Cómo personalizar un formato bibliográfico

Transcripción

1 RefWorks Gestor Bibliográfico Última actualización: Marzo 2014 Cómo personalizar un formato bibliográfico Determinación del formato bibliográfico a utilizar Antes de comenzar a crear o modificar un formato bibliográfico, es necesario localizar las normas de publicación de la revista en la que se quiere publicar el artículo. A veces es difícil encontrar estas normas. Un primer paso puede ser realizar una búsqueda en la web utilizando un buscador, para ir al sitio web de la revista, o del editor de la misma, y buscar el apartado correspondiente donde se encuentran estas instrucciones, que pueden aparecer bajo algunos de estos términos (o su equivalente en español): Manuscript Submission Author Information Instructions to Authors For Authors Author s Guide Ejemplo: Normas de publicación de la revista Atención primaria 1

2 Una vez que tenemos las instrucciones, hay que leerlas atentamente para localizar en ellas la información necesaria para crear o modificar un formato bibliográfico. Algunos de las cuestiones que hay que tener en cuenta: - Espaciado entre las referencias, que puede ser el mismo o no que para el resto del manuscrito. - Debe la bibliografía comenzar en una nueva página? - Hay un encabezamiento determinado para la página de bibliografía? - Cómo deben aparecer las citas en el texto y las notas a pie de página? (múltiples autores, nombres de autores, etc.). - Forma de presentación del listado de bibliografía (ordenación numérica o alfabética). Después de tener claro el formato bibliográfico que se debe utilizar, puede emprenderse la tarea de crear o modificar el mismo en RefWorks. Lo más aconsejable es identificar un formato ya existente, que sea el más parecido al que nos interesa, y modificarlo. Para ello se puede usar la utilidad Visualizar formatos bibliográficos, en el menú Herramientas. 2

3 La utilidad de Previsualización de formatos bibliográficos permite ver en una sola página tanto las citas en el texto como la bibliografía, para diferentes tipos de referencias, por lo que es muy recomendable usar esta herramienta para localizar el formato a modificar. Como RefWorks contiene muchos formatos bibliográficos, puede ser una buena idea localizar un formato de la misma área de conocimiento que le interesa (humanidades, medicina, etc.). También es aconsejable deseleccionar la opción Utilizar referencias de mi base de datos, ya que de esta forma podrá ver toda la información que por defecto ofrece RefWorks para cada tipo de referencia: Destildar la opción Utilizar referencias de mi base de datos Una vez localizado el formato a modificar, hay que utilizar el Editor de Formato Bibliográfico. 3

4 Damos a ver Y visualizamos los diferentes campos componentes de una referencia bibliográfica: 4

5 Modificación de un formato bibliográfico El Editor de Formato Bibliográfico tiene tres secciones principales: Bibliografía, Citas dentro del texto, y Notas (a pie de página y al final). Cada sección contiene los apartados necesarios para modificar el formato seleccionado. El Editor de Formato Bibliográfico se abre por defecto con la sección Bibliografía. Para cada una de estas tres secciones hay dos componentes: - Ajustes: existen varias configuraciones para la Bibliografía, las Citas en el Texto y las Notas, que determinan el espaciado, los encabezamientos, el orden de salida, etc. Hay que determinar la configuración para cada área. 5

6 - Formato: cada área (Bibliografía, Citas dentro del Texto y Notas) puede tener formatos definidos en los que usted decide exactamente que campos de la referencia serán usados, el orden de los campos, la puntuación, el espaciado y los atributos de texto para cada tipo de referencia (libro, revista, página web, artículo, tesis, etc.). Es necesario considerar todos estos elementos para crear o modificar un formato bibliográfico. Antes de comenzar a modificar un formato bibliográfico existente, es aconsejable renombrarlo (no puede ser el mismo nombre que el original) y guardarlo. En el apartado Nombre escriba el nuevo nombre y clic en Guardar como. El nuevo formato creado se visualizará en rojo, y sólo aparecerá en su cuenta personal. Para modificar un formato: A) Compruebe el Tipo de cita para asegurarse que es el apropiado: Para Citas en el texto con una bibliografía al final del manuscrito, seleccione Sólo Citas En-Texto Para Notas al pie de cada página o al final del documento, seleccione Sólo Notas. Esta opción trabaja con la funcionalidad de nota a pié de página/nota al final del procesador de texto. Para una combinación de de Citas en el texto y notas a pié de página, seleccione Citas En-Texto y Notas (también incluye la bibliografía si es necesario). 6

7 B) Compruebe los Ajustes (que determinan el diseño final, el espaciado, y si las citas en el texto son numéricas). Las citas en el texto que son de formato autor-fecha son definidas de forma similar en Formato. Usted seleccionará los campos y aplicará la puntuación. Las citas numéricas en el texto no requieren que aparezca ningún campo en la columna Orden de los campos. Para acceder a cada área de Ajustes, primero debe seleccionar la sección que desea, y después clic en Ajustes, y finalmente, crear los ajustes. C) Compruebe los Formatos. Los formatos son creados para cada tipo de referencia que es proporcionada en las instrucciones para los autores. Como mínimo, se debe crear un formato genérico. Para ver qué formatos han sido definidos ya, clic en el tipo de referencia desplegable (localizado justo encima de la columna Orden de los campos) y en cualquier parte que vea [definido] al lado del tipo de referencia, significa que ese es el formato que usa. En la parte inferior de la pantalla del Editor de Formato Bibliográfico, se puede ver un panel de vista previa. Cambiando el tipo de referencia en el desplegable Tipo de referencia, cambiará también la previsualización. Los tipos de referencia que no aparecen como [definido] usan el formato Genérico. En la ayuda online existe información detallada sobre los formatos y las configuraciones de cada una de las tres secciones (Bibliografía, Citas en el texto y Notas). Consejo: asegúrese que el formato del tipo de referencia final encaja con los ejemplos de las instrucciones a los autores. Compruebe que el orden de los elementos, la puntuación y los atributos de texto (negrita, itálica, subrayado) son los apropiados. Haga clic en cualquiera de los campos individuales en la columna Orden de los campos, para cambiar el formato establecido. Cada campo tendrá sus propias opciones de configuración que son modificables. También se puede usar los botones arriba, abajo y borrar para cambiar el orden de los campos o eliminar completamente el campo. Una vez que ha modificado los ajustes, asegúrese de guardar los cambios. Para localizar el nuevo formato, refresque el navegador o clic en el botón Bibliografía en RefWorks para cargar las actualizaciones. Es aconsejable generar una bibliografía de prueba usando el nuevo estilo, o utilizar la Previsualización de formato bibliográfico. Compruebe las citas formateadas y las referencias. Realice futuros cambios seleccionando el formato bibliográfico personalizado en la sección Bibliografía de RefWorks y haciendo clic en el botón Editar. 7

8 Compartir un formato bibliográfico con otros usuarios Existen dos opciones para compartir un formato bibliográfico: Compartir uno a uno, Ponerlo a disposición de todos los usuarios de una institución. Compartir uno a uno Cualquier usuario puede usar la función Copia de seguridad (Herramientas > Copia de seguiridad/restaurar) para exportar un formato (o formatos) y enviarlo por correo electrónico a otros usuarios (que deberán usar la función Restaurar para incorporarlo en su cuenta de RefWorks). Poner un formato a disposición de todos los miembros de una institución El Administrador de RefWorks puede poner un formato a disposición de todos los usuarios que tienen acceso a la suscripción, utilizando la herramienta de Administración. Se puede crear directamente un formato bibliográfico personalizado usando la cuenta de Administración, o usando la función Copia de seguridad/restaurar para moverlo a la cuenta de Administración. CASO PRÁCTICO Creación de un formato bibliográfico para la revista PORTULARIA 1.- Obtenemos las normas de publicación en el sitio web de la revista Dentro de las mismas leemos atentamente la parte referida a las citas y las referencias bibliográficas. En caso de duda, se intentará consultar un número de la revista para ver de forma práctica cómo se presentan las referencias y citas en los trabajos publicados. Referencias.- Todas las referencias bibliográficas se insertarán en el texto (nunca a pie de página) e irán en minúsculas (salvo la primera letra). Todas estas referencias aparecerán alfabéticamente ordenadas luego en Referencias bibliográficas. Todas las citas se ajustarán a las normas de publicación de trabajos de la American Psychological Association (APA) en su Publication Manual (Washington, 1994). Libros.- Autor (apellido -sólo la primera letra en mayúscula-, coma, inicial de 8

9 nombre y punto; en caso de varios autores, se separan con coma y antes del último con una "y"), año (entre paréntesis) y punto, título completo (en letra cursiva) y punto; ciudad y dos puntos, editorial. Ejemplo: Apellido, I., Apellido, I. y Apellido, I. (1995). Título del Libro. Ciudad: Editorial Capítulos de libros colectivos o actas.- Autores y año (en la forma indicada anteriormente); título del capítulo, punto; "En"; nombre de los autores del libro (inicial, punto, apellido); "(Eds.),", o "(Dirs.),", o "(Comps.),"; título del libro en cursiva; páginas que ocupa el capítulo, entre paréntesis, punto; ciudad, dos puntos, editorial. Ejemplo: Autores (año). Título del Capítulo. En I. Apellido, I. Apellido y I. Apellido (Eds.), Título del Libro (págs ). Ciudad: Editorial. Artículos de revista.- Autores y año (como en todos los casos); título del artículo, punto; nombre de la revista completo y en cursiva, coma; volumen en cursiva; número entre paréntesis y pegado al volumen (no hay blanco entre volumen y número); coma, página inicial, guión, página final, punto. Ejemplo: Autores (año). Título del Artículo. Nombre de la Revista, 8(3), Citas textuales, tablas y figuras.- Toda cita textual debe ir entre comillas y con indicación del apellido del autor(es) del texto, año de publicación y página(s) de donde se ha extraído, todo ello entre paréntesis. Las tablas y figuras no se incluirán en el texto, sino en hojas separadas que permitan una buena reproducción. Además, una hoja final incluirá los títulos y leyendas de figuras y tablas, correlativamente numeradas, a las que se refieren las figuras/tablas correspondientes. En el texto se debe marcar el lugar o lugares donde han de insertarse. 3.- Como en las propias normas de publicación se indica que se sigue el estilo bibliográfico de APA, comprobaremos en RefWorks si este formato cumple con todos los requisitos de la revista Portularia. Si cumpliera con todos los requisitos bastaría con utilizar simplemente el formato bibliográfico APA. En caso contrario, adoptaríamos dicho estilo para modificarlo, siguiendo los pasos vistos anteriormente. 4.- En este caso, partiendo del formato APA - American Psychological Association, 5th Edition, vamos a crear un formato bibliográfico personalizado denominado PORTULARIA. 5.- Lo primero que hacemos es renombrar el nuevo formato y guardarlo: 9

10 6.- El nuevo formato aparecerá en rojo, indicando que sólo está disponible para la cuenta personal de quién lo ha creado. Después podemos modificar los apartados Comentarios y Enlace, si lo consideramos necesario. 7.- El siguiente paso será modificar el formato bibliográfico Portularia. Para ello, aplicaremos las instrucciones contenidas en las Normas de Publicación de la revista. Como en este formato las citas nunca se utilizan a pie de página, seleccionamos Bibliografía y Sólo Citas En-texto, en el apartado Tipo de Cita. 10

11 8.- A continuación realizamos los Ajustes de Bibliografía, en los apartados que sea necesario siguiendo las instrucciones de la revista Portularia, y guardamos: En ordenar referencias por: indica la forma de ordenación de las referencias bibliográficas al final del manuscrito. En título de la lista de referencias: indica el título que debe encabezar la lista de referencias. 9.- Por último, se definirá el formato para los distintos tipo de referencias que se van a utilizar (las normas de publicación de Portularia habla expresamente de Libros, Capítulos de libros, y Artículos de revista). 11

12 Para cada tipo de referencia podemos determinar los campos que aparecen, el orden de los mismos, y la configuración de cada uno de los campos. Para más información pueden dirigirse a: Biblioteca Universitaria de Huelva Área de Hemeroteca y Gestión de Recursos Electrónicos Campus de El Carmen, Avda. Fuerzas Armadas, s/n HUELVA Telf Fax infobib@biblio.uhu.es 12