DECLARACIÓN SOBRE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DNA 2. SOLICITUD DE INFORMACIÓN AL ABOGADO DEL CLIENTE

Transcripción

1 DECLARACIÓN SOBRE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DNA 2. SOLICITUD DE INFORMACIÓN AL ABOGADO DEL CLIENTE INTRODUCCION 1. Esta declaración proporciona una guía de los procedimientos que un contador público debe considerar para identificar litigios demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal, para satisfacerse a sí mismo de la forma en que estos se contabilizan y revelan cuando está llevando a cabo un examen de acuerdo con normas de auditoria de aceptación general. 2. La Gerencia de la empresa es la responsable de adoptar políticas y procedimientos para identificar, evaluar y registrar los litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal, como base para la preparación de estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general. 3. Los estándares de contabilidad e información financiera sobre pérdidas contingentes, incluyendo aquellas provenientes de litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal, se describen en la publicación técnica N 11 correspondiente a los principios de contabilidad, aprobada por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. CONSIDERACIONES DE AUDITORIA 4. Con respecto a litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal, el contador público deberá obtener evidencia suficiente sobre los siguientes asuntos: a. La existencia de una condición situación o conjunto de situaciones que den lugar a una incertidumbre, respecto a una posible pérdida proveniente de litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal. b. El período en el cual se presentó la causa que originó la acción legal. c. El grado de probabilidad de un resultado desfavorable. d. El monto o límites de las pérdidas potenciales. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 5. En vista de que las situaciones o condiciones que deben ser consideradas al contabilizar e informar sobre litigios, demandas y reclamaciones de tipo legal, son materia de conocimiento directo y control de la Gerencia, esta es la fuente primordial de información de esos, asuntos. En consecuencia, los procedimientos de auditoria respecto a litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal deberán incluir lo siguiente: a. Investigar y discutir con la Gerencia las políticas y procedimientos adoptados para identificar, evaluar y contabilizar los litigios demandas y otras reclamaciones de tipo legal; b. Obtener de la gerencia una descripción y evaluación de los litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal que existían a la fecha de cierre del balance general que se audita y

2 aquellos existentes durante el período comprendido entre la fecha del balance general y la fecha en que se proporciona la información, identificando aquellos asuntos enviados al abogado. Asimismo, obtener de la gerencia, normalmente por escrito, la aseveración de que se han revelado todos los asuntos que necesitan ser revelados, de acuerdo con los Principios de Contabilidad de Aceptación General; c. Examinar los documentos en poder del cliente referentes a litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal, incluyendo correspondencia y facturas de abogados; d. Obtener la certificación escrita de la Gerencia, de que se han revelado todas las demandas no introducidas, que según el abogado tienen probabilidades de formalizarse y deban revelarse de acuerdo con los Principios de Contabilidad de Aceptación General. Igualmente el contador público con autorización previa del cliente, deberá informar al abogado que el cliente le ha dado esta certificación. Esta manifestación puede incluirla el cliente en la carta en la cual solicita la información al abogado, o bien el contador público puede hacerlo en carta por separado. 6. Normalmente, un contador público no posee conocimientos legales suficientes, para evaluar la información sobre aspectos legales que le proporciona la Gerencia. En consecuencia, el contador público deberá solicitar a la Gerencia del cliente que envíe una carta a los abogados a quienes ha consultado respecto a litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal, para que informen por escrito al contador público acerca de los asuntos que le hayan sido confiados. 7. El examen del contador público normalmente incluye ciertos procedimientos llevados a cabo para distintos propósitos, que también pudieran revelar litigios, demandas u otras reclamaciones de tipo legal. Ejemplos de esos procedimientos son: a. Lectura de las actas de la junta directiva, asamblea de accionistas, consejo de administración y otros comités, celebradas durante el período que se está examinando hasta la fecha del dictamen. b. Lectura de contratos, convenios de préstamos, de arrendamientos y correspondencia con las autoridades fiscales u otras entidades gubernamentales, así como otros documentos similares; c. Obtención de información de las confirmaciones bancarias referente a garantías otorgadas; d. Inspección de otra documentación que ampare posibles garantías otorgadas por el cliente. SOLICITUD DE INFORMACION AL ABOGADO DEL CLIENTE 8. La carta solicitando información del abogado del cliente es el medio principal para corroborar la información dada por la Gerencia referente a litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal. El contador público podrá obtener evidencia del departamento legal de la empresa o de su abogado interno. Sin embargo, cualquier evidencia obtenida del abogado interno no sustituye a aquella que rehúse dar el abogado externo. 9. Los puntos que debe contener la carta solicitando información, sin ser limitativos, son los siguientes: a. Identificación de la compañía, incluyendo sus filiales y afiliadas y la fecha del examen;

3 b. Una relación preparada por la Gerencia (o solicitud de la Gerencia para que el abogado la prepare) que describa y evalúe los litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal pendientes o probables, para los cuales se ha contratado al abogado y a los que este les ha dedicado atención considerable por cuenta de la compañía, en forma de consultas o actuando como su representante legal; c. Una relación preparada por la Gerencia que describa y evalúe demandas no presentadas y otras reclamaciones de tipo legal pendientes que la Gerencia considere que puedan entablarse y que, en su caso, tuviesen una razonable posibilidad de una sentencia desfavorable, para lo cual se ha contratado al abogado y a lo que le ha dado atención particular por cuenta de la compañía, en forma de consulta o actuando como su representante legal; d. Respecto a cada asunto relacionado en el literal b. la solicitud para que el abogado proporcione sus comentarios sobre aquellos aspectos en los que sus puntos de vista difieran de los expuestos por la Gerencia, o la información siguiente: 1. Una descripción de la naturaleza del asunto, el desarrollo del caso a la fecha, y la acción que la empresa piense llevar a cabo (por ejemplo, proceder judicialmente o buscar un arreglo extrajudicial); 2. Una evaluación sobre la posibilidad de una sentencia desfavorable y una estimación, si es posible hacerla, de la cantidad o limites de la pérdida potencial; 3. Respecto a la relación preparada por la Gerencia, es necesaria una identificación de la omisión de cualquier litigio, demanda y otras reclamaciones de tipo legal que existen o pudieran existir y la ratificación de que la relación proporcionada está completa. e. Respecto a cada asunto citado en el literal c. será necesario solicitar del abogado un comentario de aquellos asuntos en los que sus puntos de vista, difieran de los que ha expuesto la Gerencia; f. Una solicitud para que el abogado identifique específicamente la naturaleza y razones de cualquier limitación que tuviera en su contestación. No será necesario preguntar sobre asuntos que no se consideran de importancia, siempre y cuando tanto el cliente, como el contador público, hayan llegado a un acuerdo sobre los límites de importancia para estos propósitos. La respuesta del abogado debe también cubrir el periodo comprendido entre la fecha del balance y la fecha estimada de finalización del trabajo del contador público en las oficinas del cliente. 10. En circunstancias especiales, el contador público puede obtener una respuesta sobre asuntos propios de la carta en una reunión con los abogados del cliente la cual permita y dé oportunidad a una discusión y explicación más detallada, que en una comunicación escrita. Una entrevista pudiera ser más apropiada cuando la necesidad de contabilizar o revelar un litigio, demanda y otras reclamaciones de tipo legal, dependa de la evaluación que realice el contador público de la opinión del abogado sobre aspectos legales no solucionados, el efecto de información legal no corroborada u otros juicios complejos. El contador público deberá documentar con toda propiedad las conclusiones a las que se haya llegado respecto a la necesidad de contabilizar o revelar cualquier litigio, demanda u otras reclamaciones de tipo legal. LIMITACIONES EN EL ALCANCE DE LA RESPUESTA

4 DEL ABOGADO 11. El abogado puede limitar su respuesta a los asuntos que ha dado considerable atención en forma de consulta legal o representación. Igualmente un abogado puede limitarse a responder sobre aquellos asuntos que se consideren importantes ya sea individual o colectivamente, que afecten a los estados financieros, siempre y cuando tanto el abogado como el contador público, hayan llegado a un entendimiento respecto a los límites de la importancia relativa para este efecto. 12. La negativa del abogado para proporcionar la información requerida en una carta o verbalmente (véanse párrafos 9 y 10) se considerará como una limitación en el alcance del examen del auditor, suficiente para impedir la expresión de una opinión sin salvedades. La respuesta del abogado y el procedimiento aquí establecido en el párrafo 5, provee al contador público con suficiente evidencia para quedar satisfecho con respecto al registro e información sobre litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal pendientes o que pudieran surgir. El contador público obtiene suficiente evidencia para quedar satisfecho respecto a la información de aquellas reclamaciones no entabladas y otras reclamaciones de tipo legal que requieran ser revelados en los estados financieros. OTRAS LIMITACIONES EN LAS RESPUESTAS DE LOS ABOGADOS 13. Un abogado puede verse imposibilitado de responder debido a incertidumbre con relación al resultado de un evento futuro, que no es susceptible de una estimación razonable. Si el efecto de ese asunto en los estados financieros fuese importante, normalmente, el contador público concluirá que no puede expresar una opinión sin salvedades. 14. En los apéndices se presentan, a manera ilustrativa, formas para facilitar la obtención y evaluación de la información que suministran los abogados con relación a litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal. APENDICES CARTA ILUSTRATIVA DE SOLICITUD DE INFORMACION AL ABOGADO EN CASO DE QUE EL CLIENTE NOS REMITA A ESTE PARA QUE PREPARE LA RELACION DE LITIGIOS MEMBRETE DEL CLIENTE Nombre y dirección del abogado Estimado(s) señor(es): Fecha En relación al examen de nuestros estados financieros (consolidados) al (fecha del balance) y por el (período) terminado en esa fecha, favor enviar a nuestro(s) contadores) público(s), (nombre y dirección del(los) contadores) público(s), una lista que describa y evalúe litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal, pendientes o en potencia para las cuales haya(n) dedicado tiempo significativo para atenderlos, bien sea en forma de consultas legales o de representación ante los tribunales. Su respuesta debería incluir asuntos que existían a la fecha del balance y durante el

5 período comprendido entre esa fecha y la de su respuesta a nuestro(s) auditor(es). Su respuesta debería incluir, pero no está limitada a lo siguiente: 1. Una descripción de los litigios de naturaleza judicial o extrajudicial en que se encuentre involucrada la Compañía. Por favor incluya una descripción del caso o los casos a la fecha y la acción que la Compañía piensa llevar a cabo, por ejemplo, proceder judicialmente o buscar un arreglo extrajudicial. 2. Una evaluación sobre la posibilidad de una sentencia desfavorable y una estimación, si es posible hacerla, del monto de la pérdida potencial. 3. Una descripción de las reclamaciones posibles o contingencias que usted(es) considere(n) puedan ser entabladas en el futuro, inclusive reclamaciones de Impuesto Sobre la Renta, Impuestos Municipales u otros impuestos. Favor indicar montos, de ser posible, y otros detalles relacionados. 4. Detalles de cualquier contrato negociado o en proceso de negociación que pueda afectar los estados financieros de la Compañía. 5. Cualquier otro convenio que afecta directa o indirectamente la situación financiera de la Compañía. Favor indicar si existe alguna limitación en su respuesta y las razones para ello. CARTA ILUSTRATIVA DE SOLICITUD DE INFORMACION AL ABOGADO EN CASO DE QUE EL CLIENTE PREPARE LA RELACION DE LITIGIOS En relación al examen de nuestros estados financieros (consolidados) al (la fecha del balance), y por el (período) terminado en esa fecha, la gerencia de la Compañía ha preparado y proporcionado a nuestro(s) contador(es) público(s) (nombre y dirección del(los) contador(es) público(s) una descripción y evaluación de ciertas contingencias incluyendo las que más adelante se indican, que involucran asuntos respecto a los cuales ustedes han sido contratados y a los que han dedicado considerable atención por cuenta de la Compañía, en la forma de consultas legales o en nuestra representación. La Gerencia de la Compañía considera importantes estas contingencias para este propósito (la gerencia puede indicar un límite de importancia si ha llegado a un acuerdo con el contador público). Su respuesta deberá incluir asuntos que ya existían al (fecha de balance) y durante el período desde esa fecha a la de su respuesta a nuestro(s) contador(es) público(s). LITIGIOS PENDIENTES 0 EN TRAMITE (Excluyendo reclamaciones no entabladas) (Normalmente, la información incluiría lo siguiente: (1) la naturaleza del litigio, (2) el progreso del caso a la fecha, 13) como la Gerencia está respondiendo o intenta responder al litigio, por ejemplo, contestar el caso judicialmente o buscar un arreglo extrajudicial y (4) una evaluación de un posible resultado desfavorable y una estimación, si es posible, hacerla de la cantidad o alcance de la pérdida potencial). Favor proporcionar a nuestro(s) contador(es) público(s) cualquier explicación, que ustedes consideren necesaria para complementar la información anterior incluyendo una explicación

6 de aquellos asuntos en los cuales sus puntos de vista puedan diferir de los que han sido expuestos y una indicación de cualquier litigio omitido, pendiente o en trámite, tales como demandas y otras reclamaciones de tipo legal o bien, su declaración de que la relación de tales asuntos es completa. RECLAMACIONES POSIBLES 0 CONTINGENTES (Considerados por la Gerencia que pudieran ser entablados y que, en su caso, pudieran tener por lo menos una posibilidad razonable de un resultado desfavorable). (Normalmente la información de la Gerencia puede incluir lo siguiente: (1) la naturaleza del asunto, (2) como la gerencia piensa responder el la reclamación se entabla, y (3) una evaluación de la posibilidad de un resultado desfavorable, así como una estimación, si es posible, de la cantidad o alcance de la pérdida potencial). Favor de proporcionar a nuestro(s) contadores) público(s) cualquier explicación, que en su caso, consideren necesaria para complementar la información anterior incluyendo una explicación de aquellos asuntos en los cuales sus puntos de vista puedan diferir de los ya expuestos. Favor indicar si existe alguna limitación de su respuesta y las razones para ello. FECHA EFECTIVA 10. Esta declaración tiene efecto a partir del 27 de noviembre de 1982, fecha de aprobación por el Directorio de la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. La presente declaración fue aprobada por el Comité de Normas y Procedimientos de Auditoria de la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.