GRADOS Código: DI PRC Versión: 1.1

Transcripción

1 1. OBJETIVO. Verificar que el estudiante cumpla con cada uno de los requisitos establecidos para obtener la titulación del ciclo propedéutico del que se realiza la solicitud de grado. Dicha petición puede realizarse cada dos meses y el estudiante puede seleccionar su modalidad de graduación (ceremonia o ventanilla) de acuerdo al periodo para el que realice la solicitud. 2. ALCANCE. Inicia con la realización de la solicitud de petición de grado que el estudiante registra en el Sistema de Petición y Gestión de Grados y finaliza con la elaboración de Diplomas y Actas de Grado. 3. NORMAS La solicitud siempre debe realizarse a través del Sistema de Petición y Gestión de Grados dentro las fechas establecidas en el calendario académico La solicitud debe realizarse en un periodo no mayor a un año de haber finalizado su último periodo académico. Para realizar la solicitud de grado el estudiante debe: o Haber cursado y aprobado todas las asignaturas correspondientes a su plan de estudios FIRMA FIRMA FIRMA Página 1 de 8

2 o Haber presentado la prueba SABER-PRO correspondiente al ciclo propedéutico del que se realiza la solicitud de grado. o Cumplir con el nivel de idioma requerido para el ciclo propedéutico del que se realiza la solicitud de grado (aplica para ciclos Tecnológico y Universitario). o Haber realizado y aprobado cualquiera de las modalidades del banco de finalización. o Encontrarse a paz y salvo en la entrega de documentación en el área de Registro y Control. o Haber cumplido con la práctica y/o labor social correspondiente al ciclo propedéutico del que se realiza la solicitud de grado. El estudiante debe estar a paz y salvo en Gerencia Administrativa por los siguientes conceptos: o Matrículas o Seminario de grado, si aplica o Derechos de grado 4. RESPONSABLES Secretaría Académica Secretaria General Consejo Superior 5. DESCRIPCIÓN FIRMA FIRMA FIRMA Página 2 de 8

3 1. El estudiante realiza la solicitud de grado en el Sistema de Petición y Gestión de Grados de acuerdo al cronograma establecido. 2. El Sistema de Petición y Gestión de Grados genera un numero de radicado y mensaje automático al correo institucional del estudiante. Por medio del mismo sistema, el estudiante podrá realizar seguimiento al estado de su petición. 3. El responsable del área de Gerencia Administrativa debe ingresar al Sistema Gestasoft para verificar que el estudiante cuente con los siguientes paz y salvos: a. Por concepto de matrículas y otros costos b. Por concepto de seminario de grado si aplica c. Por concepto de derechos de grado. De acuerdo a la verificación realizada debe registrar en el Sistema de Petición y Gestión de Grados, una de las siguientes opciones CUMPLIDO: No es necesario generar ninguna observación. PENDIENTE: En este caso deberá registrar en el campo observaciones cual es la causa por la que el requisito como aún no está cumplido. NO APLICA: En caso de ser un requisito no obligatorio para el ciclo al cual peticiona grado. No es necesario generar ninguna observación. 4. El responsable del Centro de lenguas debe revisar de forma manual dentro de los archivos correspondientes, el cumplimiento del ciclo de idioma requerido para el Ciclo propedéutico del que se realiza la solicitud de grado (aplica para ciclos Tecnológico y Universitario). De acuerdo a la verificación realizada debe registrar en el Sistema de Petición y Gestión de Grados, una de las siguientes opciones FIRMA FIRMA FIRMA Página 3 de 8

4 CUMPLIDO: No es necesario generar ninguna observación. PENDIENTE: En este caso deberá registrar en el campo observaciones cual es la causa por la que el requisito como aun no está cumplido. NO APLICA: En caso de ser un requisito no obligatorio para el ciclo al cual peticiona grado. No es necesario generar ninguna observación. 5. El responsable de Proyección Social, verifica en sus registros que el estudiante haya cumplido con la labor social si aplica. De acuerdo a la verificación realizada debe registrar en el Sistema de Petición y Gestión de Grados, una de las siguientes opciones CUMPLIDO: No es necesario generar ninguna observación. PENDIENTE: En este caso deberá registrar en el campo observaciones cual es la causa por la que el requisito como aun no esta cumplido. NO APLICA: En caso de ser un requisito no obligatorio para el ciclo al cual peticiona grado. No es necesario generar ninguna observación. 6. El responsable de Registro y Control debe verificar en el sistema la siguiente información y en caso de no encontrarse debe realizar la búsqueda manual en los archivos físicos del área. Fotocopia documento de identidad vigente o contraseña certificada Fotocopia de la libreta militar Copia del resultado de la prueba de estado o prueba SABER 11 Número de registro de la prueba SABER-PRO Foto3*4 Para el Ciclo Técnico : FIRMA FIRMA FIRMA Página 4 de 8

5 o Fotocopia de diploma de Bachiller y/o Fotocopia de Acta de Grado Certificado Actitud ocupacional/certificado de Grado Noveno. o Fotocopia prueba de estado o prueba SABER 11 si es bachiller/ si no es bachiller no es obligatoria. Para el Ciclo Tecnológico: o Fotocopia Acta y Diploma de ciclo Técnico Para el Ciclo Universitario: o Fotocopia de Acta y Diploma ciclo Tecnológico 7. El responsable de Registro y Control igualmente revisa: Finalización de asignaturas del plan de estudios (incluida la práctica empresarial para el ciclo que aplique). Banco de finalización. Fecha de la finalización del plan de estudios, la cual no debe ser mayor de un año. El responsable de práctica empresarial deberá informar en observaciones la causa por la que no ha cumplido el requisito y su estado. 8. El responsable de Secretaría Académica verifica que cada una de las áreas responsables hayan registrado el resultado de cumplimiento o no frente a cada uno de los requisitos establecidos. En caso, de que no esté actualizada la información debe enviar un correo al área correspondiente solicitando la revisión del cumplimiento de los requisitos FIRMA FIRMA FIRMA Página 5 de 8

6 9. Cuando la información ya se encuentra revisada por cada una de las áreas, la persona encargada de la Secretaría Académica realiza la actualización del estado de la petición de grado como CUMPLIDO o PENDIENTE 10.El estudiante debe ingresar Sistema de Petición y Gestión de Grados y verificar si cumple con todos los requisitos. En caso de encontrar uno de éstos como PENDIENTE, deberá hacer llegar la información requerida al area que corresponda o realizar los pagos de saldos pendientes dentro del tiempo establecido. 11.El responsable de cada una de las áreas deberá validar la información entregada por el estudiante y actualizar el estado del requisito como CUMPLIDO 12.El responsable de la Secretaría Académica, debe generar el consolidado de peticiones de grado, obteniendo el listado de alumnos que cumplen con los requisitos para el grado; para su envío al Consejo Académico (en las fechas establecidas anualmente para grados por ventanilla o ceremonia), el cual revisará y aprobará la información enviada. 13.En la fecha establecida en el cronograma académico se realiza el cierre y se obtiene el listado definitivo de graduandos por ciclo. El sistema automáticamente genera el número de acta, número de folio y libro. 14.El funcionario encargado de la Secretaría Académica elabora el listado de graduandos, previa revisión del estado de cada uno de los estudiantes en los aspectos académicos y financieros, en donde si se cumple con cada uno de ellos se determina que el estudiante se encuentra a paz y salvo por todo concepto. Comentario [AJMF1]: Se incluyen aspectos a tener en cuenta para la generación de listado de graduandos y elaboración de diplomas FIRMA FIRMA FIRMA Página 6 de 8

7 Notas: Para que el alumno pueda graduarse y le sea entregado su Diploma y Acta de Grado, debe encontrarse a paz y salvo por todo concepto. Si el estudiante no cuenta con el paz y salvo financiero, podrá participar en la ceremonia de grados, pero diploma y Acta de grado no serán entregadas hasta que obtenga este paz y salvo. Cuando el estudiante, obtenga el paz y salvo financiero debe presentarlo en Secretaría Académica para la entrega de su Diploma y Acta de Grado. 15.Secretaría Académica, envía un correo electrónico al Departamento de Registro y Control informando quienes son los estudiantes que cumplen con los requisitos para la elaboración de Diploma y Actas de Grado. 16.El funcionario encargado de Registro y Control debe realizar la revisión de la información de cada uno de los graduandos antes de generar el listado definitivo (nombre, numero de documento de identidad y lugar de emisión), si hay lugar a correcciones, se realizaran directamente en el Aplicativo Académico (Academusoft). 17.La información generada es verificada por la Secretaría General, en donde se genera un nuevo listado que es enviado a la Gerencia Administrativa para la elaboración de los diplomas. 18.El funcionario encargado del Consejo Superior debe ingresa al Sistema de Petición y Gestión de Grados, para generar las actas de grado correspondientes. FIRMA FIRMA FIRMA Página 7 de 8

8 19.Cuando los Diplomas y las Actas se encuentran impresas, se entregan a la Secretaría General, en donde el funcionario encargado se encarga de gestionar que los responsables firmen estos documentos. 20.Cuando se cuenta con las Actas y Diplomas firmados finaliza este proceso. 6. PROCESOS RELACIONADOS Doble Titulación 7. DOCUMENTOS Reglamento Estudiantil Cronograma de grados anual Circular para procesos de graduación 8. INDICADORES Número de peticiones registradas en el sistema por Ciclo propedéutico Número de peticiones definidas como CUMPLIDO Número de peticiones definidas como PENDIENTE FIRMA FIRMA FIRMA Página 8 de 8