CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN SALARIAL

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1 Revisó Jefe División Recursos Humanos Profesional Nómina Aprobó: Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 Resolución N 032 OBJETIVO Mantener y asegurar un sistema de compensación salarial del Talento Humano de acuerdo a las directrices de la Universidad y normatividad legal vigente que aplique a los procedimientos de liquidación. Desde la recepción de novedades y registro en el sistema de Información de Recursos Humanos hasta la liquidación de la remuneración ALCANCE salarial para docentes, empleados públicos, trabajadores oficiales de planta, docentes cátedra, jubilados, estudiantes de posgrado becados y estudiantes de pregrado con auxiliatura. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS INTERNOS: - Empleados Públicos - Trabajadores Oficiales - Profesores de Cátedra - Estudiantes - Unidades Académicas y Administrativas - Subprocesos Asuntos Personal Administrativo, Asuntos Personal Docente, Desarrollo Humano Organizacional, Asuntos Pensionales, Seguridad y Salud Ocupacional y Formación de Personal. - Sindicato UIS EXTERNOS: - ARPRUIS - CAPRUIS - FAVUIS - COOPRUIS - Jubilados - Gobierno Nacional - Necesidades del personal de planta, jubilados, estudiantes, docentes hora cátedra y Servicios por ofrecimiento - Leyes - Actos administrativos - Novedades - Historias laborales - Peticiones/solicitudes - Información registrada en los Sistemas de Información Recursos Humanos y Financiero - Afiliaciones a EPS - Reporte de tiempo de trabajo - Oficios de juzgados y Cooperativas - Pagarés - Conceptos jurídicos - Notificaciones de embargos - Cartas de PLANEAR: - Elaborar plan de actividades anual y mensual - Desarrollar reuniones mensuales de Subproceso. - Priorizar tareas y determinar información requerida para responder a solicitudes. HACER: - Realizar liquidación mensual de las Nóminas General, Temporal, Retroactivos, Profesores Hora Cátedra, Contratos Profesores Hora Cátedra y Jubilados, Liquidaciones de Auxiliaturas Estudiantiles y Becas Posgrado. Liquidación de Prestaciones Sociales para personal retirado, Primas, y Cesantías Ley 50/90 y Parciales con retroactividad. - Suministrar historias contables. - Atender a beneficiarios. - Realizar órdenes de pago manual - Realizar y suministrar información para constancias. - Revisar liquidaciones realizadas. - Revisar tareas asignadas. - Reasignar y reprogramar tareas. - Revisión y generación de Certificados de Ingresos y Retención. - Listados de liquidación - Archivos electrónicos y magnéticos - Historias contables - Órdenes de pago - Constancias - Resoluciones - Acuerdos - Informes - Planillas pago de aportes INTERNOS: - Empleados Públicos - Trabajadores Oficiales - Profesores de Cátedra - Estudiantes - Subprocesos Asuntos Personal Administrativo, Asuntos Personal Docente, Desarrollo Humano Organizacional, Asuntos Pensionales, Seguridad y Salud Ocupacional y Formación de Personal. - Sindicato UIS EXTERNOS: - ARPRUIS - CAPRUIS - FAVUIS - COOPRUIS - Jubilados - Gobierno Nacional - Bancos - Fundación Colegio UIS - EPS - ARP - AFP

2 Página 2 de 6 - Bancos - Fundación Colegio UIS - EPS - ARP - AFP - DIAN - Asociaciones - Cooperativas - Registraduría - Juzgados - Fondos de cesantías - Tribunales administrativos - Contralorías - Fondo Nacional de Ahorro - Fiducafé autorización - Afiliaciones a AFP - Afiliaciones a Riesgos - Fallos de sentencias - Soportar la aplicación y mantenimiento de desarrollo de software - Contactar las entidades como EPS, AFP, Juzgados y Cooperativas. - Actualizar el Sistema de Información de Recursos Humanos. - Apoyar en actividades a los demás subprocesos de la División, en relación con el manejo de la información contenida en el Sistema de Información de Recursos Humanos. - Apoyar en la aplicación de normatividades, leyes y aspectos legales a los diferentes subprocesos de la División de Recursos Humanos. - Actualizar permanentemente el SIRH y la Intranet en lo que concierne a información de datos personales, situaciones administrativas, seguridad social, aspectos salariales de los funcionarios - Elaborar informes para Entidades gubernamentales como Procuradurías, Contralorías, DIAN, Ministerios, Registradurías y otras Instituciones de carácter público. - Realizar la afiliación masiva a la seguridad social (salud, pensión y riesgos) de los profesores hora cátedra y del personal de planta que se vinculen a la Universidad. - Revisar y asesorar la capacidad de endeudamiento de los funcionarios para aprobación de créditos, libranzas y otros. - Depurar los actos administrativos que competen al Subproceso - Mantener comunicación permanente con los otros sistemas de información con los cuales se interactúa para el cumplimiento de los - DIAN - Asociaciones - Cooperativas - Registraduría - Juzgados - Fondo Nacional de Ahorro - FIDUCAFE - Contraloría - Tribunales administrativos

3 Página 3 de 6 objetivos del Subproceso. VERIFICAR: - Medir el desempeño del subproceso a través del cumplimiento de indicadores del informe de desempeño. - Hacer seguimiento al desarrollo de las actividades a través de reunión de subproceso. - Preparar y atender auditorías internas y externas. - Solicitar directamente información sobre la aplicación de atención a las solicitudes. ACTUAR: - Gestionar la identificación e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora del Subproceso. - Preparar planes de acción para atender los resultados de las auditorías. - Aplicar estrategias de mejoramiento en el desarrollo de las competitividades de cada uno de los integrantes del Subproceso: capacitación, motivación y comunicación. RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS - Sistema de Información de Recursos Humanos - Sistema de Información Financiero - FTP (Software) - Archivo Físico DRH Líder del proceso: Profesional de Nómina Colaboradores: Auxiliares Administrativos División Recursos Humanos Administración de la Compensación Salarial. Profesionales Apoyo División Servicios de Información. Beneficiario: - Confidencialidad - Información oportuna y veraz - Cumplimiento normatividad - Transparencia Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos del Proceso de Talento Humano MEDICIÓN DEL SUBPROCESO (Indicadores) Ver hoja de vida indicadores

4 Página 4 de 6 Profesionales Vicerrectoría Académica. Profesionales Vicerrectoría Administrativa. De la organización: - Acuerdo CS 065 de 1980 (Prestaciones Sociales) - Acuerdo CS 074 de 1980 (Reglamento Personal Administrativo) - Acuerdo CS 015 de 1985 (Prima de Antigüedad) - Acuerdo CS 151 de 1989 (Prima de Servicios) - Acuerdo CS 029 de 1990 (Prima de Servicios) - Acuerdo CS 059 de 1993 (Adopción del Régimen de Censarías previsto en la Ley 50 de 1990) - Acuerdo CS 166 de 1993, art. 89 (Prestación de servicios ocasionales) - Acuerdo CS 038 de 1995 (Prima de vacaciones) - Acuerdo CS 025 de 1997 (Prima de vacaciones) - Acuerdo CS 063 de 1994 (Reglamento del Profesor) - Acuerdo CS 016 de 2002 (Reglamento del Profesor) - Acuerdo CS 063 de 2002 (Reglamente de comisiones de estudios no remuneradas) - Acuerdo CS 031 de 2003 (Reglamenta aplicación del Decreto 1279 de 2002) - Acuerdo CS 033 de 2003 (Remuneración Profesores Cátedra) - Acuerdo CS 066 de 2003 (Auxiliaturas) - Acuerdo CS 074 de 2003 (Suprime la subvención al Fondo de Ahorro y Vivienda de la UIS FAVUIS ) - Acuerdo CS 016 de 2004 (Condiciones laborales trabajadores oficiales) - Acuerdo CS 018 de 2004 (Condiciones laborales empleados públicos no profesionales) - Acuerdo CS 068 de 2008 (Reglamento del Profesor de Cátedra) - Acuerdo CS 032 de 2005 (Puntos Antigüedad) - Acuerdo CS 042 de 2005 (Supresión reconocimiento por producción intelectual a nuevos Empleados Públicos profesionales) - Acuerdo 060 de 2007 (Condiciones laborales de servicios profesionales administrativos)

5 Página 5 de 6 - Resolución 0159 de 1997 de Rectoría (Incremento mesadas ordinarias) - Resolución 249 de 2004 de Rectoría (Delegación de funciones por parte del Rector, al Jefe de la División de Recursos Humanos, entre otros) - Resolución 33 de 2006 de la Vicerrectoría Académica (Prestaciones sociales instructores del Instituto de Lenguas) - Resolución de Rectoría 705 de 2007 (Becas de posgrado de sostenimiento) - Convención Colectiva de Trabajo UIS - Resolución 943 de 2005 (Puntos Antigüedad) Ver Matriz de Interrelación Requisitos Manual de Calidad MDI.01. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA Proceso Monitoreado en Auditorías Comité Primario Reunión de Subproceso Ver Listado Maestro de Registros Ver listado Maestro de Documentos Internos

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Enero 24 de 2008 Creación del Documento 2 Septiembre 19 de Octubre 31 de 2008 Modificación de la normatividad aplicada Exclusión e Inclusión de Documentos, Inclusión de proveedores, entradas, actividades, salidas y beneficiarios. 4 Noviembre 11 de 2009 Inclusión de colaboradores en los responsables del Subproceso. 5 Julio 19 de Agosto 27 de Marzo 12 de 2014 Eliminación de las personas vinculadas por carta de oferta del alcance, inclusión de los Subprocesos Asuntos Pensionales, Formación de Personal, Salud Ocupacional y Desarrollo Humano Organizacional, Fondo Nacional de Ahorro y Fiducafé en los proveedores, inclusión de los Subprocesos Formación de Personal y Salud Ocupacional en la última actividad, inclusión de los Subprocesos Formación de Personal y Salud Ocupacional en los beneficiarios, modificación de los requisitos de la organización y exclusión del requisito NTC GP 1000:2004. Modificación del objetivo del Subproceso. Clasificación de proveedores y beneficiarios en internos y externos. Clasificación de las actividades según el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Inclusión en el Hacer: Procedimiento de liquidación de nómina temporal. Inclusión de Salidas: Acuerdos.