PROCEDIMIENTO INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO

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1 PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 10 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución 1858 OBJETIVO Establecer las actividades que se deben seguir para ingresar al SIF todos los bienes devolutivos mayores, menores, libros e intangibles que reciben las UAA por trámite de compra, fabricación, donación, obsequio, reposición o dación en pago. ALCANCE Aplica a todas las UAA Académicas y/o Administrativas. NORMATIVIDAD Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 Salida de Bienes, del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Acta de Alta : Documento generado en el SIF para legalizar los elementos, que se reciben por concepto de donación, reposición o fabricación. Avalúo: Estimación del precio de un bien. Comprobante de salida: Documento generado por el SIF, el cual contiene el número de inventario, descripción del elemento, nombre y firma del responsable. Con la firma de este documento el responsable acepta el elemento en el inventario. Donación: Acto por el cual una persona natural o jurídica, denominada DONANTE transfiere a título gratuito y en forma irrevocable una parte de sus bienes a otra que la acepta DONATARIO o BENEFICIARIO. SIF: Sistema de Información Financiero Solicitante: Corresponde a estudiante, servidor de la Universidad (Contratación externa y personal de planta) o particular. Sticker: Adhesivo que tiene impreso el número de inventario con el código de barras correspondiente.

2 PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS Página 2 de 10 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Pistola de Marcación: Instrumento eléctrico de marcación. Lápiz Grabador: Instrumento de lápiz de punta de tungsteno. UAA: Unidad académica administrativa CONSIDERACIONES Para iniciar el procedimiento se deben tener disponibles los siguientes documentos: - En caso de la compra de un bien: Orden de compra y factura de venta. - En caso de una importación de un bien: Orden de compra, factura de venta, acta de reconocimiento del estado de la mercancía. - En caso que el bien provenga de una donación: Carta de donación de la entidad, certificación del contador o revisor fiscal de la entidad indicando el valor en libros del bien donado, carta del jefe de la UAA - UIS aceptando el bien, y resolución de la Universidad aceptando la donación. - En caso que el bien provenga de una dación de pago: Carta de solicitud de la UAA, cotización de la empresa, concepto técnico de la División de Mantenimiento Tecnológico tanto para el bien a entregar como para el que se va a recibir, y resolución de la Universidad aceptando la forma de pago del bien. - En caso de fabricación de un elemento: Comunicación de la UAA reportando la novedad, la cual debe contemplar la descripción del elemento, cantidad y nombre de la UAA fabricante. El trámite del avalúo de los bienes se realiza en colaboración con las unidades asesoras correspondientes: - Bienes correspondientes a equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos - División de Mantenimiento Tecnológico. - Bienes de madera - División de Planta Física, específicamente de carpintería. - Bienes correspondientes a software o equipos de cómputo - División de Servicios de Información.

3 PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO INVENTARIOS Página 3 de 10 CONSIDERACIONES La marcación física de los elementos devolutivos mayores (equipos de laboratorio, equipos de oficina, maquinaría, equipos audiovisuales, parque automotor, equipos de cómputo, cualquiera que sea su cuantía y los muebles y enseres cuyo costo de adquisición sea mayor a medio (0,5) SMMLV se incluyen en esta clase de elementos) se realiza a través de un sticker, el cual tiene impreso el número de inventario con el código de barras correspondiente; en algunos casos la marcación se realiza por medio de una pistola que graba el número de inventario en el elemento o a través de un lápiz grabador. Para la marcación física de los elementos adquiridos por las Sedes Regionales (Socorro, Barranca, Barbosa y Málaga), el Jefe de la Sección de Inventarios envía al Coordinador de la Sede el listado de los bienes devolutivos mayores, junto con los stickers y una carta con las instrucciones correspondientes para realizar la actividad de marcación. La sede debe enviar una certificación debidamente firmada por el Coordinador de la Sede como constancia de la actividad realizada. En caso de equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos, las sedes envían a la Sección el listado relacionando las series para ingresarlas al SIF. RECOMENDACIONES:

4 Página 4 de 10 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Inicio 1. Identifica necesidad de ingresar un elemento al inventario El elemento a ingresar proviene de una compra? No 1/Pág Realiza el ingreso al inventario teniendo en cuenta si el elemento corresponde a: compra, donación, reposición, dación en pago o fabricación interna; y verificando el rubro del elemento de acuerdo al listado generado por el Sistema de Información Financiero. Caso 1. Compra de un elemento Secretaria de la UAA y/o Funcionario Encargado Si 2. Legaliza elementos provenientes de una compra 2. Si el elemento a ingresar proviene de una compra, la UAA efectúa la legalización, la cual consiste en realizar la entrada y la salida de almacén en el SIF, registrando el nombre de la persona que va asumir la responsabilidad del elemento en el inventario. Secretaria de la UAA y/o Funcionario Encargado Una vez realizada la salida del almacén, el SIF automáticamente asigna un número de inventario a los elementos devolutivos mayores y un número consecutivo a los elementos devolutivos menores, libros e intangibles. 3. Verifica correcta clasificación de los bienes 3. Verifica que la UAA haya realizado correctamente la clasificación de los bienes adquiridos, en los correspondientes tipos y subtipos existentes en la Universidad. Inconsistencias? No 2/Pág. 5 Si 4. Realiza ajustes 4. En caso de encontrar inconsistencias realiza los respectivos ajustes. 1

5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Realiza la marcación física elementos devolutivos mayores 5. Realiza la marcación física de elementos devolutivos mayores. Trámite de Pólizas Procedimiento Trámite de Pólizas FIN 1 Donación? No 3/Pág. 7 Si 6. Envía documentos soporte Caso 2. Elemento proveniente de una donación 6. Si el elemento a ingresar proviene de una donación, envía los siguientes documentos a la Sección : Director o Jefe de la UAA Documentos soporte Carta de donación de la entidad Certificación del contador o revisor fiscal de la entidad indicando el valor en libros del bien donado Carta del jefe de la UAA - UIS aceptando el bien Resolución de la Universidad aceptando la donación. 2

6 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Verifica documentos 7. Recibe y verifica los documentos suministrados por la UAA. 8. Hace ingreso de los bienes 8. Ingreso en el SIF los bienes al inventario por medio de un acta. Selecciona el acta Registra la información del bien Clasifica el bien en los tipos y subtipos a) Genera la Resolución de la donación y posteriormente se tramita el Acta de Alta en el caso de bienes fabricados o recibidos en dación de pago b) Para el caso de donación registra nombre del benefactor, documento de identificación, descripción del elemento, cantidad, valor unitario y nombre de la unidad. Si el bien proviene de fabricación o de dación de pago, registra la descripción del elemento, cantidad y valor unitario. c) El SIF automáticamente genera un código conformado por el tipo, subtipo y número auxiliar; de ésta manera realiza la clasificación de los bienes en los correspondientes tipos y subtipos existentes en la Universidad. Legaliza el bien d) Realiza la legalización del bien, la cual consiste en registrar en el SIF la entrada y la salida de almacén. Registra nombre de la persona responsable e) Registra el nombre de la persona que va a asumir la responsabilidad en el inventario. 3

7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 7 de 10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 Genera Acta de Alta Acta de Alta f) Genera en el SIF el Acta de Alta e imprime. Una vez realizada la salida del almacén, el SIF automáticamente genera un número de inventario a los elementos devolutivos mayores y un número consecutivo a los elementos menores, libros e intangibles. 2/Pág. 5 3 Dación de pago? Si No 4/Pág. 8 Caso 3. Elemento recibido en dación de pago 9. Envía documentos soporte 9. Si el elemento ingresa por dación de pago envía los siguientes documentos soporte a la Sección : Director o Jefe de la UAA Documentos soporte 5/Pág. 6 Carta de solicitud de la UAA Cotización de la empresa Concepto técnico de la División de Mantenimiento Tecnológico tanto para el bien a entregar como para el que se va a recibir Resolución de la Universidad aceptando la forma de pago del bien.

8 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 8 de 10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4 Caso 4. Elemento fabricado 10. Envía documentos soporte Documentos soporte 10. Si el elemento a ingresar es fabricado por una UAA, envía los siguientes documentos soporte a la Sección de Inventarios: Comunicación de la UAA reportando la novedad, y especificando la descripción del elemento, cantidad y nombre de la UAA fabricante. Director o Jefe de la UAA 5/Pág. 6

9 Página 9 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 2 Diciembre 04 de 2007 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos Inclusión de alcance, normatividad, definiciones y consideraciones. Inclusión de los libros dentro de los elementos que deben ingresarse al inventario de la Universidad. Descripción detallada de las actividades relacionadas con la legalización de los elementos provenientes de una compra. En los casos de donación, fabricación, obsequio o dación en pago se incluye el trámite del avalúo de los bienes, cambian los responsables del ingreso de los elementos al inventario en el SIF y la legalización de los mismos. Modificación e inclusión del Acta de Alta en el SIF 3 Abril 14 de 2008 En las consideraciones se incluyeron las recomendaciones para la marcación de los elementos devolutivos mayores, a su vez se presenta un cuadro resumen de los instrumentos de marcación por tipo de bienes. 4 Septiembre 26 de 2008 En la actividad 8 se hace una descripción detallada de la marcación de elementos devolutivos mayores en las sedes (Socorro, Barranca, Barbosa y Málaga) 5 Noviembre 19 de 2009 Se incluyeron nuevos responsables en las actividades 1, 2, 2a, 2b, 3 y 4.

10 Página 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 6 Septiembre 12 de 2013 Modificación de la consideración Para iniciar el procedimiento se deben tener disponibles los siguientes documentos. Inclusión de la consideración Para la marcación física de los elementos adquiridos por las Sedes Regionales (Socorro, Barranca, Barbosa y Málaga), el Jefe de la Sección de Inventarios envía el listado de los bienes devolutivos mayores, junto con los stickers y una carta con las instrucciones correspondientes para realizar la actividad de marcación. La sede debe enviar una certificación debidamente firmada por el Director de la Sede como constancia de la actividad realizada. En caso de equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos, las sedes envían a la Sección el listado relacionando las series para ingresarlas al SIF. Clasificación de los casos por los cuales ingresan elementos al inventario (Compra, donación, dación de pago y fabricación). Cambios en la secuencia y numeración de las actividades. 7 Noviembre 14 de 2014 Aclaración de la Actividad 1 y 8 a) de acuerdo con revisión realizada por Funcionarios de la Sección.

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