RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE EQUIPOS GENERADORES DE RADIACIONES IONIZANTES EN LA PRÁCTICA DE ODONTOLOGÍA
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- Agustín Montero Carrasco
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1 RADIACIONES IONIZANTES EN LA PRÁCTICA DE ODONTOLOGÍA MS.NL.SLA.O7.P.09 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA- ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO DAISY BENÍTEZ RODRÍGUEZ MARÍA CORDERO ESPINOZA PREPARADO POR: DIRECCIÓN DE AMBIENTE HUMANO EQUIPO DE RADIACIONES CARLOS MADRIGAL DÍAZ RAQUEL RODRÍGUEZ RODRÍGUEZ INGA. CINTHIA CARMONA MENDOZA ING. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ VALIDADO POR : DIRECCIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE INGA. XINIA ARIAS QUIRÓS REVISADO POR: UNIDAD GESTIÓN DE TRÁMITES UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL TÉC. ISABEL RODRÍGUEZ VARGAS A PROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ILEANA HERRERA VERSIÓN: Nº: 1 FECHA Agosto 2013
2 PÁGINA 2 DE Introducción Este protocolo presenta una descripción de los pasos a seguir para la recepción de solicitudes de autorización de funcionamiento de equipos generadores de radiaciones ionizantes en la práctica de odontología; de forma diligente y conforme a los requerimientos legales establecidos en materia de Seguridad Radiológica, con el fin de brindar y garantizar un servicio eficiente siendo éste un requisito previo para la obtención del Permiso Sanitario de Funcionamiento. 2. Objetivo Proporcionar al personal de atención al cliente las herramientas necesarias para realizar sus funciones en forma diligente y con calidad, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes que soliciten este servicio al Ministerio de Salud. 3. Producto Producto final: Solicitudes de autorización de funcionamiento de equipos generadores de radiaciones ionizantes en la práctica de odontología tramitadas. Producto intermedio: Formulario de solicitud de autorización de funcionamiento de equipos generadores de radiaciones ionizantes en la práctica de odontología, Hoja de revisión cumplimiento de requisitos para solicitar autorización de funcionamiento de equipos generadores de radiaciones ionizantes en la práctica de la odontología. 4. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en su 5. Definiciones Condición de trámite: es clasificar el tipo de trámite que está solicitando el cliente de acuerdo a si es por primera vez, renovación o modificación de una autorización vigente. Equipos generadores de radiaciones ionizantes: dispositivo capaz de emitir, controladamente radiaciones ionizantes.
3 PÁGINA 3 DE Referencias Ley General de Salud Ley Nº 8220 Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos Decreto Nº Reglamento sobre protección contra las Radiaciones Ionizantes Decreto Nº S. Reglamento General para el Otorgamiento de Permisos Sanitarios de Funcionamiento del Ministerio de Salud
4 PÁGINA 4 DE Responsables Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa Responsable 8.1 Determinar condición de trámite 8.2 Verificar completitud de la solicitud 8.3 Devolver solicitud 8.4 Recibir la Solicitud 8.5 Trasladar el trámite al equipo de 8.6 Recibir Resolución del equipo de 8.7 Registro en base de datos 8.8 Notificar al cliente 8.9 Archivar la documentación
5 PÁGINA 5 DE Protocolo Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsable 8.1 Determinar condición de trámite Tipo de trámite Se reciben los documentos Verificando el formulario Formulario de solicitud (Anexo 1) 8.2 Verificar completitud de la solicitud (si esta completa pasa a la actividad 8.4 de lo contrario 8.3) La solicitud completa Posterior a la recepción Siguiendo la hoja de revisión Hoja de revisión (Anexo 2) 8.3 Devolver solicitud La solicitud Está incompleta indicando los requisitos faltantes Devolución personal al cliente Hoja de revisión
6 PÁGINA 6 DE 11 Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsable 8.4 Recibir la solicitud La solicitud Cumple con los requisitos Entrega de la boleta de trámite El protocolo de recepción de documentos MS.NI.SLA.07.P Trasladar el trámite al equipo de Solicitud y documentos Posterior al registro de la información Traslado de forma personal Protocolo de traslado de documentos MS.NI.SLA.07.P Recibir Resolución del equipo de Resolución Ha sido evaluada por el equipo de Personalmente El protocolo de recepción de documentos MS.NI.SLA.07.P Registro en base de datos Registro del trámite Se ha notificado Ingreso de datos Herramienta informática
7 PÁGINA 7 DE 11 Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsable 8.8 Notificar al cliente Resolución Se recibe la resolución Mecanismos de notificación El protocolo de notificación. MS.NI.SLA.07.P Archivar la documentación Documentos Finaliza el trámite Archivos Confección de Expediente
8 PÁGINA 8 DE Diagrama de flujo Diagrama de Flujo RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y ENTREGA DE LA EQUIPOS GENERADORES DE Código: Versión 1 Actividades Código Descripción Unidad organizativa: Dirección de Atención al cliente Unidad Organizativa NL Elaborado por: Fecha elaboración: Flujo Información Inga. Cinthia Carmona Mendoza Agosto 2013 Hoja 1 de 1 Detalle Flujo de Información INICIO 8.1 Determinar condición de trámite 8.2 Verificar completitud de la solicitud Se encuenta la solicitud completa? Si No 8.3 Devolver solicitud 8.4 Recibir la Solicitud 8.5 Trasladar el trámite al equipo de 8.6 Recibir Resolución del equipo de 8.7 Registro en base de datos 8.8 Notificar al cliente 8.9 Archivar la documentación FIN
9 PÁGINA 9 DE Anexos Anexo N 1 SOLICITUD DE AUTORIZACION PARA PRÁCTICA DE ODONTOLOGÍA 1. Datos del establecimiento Razón Física o Social Número de cédula física o jurídica Nombre del Establecimiento Provincia Cantón Distrito Otras señas Nº de teléfono Nº de fax Apartado Postal Correo Electrónico Nombre y Apellidos del Representante Legal de la Instalación Cédula 2. Marque con una equis X el trámite a solicitar Solicitud por Solicitud por primera vez renovación Código de autorización: 3. Datos técnicos del equipo generador de radiaciones ionizantes. MODELO KILOVOLTAJE DEL EMISOR MÁXIMO MARCA DEL EMISOR SERIE DEL EMISOR MARCA DEL TUBO DE RAYOS X MODELO DEL TUBO DE RAYOS X SERIE DEL TUBO DE RAYOS X 4. Servicios prestados por terceros Equipo generador de radiaciones ionizantes de uso ntraoral Equipo generador de radiaciones ionizantes de uso extraoral SERVICIO EMPRESA SERVICIO EMPRESA Certificación de buen funcionamiento Dosimetría personal externa Certificación de buen funcionamiento 5. Antecedentes a adjuntar Equipo generador de radiaciones ionizantes de uso intraoral a) Lista del personal que opera el equipo generador de radiaciones ionizantes. b) Certificado de buen funcionamiento del equipo Equipo generador de radiaciones ionizantes de uso extraoral a) Lista del personal que opera el equipo generador de radiaciones ionizantes. b) Certificado de buen funcionamiento del equipo. c) Fotocopia del contrato de dosimetría personal externa. FECHA FIRMA DEL Representante legal
10 PÁGINA 10 DE 11 INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO: 1. Datos del establecimiento: El nombre físico o razón social se refiere al nombre del odontólogo o a la razón social propietaria del equipo, bajo el cual se otorgará la autorización de Funcionamiento y la Cédula Jurídica de la misma o el número de cédula física de la persona responsable. Debe anotarse el nombre y los datos de ubicación del establecimiento. En Otras señas, indicar la calle, avenida o metros que permitan ubicar geográficamente al mismo. 2. Marque con una equis X el trámite a solicitar: El trámite a efectuar debe marcarse en la casilla correspondiente. En caso de ser una renovación anotar en la casilla Código de autorización el número de autorización otorgado cuando se aprobó por primera vez. 3. Datos técnicos del equipo generador de radiaciones ionizantes: Todos los datos técnicos se encuentran en placas visibles en el equipo y en certificados de buen funcionamiento. 4. Servicios prestados por terceros: Para el área de odontología los equipos generadores de radiaciones ionizantes se clasifican como intraorales, aquellos que cuentan con pie móvil o un brazo que se soporta sobre una pared utilizados para toma de radiografías periapicales y extraorales los equipos que cuentan con la técnica de cefalometría, extraoral y tomografía lineal. Identifique de acuerdo al diseño del equipo que va a inscribir y llene los datos de las empresas que prestan servicios. La columna de la izquierda debe ser completada por los establecimientos que cuenten con equipos intraorales y la columna de la derecha debe ser completada por los que cuenten con equipos extraorales. El Servicio de dosimetría personal externa solo debe ser contratado por establecimientos que cuenten con equipos emisores de radiaciones ionizantes extraorales (panorámicos-cefalométricoso tomógrafos lineales) o servicios cuya carga de trabajo exceda las 72 placas por semana. La verificación de la calibración sólo debe ser realizada por entes autorizados por el Ministerio de Salud. 5. Antecedentes a adjuntar: La lista del personal debe incluir únicamente las personas que operen el equipo generador de radiaciones ionizantes, las cuales deben estar autorizadas en el Ministerio. El listado debe presentarse con la siguiente información: nombre completo, código de licencia asignado, vigencia y Dirección de Área Rectora que la otorgó. El Certificado de buen funcionamiento del equipo generador de radiaciones ionizantes debe ser emitido por un ente autorizado por el Ministerio de Salud. La lista de estos entes se encuentra disponible en la página del Ministerio de Salud: El contrato de la dosimetría personal externa debe ser contratado con un laboratorio previamente aprobado por parte del Ministerio de Salud. Asimismo, debe cubrir a todo el personal que el Representante Legal identifique como personal ocupacionalmente expuesto a las radiaciones ionizantes. La lista de laboratorios se encuentra disponible en la página del Ministerio de Salud: RESOLUCION Fecha y Firma Responsable de la Resolución
11 PÁGINA 11 DE 11 Anexo 2 LISTA DE VERIFICACIÓN PARA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA PRÁCTICA DE ODONTOLOGÍA 1. Primera vez 1.1. Equipo generador de radiaciones ionizantes intraoral Formulario completo Lista del personal que debe presentarse con la siguiente información: nombre completo, código de licencia asignado, vigencia y Dirección de Área Rectora que la otorgó. Certificado de buen funcionamiento del equipo, emitido por una entidad autorizada. (documento original) 1.2. Equipo generador de radiaciones ionizantes extraoral Formulario completo Lista del personal que debe presentarse con la siguiente información: nombre completo, código de licencia asignado, vigencia y Dirección de Área Rectora que la otorgó. Certificado de buen funcionamiento del equipo, emitido por una entidad autorizada. (documento original) Fotocopia del contrato de dosimetría personal externa, emitido por una entidad autorizada. 2. Modificación de autorización vigente 2.1. Inclusión/exclusión de personal operador del equipo generador de radiaciones ionizantes Nota firmada por el representante legal con la solicitud de cambios en la autorización y la lista actualizada con la siguiente información: nombre completo, código de licencia asignado, vigencia y Dirección de Área Rectora que la otorgó Inclusión de equipos generadores de radiaciones ionizantes Nota firmada por el representante legal con la solicitud de cambios en la autorización. Certificado de buen funcionamiento del nuevo equipo, emitido por una entidad autorizada. (documento original) 2.3. Exclusión de equipos generadores de radiaciones ionizantes Nota firmada por el representante legal con la solicitud de cambios en la autorización o de cancelación de autorización y el nombre de la persona física o jurídica a la que se le transfiere el equipo generador de radiaciones ionizantes Cambio de razón física o jurídica Nota firmada por el nuevo representante legal con la solicitud de cambios en la autorización vigente.
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