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1 Conferencias Meet-Me Fecha del documento: 12/09/13 Versión del documento: 1.0d

2 Conferencias Meet-Me Contenido de la guía rápida Cómo crear conferencias... 3 Acceso... 3 Listar y eliminar Conferencias... 3 Agregar una conferencia... 3 Modificar una conferencia...4 Descargar o eliminar grabaciones...4 Conferencias con cliente moderador...4 Interfaz del usuario... 5 Agregar un participante... 5 Silenciar o activar el sonido de un participante... 5 Desconectar a un participante... 5 Encender o apagar el modo Conferencia... 5 Iniciar el moderador de conferencia y unirse a una conferencia... 5 Bloquear o desbloquear una conferencia...6 Iniciar, detener, pausar, reanudar una grabación...6 Finalizar una conferencia...6 Complemento de Outlook para conferencias Meet-Me...6 Configurar sus credenciales y dirección del servidor...6 Proceso de inicio de sesión... 7 Crear una conferencia nueva...8 Eliminar una conferencia...8 Comandos DTMF... 9 Menú DTMF del moderador...9 Menú DTMF del participante...9 Iniciar sesión como moderador...9 M Silenciar/Activar el sonido...9 T Transferir al operador...9

3 Cómo crear conferencias Acceso Usted tendrá acceso a las funciones de conferencia si es el administrador puente de conferencia. Es un usuario con permisos especiales. Visite y, en la parte superior de la página, seleccione Inicio de sesión. Luego, desde el menú desplegable seleccione la página de inicio de sesión Comunicaciones en la nube para portal de Internet. Use su ID y contraseña de usuario de portal de Internet y haga clic en Inicio de sesión. Use el mismo nombre de usuario/código de acceso que usó antes. Puede iniciar sesión como usuario o administrador. En la lista de Opciones, haga clic en Conferencias Meet-Me. Página del menú Usuario - Conferencias Meet-Me Listar y eliminar Conferencias 1. En la página del menú Conferencias Meet-Me, haga clic en Conferencias. La página Usuario - Conferencias Meet- Me muestra todas sus conferencias. El tipo (Activo, Completado o Inactivo) se indica en la columna Estado. 2. Para eliminar una conferencia, marque Eliminar y haga clic en Aplicar u OK. Alternativamente, haga clic en Editar en la fila de la conferencia y luego en la página Usuario - Modificar una Conferencia Meet-Me haga clic en Eliminar. Agregar una conferencia Para agregar un conferencia por única vez, recurrente o sin reserva, use la página Usuario - Agregar una conferencia Meet-Me de la siguiente manera: En la página del menú Usuario - Conferencia Meet-Me, haga clic en Conferencias. En la página Usuario - Conferencias Meet-Me que aparece, haga clic en Agregar. Aparece la página Usuario - Agregar Conferencia Meet-Me. Página Usuario - Agregar una Conferencia Meet-Me Seleccione un puente de la lista desplegable Puente. Escriba un título descriptivo para la conferencia. También puede ingresar un Código de cuenta. Ingrese el número estimado de participantes (no mayor al número de puertos en el puente). Para silenciar a los participantes en el ingreso, marque Silenciar a todos los participantes en el ingreso.

4 Para finalizar la conferencia cuando el moderador la abandona, marque Finalizar la conferencia cuando el moderador se va. Para especificar que la conferencia no puede comenzar sin un moderador, marque Moderador necesario para comenzar la conferencia. Especifique cómo anunciar que un participante se ha unido o abandonado la conferencia al seleccionar Reproducir tono, Reproducir nombre registrado o Sin notificación. Seleccione el tipo de conferencia, por ejemplo, Única. Especifique el cronograma de conferencia: Para una conferencia única o periódica, escriba la Fecha de inicio en el formato DD/MM/AAAA. Escriba la Hora de inicio de la conferencia en el formato HH:MM y seleccione AM o PM de la lista. Para una conferencia sin reserva, escriba la Fecha de inicio y la Fecha de finalización (con una anticipación de hasta 12 meses) en el formato DD/MM/AAAA. En caso de estar permitido, también puede seleccionar Nunca en lugar de Fecha de finalización. Para especificar la duración de una conferencia de una sola vez o periódica, seleccione el tiempo en horas y minutos de las listas. Especifique la frecuencia para una conferencia periódica: Para diaria, seleccione Diaria y escriba la frecuencia en días. Para semanal, seleccione Semanal, escriba la frecuencia en semanas y marque el día de la semana para programar la conferencia. Para mensual, seleccione Mensual, escriba la frecuencia en meses y escriba el día del mes para programar la conferencia. Para anual, seleccione Anual, escriba la frecuencia en años y seleccione el día del año para programar la conferencia. Especifique la finalización de una conferencia periódica. Seleccione Nunca, especifique el número de veces o la fecha. Haga clic en OK. Modificar una conferencia Para modificar una conferencia, use la página Usuario - Modificar una Conferencia Meet-Me de la siguiente manera: En la página del menú Usuario - Conferencia Meet-Me, haga clic en Conferencias. Aparece la página Usuario - Conferencias Meet-Me. Haga clic en Editar o cualquier elemento en la fila de la conferencia a modificar. Aparece la página Usuario - Modificar Conferencia Meet-Me. Modifique la información de la conferencia y haga clic en Aplicar u OK. Descargar o eliminar grabaciones En la página del menú Usuario - Conferencias Meet-Me, haga clic en Grabaciones. Aparece la página Usuario - Grabaciones de Conferencia Meet-Me. Haga clic en Descargar en la fila de la conferencia de destino y siga las instrucciones de su navegador. Para eliminar una grabación, marque el casillero Eliminar en la fila de la grabación y haga clic en OK. Conferencias con cliente moderador Las conferencias con cliente moderador permiten a los moderadores administrar conferencias. Usted solo puede moderar una conferencia por vez; sin embargo, una conferencia puede ser administrada por varios moderadores.

5 Iniciar el moderador de conferencia y unirse a una conferencia Interfaz del usuario Los siguientes elementos están disponibles desde la interfaz del cliente: Área de mensajes global: muestra durante 10 segundos cualquier información, advertencia o mensaje de error que necesita ser comunicado al usuario. Marcador: permite agregar participantes a la conferencia. Pestaña de conferencia: contiene información y controles para la conferencia activa. Barra de encabezado de conferencia : muestra el nombre y el número de la conferencia y contiene controles generales. Controles generales: permiten realizar acciones en la conferencia. Esas acciones son bloquear/desbloquear la conferencia, iniciar/pausar/ reanudar/detener la grabación y finalizar la conferencia. Listas de moderadores y participantes : enumeran los moderadores y participantes de una conferencia, con su número de teléfono y estado, que puede ser Hablando, En silencio o En espera. Botones de acción: permiten realizar acciones relacionadas con un moderador o participante seleccionado. Los botones son Silenciar/Activar sonido, Retener/Recuperar y Desconectar. Además, solo en las filas de moderadores, está la opción de Encender/Apagar modo conferencia. Estos botones aparecen cuando la fila para una persona está en foco y cuando las acciones que representan se pueden realizar. Puede iniciar el Cliente moderador de conferencia desde el portal de Internet o desde la reunión de Outlook, si incluyó la conferencia a moderar en una reunión de Outlook. Ya sea en el portal o en Outlook, acceda a la conferencia/reunión a moderar. Haga clic en Iniciar cliente moderador en la página de conferencias en el portal de Internet o selecciónelo del menú Conferencia Meet-Me en Outlook. Para unirse a la conferencia, haga clic en el enlace Llamarme ahora y escriba su número o marque el número de la conferencia desde su teléfono. Observe que en los siguientes procedimientos, participante se refiere a un participante o moderador. Agregar un participante Esta función está disponible si la marcación externa individual está activada para el puente. En el cuadro de texto Agregar participante, escriba el número de la persona y haga clic en el botón Marcar que aparece a la derecha. Silenciar o activar el sonido de un participante Desplace el mouse sobre el participante y haga clic en Silenciar o Activar el sonido. Poner al participante en espera o reanudar a un participante. Desplace el mouse sobre el participante y haga clic en Retener o Reanudar. Desconectar a un participante Desplace el mouse sobre el participante y haga clic en Desconectar. Encender o apagar el modo Conferencia Cuando el Modo conferencia está encendido, los nuevos participantes son automáticamente silenciados al unirse a la conferencia. Para encender el Modo conferencia, desplace el mouse sobre cualquier moderador y haga clic en Encender modo conferencia El moderador se convierte en un orador y los restantes participantes son silenciados. Para apagar el Modo conferencia, desplace el mouse sobre cualquier moderador y haga clic en Apagar modo conferencia.

6 Bloquear o desbloquear una conferencia Para bloquear o desbloquear una conferencia, haga clic en Bloquear conferencia o Desbloquear conferencia en la barra de encabezado Conferencia. Cuando se bloquea una conferencia, ningún nuevo participante puede unirse a la conferencia. Iniciar, detener, pausar, reanudar una grabación Usted usa los botones Iniciar/Detener/Pausar/Reanudar en la barra Conferencia para administrar las grabaciones de la conferencia. Para iniciar la grabación, haga clic en Iniciar grabación. Un mensaje de confirmación aparece en el área de Mensaje global. El botón Iniciar grabación cambia al botón Pausar grabación y el botón Detener grabación aparece en la barra de encabezado Conferencia. Para detener la grabación, haga clic en Detener grabación Para pausar la grabación, haga clic en Pausar grabación El botón Pausar grabación cambia al botón Iniciar grabación. Para reanudar la grabación, haga clic en Iniciar grabación El botón Iniciar grabación cambia al botón Pausar grabación. Finalizar una conferencia En la barra de encabezado Conferencia, haga clic en Finalizar conferencia. Complemento de Outlook para conferencias Meet-Me Complemento de Outlook 2003 para conferencias Meet-Me Complemento de Outlook 2007 y 2010 para conferencias Meet-Me El complemento aparece solo cuando se muestra un formulario de cita o reunión de Outlook. Configurar sus credenciales y dirección del servidor La opción del menú Conferencias se desactiva hasta que configure sus credenciales y la información del servidor. Haga clic en Configuraciones. En la ventana Configuraciones del usuario que aparece, escriba su nombre de usuario y contraseña BroadWorks. Haga clic en el enlace Configuraciones avanzadas. La ventana se expande y muestra el área de Detalles del servidor. Escriba la dirección IP y el número de puerto del servidor de cliente abierto BroadWorks. Haga clic en OK.

7 Proceso de inicio de sesión No tiene que iniciar sesión de manera manual en el Complemento Outlook para Conferencias Meet-Me. Si configura sus credenciales, el complemento lo registra a usted apenas abre una reunión. Si el inicio de sesión falla, el ícono de conferencia se vuelve de color gris. Incluya conferencia sin reserva en la reunión Solo las conferencias sin reserva se pueden incluir en las reuniones de Outlook. Mientras programa una reunión en Outlook, desde el menú Conferencia Meet-Me, haga clic en Conferencias y luego seleccione una conferencia existente de la lista. El cuerpo de la invitación a la reunión de Outlook se completa con el texto de la invitación a la conferencia. No existe interacción con BroadWorks cuando el texto de la invitación a la reunión ya está completado. El texto incluye: Número de teléfono del puente e ID de conferencia. Enlace Llámame ahora, es decir, un enlace a la página de Internet donde los usuarios pueden ingresar el número al que desean que le devuelvan la llamada. El cuadro de texto Ubicación de la invitación se completa con el número de teléfono del puente y el ID de la conferencia. Si se reemplaza esta información, el cuadro de texto Ubicación no se vuelve a completar.

8 Observe que una vez que se crea la conferencia, el menú Conferencia Meet-Me en Outlook 2007/10 incluye el PIN del moderador para la conferencia y el enlace Iniciar cliente moderador. En Outlook 2003, se agrega el menú Unir a la barra de herramientas, con las opciones PIN del moderador y el enlace Iniciar cliente moderador. Crear una conferencia nueva Debe tener acceso a un puente en BroadWorks para poder crear una Conferencia Meet-Me BroadWorks desde Outlook. Mientras programa una reunión, seleccione Conferencias y luego Crear. Aparece una ventana Crear una conferencia nueva. Ingrese la información requerida. Para detalles, vea Agregar conferencia en esta Guía de referencia rápida. Haga clic en OK. Aparece la ventana Conferencia Meet-Me Creada, para confirmar que la conferencia ha sido creada y mostrar el PIN del moderador. Vuelva a hacer clic en OK. Se crea la conferencia en BroadWorks, la invitación de la reunión se completa con la información de la conferencia, como sucede con una conferencia sin reserva, y el menú de la conferencia incluye el PIN del moderador y el enlace Iniciar cliente moderador. Eliminar una conferencia Cuando elimina una reunión de Outlook que incluye una conferencia e inició sesión en BroadWorks a través del complemento: Si la reunión no es periódica o si es periódica y elimina todos los eventos, se elimina la conferencia BroadWorks. Si la reunión es periódica y elimina un evento o si la conferencia es sin reserva, no se modifica la conferencia BroadWorks.

9 Comandos DTMF Los comandos de control de la conferencia DTMF están disponibles para moderadores y participantes. Menú DTMF del moderador Pulse * para poder activar el menú DTMF en cualquier momento durante la conferencia. Usted es el único que escucha el menú, mientras que los otros participantes continúan hablando en la conferencia. Sin embargo, usted no escucha la conferencia. Las siguientes funciones están disponibles para los moderadores a través del menú DTMF: * - Repetir las opciones del menú 0 - Transferir al operador 1 - Silenciar o activar el sonido de esta línea 2 - Conteo de participantes, seguido por lista 3 - Encender o apagar el Modo conferencia 4 - Bloquear o desbloquear una conferencia 5 - Grabar submenú 6 - Invitar a un nuevo participante por medio de una llamada 8 - Finalizar una conferencia # Regresar a la conferencia Menú DTMF del participante Las funciones de control están también disponibles para participantes (que no son moderadores) y se puede acceder a ellas a través del menú DTMF. Pulse * para poder activar el menú DTMF en cualquier momento durante la conferencia. Usted es el único que escucha el menú, mientras que los otros participantes continúan hablando en la conferencia. Las siguientes funciones están disponibles para participantes a través del menú DTMF: * - Repetir las opciones del menú 0 - Transferir al operador 1 - Silenciarme o activar mi sonido 2 - Conteo de participantes, seguido por lista 9 - Iniciar sesión como moderador # Regresar a la conferencia NOTAS Si no desea escuchar el menú, pulse * seguido del dígito para la opción que desea para activar una opción. Por ejemplo, puede pulsar *0 para ser transferido al operador. Si escribe cualquier otro dígito, regresa a la conferencia. Iniciar sesión como moderador Cuando un participante activa esta opción, se le solicita el PIN de moderador. Si el PIN es correcto, se convierte en moderador y puede ejecutar los comandos de moderador. M Silenciar/Activar el sonido Un participante solo puede silenciarse o activar su sonido. Si un moderador ha silenciado la línea de un participante, el participante no puede activarla. T Transferir al operador Esta función lo desconecta a usted de la conferencia y lo transfiere a un número de teléfono definido por el puente de conferencia. Un operador humano, automático o un script VoiceXML pueden responder la llamada para ayudarlo.

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