I N F O R M E N º A C O P C N S I

Transcripción

1 I N F O R M E N º A C O P C N S I Materia: Simplificación de la legalización de documentos públicos extranjeros, a partir de la Convención sobre la Apostilla - Ley N Fecha: 12 de Septiembre de 2016 I. Antecedentes. Mediante la Ley Nº , publicada en el Diario Oficial de 2 de Enero de 2014, y su Reglamento dictado conforme al Decreto Supremo N 81 de 28 de Noviembre de 2015, se implementó en nuestro país la Convención de La Haya que suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros, de 1961, también conocida como Convención sobre la Apostilla. En virtud de esta ley, se introdujeron modificaciones en el Código de Procedimiento Civil y en el Código Orgánico de Tribunales, entre otros cuerpos legales, que simplifican el trámite de autenticación de los documentos públicos emitidos en un país distinto del lugar en el que se quieren hacer valer, facilitándose su circulación entre los Estados que forman parte de la Convención, según analizaremos en este informe. II. Objetivo de la Ley La finalidad de esta ley es hacer posible que un documento otorgado en un Estado parte de la Convención sobre la Apostilla no deba someterse a las varias etapas que actualmente existen para legalizarlo y así poder producir sus efectos en Chile u otro país. Dichas etapas consisten, en primer lugar, en que el documento debe haber sido firmado por las autoridades competentes del lugar de emisión, y cuya firma debe ser legalizada por el Consulado chileno competente. Luego, se debe presentar el documento en el Departamento de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores en Santiago, quien legalizará, a su vez, la firma del Cónsul. Por último, el documento debe ser protocolizado en alguna notaría pública del país. En virtud de la nueva norma, cada Estado parte, a través de la autoridad que corresponda en cada caso, puede apostillar el documento que haya sido emitido en su país, convirtiéndolo así en un documento legalizado. De esta forma, ese documento va a producir sus efectos propios en un país distinto en el que fue emitido, siempre que ese otro país sea a su vez miembro de la Convención. Los países que actualmente han suscrito la Convención son 112, y respecto de aquellos que no son miembros, se debe utilizar el procedimiento tradicional de legalización, en que se debe cumplir con la distintas etapas en el Ministerio de Relaciones Exteriores y la

2 protocolización en la Notaría, por lo tanto, el sistema antiguo queda vigente en parte, sólo para los casos referidos. III. Documentos a los que se aplica el nuevo proceso de legalización. De acuerdo al artículo 4 del Reglamento, que se remite al artículo 1 de la Convención sobre la Apostilla, se consideran como documentos públicos, para efectos de esta ley, los siguientes: - Documentos que emanan de una autoridad o funcionario vinculado a la jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial; - Documentos administrativos; - Documentos notariales; - Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas. Con respecto a este listado, se debe tener presente que en el caso de documentos notariales, obviamente estos pueden tratarse de instrumentos públicos o privados, o privados protocolizados, entre otros, por lo que se debe entender el listado en cuanto sea aplicable a nuestra legislación. Por otro lado, el convenio no se aplica a documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares; ni a documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera. IV. La apostilla y sus efectos. Mediante este nuevo sistema, se modifica la forma de legalizar los documentos públicos extranjeros, a través de la apostilla, que es un certificado que da fe de la autenticidad del documento público y produce los mismos efectos que el antiguo proceso de legalización, siempre que haya sido emitido conforme a lo establecido en el citado Reglamento. La apostilla se convierte en la única formalidad exigible para acreditar la autenticidad de la firma en él contenida, la calidad en que ese signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el instrumento esté revestido. Tales características van a producir efecto en todos los Estados Parte de la Convención, salvo que se hayan hecho parte del convenio con alguna reserva, lo que no corresponde al caso de Chile. Es importante tener en consideración que la apostilla no certifica la autenticidad del contenido del documento, tal como tampoco lo hacía el antiguo sistema de legalización. Físicamente, la apostilla consiste en una hoja que se agrega al documento que se quiere legalizar, ya sea adherida al reverso o en una página adicional, en que se incorporan, en un 2

3 cuadrado de 9 centímetros por lado como mínimo (artículo 17 del Reglamento), los siguientes datos: el país en que se otorga la apostilla; el nombre de quién firmó el documento y la calidad en que actúa; de qué entidad emana el sello o timbre impreso; quien, dónde y cuándo se otorga la apostilla; además del número de apostilla y el correspondiente timbre y firma de la autoridad autorizante. Por otro lado, se debe tener presente que todos los documentos que hayan sido legalizados conforme al sistema antiguo, continuarán estando revestidos de esa calidad, pero que en caso de nuevos documentos que quieran legalizarse, actualmente sólo se encuentra vigente el nuevo procedimiento (a partir del 30 de Agosto pasado), con la salvedad de aquellos documentos que quieran hacerse valer en (o que provengan de) países que no forman parte de la Convención. V. Procedimiento para solicitar y tramitar la apostilla. Sistema Electrónico Único de Apostillas. La apostilla se debe solicitar por el interesado ante la autoridad competente, según se indica en el siguiente numeral, exhibiéndole en el acto el documento público que se quiere apostillar. A continuación, el funcionario encargado incorporará el documento público al Sistema Electrónico Único de Apostillas (SEUA), completando los campos que el sistema solicita, el que indicará si es que el documento es de aquellos susceptibles de apostillar. Una vez verificada tal condición, el sistema generará la apostilla electrónica, se le asignará el número de ingreso, nombre y calidad jurídica del signatario y será firmada electrónicamente por la autoridad competente. Además, una copia digitalizada del documento público, junto con la apostilla electrónica, serán archivadas electrónica y centralizadamente en el SEUA. Incorporado el documento público al SEUA, se entregará al solicitante una copia en papel de la apostilla, la que debe llevar impresa en un lugar visible el número único de ingreso ya referido, con el cual el interesado puede verificar en línea su autenticidad. Es importante tener presente que el funcionario puede rechazar la solicitud de apostillar si es que el documento presentado no se trata de un instrumento público, o si se trata de uno que no pueda ser apostillado, o si no se puede verificar la autenticidad de la firma que contiene, o la calidad con que el signatario actuó, o la identidad del sello o timbre. En cuanto al sistema que se ha adoptado en Chile, tal como se ha dejado entrever, se trata de un sistema electrónico, tanto porque la certificación se hace mediante firma electrónica avanzada, como porque la autenticidad del documento puede verificarse en línea; además, se trata de un sistema descentralizado, porque diversos organismos pueden otorgar la apostilla; por último, se trata de un sistema gratuito. 3

4 VI. Autoridades competentes. De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 6 del Reglamento, las autoridades competentes para expedir apostillas varían de acuerdo al emisor del documento público. Así, en el caso de documentos emanados de Notarías Públicas, Archiveros Judiciales o Conservadores de Bienes Raíces de cualquier región del país, la autoridad competente es el Subsecretario de Justicia y los Secretarios Regionales Ministeriales de la cartera, independiente de la región en que se haya emitido el documento. Lo mismo ocurre en el caso de documentos emanados de servicios dependientes o relacionados con el Ministerio de Justicia, a excepción del Servicio de Registro Civil e Identificación, cuyos documentos deben apostillarse por el mismo Servicio, a través del SEUA. Por último, las sentencias u otras resoluciones dictadas por Tribunales de Justicia que pertenezcan al Poder Judicial, autenticadas por el ministro de fe del respectivo tribunal, serán apostilladas por el Subsecretario de Justicia o el SEREMI correspondiente a la región en la cual se dictó el documento. En segundo lugar, tratándose del caso de certificados de estudios y otros análogos, deberán apostillarse por los Secretarios Regionales del Ministerio de Educación, de su competencia. En tercer lugar, la autoridad competente para apostillar documentos públicos en que consten firmas de autoridades del Ministerio de Salud o de algún profesional de esa área, en que se acredite el estado de salud o se prescriba algún tratamiento o medicación para una persona, son los Secretarios Regionales Ministeriales de Salud, los Directores de Servicios de Salud y el Intendente de Prestadores de Salud. Por último, el artículo 7 del Reglamento establece que la Dirección General de Asuntos Consulares y de Inmigración del Ministerio de Relaciones Exteriores está facultada para expedir apostillas respecto de todo documento público emitido por cualquier autoridad, y que se autentifique mediante el SEUA. VII. Apostilla de escrituras públicas (mandatos, entre otros documentos) Por último, en el caso del otorgamiento de mandatos por escritura pública (para la venta de un bien raíz, por ejemplo), se deberán otorgar la escritura misma de idéntica forma en que se ha hecho hasta ahora, y si se pretende que tengan vigencia en el extranjero, se deben apostillar como cualquier instrumento público. Por tratarse de un documento que proviene de una Notaría Pública, así como también en el caso de declaraciones juradas, o instrumentos protocolizados, entre otros, estos deben apostillarse por el Subsecretario de Justicia y los Secretarios Regionales Ministeriales de la cartera. Si se trata de un documento cuyo original se guarda como matriz en la notaría, para la apostilla se requiere copia autorizada del mismo. En los demás casos, como declaraciones juradas, instrumentos protocolizados, y otros, se requiere el documento original suscrito por el notario. 4

5 VIII. Vigencia de la ley La apostilla, a través de la Ley y su Reglamento, entró en vigor internacional para Chile el pasado 30 de Agosto de 2016, y respecto de todos aquellos Estados Parte que no hayan objetado nuestra adhesión. Respecto de aquellos instrumentos públicos cuya legalización se encuentre en actual tramitación conforme al artículo 345 del Código de Procedimiento Civil (antiguo sistema), éstos quedan sujetos a ese procedimiento, hasta su total tramitación. IX. Conclusiones. El nuevo sistema de legalización que se introduce trae múltiples beneficios, y el principal es que agiliza el proceso que permite al instrumento público extranjero producir sus efectos en Chile, dejando fuera la intervención del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Notario que se trate, convirtiéndolo en un proceso rápido, además de gratuito. Por otro lado, hace posible que se pueda verificar en línea si es el documento está legalizado o no, lo que es de toda lógica ya que va de la mano con el nuevo sistema de tramitación electrónica del Poder Judicial que ya está vigente en algunas regiones del país. Por último, en cuanto a los mandatos otorgados fuera del país para la venta de bienes raíces, se aplican las reglas comentadas: debe revisarse que se hayan cumplido con las exigencias de la apostilla en el país en que se emite, y una vez en Chile, produce efectos como instrumento público propiamente tal, sin que sea necesario hacerlo pasar por la legalización o apostilla. Es cuanto puedo informar. JUAN EDUARDO FIGUEROA VALDES ASESOR LEGAL DE ACOP C.N.S.I. 5