MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS EN FONATUR-BMO

Transcripción

1 MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS EN FONATUR-BMO Septiembre del 2005.

2 Í N D I C E PÁGINA I. PRESENTACIÓN 3 II. OBJETIVOS 4 III. MARCO JURÍDICO 5 IV. DEFINICIONES 7 V. DE LA INTEGRACIÓN DEL COMITÉ 8 VI. ORGANIGRAMA DEL COMITÉ 9 VII. DEL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ 10 2

3 I. P R E S E N T A C I Ó N Con motivo de la nueva dinámica instrumentada por la Dirección General respecto al fortalecimiento de la calidad en la prestación de los servicios, cuyos objetivos específicos han sido planteados para lograr la eficiencia y rentabilidad de esta Entidad, la Subdirección de Administración y Finanzas ha determinado actualizar sus documentos normativos, acorde a la dinámica implantada dentro de la operación de los aspectos administrativos, con base en las disposiciones legales vigentes. El presente manual tiene como fundamento las disposiciones emitidas sobre la materia, estableciendo las bases y lineamientos para la integración y el funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Entidad en el Corporativo, a fin de llevar a cabo las gestiones que permitan formalizar el control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes y servicios necesarios que permitan la realización de los procesos productivos para el cumplimiento de su objeto social. En este sentido, el presente documento normativo comprende las bases y lineamientos sobre la integración de este Órgano Colegiado, su funcionamiento y las atribuciones de los integrantes, el tipo de sesiones y su desarrollo, la presentación de los casos que se dictaminarán y lo correspondiente a los aspectos de la votación. Este documento, incluye objetivos, marco jurídico que lo rige y normas donde quedan establecidas las bases de actuación del Comité de referencia, así como formatos de los documentos que permitirán llevar el control de las acciones efectuadas para la adquisición y arrendamiento de los bienes y servicios necesarios para la Entidad. 3

4 II. OB J E T I V O S El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios tendrá por objeto, dar cumplimiento a los principios de eficiencia, eficacia y honradez que se deben observar en FONATUR-BMO S.A. de C.V., en la administración de los recursos destinados a las adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como coadyuvar al cumplimiento de metas en estas materias, y la observancia de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, su Reglamento y demás disposiciones aplicables. Contar con las bases y lineamientos para la integración y operación del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, a fin de cumplir con lo establecido en el artículo 22 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, su Reglamento y demás disposiciones aplicables. 4

5 III. MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 134; Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (DOF 7-VII-2005); Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, Artículos 1ro.y 3ro. Fracción II, 45 y 46 (DOF 29-XII-76); Ley Federal de las Entidades Paraestatales (DOF 29-XII-76); Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal (DOF 21-XII-1995); Ley Federal de Metrología y Normalización (DOF 28-IV-97); Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal vigente (DOF 24-XI-2004); Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (DOF 11-VI-2003); Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales (DOF 7-IV-1995); Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público) (DOF 20-VIII-01); Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal (5-VI- 2002); Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio fiscal vigente y el de ejercicios subsecuentes. Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de la Licitación Pública que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo (hoy Secretaría de la Función Pública) por transmisión electrónica o en medio magnético, así como, la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que estos acrediten su personalidad en los procedimientos de la Licitación Pública.- (DOF II-IV-97); 5

6 Acuerdo que establece Lineamientos para la Contratación de los Servicios de Telefonía de Larga Distancia por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (DOF 07-V-97); Lineamientos que deben observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de Seguros de Bienes Patrimoniales y de Personas (DOF 04-VIII-97); Acuerdo por el que se establecen las disposiciones ára el uso de medios remotos de comunicación electrónica y el envío de propuestas dentro de las licitaciones públicas que celebren las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como en la presentación de las inconformidades por la misma vía (DOF 9-VIII-2000); Lineamientos relativos a la Contratación de Seguros sobre Bienes Patrimoniales y de Personas que realicen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF 24-X-2003); y, Todas aquellas disposiciones administrativas expedidas con anterioridad a la vigente Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y publicadas en el Diario Oficial de la Federación, en todo lo que no se oponga a la misma y a las posteriores disposiciones que en un futuro se expidan en esta materia aplicable a las Entidades de la Administración Pública Federal. 6

7 IV. DEFINICIONES COMITÉ: Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de FONATUR-BMO, S.A. de C.V. SUBCOMITÉS DE ADQUISICIONES: Aquellos que funcionan en las ocho centros de trabajo, que corresponden a las Sucursales ubicadas en la Ciudad de México y en los cinco centros integralmente planeados de FONATUR, así como en las Administraciones Portuarias Integrales de Cabo San Lucas B.C.S y Huatulco, Oax. SUBCOMITÉ DE REVISION DE BASES DE LICITACIONES: Aquél que se integra en el Corporativo para revisar las bases de licitaciones e invitaciones a cuando menos tres personas por autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de FONATUR-BMO. LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. SECRETARÍA: Secretaría de la Función Pública. FONATUR-BMO: FONATUR-BMO, S.A. de C.V. CONTRALORÍA: Órgano Interno de Control en el FONATUR y Empresas de Participación Accionaria. ADQUISICIONES: Las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y/o la prestación de servicios de cualquier naturaleza, excepto los relacionados con obra pública. UNIDADES: Subdirección de Operaciones; Subdirección de Comercialización y Control de Calidad; ; Gerencia General de Conservación y Mantenimiento; Gerencia General de Obra; Gerencia General de Comercialización; Gerencia de Control de Obra; ; Gerencia de Control Financiero; Departamento de Recursos Materiales; y, Departamento Jurídico. SUCURSALES: Los Centros de Trabajo integrados en FONATUR-BMO en México, Loreto, Los Cabos, Ixtapa, Huatulco y Cancún. API S: Administraciones Portuarias Integrales de Cabo San Lucas, B.C.S y Huatulco, Oax. concesionadas por la SCT a FONATUR-BMO, S.A. de C.V. 7

8 V. DE LA INTEGRACIÓN DEL COMITÉ 1. El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios quedará integrado de la siguiente manera: INTEGRANTES SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENTE DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECTOR DE OPERACIONES SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD GERENTE GENERAL DE COMERCIALIZACIÓN GERENTE DE CONTROL FINANCIERO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES JEFE DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONATUR Y EMPRESAS DE PARTICIPACIÓN ACCIONARIA DIRECCION JURÍDICA DE FONATUR REPRESENTANTE DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA INVITADOS EN SU CASO (cuando considere necesario el Secretario Ejecutivo o Vocales) CALIDAD PRESIDENTE SECRETARIO EJECUTIVO VOCAL VOCAL VOCAL VOCAL VOCAL ASESOR ASESOR ASESOR ASESOR ACLARAR ASPECTOS TÉCNICOS O ADMINISTRATIVOS DE LOS ASUNTOS SOMETIDOS AL COMITÉ 2. Los Titulares de las unidades integrantes deberán fungir como Presidente, Secretario Ejecutivo y Vocales Titulares, respectivamente, ante el Comité. El acreditamiento deberá efectuarse previo a la realización de la primera sesión de cada ejercicio o cuando las circunstancias lo ameriten. 3. En la primera sesión de cada ejercicio, o cuando exista algún cambio, los integrantes Titulares del Comité con derecho a voz y voto podrán designar por escrito a sus respectivos suplentes, los que deberán contar con un nivel jerárquico inmediato inferior al del Titular. 8

9 VI. ORGANIGRAMA DEL COMITÉ PRESIDENTE SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ASESOR REPRESENTANTE DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA ASESOR REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FONATUR ASESOR REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA EN EL FONATUR CON VOZ Y SIN VOTO CON VOZ Y VOTO SECRETARIO EJECUTIVO GERENTE DE ADMINISTRACIÓN ASESOR JEFE DE DEPARTAMENTO JURÍDICO EN FONATUR-BMO VOCAL SUBDIRECTOR DE OPERACIONES VOCAL SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD VOCAL GERENTE GENERAL DE COMERCIALIZACIÓN VOCAL GERENTE DE CONTROL FINANCIERO VOCAL JEFE DE DEPTO. DE RECURSOS 9

10 VII. DEL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ 1. El Comité tendrá las siguientes funciones: a) Revisar los programas y presupuestos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como formular las observaciones y recomendaciones convenientes; b) Dictaminar, previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de no celebrar licitaciones públicas por encontrarse en alguno de los supuestos de excepción previstos en el artículo 41 de la Ley, salvo en los casos de las fracciones I, II y XII del propio precepto, en cuyo caso se deberá informar al propio Comité una vez concluida la contratación respectiva. Dicha función también podrá ser ejercida directamente por el titular de la Entidad o en casos excepcionales por el Subdirector de Administración y Finanzas en el Corporativo, los Gerentes Generales en Sucursales y los Gerentes Titulares en APIS; c) Aprobar el programa de aseguramiento de bienes patrimoniales de la Entidad, y vigilar que las pólizas de seguros se contraten de acuerdo al mismo; d) Proponer las políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como autorizar los supuestos no previstos en éstos, informándolas y sometiéndolas a la consideración del H. Consejo de Administración de la Entidad; e) Analizar trimestralmente el informe de la conclusión de los casos dictaminados conforme a la fracción II del artículo 22 de la Ley, así como de las licitaciones públicas que se realicen y, los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios y, en su caso, recomendar las medidas necesarias para evitar el probable incumplimiento de alguna disposición jurídica o administrativa; f) Autorizar, cuando se justifique, la creación de subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como aprobar la integración y funcionamiento de los mismos, determinando su operación y funciones, así como los límites de responsabilidad respecto de los asuntos que puedan conocer dentro de sus áreas de influencia, y la forma y términos en que deberán informar al propio Comité en forma trimestral de cada asunto que dictaminen; g) Elaborar y autorizar el manual de integración y funcionamiento del Comité, conforme a las bases que expida la Secretaría, para someterlo posteriormente a la aprobación del Comité de Normatividad de la Entidad; 10

11 h) Coadyuvar al cumplimiento de la Ley y demás disposiciones aplicables; y, i) En los casos en que se estime necesario, autorizar la creación, integración y funcionamiento de subcomités encargados de la revisión de bases de licitaciones e invitaciones a cuando menos tres personas, mismos que quedarán integrados por los servidores públicos que determine el propio Comité. 2. Las funciones de los integrantes del Comité son: 2.1 DEL PRESIDENTE: Autorizar las convocatorias y órdenes del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias. Presidir, coordinar y dirigir las reuniones del Comité. Convocar a los integrantes a sesiones cuando sea necesario. Ejercer voto de calidad en caso de empate para tomar la determinación correspondiente. Orientar las resoluciones y acciones del Comité al cumplimiento de las disposiciones jurídicas, técnicas y administrativas que regulan las adquisiciones. Presentar a la consideración del Comité, los siguientes documentos: a) El calendario anual de sesiones ordinarias del Comité; b) El volumen anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios autorizado, y los montos máximos a que alude el artículo 42 de la Ley; c) La actualización del manual de integración y funcionamiento del Comité; y, d) El manual de integración y funcionamiento de los Subcomités de Adquisiciones y de Revisión de Bases que, en su caso, funcionen en los ocho centros de trabajo, incluyendo las Sucursales de FONATUR-BMO, así como en las Administraciones Portuarias Integrales de Cabo San Lucas B.C.S. y Huatulco, Oax., para su posterior aprobación ante el Comité de Normatividad de la Entidad. 11

12 Los documentos señalados en los incisos a) y b) deberán ser presentados en la primera sesión ordinaria celebrada en cada ejercicio fiscal. El informe trimestral de la conclusión de los asuntos dictaminados conforme lo establece el artículo 22, fracción IV de la Ley, incluyendo las licitaciones públicas, así como los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, el cual se presentará dentro de los primeros quince días de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año. Este documento deberá permitir al Comité analizar la gestión de las áreas responsables de las contrataciones y, en su caso, proponer las medidas preventivas que estime necesarias. El informe contendrá, como mínimo, los aspectos referentes a: I. Los procedimientos de contratación que conforme al artículo 41 de la Ley hayan sido dictaminados favorablemente por el Comité, así como los de las licitaciones públicas celebradas. En ambos casos se incluirán los avances respectivos hasta la formalización del contrato correspondiente, conforme a los formatos números ARM-AA-38 y ARM-AA-43; II. Los contratos en los que el proveedor haya incurrido en atraso, y los supuestos en que se haya autorizado el diferimiento de los plazos de entrega de los bienes o de prestación de los servicios, precisando a los que se haya aplicado la penalización respectiva, así como los casos en que se haya agotado el monto máximo de penalización. La información a que alude esta fracción deberá incluirse en el formato número ARM-AA-39; III. Las inconformidades recibidas, a fin de que el Comité cuente con elementos para proponer medidas tendientes a subsanar las deficiencias que, en su caso, estuvieren ocurriendo en las áreas encargadas de realizar los procedimientos de contratación. Al rendirse esta información se podrá utilizar el formado número ARM-AA-40; IV. El estado que guarden los procedimientos de aplicación de las garantías por la rescisión de los contratos o por el no reintegro de anticipos, utilizando el formato ARM-AA-39 y, V. Los porcentajes de las contrataciones formalizadas de acuerdo a los procedimientos de contratación a que se refiere el artículo 42 de la Ley. En estos casos no será necesario detallar las contrataciones que integran los citados porcentajes, utilizando el formato ARM-AA

13 VI. La información y documentación que se someta a la consideración del Comité serán de la exclusiva responsabilidad del área que la formule. 2.2 DEL SECRETARIO EJECUTIVO: Presidir, coordinar y dirigir las sesiones en ausencia del Presidente. Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias, órdenes del día y de los listados de los asuntos que se tratarán, incluyendo los soportes documentales necesarios, así como remitirlas a cada integrante del Comité. Presentar al Presidente el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias, para su aprobación. Supervisar que se envíe oportunamente a los miembros del Comité, la convocatoria y la carpeta de trabajo de cada sesión. Recibir, conforme al procedimiento y requisitos establecidos, los asuntos que se someterán a la consideración y resolución del Comité, para su incorporación en el orden del día de la sesión más próxima a su recepción. Vigilar que los acuerdos sean asentados en el formato respectivo ARM-AA-37, así como que se integren los expedientes y archivos con la documentación que sustente los actos y resoluciones tomadas por el Comité, cuidando su conservación por el tiempo mínimo que marca la Ley. Dar seguimiento a los acuerdos tomados por el Comité y mantenerlo informado de su cumplimiento. Ejercer voto de calidad cuanto exista un empate para tomar la determinación correspondiente, en ausencia del Presidente del Comité. Coordinar la elaboración de los siguientes documentos: a) El Calendario de Sesiones Ordinarias; b) El volumen anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios autorizado, y los montos máximos a que alude el artículo 42 de la Ley; c) El Manual de integración y funcionamiento del Comité; 13

14 d) El Manual de integración y funcionamiento de los Subcomités de Adquisiciones y de Revisión de Bases, según sea el caso; e) La propuesta de políticas, bases y lineamientos en Materia de Adquisiciones; f) Los formatos e instructivos para la presentación de los asuntos y los diferentes informes; y, g) Dar a conocer las resoluciones y acciones del Comité y verificar su debido cumplimiento. Asesorar en materia de Adquisiciones a las diferentes unidades de FONATUR- BMO. Las demás que expresa y formalmente le asigne la Normatividad, el Presidente o el pleno del Comité. Levantar el acta de cada sesión y verificar que quede suscrita por quienes participaron en la misma. 2.3 DE LOS VOCALES: En su caso, enviar al Secretario Ejecutivo antes de la sesión, todos los documentos que se deban someter a consideración del Comité, con cinco días hábiles de anticipación para sesiones ordinarias y con tres días hábiles de anticipación para sesiones extraordinarias. Asistir puntual e invariablemente a las sesiones ordinarias y extraordinarias. Presentar a la consideración y resolución del Comité los asuntos que sobre adquisiciones requieran de su aprobación. Analizar con oportunidad el orden del día y los documentos sobre los asuntos a tratar. Proponer, en forma clara y concreta, alternativas para la solución y atención de los asuntos que se presenten a la consideración y resolución del Comité. Manifestar con veracidad, seriedad y respeto sus puntos de vista, sus propuestas o alternativas de solución, pronunciar los comentarios que estime pertinentes y 14

15 emitir su voto en los asuntos que se expongan en las sesiones, así como su conformidad o inconformidad con el contenido del acta y de la minuta de acuerdos. Firmar la documentación que de cuenta de los acuerdos tomados por el Comité. Las demás que expresamente les asigne el Presidente o el Comité en pleno. 2.4 DE LOS ASESORES: Exponer con fundamento, motivación, imparcialidad y seriedad, sus puntos de vista en torno a los asuntos que se expongan en el Comité. Proporcionar la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten, de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área que los haya designado. Procurar el estricto cumplimiento de la Ley, del Reglamento y de las demás disposiciones aplicables en materia. 2.5 DE LOS INVITADOS: Únicamente tendrán participación en los casos en que el Secretario Ejecutivo o los Vocales consideren necesaria su intervención para aclarar aspectos técnicos o administrativos, relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Comité. Aportar la información y documentación que de fundamento, justificación, motivación, sustancia y veracidad a los asuntos que se presenten a la consideración y resolución del Comité. Deberán firmar las actas de las sesiones a las que hubiesen asistido como constancia de su participación. 3. Las sesiones se celebrarán de la siguiente forma: 3.1 En la primera sesión del ejercicio fiscal que efectúe el Comité, deberá presentarse el calendario de reuniones ordinarias. Asimismo, se deberá presentar el volumen anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios autorizado, y los montos máximos a que alude el artículo 42 de la Ley. 3.2 En la fecha, hora y lugar preestablecidos. 15

16 3.3 De manera ordinaria por lo menos una vez al mes, salvo que no existan asuntos a tratar, en cuyo caso deberá darse aviso oportunamente a los miembros del Comité, cuando menos con veinticuatro horas de anticipación a la que se tenía prevista para su celebración. 3.4 Sólo en casos debidamente justificados y a través de convocatoria emitida por el Presidente del Comité o en su ausencia el suplente, se podrán realizar sesiones extraordinarias. 3.5 A las sesiones del Comité deberán asistir puntual e invariablemente los miembros Titulares o Suplentes. 3.6 Para ser validas y reconocidas conforme a derecho, las sesiones del Comité se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto, y las decisiones se tomarán por mayoría de votos, debiendo indicarse en el acta de la reunión quienes emiten el voto y el sentido de éste, excepto en los casos en que la decisión sean unánime; en caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad para tomar la determinación correspondiente. 3.7 En ausencia conjunta del Presidente del Comité y de su Suplente, las reuniones no podrán llevarse a cabo. 3.8 Las ausencias serán suplidas por sus respectivos suplentes. 3.9 Para llevar a cabo formalmente las sesiones se deberá: a. Expedir la convocatoria en la que se indique fecha, hora y lugar en que se celebrará la sesión, señalando si es de carácter ordinaria o extraordinaria; b. Elaborar el orden del día que describa los asuntos que se presentarán a la consideración y resolución del Comité; c. Integrar la carpeta de trabajo que contenga el planteamiento formal y los documentos soporte de los asuntos, para analizar, evaluar y resolver los mismos; y, 16

17 d. Enviar la convocatoria misma que contendrá el orden del día y la carpeta de trabajo a los miembros titulares, cuando menos con dos días hábiles de anticipación a la celebración de cada sesión ordinaria y de un día hábil en el caso de las extraordinarias. En caso de inobservarse estos plazos, la sesión no podrá llevarse a cabo. 4. Las sesiones ordinarias se llevarán a cabo de la siguiente manera: 4.1 Previo al inicio de la sesión los miembros registrarán su asistencia en una lista. 4.2 El Secretario Ejecutivo verificará la lista de asistencia e informará al Presidente si existe Quórum, por lo que éste declarará formalmente si procede o se cancela la sesión. 4.3 Quien presida la sesión someterá a consideración de los miembros, el orden del día de la sesión. De no haber observaciones se procederá a declararla aprobada, procediendo a desahogar la misma y de haberlas se efectuarán las modificaciones correspondientes. 4.4 Quien presida la sesión someterá a consideración de los miembros, el acta de la sesión anterior. De no haber observaciones se procederá a declararla aprobada, de haberlas pedirá al Secretario Ejecutivo se tome nota de las observaciones para que se hagan las modificaciones o adiciones correspondientes. 4.5 El Secretario Ejecutivo procederá a exponer el seguimiento de los acuerdos pendientes de resolución, con base en la información recabada por las áreas. 4.6 El Secretario Ejecutivo procederá a exponer los asuntos que se presenten a la consideración y resolución del Comité. 4.7 Los asuntos se presentarán en forma individual y serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros del Comité. 4.8 El Secretario Ejecutivo vigilará que se registren en el acta correspondiente a la sesión, todas y cada una de las consideraciones vertidas en torno a cada asunto tratado por el Comité. 4.9 Quien presida la sesión tendrá la facultad para compilar, recurrir, sintetizar y precisar las propuestas o alternativas de solución a los asuntos. 17

18 4.10 Quien presida la sesión deberá someter a votación la propuesta de cada caso y procederá a cuantificar los votos a favor, en contra y las abstenciones. En el caso de la toma de decisiones por mayoría se asentará en el acta el voto nominal de cada uno de los participantes El Secretario Ejecutivo vigilará que se consignen en el formato ARM-AA-37 y en el acta, con toda claridad y precisión, las resoluciones tomadas Las resoluciones con respecto a los asuntos tratados, tendrán el carácter de acuerdo Las resoluciones serán de carácter irrevocable, solo mediante resolución del propio Comité se podrá suspender, modificar o cancelar su contenido y efectos Desahogado el orden del día y registrados los hechos, opiniones y resoluciones, quien presida la sesión preguntará a los miembros del Comité si existe algún asunto general que se estime necesario o conveniente tratar. De haberlo se procederá a su desahogo, de no haberlo procederá a declarar formalmente terminada la sesión, precisando, para efectos de registro en el acta la hora en que termina Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Comité, el formato ARM-AA-37, deberá ser firmado antes de concluir la reunión, por cada asistente con derecho a voto Los Asesores y los Invitados que asisten para orientar o aclarar la información de los asuntos a tratar, deberán firmar el acta de la reunión como constancia de su participación, en la que deberá señalarse el sentido del acuerdo tomado por los miembros con derecho a voz y voto, y los comentarios relevantes de cada caso El Secretario Ejecutivo, elaborará el acta de cada sesión, documento que quedará sujeto a la consideración y aprobación de los miembros del Comité, la cual será firmada por todos los que hubieran intervenido en ella, misma que se aprobará a más tardar en la reunión ordinaria inmediata posterior En el punto correspondiente a Asuntos Generales, solo podrán incluirse asuntos de carácter informativo. 18

19 5. En los casos de Sesiones Extraordinarias, éstas se celebrarán exclusivamente para tratar asuntos urgentes. El orden del día de estas sesiones no incluirá: la presentación de actas, seguimiento de acuerdos de la sesión anterior y asuntos generales. 5.1 Cuando se realice una sesión extraordinaria el acta correspondiente deberá incluirse en la siguiente sesión ordinaria. 6. Los casos que se traten dentro del Comité, deberán presentarse de la siguiente forma: 6.1 Los casos que deban ser objeto de la consideración y resolución del Comité, se presentarán por conducto de la Secretaria Ejecutiva; 6.2 Los casos se presentarán a la consideración del Comité, en estricto apego al orden del día autorizado; 6.3 Los casos que requieran de la consideración y resolución del Comité, los remitirán las áreas solicitantes mediante oficio, adjuntando la justificación debidamente fundada y motivada en términos de la Ley, a la Secretaria Ejecutiva cuando menos con cinco días hábiles de anticipación a la fecha en que habrá de celebrarse la sesión ordinaria y con tres días hábiles de anticipación para sesiones extraordinarias; 6.4 La presentación de cada caso que se someta a la consideración del Comité se sujetará a incluir la información siguiente: a) Información resumida del asunto que se propone sea analizado, o bien, la descripción genérica de los bienes o servicios que se pretendan adquirir, arrendar o contratar, así como su monto estimado. b) Justificación, motivación y fundamentación legal para llevar a cabo el procedimiento de contratación. c) La indicación de la documentación soporte que se adjunte para cada asunto, dentro de la cual deberá considerarse, entre otra, la que acredite la existencia de suficiencia presupuestal, así como la que certifique la cantidad de existencias en inventario. d) Las especificaciones y justificaciones técnicas deberán ser firmadas por el titular del área responsable de la requisición. 19

20 e) Las características relevantes de la operación, tales como: el carácter nacional o internacional del procedimiento de contratación, debiendo presentar el estudio de mercado a que hace referencia el inciso b), fracción II del artículo 28 de la Ley; si se encuentra o no cubierto por los capítulos de compras del Sector Público de los Tratados de Libre Comercio; en su caso, si se cuenta con la autorización de la Secretaría de Economía para reservar de la aplicación de los tratados de libre comercio el procedimiento de contratación respectivo, si los precios son fijos o sujetos a escalación; si los contratos son abiertos o si se requerirá abastecimiento simultáneo, entre otros. f) El formato ARM-AA-37 del asunto que se someta a consideración del Comité, deberá estar firmado por el Secretario Ejecutivo, responsabilizándose de que la información contenida en el mismo, corresponda a la proporcionada por las áreas requirentes. 7. La votación se sujetará a los siguientes lineamientos: 7.1 El Presidente o en su caso quien presida la reunión tendrá derecho a voz y voto, y además contará con voto de calidad en caso de empate. 7.2 El Secretario Ejecutivo y los Vocales, tendrán derecho a voz y voto. 7.3 Los Asesores e Invitados asistirán sin derecho a voto, pero con voz. 7.4 Las decisiones del Comité se tomarán por unanimidad o por mayoría de votos considerando las siguientes definiciones: UNANIMIDAD.- La votación favorable o desfavorable del cien por ciento de los miembros presentes; MAYORÍA DE VOTOS.- La votación favorable o desfavorable del cincuenta por ciento más uno de los miembros presentes que tengan derecho a voto. 7.5 La responsabilidad de cada integrante del Comité quedará limitada al voto o comentario que emita u omita en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada. En este sentido las determinaciones y opiniones de los miembros del Comité no comprenden las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos. 20

21 8. Los formatos referidos en el presente manual se encuentran establecidos dentro del Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de FONATUR-BMO, S.A. de C.V., por lo que se deberán remitir para su uso y consulta a dicho documento en el cual se incluyen los formatos mencionados y los instructivos de llenado. 21

22

23