MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR CA CGAF 01 P06 04

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1 MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR CA CGAF 01 P06 04 Versión /08/2015

2 Página: Página 2 de 12 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES ANEXOS

3 Página: Página 3 de INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso GESTIÓN Código del Proceso CA CGAF 01 P06 04 PROPÓSITO Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la institución a fin de que se encuentren operativos para cumplir con los requerimientos de movilización de las diferentes unidades. DISPARADOR Requerimiento de presupuesto anual para mantenimiento Descripción ENTRADAS Presupuesto anual de mantenimiento ACTIVIDADES PRINCIPALES Contratar al Proveedor Realizar el mantenimiento de los vehículos Realizar el requerimiento de pago Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Subproceso Tipo del cliente Marco Legal PROCESO RELACIONADO Emisión de Certificación Presupuestaria Contratación y compras públicas Servicio de mantenimiento realizado Ingreso de Repuestos a Bodega Adjetivo Cliente interno Constitución de la República Código de Procedimiento Civil Código orgánico de organización territorial Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial 3

4 Página: Página 4 de 12 Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO 1. El mantenimiento preventivo se lo realiza cada kilómetros, que consiste en un cambio de aceite y limpieza del vehículo. Cada conductor periódicamente tiene que revisar el kilometraje y realizar la solicitud de mantenimiento cuando corresponda. En esta solicitud de mantenimiento se pueden incluir los demás requerimientos de mantenimiento correctivo o preventivo que indique el conductor, para aprobación del Jefe de. 2. La documentación que se debe adjuntar el para solicitar el pago a Tesorería por los mantenimientos realizados, es la siguiente: a. Facturas b. Acta de Entrega Recepción del Vehículo c. Conformidad de Mantenimiento d. Proforma de Servicios e. Orden de Trabajo f. Solicitud de Mantenimiento g. Acta de Entrega Recepción de Repuestos usados (si hay) h. Ingreso y Egreso de Bodega de Repuestos nuevos (si hay) 3. ROLES Analista de Presupuestos. Es el responsable de la emisión de las Certificaciones Presupuestarias a fin de garantizar la disponibilidad de recursos para las unidades requirentes. Conductor. Es la persona responsable de conducir el/los vehículos de la institución y de mantenerlos en buen estado para prestar el servicio de movilización en la institución. Custodio de Bienes. Es el funcionario responsable de la administración de los bienes de uso de la Institución. 4

5 Página: Página 5 de 12 Director Administrativo. Es el servidor responsable de la gestión, planificación, organización, coordinación y control de los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Director Financiero. Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.. Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización de las diferentes unidades administrativas. Tesorería. Es la dependencia responsable de administrar, gestionar, suministrar y controlar los recursos financieros. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Certificación presupuestaria. Es un certificado o documento mediante el cual se garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. CUR de Pago. Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos. Mantenimiento preventivo. Este tipo de mantenimiento es el que se realiza de manera programada con el fin mantener en buen estado y funcionando a todos los vehículos de la flota institucional Mantenimiento correctivo. Este mantenimiento se aplica cuando el vehículo se encuentra fuera de servicio por daños en sus componentes, o cuando presenta un funcionamiento anormal de alguna parte o pieza. Es el mantenimiento que tiene por objetivo devolver el funcionamiento de los vehículos. Orden de Trabajo. Es el documento con el cual el realiza la solicitud en detalle de los trabajos de mantenimiento al Proveedor adjudicado. 5

6 Página: Página 6 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO 6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR 6.1. PROPÓSITO Detallar las actividades del subproceso de gestión de mantenimiento vehicular, con la finalidad de establecer los pasos necesarios para el requerimiento y autorización de los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo, así como el pago respectivo, de manera que se mantengan operativos los vehículos de la institución. 6

7 Página: Página 7 de ALCANCE El alcance del subproceso de gestión de mantenimiento vehicular abarca el conjunto de actividades comprendidas desde la elaboración del presupuesto anual de mantenimiento para la flota institucional hasta que se realice el pago de los consumos mensuales al proveedor DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO 1. Realizar el presupuesto de mantenimiento anual El realiza el presupuesto anual para el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota de vehículos institucional a nivel nacional. Una vez que ha identificado la necesidad de recursos envía el requerimiento al Director Administrativo mediante memorando para que solicite la certificación presupuestaria, adjuntando el presupuesto. Presupuesto 2. Solicitar certificación presupuestaria Director Administrativo El Director Administrativo mediante memorando solicita al Director Financiero la certificación presupuestaria por los valores de mantenimiento presupuestados, con lo cual se inicia el Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria. 3. Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria Analista de Presupuestos El subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria culmina con la entrega de la respectiva Certificación Presupuestaria al Director Administrativo. Certificación Presupuestaria 4. Obtener Certificación Presupuestaria Director Administrativo El Director Administrativo recibe la Certificación Presupuestaria para Mantenimiento, la cual le envía al para que inicie el proceso de contratación. 7

8 Página: Página 8 de Solicitar inicio de proceso de contratación Una vez que recibe la Certificación Presupuestaria, el solicita el inicio del proceso de Contratación y Compras Públicas correspondiente. 6. Subproceso de Contratación y Compras Públicas Director Administrativo El subproceso de Contratación y Compras Públicas culmina con la adjudicación y firma del contrato con el Proveedor de mantenimiento para los trabajos de un año. Una vez que esté firmado el contrato se empieza a usar el servicio. Contrato de servicio de mantenimiento 7. Revisar el vehículo y realizar solicitud de mantenimiento Conductor El Conductor revisa si ya se cumple el tiempo para realizar el mantenimiento preventivo, además revisa si existen trabajos adicionales que deban realizarse en el vehículo, y elabora la Solicitud de Mantenimiento, misma que entrega al para su aprobación. Solicitud de Mantenimiento 8. Recibir requerimiento, revisar trabajos y aprobarlos El s, recibe y revisa la solicitud y aprueba o no los trabajos adicionales. 9. Emitir y enviar Orden de Trabajo El emite y firma una Orden de Trabajo en la cual se detalla la placa, fecha, kilometraje y todos los trabajos a ser realizados, la misma que envía al proveedor. En la Orden de Trabajo firma además el conductor que solicita los trabajos y la persona que recibe el vehículo en la mecánica por parte del proveedor. Orden de Trabajo 10. Recibir vehículo y requerimiento, y emitir Proforma Proveedor El Proveedor adjudicado, una vez que se ha firmado el contrato para el mantenimiento, recibe el vehículo y la Orden de Trabajo, revisa los requerimientos y emiten la proforma de los servicios a realizar, la cual envía al Jefe de s. Proforma 8

9 Página: Página 9 de Revisar proforma y autorizar los trabajos El recibe la proforma y revisa que se encuentre dentro de lo acordado de acuerdo al contrato, y autoriza el mantenimiento preventivo que corresponda y que proceda o no con los trabajos adicionales. 12. Realizar trabajos de mantenimiento Proveedor El conductor realiza los trabajos aprobados en la Proforma de servicios de acuerdo a las condiciones y plazos de entrega establecidos en el contrato. 13. Acudir al taller de mecánica y probar el vehículo Conductor El conductor del vehículo se acerca al taller de mecánica del proveedor en la fecha acordada para probar el vehículo. Si está de acuerdo con los trabajos realizados, retira el vehículo, si no está de acuerdo, indica las novedades y solicita se completen los trabajos 14. Solicitar que se completen los trabajos Conductor Si el conductor no está de acuerdo con los trabajos realizados por el Proveedor, solicita que se completen los mismos y acuerda una nueva fecha para retirar el vehículo de acuerdo a lo que se indica en el contrato. 15. Entregar vehículo, el acta y repuestos cambiados Proveedor Si el conductor está de acuerdo con los trabajos y acepta retirar el vehículo, el Proveedor lo entrega con el acta de Entrega Recepción del Vehículo donde constan todos los trabajos realizados y los repuestos utilizados. Además devuelve los repuestos cambiados. Acta de Entrega Recepción 16. Emitir y entregar la Conformidad de Mantenimiento y entregar los Repuestos Conductor El Conductor lleva el vehículo a la institución y emite un documento de Conformidad de Mantenimiento dirigida al. En el caso de repuestos usados que devuelve el proveedor, se los entrega con un Acta de Entrega Recepción de repuestos al Custodio de Bienes. Conformidad de Mantenimiento 9

10 Página: Página 10 de Recibir documentos para control y reunir mantenimientos del mes El recibe de parte del conductor las Actas de Entrega Recepción de vehículos, de repuestos, y reúne las Órdenes de Trabajo y Proformas de Servicio de todos los vehículos de todo el mes, para realizar el control. 18. Entregar facturas por trabajos mensual Proveedor Por su parte el Proveedor reúne los documentos de los mantenimientos de todos los vehículos y al inicio de cada mes emite las facturas y las envía al, solicitando el pago. 19. Cotejar facturas con las actas El recibe las facturas y las coteja con las actas y proformas de servicio aprobadas, y compara que estén correctos los valores totales. Luego arma el cuadro resumen de consumos de mantenimiento, por placa de vehículo de manera cronológica para solicitar el pago Cuadro resumen de mantenimientos 20. Realizar los Ingresos y Egresos de Repuestos a Bodega Custodio de Bienes El Custodio de Bienes recibe de parte del Conductor los repuestos usados que le devuelve el proveedor, con el Acta de Entrega Recepción y genera el Ingreso a Bodega de Repuestos usados. Por otra parte, recibe además de parte del una copia de las facturas y Actas de Entrega Recepción de mantenimientos realizados que incluyan el uso de repuestos nuevos, con lo cual realiza el Ingreso a Bodega y el respectivo Egreso a Bodega de los repuestos nuevos. Ingreso a Bodega de Repuestos usados Ingreso a Bodega y Egreso a Bodega de repuestos nuevos 10

11 Página: Página 11 de Realizar la solicitud de pago Una vez que el tenga los Ingresos y Egresos a Bodega de repuestos nuevos, realiza la solicitud de pago mediante memorando dirigido al Director Administrativo, adjuntándolos junto con la factura, Proforma de Servicios, Orden de Trabajo, Solicitud de Mantenimiento, Conformidad de Mantenimiento, Acta de Entrega Recepción de Vehículo y de Repuestos si fuera el caso, así como el original o copia de la Certificación Presupuestaria Memorando 22. Solicitar pago a Tesorería Director Administrativo A su vez el Director Administrativo envía la solicitud de pago a Tesorería, con lo cual inicia el Subproceso de Gestión de Pagos 23. Subproceso de Gestión de Pagos Tesorería El Subproceso de Gestión de Pagos finaliza con la generación del CUR de Pago de los mantenimientos, del cual está pendiente el hasta que se genere para confirmar el pago. CUR de Pago 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo 1 Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas Unidad de Medida Porcentaje Responsable de Medición Director Administrativo Frecuencia de Medición Mensual 8. ANEXOS Solicitud de mantenimiento Conformidad de mantenimiento Orden de Trabajo Acta de Entrega Recepción de Vehículo 11

12 Página: Página 12 de 12 Acta de Entrega Recepción de Repuestos usados Acta de ingreso a bodega de repuestos nuevos Acta de egreso de bodega de repuestos nuevos Solicitud de pago FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Ing. Priscila Villarreal Analista de Procesos Revisado Por: Econ. Patricio Borja Aprobado Por: Dra. Valeria Yánez Directora Administrativa Validado por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General Administrativo Financiero CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 04/08/