GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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1 MACROPROCESO PROCESO APOYO A LA GESTION ACADEMICA APOYO A LA GESTION ACADEMICA ADMINISTRACION PLANTA FISICA Y DE LOS RECURSOS APOYO A LA GESTION ACADEMICA TALENTO UMANO TALENTO UMANO GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA APOYO A LA GESTION ACADEMICA 1. INSCRIPCIONES 2. PROCESO DE MATRICULA 3. MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES 4. GESTION DOCUMENTAL 5. PROCESO DE INDUCCION 6. EVALUACION DEL DESEMPEÑO PROCEDIMIENTO: INSCRIPCIONES-01 RESPONSABLE: ALCANCE: Inicia la solicitud de cupo por parte de los estudiantes y finaliza con la inducción OBJETIVO: Planificar, organizar, coordinar y llevar a cabo las actividades necesarias para el proceso de inscripción de estudiantes nuevos bajo la supervisión y aplicación de las políticas establecidas. 1 2 Definir, informa y publica sobre documentos exigidos Definir y publicar sobre documentos exigidos 3 Aporta los documentos exigidos para la inscripción Aporta los documentos exigidos para la inscripción 4 los documentos estan completos? n Si los documentos están completos se pasa al paso No. 5 de lo contrario se le informa al solicitante acerca de los faltantes y se pasa la paso No. 2 Documentos estudiante Se registra la inscripción si 5 Se registra la inscripción Formato de Inscripcion 6 Se registra Inscripcion en SIMAT Se registra Inscripcion en plataforma SIMAT en los plazos establecidos

2 FIN Revision de los documentos exigidos para la inscripcion 4 Registro en el SIMAT 6 Conformacion de la hoja de vida del estudiante 5 PROCEDIMIENTO: PROCESO DE MATRICULA-02 ALCANCE: Admision y matricula de estudiantes nuevos y antiguos. RESPONSABLE: Aux admitivo-director de grupo OBJETIVO: Adelantar el proceso de matricula de los estudiantes nuevos y antiguos, de acuerdo al cronograma fijado por la Secretaria Municipal de Ibagué 1 Elabora cronograma de proceso de matricula para estudiantes antiguos y publica requisitos 2 P Rector Elabora cronograma de proceso de matricula para estudiantes antiguos y publica requisitos Cronograma y publicacion de requisitos 3 Recepciona documentos de los estudiantes antiguos y diligencia Secretaria academica-director de grupo Recepciona documentos de los estudiantes antiguos y diligencia ficha de matricula Ficha de matricula 4 Verifica esi el estudiante debe o no consignar? si no Auxilia - Pagador Verifica si el estudiante debe pagar por costos educativos. sino sigue paso 5 5 Informa proceso de consiganacion y pago por costos educativos Auxilia - Pagador Informa proceso de consiganacion y pago por costos educativos

3 6 Expide certificado de paz y salvo o acuerdo pago entre la institución y padre de familia. Auxilia - Pagador Expide certificado de paz y salvo o acuerdo pago entre la institución y padre de familia. Paz y salvo Acuerdos de pago Traslada fichas de matricula con soportes a secretaria administrativa 7 Director de Grupo Traslada fichas de matricula con soportes a secretaria administrativa oja de vida del estudiante 8 Asigna grado de acuerdo al reporte definitivo de notas y Secretaria academica Asigna grado de acuerdo al reporte definitivo de notas y recuperaciones que entregan los directores de grupo Verifica disponibilidad de cupos e inicia matricula para estudiantes 9 V Secretaria academica Verifica disponibilidad de cupos e inicia matricula para estudiantes nuevos 10 Recepciona documentos de los estudiantes nuevos y diligencia ficha de matricula A Secretaria academica Recepciona documentos de los estudiantes nuevos y diligencia ficha de matricula Ficha de matricula 11 Se registra matricula en el SIMAT Secretaria academica Se registra matricula en el SIMAT 12 Se depura la base de dato del SIMAT de acuerdo a los Secretaria academica Se depura la base de dato del SIMAT de acuerdo a los estudiantes que se retiraron. FIN Publicacion de documentos y requisitos para efectuar la matricula 2 Paz y salvos y auerdos de pago 6 Verificacion de disponibilidad de cupos 9 Registro de matricula en el SIMAT 11 y 12

4 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES -03 RESPONSABLE: Consejo Directivo-aux admitivo ALCANCE: Inicia con la identificación de necesidades de aseo, limpieza y celaduria de la institución Educativa y termina con la verificación del cumplimiento de las actividades planeadas. OBJETIVO: Por medio de este procedimiento se normaliza la forma como se realizan las actividades de aseo y celaduria dentro de la institución educativa. 1 2 Organiza las hojas de vida del personal de celaduria y servicios generales Organiza las hojas de vida del personal de celaduria y servicios generales. 3 Organiza y elabora el plan anual de trabajo Organiza y elabora el plan anual de trabajo de la dependencia en cuanto a horarios de trabajo, disfrute de vacaciones plan anual de trabajo Revisa analiza y aprueba el plan 4 Rector Revisa analiza y aprueba el plan 5 Recepciona el plan y lo empieza a ejecutar y a controlar Recepciona el plan y lo empieza a ejecutar y a controlar Controla mediante planillas y observacion directa Informa al Rector de la anomalias presentadas Presenta informe trimestral al Rector sobre la ejecución del plan de trabajo Controla mediante planillas y observacion directa el cumplimiento de tareas y trabajos al personal de celaduria y servicios generales. Si detecta fallas y falta de cumplimiento de las funciones del personal supervisado debera informar al rector. Presenta al director cada tres meses informe sobre el desarrollo del plan de trabajo del personal supervisado planillas de control y desarrollo del trabajo

5 FIN Realizar seguimiento al plan anual de trabajo. 6 acer visitas imprevistas al personal de celaduria y servicios generales. 6 Verificar que se cumpla con los horarios y procesos de trabajo. 6 y 7 PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL -04 ALCANCE: Este procedimiento aplica para la gestión de todos los archivos de las distintas áreas o de la Institución Educativa, desde la recepción o generación de los documentos para ser archivados hasta la disposición final de acuerdo con su ciclo de vida útil. RESPONSABLE: Administrativo OBJETIVO: Describir la metodología para la identificación, organización y custodia de los archivos de documentos generados en cada una de las o áreas de la Institución Educativa y que son objeto de ser almacenados y protegidos. 1 2 Identifica el documento y lo Clasifica Identifica el documento y lo Clasifica 3 Tiene carpeta abierta? no si Verifica si debe anexarlo a una carpeta o debe abrir una nueva codificacion de series y subseries 4 Abre nueva carpeta y registra en el listado de capetas del archivo de gestion. Una vez listo para archivo, si tiene carpeta abierta lo anexa, sino abre nueva carpeta de acuerdo a la series y subseries y codificacion Listado de carpetas de archivo de gestion 5 Ubica dentro del archivo activo y el modulo correspondiente a su serie Ubica dentro del archivo activo y el modulo correspondiente a su serie

6 6 Folia cada legajo hasta 200 folios Folia cada legajo hasta 200 folios 7 Traslada al archivo central en cajas y carpetas rotuladas y debidamente foliadas Verifica en la tabla de retencion documental los archivos que deben ser trasladados al archivo central y que esten debidamente archivados y foliados. Tablas de retencion documental 8 Ubica dentro del archivo, de aucerdo a la dependencia y serie Encargado del archivo central e historico Ubica dentro del archivo, de aucerdo a la dependencia y serie 9 Recibe archivos de otras y registra en inventario documental Encargado del archivo central e historico Recibe en el archivo central las cajas de archivo de otras dependencia y registra en el formato de inventario documental Formato de inventrio documental 10 Depura archivos de acuerdo a la TVD Encargado del archivo central e historico Revisa tabla de valoracion documental para determinar la depuracion o no de docuementos Tabals de valoracion documental FIN Fin Tablas de retencion documental 7 Tablas de Valoracion dcoumental 10 Inventarios documentales 4 y 9 control de circulacion y prestamo de documentos PROCEDIMIENTO: PROCESO DE INDUCCION -05 RESPONSABLE: Rector - ALCANCE : Conocimiento y socializacion de todos los aspectos que integran la Institucin Educativa, necesarias para el ejercicio de las funciones del personal Nuevo. OBJETIVO: Integrar de manera eficiente al personarl nuevo que llega a la Institucion, mediante la socializacion de manuales, guias, programa educativo institucional y demas aspectos que coadyuvan al desarrollo de las funciones.

7 1 Prentacion del personal y docente 2 Prentacion del personal y docente Recorrido por las instalacion de la Institucion para conocer todas sus 3 Recorrido por las instalacion de la Institucion para conocer todas sus Conocimiento y socializacion del PEI, manuales y guias 4 V Conocimiento y socializacion del PEI manuales y guias Actas de Reunion Socializacion del cronograma, horarios y jornadas. 5 A Socializacion del cronograma, horarios y jornadas. Actas de Reunion FIN Fin Manuales de procedimiento, funciones y guias para el desarrollo de funciones PEI, donde se define el horizonte Institucional, diseño pedagogico y practicas pedagogicas Identificacion del himno, escudo, lema, Organigrama, etc. Actas de reunion de socializacion PROCEDIMIENTO: EVALUACION DEL DESEMPEÑO -06 RESPONSABLE: Asesor contable -externo OBJETIVO: Estimular el buen desempeño del docente y del ALCANCE : Aplicacion de la evaluación como una herramienta que lleva a la directivo docente, Facilitando su propio reconocimiento y reflexión sobre la acción realizada y los resultados obtenidos, con el valoración sobre su quehacer profesional. Identificar logros fin de diseñar planes de mejoramiento institucional encaminados a y dificultades de los docentes como base para superar de manera sistemática las dificultades en el alcance de los desarrollar planes de mejoramiento personales y del logros colectivo de la institución educativa. 1

8 Identifica personal Docente y Directivo docente que cumple requisitos para la aplicar evalaucion del desempeño 2 P Rector Identifica personal Docente y Directivo docente que cumple requisitos para la aplicar evalaucion del desempeño Prepara y socializa contenido de herramientas y metodología de 3 P Rector El proceso de evaluación debe contar con un momento de preparación que garantice Total conocimiento y plena comprensión del proceso general de la evaluación por parte de la comunidad educativa, Definición y concertación de los criterios y los instrumentos necesarios para la recolección de la información Informa cronograma para ejecucion de la evaluación en el año escolar 4 P Rector Informa cronograma para ejecucion de la evaluación en el año escolar Cronograma Definicion y concertacion de criterios e instrumentos durante el año academico. 5 P Definición y concertación de los criterios y los instrumentos necesarios para la recolección de la información Y el seguimiento a planes de mejoramiento Actas de reunion Recolección de información en la carpeta de desempeños y 6 Evidencias como: los compromisos, el registro de las observaciones, diálogos, reuniones y demás actividades en torno a la evaluación de desempeño y el plan de desarrollo Comité evaluador Firma del instrumento de evaluación de desempeño 7 La firma del instrumento de evaluación de desempeño constituye la notificación personal al interesado. Formatos de evaluacion

9 El evaluado está de acuerdo con la evaluación? 8 no El evaluado no está de acuerdo con la evaluación, tiene derecho a interponer los recursos en los términos y condiciones consagrados en el Código Contencioso Administrativo de conformidad con el Decreto 2582 de Interpone los recursos en los términos y condiciones consagrados 9 en el Código Contencioso Administrativo Diligencia -Valoración anual del desempeño. Formato A mediante el 10 proceso de entrevista de Valoración Registran las observaciones hechos 11 que evidencian el desempeño sobresaliente del evaluado si Interpone los recursos en los términos y condiciones consagrados en el Código Contencioso Administrativo Debe ser la oportunidad ideal para explorar con el evaluado, en un ambiente amable, tranquilo y respetuoso, su desempeño presente, el cumplimiento de responsabilidades y los compromisos adquiridos para un buen trabajo, así como los aspectos de posible mejoramiento, aprendizaje y cambio Antes de firmar y registrar la fecha, tanto el evaluador como el evaluado pueden hacer observaciones pertinentes en el respaldo del Formato A Formatos de evaluacion-formato A Formatos de evaluacion-formato A Diligencia -Plan de desarrollo profesional Formato B 12 consolida la información del total de docentes evaluados, registrando la información en el formato que diseñe el MEN 13 V Plan de desarrollo profesional Formato B. Una vez diligenciado el Formato de valoración o formato A y en la misma sesión, el evaluado y el evaluador identifican los aspectos que serán objeto de mejoramiento específico durante el año lectivo siguiente. La institución debe consolidar la información del total de docentes evaluados, registrando la información solicitada en el formato que para tal fin diseñe el Ministerio de Educación. Formatos de evaluacion-formato B Formato A y Formto B

10 Envia la evaluación de cada uno de los docentes o directivos docentes evaluados a la SEMI con copia a los evaluados. 14 V Rector Esta información debe ser enviada antes de finalizar el año lectivo a la secretaría o ente territorial que le corresponda, con una copia de la evaluación de cada uno de los docentes o directivos docentes evaluados, para ser incorporada a su hoja de vida. Formato A y Formto B Realizan seguimiento a los planes de mejoramiento registrados en el formato B 15 A Coodinadores Los coordinadores de las instituciones educativas apoyarán la evaluación de desempeño de los docentes, realizarán el seguimiento del plan de desarrollo profesional e informarán al R ector sobre este seguimiento al menos cada trimestre. El seguimiento será registrado en el formato B para garantizar su objetividad y periodicidad. Formto B Fin Actas de reunion de concetacion y comité evaluador 5-10 y 12 Formatos debidamente diligenciados 10 y 12 Seguimiento a planes de desarrollo-formato B 15 Informe entregado a la SEMI 14

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