Objetivo. Beneficios

Transcripción

1 Sistema de Control Escolar Objetivo Integrar las distintas actividades de Control Escolar, mediante un Sistema de Información Automatizado, que contribuya a la administración de la información que se genere. Beneficios Control y administración de la información, inscripción y reinscripción conforme a la Legislación Universitaria, emisión de recibos, certificados, control y administración del padrón de alumnos, así como un mejor servicio hacia todas las personas involucradas directa e indirectamente con el sistema. 1

2 Introducción Antes de iniciar con el uso del sistema web veamos parte de la terminología para entender el lenguaje del sistema web Actividad Consulta de alumnos Modificación de alumnos Eliminación de alumnos Impresión del catálogo Permiso El sistema web trabaja en base a perfiles, a cada usuario se le asigna uno en base a las actividades que realizará en el sistema. Empezaremos por definir lo que es un permiso para posteriormente definir lo que es un perfil. Permiso Licencia o consentimiento para realizar una determinada actividad o toma de decisiones. Tipos de permiso en el sistema web Lectura Escritura Eliminación Impresión Ejemplo: Aplicación: Catálogo de alumnos Permisos Derivado de lo anterior un Perfil es un conjunto de permisos que se agrupan y se asignan a un usuario del sistema. Ejemplo Tipo de usuario: Jefe de Control Escolar Grupo de permisos 1. Alumnos a. Consulta b. Impresión 2. Revalidación a. Consulta b. Alta c. Eliminación d. Modificación e. Impresión 3. Modelos curriculares a. Consulta 2

3 Cómo ingreso al sistema? En tu navegador de Internet escribe la dirección: como se muestra en la Fig. 1 Fig. 2 Acceso al sistema Para firmarse deberás proporcionar la clave y la contraseña de usuario que te fueron proporcionados por la Dirección de Control Escolar. Ejemplo No. 1 Usuario Contraseña Fig. 1 Dirección del sistema de control escolar Esta operación te llevará a visualizar la pantalla siguiente Fig. 2. 3

4 Descripción de los campos del ejemplo 1. Usuario Periodo de trabajo Campo Usuario Contraseña Contenido Escribe la palabra que identifica al usuario. Escribe la palabra o contraseña de acceso. Flechas para reducir o ampliar el área de trabajo Organismo Académico Una vez realizado lo anterior se despliega la pantalla que contiene el menú principal del Sistema de Control Escolar. Fig. 3. En esta pantalla podrás identificar las opciones del menú, el organismo académico, el periodo en el que se esta trabajando así como visualizar el nombre de usuario en sesión. Opciones de menú Fig. 3 Menú principal del Sistema de Control Escolar Área de trabajo 4

5 Aprendiendo a utilizar el sistema A partir de ahora aprenderás las funciones generales del sistema con las opciones del menú principal. Para ocultar el menú y ampliar el área de trabajo dar clic en las flechas como se muestra en la figura 4. Fig. 5 Menú principal oculto Para visualizar nuevamente el menú tendrás que repetir el proceso en sentido inverso, es decir hacer clic Hacer clic aquí para ocultar el menú en las flechas para recuperar el menú Fig. 6. Fig. 4 Ocultar o expandir el menú Clic para recuperar el menú Y lo que tendrás ahora es un área de trabajo más amplia Fig. 5 Fig. 6 Expandir menú 5

6 Los símbolos y sirven para ampliar reducir la vista en la dirección de las flechas. Para accesar a las opciones de menú solo basta con dar clic sobre cada una de ellas y te mostrará el contenido de ese menú. Fig. 9. Para cambiar de periodo de trabajo solo tendrás que hacer clic en la opción de periodo como se muestra en la Fig. 7 ahora verás una lista de la que tendrás que escoger el periodo en el que deseas trabajar Fig. 8. Fig. 9 Acceso al menú Clic para seleccionar el periodo Fig. 7 Ubica el periodo de trabajo En este caso al hacer clic en la opción de Alumnos te mostrará las acciones que puedes realizar en esa opción del menú Para cerrar las opciones del menú bastará con volver a hacer clic en la opción seleccionada, en este caso la opción de Alumnos y volverás a ver el menú como se muestra en la Fig. 7. Lista de periodos Si el submenú muestra el símbolo antes de una opción, por ejemplo, como se visualiza en la Fig. 10, significa que si se selecciona, existen más opciones, como se muestra en la siguiente Fig. 11. Fig. 8 Selecciona el periodo de trabajo de la lista 6

7 Cómo realizar búsquedas? El menú tiene un submenú Para ejemplificar, selecciona la opción Alumnos del menú principal, después la opción de Catálogos visualizaras la pantalla de la Fig. 12. Fig. 10 Opciones del menú principal Menú acciones de Barra de desplazamiento Submenú Criterios búsqueda de Ampliar disminuir área trabajo o el de Fig. 11 Más opciones de menú Para cerrar la opciones del submenú Inscripciones (por ejemplo) solo hay que dar clic nuevamente en el submenú Inscripciones. Fig. 12 Partes de una pantalla de trabajo Ahora, amplia el área de trabajo. (Recuerda que las flechas nos sirven para ampliar o reducir el área de trabajo de acuerdo a tus necesidades) Fig. 13 7

8 Nota: Filtrar es el término que se usa en el sistema como sinónimo de búsqueda. Como se menciono anteriormente, la búsqueda la puedes realizar por aspectos diferentes (en el caso de alumnos, la búsqueda se puede realizar por datos personales, currícula y curso). Realiza la búsqueda de un alumno por sus datos personales. Antes de continuar con la búsqueda da clic en los criterios de búsqueda y notarás que existen cuatro opciones los cuales se muestran en la Fig. 14 y se describen a continuación. Fig. 13 Establece criterios de selección Como te habrás dado cuenta, puedes realizar la búsqueda de un alumno por tres aspectos diferentes Datos personales Currícula Curso Empieza con: Regresa los registros que inicien con la cadena escrita. Contiene: Regresa los registros que contengan a la cadena escrita. Termina con: Regresa los registros que terminen con la cadena escrita. Es igual a: Regresa los registros que sean iguales con la cadena escrita. Reduce el área de trabajo y realiza la búsqueda de un alumno. 8

9 El resultado que se obtiene es el de la Fig.16 Menú de accion Fig. 14 Opciones para establecer criterios. Ahora si, busca al alumno MARTINEZ FRANCO YESIKA con número de cuenta Primero búscala por número de cuenta y después por apellidos. Ingresa el número de cuenta en el campo cuenta y selecciona la opción es igual a como se muestra en la Fig.15 y da clic en la acción Aplicar Encabezados de columna Número de registros por página Fig. 16 Descripción de pantalla Página actual Avance o retroceso de página Estudiando la pantalla anterior. Lo que tienes en el área de trabajo es el resultado de la búsqueda. En la parte superior derecha tienes el menú de acciones con las siguientes opciones: Criterio de búsqueda Fig. 15 Establece el criterio de búsqueda Acción aplicar Imprimir: Imprime cualquiera de las opciones que otorgue la opción Imprimir. Filtrar: Regresa a la pantalla de la Fig. 15 para realizar una nueva búsqueda. Quitar filtros: Regresa todo el catalogo que se este consultando (en este caso, regresa todo el catálogo de Alumnos). 9

10 Debajo del menú de acciones visualizaras los encabezados de columna, En la parte inferior, comenzando de izquierda a derecha verás: Número de registros por página: Es la cantidad de registros que se mostrarán en el área de trabajo y que cumplen con el criterio de búsqueda. El número de registros a mostrar va desde 5 hasta 200 Página actual: indica el número de página en la que estas trabajando, en el caso de que la búsqueda contenga más registros de los que tiene la opción de Registros por página (Se verá como utilizarlo más adelante) Número total de páginas: Es la cantidad total de páginas que contiene la búsqueda. Criterio Fig. 17 Otra criterio de búsqueda Aplicar El resultado de la consulta es el que se muestra en la Fig. 18 y es aquí donde aprenderás más acerca de cómo utilizar las pantallas de búsqueda. Realiza una búsqueda por apellido para entender un poco mejor las opciones de búsqueda. (si te encuentra en la pantalla de la Fig. da clic en la opción Filtrar del menú de acciones o ve directo al menú principal a la opción: Alumnos y después selecciona Catálogos) Escriba en el campo Apellido paterno la cadena MARTINEZ como se muestra en la Fig. 17 da clic en la acción Aplicar. Fig. 18 Resultado de la búsqueda según criterio de la Fig

11 Notaras que a diferencia de la consulta por numeró de cuenta, en la consulta por apellido tienes un total de 5 paginas (parte inferior derecha) lo que quiere decir que si tienes 20 registros por mostrar (parte inferior al centro) tienes más de 80 registros de alumnos con apellidos MARTINEZ. Nota: Podrás ordenar la información por encabezado de columna en forma ascendente o descendente. Por ejemplo da clic en el encabezado Clave y el resultado será el de la Fig. 19. Da clic en el encabezado Apellido paterno y el resultado será el de la Fig. 20. Ordenamie nto por apellido paterno Fig. 20 Ordenamiento por apellido paterno Ahora, incrementa el número de registros a mostrar por pantalla. (por ejemplo 50) da clic en la opción mostrar registros y selecciona la cantidad de 50 como se muestra en la Fig. 21 Encabezado clave Fig. 19 Ordenamiento por clave. Registros por página Fig. 21 Mostrar registros por página 11

12 Ahora, si observas la parte inferior el número total de páginas que contiene la búsqueda se redujo a 2 como se muestra en la Fig. 22. Página actual Fig. 23 Avance de página Avanza a la página siguiente Fig. 22 la paginación se realiza de acuerdo al número de registros a mostrar por página Como ejercicio regresa a 20 registros por página (recuerda que solo tienes que seleccionar la cantidad en la opción: registros por página ) Para moverte a la página siguiente basta con hacer clic en como se muestra en la Fig. 23 o seleccionarla del combo como se muestra en la Fig. 24. Selecciona la página a que deseas ir. Fig. 24 Avance de página ejemplo 2 12

13 Notaras que en la Fig. 23 para ir la pagina 4, por ejemplo, tendrías que dar clic 3 veces en, mientras que en la Fig. 24 solo tendrías que seleccionar la página 4 para que se vaya directo a la página referida. Ahora, si te encuentras en la página 1 y quieres ir a la última página bastara con dar clic en para llegar a la ultima página y hacer clic en para regresar a la primer página como se muestra en la Fig. 25. Pero regresando al objetivo, que es buscar al alumno MARTINEZ FRANCO YESIKA. Este registro se encuentra en la pagina 4. Para encontrarlo utiliza las barras de desplazamiento como se muestra en la Fig. 26. Desplazarse hacia arriba Desplazarse hacia arriba Fig. 26 barras de desplazamiento Ir a la primer página Fig. 25 Desplazarse a la primer y última página. Ir a la última página Recuerda que también puedes ampliar o reducir el área de trabajo haciendo clic en las flechas que se encuentran en la parte inferior izquierda. Hazlo y verás lo que sucede. Para seleccionar el registro que estas buscando bastara con hacer clic sobre cualquier campo del registro. Si pones un poco de atención, notaras que todos los campos del registro seleccionado están subrayados y al mismo tiempo en la parte inferior se despliega información referente al alumno. Para cerrar esta información da clic en la acción Cerrar como se muestra en la Fig

14 Nota: puedes revisar más información de diferentes aspectos del alumno haciendo clic en cada una de las pestañas de los fólder. Seleccionar registro. Cómo imprimir información? Tomando nuevamente el ejemplo anterior. Realiza una búsqueda en la que el número de cuenta del alumno es y una vez que se muestre el registro seleccionado da clic en la acción Imprimir del menú de acciones. Fig. 28. Clic en el fólder del que desee información. Cerrar ventada de detalle. Imprimir Fig. 27. Seleccionar registro y visualizar detalle Fig. 28 Impresión de información. Una vez que se selecciona la opción de Imprimir, esta te lleva a un nuevo menú de acciones de la acción Imprimir. Selecciona la acción Domicilio de la Fig. 29 y esta acción (y cualquier otra acción de la opción Imprimir) te mostrara la pantalla de la Fig

15 Menú acciones de tecleando el numero que le corresponde (ubicado a la izquierda del nombre de la impresora) o solamente abrir el archivo en bloc de notas tecleando la letra E. Para salir solo presiona S. (pude manejar indistintamente mayúsculas y minúsculas) Fig. 31 Fig. 29 Nuevo menú de acciones Fig. 31 Destino del reporte Fig. 30 Descarga de archivos Selecciona la opción Abrir y visualizaras un menú de opciones en el que puedes seleccionar la impresora 15

16 Cómo agregar datos en el sistema? Para ver como agregar datos en el sistema lo harás a través de un ejemplo. Selecciona la opción Egreso del menú principal, después Evaluación profesional y por ultimo Evaluaciones (Fig. 32). Ahora selecciona la opción Agregar del menú de acciones Captura obligatoria de los campos con * Agregar La captura de este campo no es obligatoria no tienen* Fig. 33. Campos obligatorios y no obligatorios Fig. 32 Agregar datos Una vez seleccionada la acción Agregar, está te llevará a la pantalla de captura, en la que los campos marcados con * (asterisco) se tienen que capturar obligatoriamente. Los demás campos son opcionales, es decir, se pueden o no capturar. Fig. 33. Una vez que captures los datos tienes dos opciones, Guardar o Cancelar los datos capturados. Si eliges Cancelar regresarás a la imagen de la Fig. 32 Si eliges Guardar los datos serán almacenados (Captura todos los datos que se te piden. Recuerda que con las barras de desplazamiento puedes revisar si existe hacia abajo mas campos de captura). Posteriormente podrá cerrar el área de captura haciendo clic en la acción Cerrar y trabajar en cualquiera otra opción. Fig

17 Cómo exportar información? Cierra pantalla de detalle Guarda o crea el registro Fig. 34 Cerrar y agregar registro La exportación de la información consiste en generar reportes que pueden ser leídos por cualquier manejador de base de datos. Este permiso solo se otorga a ciertos perfiles. Supón que tienes que entregar al IMSS un archivo que contenga los alumnos de nuevo ingreso. Para generarlo sigue los pasos. Selecciona la opción Alumnos del menú principal, después selecciona la opción Catálogos Filtra la información por número de cuenta (todos lo que empiezan con 04) Fig. 35 Selecciona la opción Exportar del menú de acciones. Fig. 36 Selecciona una de las opciones de la acción Exportar que se muestran. Fig. 37 (para el ejemplo selecciona Catálogo) 17

18 Filtro empleado Fig. 35 Filtro de registro Fig. 37 Seleccione la información a exportar Una vez que hayas seleccionado la opción Catálogo aparecerá una pantalla Fig. 38 en la que tendrás la opción de Guardar o Abrir el Archivo. Exportar Fig. 36 Resultado del filtro y acción exportar Fig. 38 Descargar de archivos 18

19 Selecciona Abrir para visualizar el archivo y el resultado será el de la Fig. 39 Cómo eliminar información? Para eliminar información en el sistema (si es que tienes el permiso) sigue los pasos: Para ejemplificar utiliza el catálogo de alumnos Filtra en el catálogo de alumnos a todos aquellos que tengan apellido paterno MARTINEZ. Fig. 40. Fig. 39. Archivo de texto Selección de registros En el menú de acciones no aparece borrar marcados Fig. 40 Filtro al catálogo de alumnos Selecciona el o los registros que deseas borrar haciendo clic en la casilla de selección. Fig. 41 Nota que al seleccionar los registros se habilita la opción Borrar marcados en el menú de acciones. 19

20 Se te pedirá confirmes la eliminación de los registros seleccionados. Fig. 43. Seleccionar registros Borrar marcados Fig. 41Activar menú Borrar registros seleccionando registros Da clic en la acción Borrar y se eliminarán los registros seleccionados. Fig. 42. Nota: Para inhabilitar los registros seleccionados da clic nuevamente en la casilla de selección. Fig. 43 Confirmar borrar registro Si das clic en Aceptar se eliminarán del sistema los registros seleccionados. Hacer clic en borrar marcados Fig. 42 Borrar registros 20

21 Cómo cambio mi contraseña de usuario? Procedimiento 1. Selecciona la opción Administración del menú principal. 2. Selecciona la opción Cambio de password y veras la Fig Introduce los datos que solicita el sistema, consulta la tabla de datos de la Fig Dar clic en la opción Guardar del menú de acciones. Datos: Descripción de campos de la Fig. 44. Campo Descripción Password anterior Es tu password o contraseña que deseas cambiar (con la que te firmaste). Nuevo password Nueva contraseña, conjunto de caracteres que serán tu contraseña. Confirmación, capture de Capture nuevamente la nuevo el password contraseña para confirmar que sea la correcta. Figuras: Fig. 44 Cambio de contraseña Guardar Password anterior Nuevo password 21