PARA REVISION DE PROCESOS DE ADQUISICIONES Y SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS La Agencia Ejecutora debe proporcionar a los auditores independientes la documentación soporte de los procesos de adquisiciones y los gastos relacionados con las solicitudes de desembolsos presentadas al FOMIN, financiados con los recursos del proyecto (financiamiento del FOMIN y contrapartida local) que permita emitir una conclusión, con un nivel de certeza razonable, sobre el cumplimiento en los procesos de adquisiciones de bienes, contratación servicios de consultoría, y contratación de servicios diferentes de consultoría, de lo establecido en el convenio del proyecto y las políticas del Banco/FOMIN en la materia Para el efecto el auditor debe disponer y conocer las políticas, normas y procedimientos a ser observados para la contratación y/o adquisición de bienes y servicios de consultoría financiados con recursos del FOMIN o por recursos de contrapartida local; el manual para el procesamiento de solicitudes de desembolso FOMIN; el reglamento operativo, entre otros. VI. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 6.01 Aspectos específicos La Agencia Ejecutora debe prestar especial atención a los siguientes aspectos: 1. La necesidad de establecer un procedimiento de de conciliación utilizado de los fondos propios y del FOMIN, según los registros contables principales y auxiliares, con las cifras mostradas en los Informes de Avance de Proyecto (PSR por sus siglas en Ingles) que la unidad ejecutora presenta periódicamente al Banco/FOMIN. 2. La confiabilidad de los registros contables y financieros del proyecto y su integración con la contabilidad oficial de la entidad y de los procedimientos administrativos para producir la información financiera que el Banco requiere, incluyendo: (i) el registro de las inversiones, distinguiendo por tipos de moneda de uso y lo apropiado de la conversión de moneda, y (ii) los registros para el control de las licitaciones, cotizaciones, contratos, desembolsos, y similares; 3. Es importante que el ejecutor tenga debidamente documentados los procesos de adquisiciones de bienes y servicios y la documentación de soporte relacionada con las solicitudes de desembolso presentadas al Banco; la determinación de cumplimiento con el reglamento operativo del proyecto; y visitas a beneficiarios, de tal manera que permita verificar que: (a) Los contratos suscritos y las órdenes de compra o equivalentes colocadas a los proveedores de bienes y servicios: (i) Corresponden a transacciones presupuestadas e incluidas en el Plan Operativo Anual (Plan de Adquisiciones) previamente aprobado por el Banco/FOMIN; (ii) Fueron debidamente revisados y autorizados de acuerdo con las atribuciones establecidas para la agencia ejecutora y sus funcionarios delegados para dichas autorizaciones; (iii) Cuando se ejecutaron, fueron registrados de acuerdo al sistema contable aprobado para el proyecto; y 4

7 (iv) Originaron compromisos que fueron oportunamente registrados. (b) Los procesos de adquisiciones: (i) Incluyen adquisiciones de bienes, contratación de servicios de consultoría y contratación de servicios diferentes de consultoría que fueron efectuadas de acuerdo con los procedimientos previstos en el convenio y en el reglamento operativo del proyecto (financiamiento del FOMIN y contrapartida local); (i) Corresponden a transacciones con Proveedores reconocidos local o internacionalmente, de países miembros del Banco/FOMIN y sin vinculación con el ejecutor que los coloque en conflicto de interés; (ii) Corresponden a adquisiciones completas o se ha obtenido autorización previa del Banco, para cualquier fraccionamiento impuesto por las circunstancias. (c) Las solicitudes de desembolso: (i) Fueron preparadas y presentadas por el ejecutor de acuerdo con los requerimientos del Banco; (ii) Están debidamente sustentadas por comprobantes de egreso fidedignos, tales como órdenes de compra, actas de avance o cumplimiento de contratos, constancias de recibo de bienes y servicios, firmadas por personal autorizado, etc. (iii) Los documentos que respaldan los gastos y las solicitudes de desembolsos se conservan en forma ordenada en los archivos de la agencia ejecutora, mediante numeración preimpresa que asegure la integridad de la información, y su fácil ubicación; (iv) Los gastos fueron debidamente autorizados y son elegibles para ser financiados (v) con los recursos del financiamiento y/o contrapartida local del proyecto; Los gastos fueron registrados correctamente en la contabilidad del ejecutor, de acuerdo con el sistema de información aprobado por el Banco y en la oportunidad debida; (vi) Los bienes adquiridos existen y corresponden a las especificaciones previstas en los contratos o en las órdenes de compra o se dispone de evidencia autorizada donde conste que corresponden a dichas especificaciones; y (vii) Los servicios pagados, corresponden a las especificaciones previstas en los contratos o en las órdenes de compra o se dispone de evidencia autorizada donde conste que corresponden a dichas especificaciones. 5

8 EJEMPLO DEL ESTADO DE EFECTIVO RECIBIDO Y DESEMBOLSOS EFECTUADOS NOMBRE DEL EJECUTOR PROYECTO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX (Expresado en US dólares) ANEXO A Página 1 de 1 FOMIN LOCAL OTROS TOTAL Efectivo Recibido Acumulado al 31 de diciembre del (año anterior) Durante el año Solicitud de Desembolsos No. Intereses Recibidos Otros (detallar) Total Efectivo Recibido al 31 de diciembre del (año corriente) Desembolsos Efectuados Acumulado al 31 de diciembre del (año anterior) Durante el año Solicitud Desembolsos No. Solicitud de Desembolso Pendiente No. Otros (detallar) Total Efectivo Desembolsado al 31 de diciembre del (año corriente) Efectivo Disponible Al 31 de diciembre del (año corriente) Las notas adjuntas forman parte de estos estados 1

9 EJEMPLO ESTADO DE GASTOS ACUMULADOS PROYECTO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX (Expresado en dólares estadounidenses) ANEXO B CONCEPTO ACUMULADO AL INICIO DEL EJERCICIO DURANTE EL EJERCICIO ACUMULADO AL XX FOMIN LOCAL OTROS TOTAL FOMIN LOCAL OTROS TOTAL FOMIN LOCAL OTROS TOTAL ESPECIE EFECTIVO ESPECIE EFECTIVO ESPECIE EFECTIVO Componente 1 Componente 2 Componente. Administración del Proyecto Evaluaciones Auditoria Imprevistos Porcentajes Totales Las notas adjuntas son parte integrante de este estado Nota: La descripción de este estado debe corresponder, como mínimo, a los componentes y Sub-componentes presentados en el Anexo Único del convenio de cooperación técnica. 2