Procedimiento: Operación de la Red de Videoconferencia

Transcripción

1 Versión vigente No. 8 Fecha: 28/09/09 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica

2 1. Propósito Atender y dar seguimiento a las solicitudes de videoconferencia multipunto de las dependencias y espacios académicos de la UAEM, así como a las solicitudes de videoconferencia punto a punto y multipunto con organizaciones e instituciones públicas y privadas incluyendo las pertenecientes a la red nacional de videoconferencia educativa (RNVE). 2. Alcance Este procedimiento deberá ser observado y aplicado por el Jefe del Departamento de y Multimedios y el Responsable del Área de del mismo Departamento. 3. Responsabilidad y Autoridad Jefe del Autoridad Autorizar o suspender solicitudes de videoconferencia Autorizar políticas y procedimientos para el uso de la red de videoconferencia UAEMex Responsabilidad Asegurar los recursos necesarios para la operación de la red de videoconferencia. Informa al Personal Administrativo el costo del servicio ofrecido a usuarios externos. Asignar los ticket de los servicios correspondientes a el área de Responsable del Área de Autoridad Controlar las actividades y el manejo del personal de su área Proponer cambios en las políticas y procedimientos para el uso de la red de videoconferencia Asignar o rechazar las sedes a videoconferencia multipunto Responsabilidad Proponer las políticas y procedimientos para el uso de la red de videoconferencia Dar a conocer las políticas y procedimientos para el uso de la red de videoconferencia a las dependencias y espacios académicos de la UAEM y público externo

3 Planear y controlar las sesiones de transmisión y recepción de videoconferencias en los espacios académicos y sedes involucradas en la misma Establecer comunicación con el usuario a través del correo electrónico, mensajero o vía telefónica Resguardar la información proporcionada por el usuario y la documentación necesaria para dar el servicio Dar seguimiento a los servicios asignados al área de videoconferencias por medio del Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes. Asistente Responsabilidad Proporcionar apoyo técnico y operativo para la transmisión y recepción de videoconferencia. Monitorear la transmisión y recepción de videoconferencia. Responsable de Cómputo y/o Responsable de proyecto Responsabilidad Solicitar el servicio a través de oficio firmado por la autoridad competente El oficio deberá contar con los requisitos que se encuentran descritos en la TRS del SGC Proporcionar la infraestructura, personal y material necesario Informar al responsable del proceso sobre el desempeño, cambios y/o mejoras del proceso en el espacio académico Personal Administrativo Autoridad Generar un recibo por el cobro de una videoconferencia o multiconferencia de acuerdo al Catalogo de Costos. Responsabilidad Reportarnos trimestralmente los ingresos generados por el departamento de y Multimedios 4. Normatividad aplicable 1. Políticas de la red nacional de videoconferencia educativa (RNVE) que se encuentra en 5. Políticas

4 1. La solicitud del servicio podrá realizarla cualquier dependencia o espacio académico de la UAEM de manera institucional o cualquier universitario académico o investigador de manera personal. 2. La solicitud deberá realizarse a través de un oficio dirigido al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, del cual se creará una copia digital para el Jefe del, tal oficio deberá de contar con los siguientes requisitos: Servicio requerido: videoconferencia (punto a punto) o multiconferencia (más de dos sedes). Nombre del evento Fechas de inicio y termino del evento Horario del evento Correo electrónico del responsable del evento para informarle cualquier contratiempo En el caso de Multiconferencia: o Sedes participantes (transmisora, receptoras) o Contactos técnicos de las sedes: (Nombre, , mensajero y teléfono) o Espacio físico en la dependencia o Sala administrada por la DTIC (en caso) La información que faltase será completada a través de conversaciones con el responsable del evento u otro contacto e ingresada al Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes de Servicio. 3. Solo el Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones podrá autorizar solicitudes sin oficio. 4. La solicitud del servicio se deberá realizar con una semana de anticipación, esto con la finalidad de poder realizar pruebas previas al servicio y determinar su factibilidad y estará sujeta a disponibilidad de recursos. 5. Cuando la solicitud sea con un tiempo menor a una semana, estará sujeta a la aprobación por parte de la Dirección, con la probable afectación de las pruebas previas al servicio. 6. El Jefe del Departamento informará al Personal Administrativo el costo del servicio ofrecido por el Área de s del Departamento de s y Multimedios (cuando el usuario sea externo). 7. En el caso de los usuarios externos (que no pertenecen a la UAEM), los servicios ofrecidos tendrán un costo establecido en el Catálogo de Costos de Servicios del.

5 8. El responsable del Área de será el encargado de llenar el formato y bitácora de servicio, así como de recabar al término del mismo la firma de ambos documentos como comprobante de conformidad y proporcionarle el cuestionario de satisfacción del usuario para que el usuario lo llene. 9. El personal responsable de coordinar la videoconferencia en el espacio o dependencia de la UAEM deberá tener conocimientos sobre el uso y manejo del equipo de videoconferencia o bien pedir apoyo a los responsables de cómputo de sus espacios académicos correspondientes. 10. Para que el evento se lleve de una manera aceptable y con calidad para el usuario, el espacio físico en donde se llevará la sesión deberá contar con los siguientes requisitos: Deberá contar con una o dos conexiones de red (funcionando) Contar con sistema de iluminación adecuada Con capacidad suficiente para los participantes Con equipo de sonido (consola, bocinas, micrófonos) suficientes y adecuados Deberá contar con cañón (si se requiere) Un regulador de voltaje con no-break Un equipo de computo durante la sesión 11. Las videoconferencias multipunto y las videoconferencias con instituciones externas deberán ser solicitadas con una semana de anticipación. 12. Cuando la solicitud de un servicio sea realizada por un área de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, deberá ser a través de un ticket dirigido al Jefe del Departamento de s y Multimedios. 13. En el caso en que se desea solicitar las Salas de administradas por la, el usuario podrá hacer uso de un equipo de cómputo y una videocasetera para la transmisión de material de soporte visual y audiovisual, siempre y cuando dicho material cumpla con las siguientes consideraciones: Deberá proporcionar el material necesario en caso de que se requiera, que le es devuelto y quedando un resguardo digital identificado por fecha del evento y cruce con los registros los eventos. El material de soporte visual para una videoconferencia deberá estar en PowerPoint y deberá de cumplir con los estándares que se especifican en el Estándares para la elaboración de presentaciones de Powerpoint para Transmisiones en Línea y, que se encuentra en (en el inciso de transmisiones en línea). El material de soporte audiovisual deberá estar en formato digital AVI, MPEG, WMV, WAV, WMA o MP3 almacenado en CD o DVD; o en formato analógico

6 almacenado en videocasete VHS, este material se marcará en caso de no tener nota de identificación propia. En caso de que el usuario desee utilizar otros formatos diferentes a los mencionados con anterioridad, deberá manifestarlo en el momento de la solicitud del servicio para analizar la factibilidad de utilizarlo. 8. Las responsabilidades que tienen los contactos técnicos en los espacios o dependencias de la UAEM son: Deberá tener acceso 1 hora antes al espacio físico para hacer las pruebas finales antes de iniciar el evento. Considerar que se tienen sedes foráneas, que los tiempos son importantes, que deben de trabajar materiales y que son necesarias las pruebas previas. Estar presentes el día de la sesión o designar a alguien que este capacitado y pueda manejar el equipo de videoconferencia. Tener el control de cámara(s) y micrófono(s), en el caso de dejar el micrófono activo del equipo de videoconferencia cuando este debe estar inactivo, el personal del área de videoconferencia tiene la autoridad para inactivar el micrófono y dejarlo fuera de la sesión de preguntas si este así lo considera. Deberá estar conectado al mensajero (línea de Chat) o bien estar al pendiente del teléfono para dar seguimiento durante la sesión. Nota: El área de de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones no se hará responsable de las fallas que pudieran presentarse en la realización de la misma, si no se cumple con lo escrito en los párrafos anteriores.

7 6. Diagrama de Bloque Usuario Jefe del Departamento de y Multimedios (DVCyM) Responsable del Aréa de Personal del Aréa de Sede externa a la UAEMex Personal Administrativ o INICIO 1 Solicita el servicio a través de oficio dirigido al Director de Servicios de Cómputo con copia al Jefe del DVCyM 2 Recibe oficio y lo evalua. C 3 No Autoriza el servicio? 4 Elabora respuesta dirigida al usuario determinando la no factibilidad del desarrollo de videoconferencia y la razón. Recibe correo de no factibilidad. Verifica el perfil del usuario A FIN

8 Usuario Jefe del Departamento de y Multiedios (DVCyM) Responsable del Aréa de Personal del Aréa de Sede externa a la UAEMex Personal Administrativo A B 5 Usuario Externo 6 Recibe costos Informa al usuario de manera personal el costo del servicio en base al catálogo de costos Las políticas y procesidiento s se autorizan? Proponer y restructurar políticas y procedimientos para el uso de la red de videoconferencia UAEMex Acepta costos C 7 realiza el pago 8 Recibe el pago y elabora comprobante de servico al usuario recibe comprobante y da copia la jefe del DVCyM 9 10 Recibe y archiva copia del recibo de pago B

9 Usuario Jefe del Departamento de y Multiedios (DVCyM) Responsable del Aréa de Personal del Aréa de Sede externa a la UAEMex Personal Administrativo B 11 Asigna el Ticket al 12 responsable del AVC informandole del servicio Recibe ticket y se pone en contacto con el usuario y llena el formato de servicio (anexo 1) Proponer y restructurar políticas y procedimientos para el uso de la red de videoconferencia UAEMex Las políticas13 y procesidiento s se autorizan? Se necesita la conexión con sede externa? 14 Gestiona el acceso a la videoconferencia con la organización o institución extrerna Se realizan pruebas con las sedes particpantes C Procede la salicitud? D

10 Usuario Jefe del Departamento de y Multimedios (DVCyM) Responsable del Aréa de Personal del Aréa de Videoconferenci a Sede externa a la UAEMex Personal Administrativo D 20 C Es factible llevar a cabo la sesión, en base a las pruebas? 21 Crea, configura, monitorea y proporciona soporte técnico a la sesión conforme al procedimiento técnico establecido (anexo 2) y registra los cambios (anexo 3) Es factible recabar la firma de conformidad del usuario? 19 Firma el formato de servicio (anexo 1) y la bitacora de conformidad del servicio. Firma el formato de servicio (anexo 1) y la bitacora. 20 Archiva formato de servicio (anexo 1) para su control. 21 FIN

11 7. Glosario Red de videoconferencia: Conjunto de equipos de videoconferencia conectados para comunicarse a través de audio y video : Comunicación interactiva de audio y video entre dos o más personas o grupos de personas geográficamente distantes a través de medios digitales Red nacional de videoconferencia educativa: Red dedicada a la educación a través de sesiones de videoconferencia multipunto: Conferencias en la que participan más de dos sedes ya sean receptoras o transmisoras Punto a Punto: Conferencias en las que participan solo dos sedes, una receptora y una transmisora. Ticket: registro de una solicitud en el Sistema de Control y Seguimiento de solicitudes de servicio. SCSSS: Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes de Servicio. 8. Anexos 1. Formato de servicio de operación de la red de videoconferencia 2. Procedimiento técnico para la operación de la red de videoconferencia 3. Formato de control de cambios de videoconferencia 4. Documento técnico: Estándares para la elaboración de presentaciones de Powerpoint para Transmisiones en Línea y 9. Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 05 10/10/06 Responsable de Área Jefe de Depto Actualización de Formato 06 28/09/07 Responsable de Área Jefe de Depto Actualización de Formato y Políticas de acuerdo a asesorías 07 7/01/ /09/09 Jefe de Depto Responsable de Área Responsable de Área Jefe de Depto Jefe de Depto Actualización de Políticas y Diagrama de Flujo en relación al Reglamento de TIC's y del Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes de Servicio Actualización de Formatos - Cambio de nombre y adscripción de la Dirección de Servicios de Cómputo por: Oficina de Rectoría Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones