INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL, DISTRIBUCION Y CONSUMO DE COMBUSTIBLE, DE ALCALDIA MUNICIPAL DE JICALAPA, DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD.

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL, DISTRIBUCION Y CONSUMO DE COMBUSTIBLE, DE ALCALDIA MUNICIPAL DE JICALAPA, DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD. ELABORO: Por Equipo Técnico Municipal Con la asistencia técnica de ISDEM JICALAPA, 12 DE NOVIEMBRE DE

2 INDICE Contenido I. INTRODUCCION... 3 II. BASE LEGAL... 4 III. OBJETIVO... 6 IV. COMPRA DE COMBUSTIBLE... 6 V. CUSTODIA... 6 VI. ENTREGA Y CONSUMO... 7 VII. CONTROL... 7 VIII. ARQUEO... 8 IX. ANEXOS

3 I. INTRODUCCION Instructivo como complemento del documento del uso de vehículos. Así mismo para el Control, Distribución y consumo de Combustible en vehículos propiedad de la Alcaldía Municipal de Jicalapa, Departamento de La Libertad, la cual constituye una herramienta que contribuye al desarrollo de una eficiente administración, estableciendo funciones, atribuciones y responsabilidades de cada uno de los involucrados en el proceso de administrar. La gestión de un Gobierno Local, se fundamenta en el cumplimiento de la legislación vigente: Leyes, Instructivos Reglamentos emitidos y relacionadas con el quehacer municipal. Dicha normativa deberá ser cumplida por los funcionarios y empleados a los que les sea asignado Combustible, Con la voluntad de hacer las cosas en debida forma y respondiendo a la capacidad de organización de la Municipalidad 3

4 II. BASE LEGAL La base legal del Instructivo para el Control, Distribución y consumo de Combustible en Vehículos propiedad de la Alcaldía Municipal de Jicalapa, Departamento de La Libertad. 1. Constitución de la República Art. 203 Los Municipios serán autónomos, en lo económico, técnico y en lo administrativo y se regirán por un Código Municipal, que sentara los principios generales para su organización, funcionamiento y ejercicio de sus facultades autónomas. 2. Código Municipal Art. 30 Son facultades del Concejo, Numeral 14 Velar por la buena marcha del Gobierno, Administración y Servicios Municipales. 3. Normas Técnicas de Control Interno Art. 24. El Concejo Municipal, deberá documentar, actualizar y divulgar internamente las políticas e instrumento de control, que garanticen razonablemente el cumplimiento del sistema de control interno. 4. Reglamento para controlar la distribución de combustible en las entidades del sector público. Art. 2. Cada entidad u organismo del sector público deberá llevar un efectivo control que permita comprobar la distribución adecuada y acorde a las necesidades Institucionales del combustible. Art. 3. El auditor responsable de la Auditoría o examen, verificará que el control de distribución de combustible, que lleve cada entidad, incluya: 4

5 a. Número de placas del vehículo en el que se usará el combustible; b. Nombre y firma de la persona que recibe el combustible o los vales respectivos; c. Cantidad de combustible que recibe; d. Misión para la que utilizará el combustible; e. Si la entrega es por medio de vales, se deberá indicar la numeración correlativa de los vales que se reciben; f. Fecha en que se recibe el combustible. 5

6 III. OBJETIVO Administrar de forma eficiente y eficaz, la Distribución de Combustible en Vehículos propiedad de la Alcaldía Municipal de Jicalapa, Departamento de La Libertad, con el fin de brindar un servicio en forma oportuna a la población y contar con un instrumento que norme la conservación y el buen uso del Combustible. IV. COMPRA DE COMBUSTIBLE 1. Se realizará por medio de vales con una única denominación, la Municipalidad deberá como política realizar compras de vales en forma alterna a diferentes proveedores por mes. 2. La adquisición de los vales se efectuará de acuerdo al crédito presupuestario de la partida aprobada; tramitándose conforme a lo establecido en las disposiciones generales del presupuesto Municipal. 3. El encargado de vales de combustible, deberá de asegurarse de contar con una existencia mínima de vales que cubran un período de al menos dos meses (Ver Anexos 1 y 2). V. CUSTODIA 1. La Custodia y Manejo de vales de combustible estará a cargo del señor(a) Auxiliar de Contabilidad, responsable de administrar los vales que se reciben del proveedor (Ver Anexos 1 y 2). 6

7 2. El encargado de la custodia y el manejo de los vales de combustible, deberá guardarlos en un lugar seguro y será el responsable si sucediera el caso del mal uso que se dé a dichos vales. 3. El encargado de la custodia y manejo de los vales de combustible, deberá hacer entrega de un reporte de consumo de combustible al Concejo Municipal cada fin de mes, detallando galones y su precio total de consumo (Ver Anexos 1 y 2). VI. ENTREGA Y CONSUMO 1. La cantidad de combustible será entregada por medio de vales, tomando en cuenta el destino de la misión asignada, contra firma del conductor (Ver Anexo 3). 2. El encargado de la custodia y manejo de los vales de combustible, deberá llevar los registros necesarios para la administración del combustible en los que incluirá como mínimo lo siguiente: a. Número de placa del vehículo que usara el combustible b. Nombre y firma de la persona que recibe los vales respectivos c. Cantidad de combustible que recibe d. La numeración correlativa de los vales e. La fecha que entrega el combustible. f. Misión para que utiliza el combustible. VII. CONTROL 1. Debido a la realidad socioeconómica del Municipio este se ve en la necesidad de utilizar para misiones de emergencia vehículos particulares a los cuales podrá dárseles vales de combustible así mismo 7

8 a Funcionarios y Empleados en razón del cumplimiento de una misión oficial. Tomando en cuenta el destino de la misión y como soporte, la bitácora de asistencia, uso de vehículo, así mismo evento al que se haya hecho presente (Ver Anexo 3). 2. Los motoristas, empleados y funcionarios, que se les proporcione vales de combustible presentaran factura que compruebe el consumo de la cantidad entregada, dicha factura deberá cumplir con los requisitos siguiente: a. Fecha de suministro de combustible b. Factura a nombre de Tesorería Municipal de Jicalapa c. Número de placa d. Monto en dólares e. Firma de la persona que recibe los vales VIII. ARQUEO 1. Se realizará arqueo sobre la totalidad de los vales de combustible, de manera periódica y sin previo aviso. 2. Los arqueos serán realizados por la unidad de auditoría interna de esta institución, o por el Síndico Municipal. Debiendo dejar constancia escrita en acta, la cual deberá ser firmada por las personas que participen en dicho arqueo, detallando las observaciones encontradas 8

9 IX. ANEXOS ANEXO 1 9

10 ANEXO 2 10

11 ANEXO 3 FRENTE ANEXO 3 REVERSO 11

12 ANEXO 4 12

13 El presente Instructivo entrará en vigencia desde la fecha de su aprobación por el Concejo Municipal de Jicalapa, Departamento de La Libertad. Alcaldía Municipal de Jicalapa, a doce de Noviembre de dos mil catorce. José Salvador Menjivar Miranda Alcalde municipal de Jicalapa José Roberto Anaya Castellanos Síndico Municipal Juan Carlos Perez Primer Regidor Omar Rivas Ramos Segundo Regidor Francisco Efraín Alvarado Tercer Regidor Miguel Orellana Cuarto Regidor Carlos Perez Perales Secretario Municipal 13