CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME (SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD)

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1 Página 1 de 12 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME (SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD) ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Ing. Dora María Arias Lugardo Coordinador de Calidad Ing. Dora María Arias Lugardo Coordinador de Calidad Ing. Omar Velasco Báez Gerente General

2 Página 2 de OBJETIVO Establecer los lineamientos para que el producto fuera de especificaciones sea controlado, evitando su uso inapropiado. 2.0 CAMPO DE APLICACION Este procedimiento aplica a todas las áreas y/o departamentos del Sistema de Gestión de Calidad de GMF Mexican Fiber s, S.A. de C.V. Además de aplicar a todos los casos en que existan quejas de los clientes, fallas graves dentro de los procesos del servicio. 3.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.1 ISO-9001:2008 Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. 3.2 MGC-01 Manual de Gestión de la Calidad. 3.3 GMF-PN-01 Control de los Documentos 3.4 GMF-PN-05 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora 4.0 RESPONSABILIDADES 4.1 Es responsabilidad de la Coordinadora de Calidad la elaboración, actualización y difusión de este documento, así como coordinar las revisiones posteriores. 4.2 Es responsabilidad del Gerente General la autorización de este documento. 4.3 Es responsabilidad de todo el personal la aplicación estricta de este procedimiento. 5.0 TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES 5.1 INSPECCIÓN. Actividades como medir, examinar, probar o ensayar una o más características de un producto o servicio y comparar a estas con las exigencias y requisitos especificados para determinar su conformidad.

3 Página 3 de NO CONFORMIDAD. El incumplimiento de un requisito. 5.3 PRODUCTO. El resultado de un proceso 6.0 PROCEDIMIENTO 6.1 DETECCIÓN Se pueden detectar productos no conformes en los siguientes casos: 1. La inspección del producto al recibo, mediante: a) La detección del producto no conforme se da cuando al recibir el material por parte del proveedor, este no cumple con las especificaciones requeridas y/o establecidas en la orden de compra. b) Otra forma de detectar un producto no conforme, es cuando la empresa de fletes seleccionada, no cumple con los requisitos necesarios para la transportación del producto, por lo que este al momento de ser inspeccionado presenta daños o averías. Se pueden detectar productos no conformes mediante: a) Una simple observación b) Auditoria de Calidad c) Queja del cliente Cualquier persona involucrada en el sistema de calidad puede detectar producto no conforme y deberá reportarlo al Gerente General, informándole los siguientes datos: a) Qué producto b) Dónde se encuentra c) Cantidad; y d) Naturaleza de la no conformidad 6.2 IDENTIFICACIÓN Y SEGREGACIÓN

4 Página 4 de 12 El Jefe del Almacén será el responsable de la identificación del producto no conforme, bajo el siguiente criterio: Todo aquel producto o material no conforme, se trasladará a un área designada para el almacenamiento del mismo, la cual estará debidamente identificada. El método de identificación es mediante el formato GMF-FN-05 Hoja de Producto No Conforme 6.3 CONTROL ADMINISTRATIVO El responsable del departamento de Compras y Logística se hará cargo del control administrativo del producto no conforme (GMF-FN-06). Al identificarlo le asigna un número consecutivo al producto no conforme, anotando fecha, nombre del generador y descripción del producto, en la hoja Control Administrativo del Producto No Conforme Mensualmente enviará una copia de este control vía al personal involucrado, pero sólo en caso de que se haya presentado producto no conforme. 6.4 DOCUMENTACIÓN Cada persona que reciba la notificación del producto no conforme deberá usar el formato GMF-FN-07 Reporte de Producto No Conforme y seguir los lineamientos del instructivo para su uso, solicitando el numero consecutivo al responsable del departamento de Compras y Logística quien mantendrá el control administrativo (GMF-FN-06) del producto no conforme hasta que sea documentada la SAC o SAP de acuerdo al formato GMF-FN-08 Solicitud de Acción para que se tomen las acciones correctivas o preventivas pertinentes. Este Control Administrativo servirá de base para la revisión del Sistema. 6.5 EVALUACIÓN Una vez identificado, segregado y controlado administrativamente, el Gerente General asigna a la(s) persona(s) indicada(s) para que analicen la naturaleza y grado del producto

5 Página 5 de 12 no conforme; reuniendo la evidencia documental como reportes de inspección, análisis del laboratorio, fotos, copia de bitácora, etc. 6.6 DISPOSICIÓN Una vez evaluado el producto no conforme, conociendo la naturaleza y grado de no conformidad, el Vendedor con el apoyo del Gerente General deciden que se deberá hacer con este producto no conforme, el cual puede ser: Reprocesado para alcanzar los requisitos especificados. El especialista en servicios hace un estudio de factibilidad para ver si se puede realizar una modificación al producto, con el fin de que cumpla con las especificaciones requeridas. De lo contrario, se solicita el material al proveedor, la cual se inspeccionará de acuerdo a los procedimientos y/o métodos correspondientes. Aceptar el producto no conforme y negociar con el cliente su aceptación, autorizando por escrito el cliente dicha aceptación, lo anterior será responsabilidad del vendedor. Rechazarlo DEVOLUCIÓN DEL PRODUCTO Cuando se declara la devolución de material al proveedor, la Jefa de Compras y Logística enviará un al proveedor con copia al Gerente General, informando el motivo por el cual se hace el rechazo del producto. Lo anterior afectará la evaluación de desempeño del proveedor. 6.7 PREVENCIÓN DE RECURRENCIA En cada reporte de producto no conforme (GMF-FN-07), siempre y cuando se requiera será soportado con una solicitud de acción correctiva o preventiva, por lo tanto el responsable designado por el Gerente General deberá llenar una SAC o SAP aplicando el procedimiento GMF-PN-05 (Procedimiento para Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora).

6 Página 6 de 12 El responsable designado debe analizar la causa del problema dejando evidencia de su estudio anexado a la SAC o SAP, documentando y ejecutando acciones correctivas / preventivas relativo a la magnitud del problema encontrado y riesgos potenciales. Si el producto no conforme originó una queja de un cliente se notificará al cliente cuando la queja se solucione. 6.8 INSTRUCTIVO DEL LLENADO DEL REPORTE DE PRODUCTO NO CONFORME (GMF- FN-07) i. Nombre de la persona que genera (reporta) el producto no conforme. ii. Nombre del proveedor al que se detectó el producto no conforme. iii. Nombre del responsable para el control del producto no conforme. iv. Indicar el tipo de producto de que se trata. v. Breve descripción del producto. vi. Este número se solicita al responsable del área de Calidad. Debe coincidir con el asignado en la etiqueta de producto no conforme. vii. La fecha en que fue detectado este producto no conforme. viii. Cantidad estimada de producto no conforme. ix. Documentar lo más conciso posible los factores del producto no conforme (lugar, desde cuando, porque, cuanto, etc.). x. Nombre y firma del generador y fecha. xi. El generador junto con el responsable del área, deciden la segregación del producto No conforme y anota su destino / lugar (área de cuarentena). xii. El evaluador asignado por el Gerente General reporta lo más conciso y claro, cuál es la base para la no conformidad y confirma la cantidad afectada / no conforme.

7 Página 7 de 12 xiii. Nombre y firma del evaluador y fecha del reporte de evaluación. xiv. El evaluador anexa al reporte, lo más completa posible, la evidencia de producto no conforme, como reportes de inspección, hoja de control, etc. xv. Se anota la disposición del producto no conforme. xvi. Se anotan las observaciones relevantes sobre la disposición. xvii. El generador del reporte puede decidir el notificar mediante al: Gerente General Área de Compras y Logística para que contactar al proveedor Departamento y Servicios. xviii. En caso de existir una acción correctiva o preventiva se anotará el consecutivo de esta. xix. El generador del reporte firmará y pondrá fecha al reporte y entregará original a la Coordinadora de Calidad, una copia al Gerente General, una al área de Compras y Logística, una al área y Servicios, conservando una copia él. 6.9 PRODUCTO NO CONFORME EN LA COMERCIALIZACION Y ASESORIA TECNICA Además del producto no conforme generado por las desviaciones detectadas durante la inspección del material que se recibe de acuerdo al formato de Inspección y Registros de desviaciones GMF-FL-04 y también del producto no conforme detectado en observaciones del material, auditorias internas, quejas de clientes, etc. existen otros productos no conformes que no están relacionados directamente con la calidad del material de fibra de vidrio que recibimos de nuestro proveedor y entregamos a los clientes, sino que son el resultado de los procesos de Almacenamiento, Comercialización y Asesoría técnica que se dan a los clientes. En la siguiente tabla se explican las etapas de los procesos en que se puede generar el producto no conforme, la descripción del producto no conforme, su disposición y el responsable de la verificación:

8 Página 8 de 12 ETAPA DEL PROCESO DESCRIPCIÓN DEL PNC DISPOSICIÓN Recibo de la información para realizar la propuesta de materiales y la cotización Asesoría Técnica al cliente para la selección de los materiales a cotizar Recibo de la orden de compra del cliente y/o requerimiento del material de acuerdo a la cotización Solicitud de material al proveedor Stoncor de acuerdo a la orden de compra y/o requerimiento del cliente Orden de compra del material al proveedor Stoncor de acuerdo a la orden de compra y/o requerimiento del cliente Entrega de Certificaciones cuando el cliente lo solicite Entrega de Certificados de Calidad cuando el cliente lo solicite Entrega de Hojas de Seguridad cuando el cliente lo solicite Entrega de Fichas Técnicas cuando el cliente lo solicite Errores en la recepción de la información realizando una propuesta y cotización errónea. Asesoría técnica errónea con la generación de una propuesta y cotización errónea Órdenes de compra o requerimiento del cliente erróneo Solicitud errónea por parte de la Ing. de Ventas o Gerente de Ventas Orden de compra errónea por parte de la Jefa de Compras y Logística No se entregan las Certificaciones No se entregan los Certificados de calidad No se entregan las Hojas de Seguridad No se entregan las Fichas Técnica Reproceso en la elaboración de la propuesta y la cotización. Reproceso en la elaboración de la propuesta y la cotización. Se informa al cliente para que corrija la orden de compra o requerimiento Corrección de la solicitud Corrección de la orden de compra Entrega de las Certificaciones Entrega de los Certificados de Calidad Entrega de las Hojas de Seguridad Entrega de las Fichas Técnicas RESPONSABLE DE VERIFICAR Jefa de Compras y Logística

9 Página 9 de 12 ETAPA DEL PROCESO DESCRIPCIÓN DEL PNC DISPOSICIÓN Asesoría Técnica de los materiales cuando el cliente lo solicita Asesoría Técnica de los materiales cuando el cliente lo solicita durante la instalación de los mismos Condiciones de Pago para el cliente Elaboración de factura para el cliente No se da la Asesoría Técnica No se da la Asesoría Técnica de los materiales durante la instalación de los mismos. Condiciones de Pago erróneas para el cliente Factura erróneamente elaborada Dar la asesoría técnica al cliente Dar la asesoría técnica al cliente durante la instalación de los materiales Corregir las condiciones de pago para el cliente Corregir la factura y enviar al cliente RESPONSABLE DE VERIFICAR. Contador Se lleva un registro en grafica de barras de cada una de las NO conformidades, en donde de acuerdo a la incidencia de cada una de las mismas se determina la necesidad de la aplicación de una SAC para su solución, además en caso de detectarse alguna NO conformidad que no este contemplada en la tabla anterior, también se registra en la grafica de barras. 7.0 DISTRIBUCIÓN Este documento se distribuye en forma electrónica a: Omar Velasco Báez Omar Velasco de Lara Dora María Arias Lugardo Ulises Hernández Vázquez Gilberto Marcial Domínguez Margarita Salomé Hernández Andrés Méndez Carrera

10 Página 10 de BIBLIOGRAFÍA No aplica debido a que no se utilizo ningún libro de consulta. 9.0 FORMATOS Y ANEXOS 9.1 GMF-FN-05 HOJA DE PRODUCTO NO CONFORME

11 Página 11 de GMF-FN-06 CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRODUCTO NO CONFORME

12 Página 12 de GMF-FN-07 REPORTE DE PRODUCTO NO CONFORME FIN DEL DOCUMENTO