Hacia la Transparencia de la Gestión Pública

Transcripción

1 1 INSTITUTO AUTÓNOMO PARA EL DESARROLLO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DEL ESTADO TÁCHIRA FUNDESTA Seguimiento N S Características Generales del Ente Auditado El del Estado Táchira (FUNDESTA) tiene por objeto promover el desarrollo armónico e integral de la economía social en el Estado Táchira para generar fuentes de trabajo; elevar el nivel de vida de la población del estado; fortalecer la soberanía económica estadal y nacional con seguridad jurídica, sustentabilidad y equidad en el crecimiento de la economía; democratizar el acceso a los recursos financieros del estado y lograr en forma progresiva, una justa distribución de la riqueza, así como, mejorar el nivel de vida de los grupos familiares tachirenses, a través de la implementación de planes y programas que faciliten la adquisición, mejoramiento y construcción de viviendas o la adquisición de terrenos, de conformidad con lo establecido en su vigente Ley (publicada según Gaceta Oficial del Estado Táchira Número Extraordinario de fecha 16 de Marzo del 2007). Se encuentra adscrito a la Gobernación del Estado y está ubicado en la calle 9, Pasaje Barcelona, Zona Industrial de Puente Real, San Cristóbal. Alcance y Objetivos de la Actuación La actuación fiscal se orientó hacia la evaluación de las acciones correctivas emprendidas por el del Estado Táchira FUNDESTA, en atención a las recomendaciones formuladas en el Informe Definitivo N de fecha sobre el Examen de la Cuenta (Ingresos, Gastos y Bienes) del ejercicio fiscal Los objetivos específicos se enfocaron a: verificar el acatamiento de las recomendaciones formuladas, a fin de subsanar las observaciones señaladas en el Informe Definitivo de Auditoría, así como a determinar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas en el mencionado Informe.

2 2 Resultados Relevantes 1. Con respecto a implantar en la Gerencia de Finanzas mecanismos de control interno en cuanto a la verificación de los requisitos legales para la ejecución del presupuesto de egresos, de acuerdo a la normativa que rige la materia, con el propósito que la causación de los gastos esté acorde con la vigencia del presupuesto; se constató que no fue creado el respectivo mecanismo de control. 2. Sobre establecer mecanismos de control interno, que regulen la verificación de la recepción de los bienes, a través de la documentación correspondiente, antes de realizar el pago; se evidenció, que mediante Acta de Junta Directiva Nº de fecha , fue aprobado el Manual de Normas y Procedimientos para la Unidad de Control Perceptivo del Instituto Autónomo FUNDESTA, el cual señala dentro de las funciones de la Unidad de Control Perceptivo, que dicho control se realizará al momento de recibir los bienes y/o servicios adquiridos, previo a la ejecución del pago, además deberá conformarse un expediente con los recaudos tales como: copia del requerimiento de la unidad usuaria, copia de la orden de compra, copia de la factura, entre otros. Es de acotar que en la revisión de tres (03) órdenes de pago con sus soportes, seleccionadas como muestra, se constató que las actas de control perceptivo, realizadas durante el II y III trimestre del 2015, fueron emitidas con anterioridad al pago, de acuerdo con la normativa interna implantada. 3. En relación a crear mecanismos de control que garanticen la ejecución y cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social asumido por los contratistas, conforme a la normativa legal aplicable; se constató que no fue implantando el mecanismo de control respectivo. 4. En cuanto a que la Unidad de Presupuesto, deberá aplicar el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos emitido por la Oficina Nacional de Presupuesto ONAPRE, a objeto de no afectar la disponibilidad presupuestaria de las partidas, y la ejecución presupuestaria del Instituto; se evidenció en la revisión de ocho (08) órdenes de pago, seleccionadas como muestra, correspondientes al ejercicio fiscal 2014, y al I, II y III trimestre del ejercicio fiscal 2015, que los gastos se encuentran correctamente imputados a las partidas presupuestarias según la naturaleza del gasto.

3 3 5. Respecto a generar mecanismos de control interno que regulen los procesos relacionados con la ejecución de las actividades previas a la contratación, específicamente la elaboración del presupuesto base, de conformidad con lo establecido en la normativa legal vigente; se constató que el Instituto, no implantó los respectivos mecanismos de control. 6. Con relación a implantar mecanismos de control interno, dirigidos a regular lo concerniente al otorgamiento de la adjudicación por parte de la máxima autoridad del Instituto, en los procesos de contratación bajo la modalidad de Consulta de Precios; se evidenció que no fueron creados dichos mecanismos. 7. Sobre establecer mecanismos de control interno que regulen lo relativo a las notificaciones de los beneficiarios de las adjudicaciones, en las modalidades de selección de contratistas previstas en el marco legal aplicable; se constató que no fueron implantados los referidos mecanismos de control. 8. Con respecto a implantar mecanismos de control interno en el Departamento de Compras y Almacén, que garanticen, en aquellas oportunidades en las cuales la orden de compra sea utilizada como contrato, sean incluidas todas las condiciones necesarias para su formalización; se evidenció que el Instituto, no ha creado las normas y procedimientos respectivos. 9. En cuanto a crear y aplicar normas y procedimientos dirigidas a la verificación previa del suministro de los bienes y servicios, antes de proceder al pago de los mismos, conforme lo establece la normativa aplicable; se constató, que mediante Acta de Junta Directiva Nº de fecha , fue aprobado el Manual de Normas y Procedimientos para la Unidad de Control Perceptivo del Instituto Autónomo FUNDESTA, el cual contiene las normas generales, organización y funciones de la Unidad de Control Perceptivo, así como el proceso a seguir al momento de la recepción de los bienes y servicios adquiridos; además señala que el pago se realizara luego de efectuado el respectivo control. Es de acotar, que en la revisión de tres (03) órdenes de pago con sus soportes, correspondientes al II y III trimestre del 2015, se evidenció que las actas de control perceptivo se realizaron con antelación a la fecha del pago de los bienes adquiridos.

4 4 10. Con respectó a implantar mecanismos de control que regulen el cálculo y pago del Bono Vacacional y Aguinaldos, conforme a la normativa legal aplicable; se evidenció que el Instituto no actualizó los lineamientos relacionados con el cálculo y pago del Bono Vacacional. En cuanto a los Aguinaldos, se constató que mediante Acta de Junta Directiva Nº de fecha , se estableció la base para el respectivo cálculo; sin embargo, no fueron creados las normas y procedimientos respectivos. 11. En relación a generar mecanismos de control interno que regulen lo concerniente a la selección previa de los proveedores de bienes y servicios, bajo los parámetros establecidos en la normativa legal que rige en materia de Contrataciones Públicas; se constató que el Instituto, no generó los respectivos mecanismos de control. 12. Sobre crear mecanismos de control que aseguren la verificación y análisis previos de los precios más favorables de mercado, en la adquisición de materiales y equipos de computación; se evidenció que no fueron creados los mecanismos de control respectivos. 13. Con respecto a implementar mecanismos de control para los bienes muebles del instituto, en cuanto al uso de etiquetas de identificación al momento de realizar la incorporación de los mismos al inventario; se constató que mediante Acta de Junta Directiva Nº de fecha , fue aprobado el Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Bienes Muebles de la Gerencia de Finanzas, el cual contiene en el Procedimiento de Manipulación de Bienes Muebles Nuevos, lo relacionado con el uso de las etiquetas en los bienes por parte de la Unidad de Bienes Muebles. 14. En cuanto a crear mecanismos de control interno, dirigidos a realizar un efectivo seguimiento y supervisión de los bienes muebles del Instituto; se constató que mediante Acta Nº de fecha , fue aprobado el Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Finanzas, el cual contiene el procedimiento, normativa y formularios relacionados con la supervisión de los bienes por parte de la Unidad de Servicios Generales. 15. Sobre aplicar por parte de la Gerencia de Créditos, los mecanismos establecidos para llevar a cabo el seguimiento a los créditos otorgados en su etapa final; se constató en

5 5 la revisión de dos (2) créditos de vivienda culminadas durante el III trimestre del ejercicio fiscal 2015, seleccionadas como muestra, que los mismos contienen el informe de inspección realizado por el técnico inspector en el cual se deja constancia del avance de la obra, presentando la respectiva memoria descriptiva y/o fotográfica, avalado por la Unidad de Vivienda, tal como lo establece la normativa interna del Instituto. 16. Con respecto a que la Unidad de Recursos Humanos debe implementar mecanismos de selección e ingreso del personal acordes a la normativa legal y sublegal que rige la materia; se evidenció que el concurso público autorizado mediante punto de cuenta Nº GF/RRHH/005/2015 de fecha , cumple con lo estipulado en la normativa interna del Instituto; sin embargo, en la revisión de cuatro (4) contratos de trabajo, seleccionados como muestra, se observó que el personal fue contratado para cumplir funciones administrativas propias del Instituto, establecidas en el Manual de Descripción de Cargos. 17. En cuanto a establecer los mecanismos de control interno que regulen la ordenación de los compromisos a través de la elaboración de órdenes de servicio o contrato; se evidenció que no fue creado el mecanismo de control respectivo. Conclusiones: De la evaluación realizada a las acciones correctivas emprendidas por el Instituto Autónomo para el Desarrollo de la Economía Social del Estado Táchira FUNDESTA, en atención a las recomendaciones señaladas en el Informe Definitivo Nº de fecha , se concluye: El Instituto estableció mecanismos de control interno dirigidos a regular la verificación de la recepción de los bienes y servicios, a través de la documentación correspondiente, antes de realizar el pago de los mismos; igualmente, creó lineamientos para la ejecución de un efectivo seguimiento y supervisión de los bienes muebles del Instituto. Además, aplicó el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos emitido por la Oficina Nacional de Presupuesto ONAPRE, imputando correctamente a las partidas presupuestarias, los gastos seleccionados como muestra; implementó el uso de las

6 6 etiquetas de identificación de los bienes muebles al momento de su incorporación al inventario; y llevó a cabo el seguimiento de los créditos otorgados en su etapa final. Por otra parte, no fueron implantados normas y procedimientos relacionados con: la verificación de los requisitos legales para la ejecución del presupuesto de egresos, ejecución y cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social asumido por los contratistas, ejecución de las actividades previas a la contratación, específicamente la elaboración del presupuesto base, otorgamiento de la adjudicación por parte de la máxima autoridad, notificaciones de los beneficiarios de las adjudicaciones, selección previa de los proveedores de bienes y servicios bajo los parámetros establecidos en materia de Contrataciones Públicas, verificación y análisis previo de los precios más favorables de mercado y ordenación de los compromisos a través de la elaboración de órdenes de servicio o contrato. Asimismo, no se crearon mecanismos que garanticen en aquellas oportunidades en que la orden de compra sea utilizada como contrato, sean incluidas todas las condiciones necesarias para su formalización. Además el Instituto no actualizó las normas y procedimientos relacionados con el cálculo y pago del Bono Vacacional y Aguinaldos. Por último, no fueron diseñados e implementados los mecanismos de selección e ingreso del personal acordes a la normativa legal y sublegal que rige la materia; efectuándose contrataciones de personal para cumplir funciones administrativas propias del Instituto, establecidas en el Manual de Descripción de Cargos. Lcda. Mabel Bautista Jiménez Directora de Control de la Administración Descentralizada