INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ

Transcripción

1 Pág. 1 de 5 INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA 1. Objetivo Definir el procedimiento para la eliminación o destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. La eliminación forma parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental de la Orquesta Filarmónica de Bogotá. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario. 2. Expurgo - eliminación de material no archivístico (material de apoyo) en los archivos de gestión como parte de la transferencia primaria El expurgo comprende la identificación y eliminación del material no archivístico bajo los criterios establecidos en este procedimiento. Se aplica a la documentación existente en las áreas de gestión que va a ser transferida al Archivo Central. El Director, Subdirectores de área y responsables de las oficinas autorizan la eliminación del material mediante la firma del acta de eliminación de material no archivístico. El expurgo se hará sobre la documentación, previa verificación de la existencia de originales o en su defecto copias de mejor calidad. La Subdirección Administrativa y Financiera designa al responsable del Área de Gestión Documental para que oriente el proceso técnico y el personal operativo que realizará la labor de eliminación. La oficina productora asigna el funcionario encargado para la identificación de los documentos, el cual debe ser responsable del manejo y custodia del archivo en el área.

2 Pág. 2 de 5 3. Actividades especificas: 1. Los productores documentales del archivo de gestión junto con el responsable del área revisan los documentos existentes en los archivos de gestión contra la lista de material no archivístico. Material no archivístico: Documentación de apoyo informativo, que se ha usado para la resolución de un expediente pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias, catálogos comerciales, folletos, plegables, revistas, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.) Copias de textos bibliográficos Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ej. encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge, versiones preliminares, controles de ingreso) Documentos duplicados - Fotocopias en general. (Siempre que no formen parte de un expediente). Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Éstos sólo los deben ser conservados y remitidos al Archivo Central por la oficina productora, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina (ej.: comunicaciones del Área de Personal, circulares, invitaciones, copias del presupuesto, etc.). Solicitudes no tramitadas por falta de envío de documentos. Controles de Préstamo de documentos al área. Material impreso no susceptible de archivo (revistas, periódicos, sobres, tarjetas de invitación, entre otro) siempre y cuando no afecte la integridad del expediente. 2. Se separa el material no archivístico identificado en los archivos de gestión y se relaciona en un Acta. 3. Se solicita la autorización de eliminación al responsable del área. 4. El responsable o jefe de área revisa el listado del material no archivístico. Si no se encuentra de acuerdo con algún elemento del acta, este es devuelto al archivo de gestión y es retirado del acta. 5. Una vez aprobada el Acta por el responsable del área es firmada dando el visto bueno al proceso de eliminación. 6. El personal operativo a cargo del proceso de eliminación separa el material bibliográfico de los demás materiales. 7. Si se encuentra material bibliográfico, es inventariado y remitido a la biblioteca. 8. El material no archivístico restante es empacado en cajas y conducido al centro de picado de papel y debe entregarse separado de la siguiente manera:

3 Pág. 3 de 5 a. Material con deterioro biológico: Si el archivo cuenta con material que tenga o haya teniendo biodeterioro activo, es necesario separarlo en bolsas rojas y marcarlas como material con riesgo biológico, utilizando el símbolo correspondiente. Este material debe tener un tratamiento especial bien será por incineración en hornos especiales o por coprocesamiento, siempre siguiendo las normas de seguridad y preservación medioambiental. b. Publicaciones: Debido a los pigmentos y soportes con tratamientos de cargas y encolantes difícilmente biodegradables. c. Papeles y cartones: La documentación que se encuentre encuaderanada, debe ser separada de la pasta del cuerpo del libro y ésta última será clasificada con los cartones. 4. Eliminación - disposición final La eliminación es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y tecnología. La documentación a eliminar debe cumplir con el tiempo de retención en el Archivo Central estipulado en las Tablas de Retención Documental y la disposición final de los mismos debe ser eliminación. Ninguna serie documental que no tenga establecida la eliminación como procedimiento en la Tabla de Retención Documental no puede ser destruida. La autorización para la eliminación de los documentos la dará el Comité de Archivo de la OFB, el cual aprobará mediante acta la eliminación de los documentos presentados en un inventario. 5. Actividades Específicas: 1. Se verifica en la Tabla de Retención Documental la disposición final de los documentos. 2. Si la disposición final es la eliminación, se separan estos documentos y el encargado o responsable del archivo de gestión en las áreas, realiza el acta de eliminación la cual debe ser aprobada por el Comité de Archivo de la OFB. 3. El Comité de Archivo de la Entidad recibe, analiza y aprueba el Acta de eliminación de documentos. 4. La eliminación se llevará a cabo preferentemente con una máquina destructora de papel, para ser entregados a la Fundación León Trabuchi empresa con la cual la OFB tiene convenio vigente. Nunca se eliminará como basura normal, no sólo por motivos ecológicos sino por razones de seguridad de la información.

4 Pág. 4 de 5 5. Marco normativo Acuerdo 007 de 1994 del AGN Artículo 18. (Reglamentado por el Acuerdo 06 del 7 de febrero de 1996). Creación del Comité Evaluador de Documentos. ARTICULO 25. Eliminación de documentos. Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología. ARTICULO 26. Proceso de eliminación. El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo ARTICULO 27. Autorización para eliminación. La autorización para eliminación de documentos será de responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad, el cual deberá levantar en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas. El Archivo General de la Nación, previo pronunciamiento del Comité Evaluador de Documentos y se respetará el resultado de la valoración documental, que estará expresado en tablas de retención adoptadas por el correspondiente Comité de Archivo. El Archivo General de la Nación se reserva el derecho de ordenar que se efectúen los muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservación de la información que juzgue pertinente. Acuerdo 042 del AGN de Articulo 4 Numeral 7. Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

5 Pág. 5 de 5 7. RECOMENDACIONES Todo reglamento debe contemplar el proceso de descarte y eliminación: 1. Queda prohibido realizar eliminaciones de documentos sin contar con la debida autorización del Comité de Archivo de la entidad. 2. El descarte debe ser previó a la eliminación, se efectúa en la sede de procedencia de acuerdo a los plazos establecidos para cada tipo documental que se consigna en el Decreto correspondiente. 3. Cada Archivo debe elaborar un inventario de descarte anual que se someterá a consideración del Comité de Archivo de la Entidad, para su aceptación total o parcial con el objeto de eliminar los documentos que no interesan a la historia, de la misma forma se procederá en el archivo central. 4. El archivo central suministrará un modelo recomendado de inventario de descarte y acta de eliminación. La eliminación quedará documentada por un expediente compuesto por: Solicitud de eliminación firmada por responsable del procedimiento, inventario de documentos eliminados, comunicación interna al responsable de la eliminación y el certificado de eliminación. La destrucción de la documentación debe hacerse en presencia del responsable destinado por la entidad.