GUÍA DE USUARIO SISTEMA DE DILIGENCIAMIENTO ELECTRÓNICO DE OFICIOS

Transcripción

1 GUÍA DE USUARIO SISTEMA DE DILIGENCIAMIENTO ELECTRÓNICO DE OFICIOS ACCESO AL SISTEMA 1-5

2 Se accede a través de Intranet, IMPORTANTE: En algunas ocasiones al ingresar el usuario y la contraseña, surge una ventana con las leyendas: YA EXISTE SESIÓN ABIERTA Y/O YA EXISTE UN HILO DE EJECUCIÓN ABIERTO. En estos casos se deberá intentar ingresar con posterioridad ya que significa que el Sistema se encuentra saturado o presenta algún inconveniente. En el caso que el sistema no les permita una acción, cualquiera sea, deberán salir y volver a ingresar. Ya que si el programa advierte que durante un lapso no se ha ejecutado ninguna opción, BLOQUEA LA APLICACIÓN por razones de seguridad. USUARIOS Y CONTRASEÑAS El usuario y contraseña deberá solicitarse vía correo electrónico a cncrimcorr.comisiondegestion@pjn.gov.ar. El personal del juzgado al que se le brinda acceso deberá ser autorizado por el magistrado a cargo. Datos requeridos para otorgar usuario y contraseña: Nombre y Apellido, Nº Cuil, Nº de legajo y un correo electrónico personal (en el caso de no contar con uno podrá ser hotmail, gmail, yahoo, etc) Quienes hasta la fecha no hayan ingresado aún con su usuario y contraseña o no hayan efectuado el cambio de contraseña, pueden VOLVER A PEDIR UNA NUEVA TODAS LAS VECES QUE LO CREAN CONVENIENTE, ingresando en OLVIDO SU CONTRASEÑA? Deberán completar únicamente el campo de CUENTA DE y cliquear RESET. Si la dirección de correo personal, no pertenece a la institucional (juan.perez@pjn.gov.ar), deberán verificar en la bandeja de Correo NO DESEADO si se encuentra el enviado por el sistema.- Las contraseñas se conforman por LETRAS MAYÚSCULAS Y NÚMEROS que deberán repetir varias veces en el caso de no ser aceptada por el sistema. Se sugiere copiar y luego pegar la contraseña o escribirla directamente. Una vez ingresado al sistema deberán cambiar la contraseña, cliqueando en CAMBIO DE PASSWORD IMPORTANTE: Si un agente deja de cumplir funciones en la secretaría, se nos deberá hacer saber vía correo electrónico (cncrimcorr.comisiondegestion@pjn.gov.ar), a fin de que dar la baja a los respectivos permisos otorgados. Es importante resaltar que de no informarnos el agente podrá seguir utilizando el sistema y figurará como empleado de la dependencia. BANDEJA DE EVENTOS 2-5

3 Aquí surgirán los oficios que el Tribunal remita o le sean remitidos. Cuando se reciba respuesta de un pedido de expediente el oficio podrá ser ARCHIVADO. Para ello se deberá desplegar la solapa de USUARIO, realizar clic en EVENTOS y seleccionar la opción ARCHIVAR, que surge a la derecha del oficio. Éste desaparecerá de la bandeja de eventos y será remitido automáticamente a la bandeja de ARCHIVO. CONFECCIÓN DE OFICIOS Y SOLICITUD DE INFORMES La confección de los Oficios se realizan desplegando la solapa de USUARIO, ingresando en OFICIO DE REMISIÓN DE AUTOS PRINCIPALES, y para poder habilitar el campo de escritura de deberán cliquear la opción de NUEVO. La confección de los Informes (certificaciones, etc.) se realizan desplegando la solapa de USUARIO, ingresando en PEDIDO DE INFORMES, y para poder habilitar el campo de escritura de deberán cliquear la opción de NUEVO. PARA AMBOS PEDIDOS: Sector destino: Ingresar las primeras letras del sitio al que se quiere remitir el pedido y desplegar la pestaña que surge a la derecha. Se abrirá una ventana con las opciones, seleccionando en nombre se visualizará en color azul, y al realizar doble clic ya quedará ingresado el destinatario. Sector plazo: Los plazos seleccionados no son determinantes para el envío del expediente, sino que representan una referencia para el sistema y para el control del tribunal remitente. Una vez completados los campos se tendrá que ingresar la opción GRABAR, ya que de esa manera, automáticamente el sistema emite el aviso de evento en la dirección de correo de la dependencia correspondiente.. Los pedidos enviados podrán consultarlos todas las veces que lo requieran desplegando la solapa de USUARIO y realizando clic en EVENTOS. Los colores tiene los siguientes significados: Naranja: Oficio enviado, no respondido y vencido. Amarillo: Oficio enviado, no respondido y no vencido. Verde: Oficio enviado y respondido. Rojo: Oficio recibido, no respondido y vencido. Gris: Oficio recibido, no respondido y no vencido. 3-5

4 IMPORTANTE: En algunas ocasiones al seleccionar GRABAR el sistema solicita que se ingresen el destinatario o el plazo aunque ya hayan sido añadidos, por lo que se deberán repetir las acciones mencionadas anteriormente (SECTOR DESTINO Y SECTOR PLAZO), hasta que la grabación sea exitosa. RESPUESTA DE SOLICITUDES Cuando les soliciten un expediente o un informe el sistema enviará automáticamente un a la dirección de correo institucional de la Secretaría, cuyo remitente será gestion.oficios@csjn.gov.ar y en el asunto dirá: NUEVO EVENTO EN GESTIÓN DE OFICIOS. Para leer los detalles del pedido, deberán ingresar al programa ( GESTIÓN DE OFICIOS ) desde Intranet, desplegar la solapa de USUARIO, realizar clic en EVENTOS y seleccionar la opción ABRIR (que surge a la derecha del oficio). IMPORTANTE: Los correos electrónicos de las Secretaría deberán ser chequeados diariamente, a fin de constatar si hay solicitudes por medio de la comunicación del EVENTO RESPUESTA DE SOLICITUDES DE EXPEDIENTES Una vez abierto el oficio, deberá ser respondido por este medio (sea luego remitido o no el expediente solicitado). Para responder se deberá cliquear la opción RESPONDER y se habilitarán dos campos: 1) Respuesta: El sistema brinda dos posibilidades: SERÁ SATISFECHO A LA BREVEDAD y NO PUEDE SER SATISFECHO. 2) Amplía: Este campo no es de carácter obligatorio para que la respuesta sea enviada por el sistema. Sin embargo en el caso que el pedido no pueda ser satisfecho, deberá explicarse brevemente el motivo. (Ej. Se encuentra delegada en fiscalía). Si desean imprimir la respuesta, les aconsejamos que lo hagan ANTES DE GRABAR, realizando clic en la opción IMPRIMIR que surge en las solapas superiores, ya que la dependencia emisora puede que lo archive y desaparecerá de la BANDEJA DE EVENTOS del destinatario, no quedándole constancia de la respuesta. Finalmente realizando clic en GRABAR, la respuesta será enviada. RESPUESTA DE SOLICITUDES DE INFORMES 4-5

5 Cuando les soliciten un Expediente el sistema enviará automáticamente un a la dirección de correo institucional de la Secretaría, cuyo remitente será gestion.oficios@csjn.gov.ar y en el asunto dirá: NUEVO EVENTO EN GESTIÓN DE OFICIOS. Para leer los detalles del pedido, deberán ingresar al programa ( GESTIÓN DE OFICIOS ) desde Intranet, desplegar la solapa de USUARIO, realizar clic en EVENTOS y seleccionar la opción ABRIR (que surge a la derecha del oficio). Una vez abierto el oficio, deberá ser respondido por este medio. Para responder se deberá cliquear la opción RESPONDER y se habilitarán los campos para responder: Finalmente realizando clic en GRABAR, la respuesta será enviada. BANDEJA DE ARCHIVO Se ingresa desplegando la solapa de USUARIO, realizando clic en ARCHIVO. Los oficios archivados podrán ser consultados todas las veces que lo deseen. Así como también, de ser necesario, podrán ser desarchivados seleccionando la opción DESARCHIVAR, que surge a la derecha del oficio, éste desaparecerá de la bandeja de archivo y retornará a la bandeja de EVENTOS. 5-5