Procedimiento Importaciones

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Xavier Calderón Fuentes
hace 8 años
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1 Página 1 de OBJETIVO El objetivo de este procedimiento establecer acciones, documentos, responsables, secuencias y periodicidad de los distintos flujos para que la organización realice importaciones. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca los siguientes flujos de compras: a. Importación de Materias Prima b. Importación de Productos para comercializar c. Importación de Repuestos y/o maquinarias 3. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad. Norma ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. Norma OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. Manual SIG Realizado por: Jefa Comercio Exterior Revisado y Aprobado por: Gerente de Administración y Finanzas

importaciones. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca los siguientes flujos de compras: a. Importación de Materias Prima b. Importación de Productos para comercializar c.

2 Página 2 de DEFINICIONES 4.1. SAP Software ERP que utiliza la compañía 4.2. ERP Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad. Todos estos conjuntos de actividades están integradas entre si y cualquier actividad impacta en la otra automáticamente. 5. RESPONSABILIDADES 5.1. Gerente General: Liberar Órdenes superiores a $ Gerentes de Operaciones: Realizar liberación de las Órdenes correspondientes a adquisiciones de Repuestos o Equipos Gerente de Administración y Finanzas: Libera la orden de compra en el Sistema SAP. Envía vía mail la Orden de Compra al Jefe de Comercio Exterior. Por lo menos una vez por semana revisa Informe de en tránsito o con la llegada del Documento de Fondos. Con la llegada del Documento de Fondos paga los derechos de Internación y deja respaldo para ser archivados en carpeta de Gerente Comercial: Evalúa y acepta la oferta de producto para comercializar. Libera la Orden de compra en SAP de productos para ser comercializados.

Todos estos conjuntos de actividades están integradas entre si y cualquier actividad impacta en la otra automáticamente. 5. RESPONSABILIDADES 5.1. Gerente General: Liberar Órdenes superiores a $ 2.

3 Página 3 de Jefe(a) comercio Exterior: Gestionar el proceso de Importación Jefes de Área: El jefe del área quien solicito la adquisición del repuesto y/o maquina una vez que acepta la proforma debe entregarla al jefe de Comercio Exterior.

4 Página 4 de 10 DESCRIPCION DE PROCESO 6.1. Compra de Materias Primas Este proceso comienza con la generación de la necesidad de adquirir una materia prima o insumo necesario para la producción, es aquí cuando comienzan las negociaciones con los proveedores o potenciales proveedores de la materia prima requerida Una vez recibidas la o las propuestas de los proveedores son presentadas a la gerencia quien decide con que proveedor se cerrara el negocio. 1.1 Necesidad compra MP y negociación Aceptación Proveedor En ese momento se ingresa la Orden de compra en SAP, para esto el material debe estar creado en SAP, de lo contrario se debe solicitar la creación del material. El sistema no permite imprimir el documento Orden de Compra. Se abre carpeta de El gerente de Administración y Finanzas es quien libera la orden de compra en el Sistema SAP, antes de liberar debe revisar detalle de servicios, precio y plazos El Gerente de Administración y Finanzas envía vía mail la Orden de Compra al Jefe de Comercio Exterior, este envía la orden de compra al proveedor y archiva una copia este documento en la carpeta asignada a esa importación El jefe de comercio Exterior al recibir BL (Conocimiento de embarque, Bill of Landing Marítimo o Fluvial) o CRT (Conocimiento Rodoviario Terrestre) ingresa Entrega Entrante en SAP, especificando nro. BL o CRT, fecha aprox. de llegada, fecha y datos del embarque El jefe de Comercio exterior al menos una vez por semana actualiza fecha de llegada de los embarque en Entrega Entrante de SAP Abre Carpeta, Ingresa O/C (ME21N) Aprueba O/C (ME28) SAP Envía O/C por mail 1.4 y Archiva en Carpeta BL o CRT Ingreso Entrega 1.5 Entrante (VL31N) Fecha Embarque *Fecha aprox. llegada Chile 1.6 Actualiza Fecha de Llegada

Compra de Materias Primas Este proceso comienza con la generación de la necesidad de adquirir una materia prima o insumo necesario para la producción, es aquí cuando comienzan las negociaciones con

5 Página 5 de El jefe de comercio exterior al recibir los documentos de de Fondos para internaciones, envía copia a Gerente de Finanzas El gerente de Administración y Finanzas por lo menos una vez por semana revisa Informe de en tránsito o con la llegada del Documento de Fondos El gerente de Administración y Finanzas con la llegada del Documento de Fondos paga los derechos de Internación y deja respaldo para ser archivados en carpeta de. 1.7 Inform a Entregas Ent. a Internar Revisa reporte Z_ESTADO_IMP Pago Derechos Con la llegada de la materia Prima importada Bodega hace el ingreso físico a la planta y lo registra en el Sistema SAP Ing reso de MP (M IG O ) 6.2. Importación de Productos para ser Comercializados. El input para dar inicio a esta operación se origina con la necesidad de realizar un negocio El Gerente Comercial evalúa y acepta la oferta de producto para comercializar. 2.1 Necesidad compra y negociación Aceptación Proveedor El Asistente comercial Ingresa Orden de compra en SAP. El material debe estar creado en SAP, de lo contrario se debe solicitar la creación del material, el sistema no permite imprimir el documento de Orden de Compra Ingresa O/C (ME21N) Aprueba O/C (ME28) El Gerente comercial libera la Orden de compra en SAP. Antes de liberar revisa detalle de servicios, precio y plazos. SAP Envía O/C por mail 2.4 y Archiva en Carpeta El Gerente Comercial envía la Orden de Compra al Asistente Comercial. 2.5 Entrega documentación a El Asistente Comercial entrega a Comercio Exterior la. y O/C 2.6 Abre Carpeta

El gerente de Administración y Finanzas con la llegada del Documento de Fondos paga los derechos de Internación y deja respaldo para ser archivados en carpeta de. 1.7 Inform a Entregas Ent.

6 Página 6 de El Jefe de Comercio Exterior abre la carpeta comercial, archiva un acopia de la Orden de Compra, y si existen otros documentos de la negociación El jefe de comercio Exterior al recibir BL (Conocimiento de embarque, Bill of Landing Marítimo o Fluvial) o CRT (Conocimiento Rodoviario Terrestre) ingresa Entrega Entrante en SAP, especificando nro. BL o CRT, fecha aprox. de llegada, fecha y datos del embarque El jefe de Comercio exterior al menos una vez por semana actualiza fecha de llegada de los embarque en Entrega Entrante de SAP. BL o CRT Ingreso Entrega 2.7 Entrante (VL31N) Fecha Embarque *Fecha aprox. llegada Chile 2.8 Actualiza Fecha de Llegada El jefe de comercio exterior al recibir los documentos de de Fondos para internaciones, envía copia a Gerente de Finanzas. 2.9 Informa Entregas Ent. a Internar El gerente de Administración y Finanzas por lo menos una vez por semana revisa Informe de en tránsito o con la llegada del Documento de Fondos Revisa reporte Z_ESTADO_IMP El gerente de Administración y Finanzas con la llegada del Documento de Fondos paga los derechos de Internación y deja respaldo para ser archivados en carpeta de Pago Derechos Con la llegada de la materiales para comercializar, Bodega hace el ingreso físico a la planta y lo registra en el Sistema SAP. 2.12Ingreso de MP (MIGO)

BL o CRT, fecha aprox. de llegada, fecha y datos del embarque. 6.2.8. El jefe de Comercio exterior al menos una vez por semana actualiza fecha de llegada de los embarque en Entrega Entrante de SAP.

7 Página 7 de Importación de Repuestos y/o maquinarias El input de este proceso es cuando se genera la necesidad de adquirir un repuesto y/o maquina necesaria por la organización, iniciándose el proceso de búsqueda de proveedores y cotización El jefe del área quien solicito la adquisición del repuesto y/o maquina una vez que acepta la proforma debe entregarla al jefe de Comercio Exterior. 3.1 Necesidad y negociación Aceptación Proveedor En ese momento se ingresa la Orden de compra en SAP. El sistema no permite imprimir el documento Orden de Compra El Gerente de Operaciones debe liberar la Orden de Compra en SAP. Antes de liberar revisa detalle de servicios, precio y plazos El sistema SAP en forma automática cada vez que el gerente de Operaciones libera una Orden de Compras valida el valor total de esta El Sistema SAP envía Orden de Compra en PDF vía mail a Jefe de área, si el monto de la compra en menor a $ Al recibir la Orden de Compras la jefa de Comercio Exterior archiva en la Carpeta de importación asignada a esta importación. 3.2 Abre Carpeta Imp. Ingresa O/C (ME21N) 3.3 Aprueba O/C (ME28) >MM$ 2 SI <MM$ Envía O/C por mail y Archiva en Carpeta El Gerente General es quien libera las Órdenes de Compra por un valor mayor o igual a $ El Sistema SAP envía Orden de Compra en PDF vía mail a Jefe de área, si el monto de la compra en mayor o igual a $ Al recibir la Orden de Compras la jefa de Comercio Exterior archiva en la Carpeta de importación asignada a esta importación. 3.6 Aprueba O/C (ME28) SAP Envía O/C por mail y Archiva en 3.7 Carpeta

búsqueda de proveedores y cotización. 6.3.1. El jefe del área quien solicito la adquisición del repuesto y/o maquina una vez que acepta la proforma debe entregarla al jefe de Comercio Exterior. 3.

8 Página 8 de 10 BL o CRT El jefe de comercio Exterior al recibir BL (Conocimiento de embarque, Bill of Landing Marítimo o Fluvial) o CRT (Conocimiento Rodoviario Terrestre) ingresa Entrega Entrante en SAP, especificando nro. BL o CRT, fecha aprox. de llegada, fecha y datos del embarque. Ingreso Entrega 3.8 Entrante (VL31N) Fecha Embarque *Fecha aprox. llegada Chile El jefe de Comercio exterior al menos una vez por semana actualiza fecha de llegada de los embarque en Entrega Entrante de SAP. 3.9 Actualiza Fecha de Llegada El jefe de comercio exterior al recibir los documentos de de Fondos para internaciones, envía copia a Gerente de Finanzas El gerente de Administración y Finanzas por lo menos una vez por semana revisa Informe de en tránsito o con la llegada del Documento de Fondos Informa Entregas Ent. a Internar El gerente de Administración y Finanzas con la llegada del Documento de Fondos paga los derechos de Internación y deja respaldo para ser archivados en carpeta de Revisa reporte Z_ESTADO_IMP 3.12 Pago Derechos

El jefe de comercio Exterior al recibir BL (Conocimiento de embarque, Bill of Landing Marítimo o Fluvial) o CRT (Conocimiento Rodoviario Terrestre) ingresa Entrega Entrante en SAP, especificando nro.

9 Página 9 de REGISTROS. Identificación Cotizaciones Carpeta de del proveedor sistema SAP Mail 8. ANEXOS No Aplica

10 Página 10 de CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION RESPONSABLE 28/07/2010 Original Jefa de Comercio Exterior

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